フリーアドレスの課題「電話の取り次ぎ」をどうするか？解決策を紹介

目次
• フリーアドレス導入にあたっての電話業務の課題
• フリーアドレスの電話はどうすべき？解決策4つ
• クラウドPBXとは
• 【2025年最新】フリーアドレスの企業におすすめのクラウドPBX5選
• まとめ：フリーアドレスには、スマホやPCを内線化するクラウドPBXがおすすめ

フリーアドレス導入にあたっての電話業務の課題

新型コロナウイルスの感染拡大で働き方が大きく変化し、在宅勤務とオフィス勤務を組み合わせたハイブリッドワークを採用する企業が増加。このような変化にあわせて、オフィスでも固定席を持たずに好きな席で働くフリーアドレスが採用されるようになってきました。

そもそもフリーアドレスとは、オフィスの中で固定の座席を設けないワークスタイルのこと。自席が決まっていないため、その日ごとに違う席で仕事をすることが可能です。フリーアドレスを導入すると、他事業部の人とのコミュニケーションが活性化し、斬新で面白いアイデアが生まれやすくなります。また、在宅勤務とオフィス勤務を組み合わせたハイブリッドワークなら出社率が100％以下となるため、座席数を削減し、空いたスペースにミーティングルームを設置するなどでスペースを有効活用することが可能です。

さまざまなメリットがあるフリーアドレスですが、電話業務については課題も。まず、社員の席が固定されないため、固定電話機の設置は難しくなります。また、日によって座席が変わるので電話取り次ぎが困難に。「座席表を見て内線番号を確認する」という運用ができなくなります。

株式会社ジェイドコーポレーションの調査によると、フリーアドレス化によって、約34％の企業が「折り返し対応がおおくなった」、約22%の企業が「どこに着席しているのか探すのに手間がかかる」という課題を感じています。

※出典：PR TIMES『【フリーアドレス化で電話対応に課題】半数以上が業務効率化に向けフリーアドレスを導入。しかし電話対応業務の負担が増えた企業も？』

フリーアドレスの導入を成功させるためには、このような電話業務の課題を解決することがポイントです。

フリーアドレスの電話はどうすべき？解決策4つ

フリーアドレスを導入する際、電話はどうすべきなのでしょうか。具体的な解決策を4つ解説します。

1つ目の解決策は、社用携帯を配布することです。社員1人ひとりが専用の社用携帯を持つことができれば、オフィス内外でいつでも受発信が可能となります。会社の代表電話番号ではなく、個人の電話番号宛てに電話を掛けられるので電話取り次ぎ業務が不要。フリーアドレスでも問題なく電話業務を行えます。

ただし、社用携帯を人数分購入しなければならないため費用が高くなる点はデメリット。また社用携帯は持ち歩くことが前提となるため、紛失・盗難による社内情報流出リスクがあり、万全のセキュリティ対策が必要となります。

2つ目の解決策は、クラウドPBX（クラウド電話）を導入することです。クラウドPBXとはクラウド上に電話交換機能（＝PBX）を構築し、インターネット回線を通じて電話の受発信を行う次世代のビジネスフォンです。スマートフォンやPCでも電話の受発信ができる点が大きな特徴。すでに従業員が持っているスマホ・PCに専用アプリをインストールするだけなので、新たに社用携帯や電話機を購入する必要はありません。

クラウドPBXを導入すると、社内・社外問わず、インターネット回線に接続できる場所ならどこでも電話が可能となります。また、社員同士の電話は内線で行えるため、通話料金のコストカットが実現。別拠点にある本社や支社との通話も内線化できます。

社員の内線番号を一覧化しておけば、フリーアドレスの企業でもスムーズに電話取り次ぎ・内線通話が可能。フリーアドレス導入をお考えの企業に、クラウドPBXはおすすめの解決策です。

3つ目の解決策は、デジタルコードレス電話機を導入することです。デジタルコードレス電話機とは、固定電話の子機のような形をしており、持ち歩いて通話ができる電話機。社員1人ひとりに端末を配布し、内線番号を付与することで、フリーアドレスの企業においてもスムーズに電話取り次ぎができるようになります。

社員1人に対して1端末を配布する点においては社用携帯と同じ。デジタルコードレス電話機は電話機能のみ搭載しているので社用携帯と比較すると端末費用は安いですが、新たに端末の購入が必要なので社員数が多いと費用負担は重くなります。

4つ目の解決策は、電話代行サービスを利用することです。電話の一次受付を外部の業者が代行してくれるため、そもそも電話対応が不要となり本業に集中できるというメリットがあります。迷惑電話や営業電話への対応が不要となる点も大きなメリットです。

ただし、一次受付をした業者から社内に電話取り次ぎをする際、それぞれの社員の内線番号を把握している必要があります。フリーアドレスの企業なら、社用携帯を配布する・クラウドPBXを導入するなどの方法で、社員に内線番号を付与する必要が出てくる点に注意が必要です。（結局のところ、電話代行サービスの利用はフリーアドレス化への対策としては不十分です）

クラウドPBXとは

フリーアドレスと相性が良い電話サービスとして、おすすめなのがクラウドPBXです。クラウドPBXとはクラウド上に電話交換機能（＝PBX）を構築し、インターネット回線を通じて電話の受発信を行うビジネスフォンです。従来の電話サービスのようにオフィスに電話交換機能（＝PBX）を設置する必要がないため、機器導入コストや保守コストがかかりません。

また、クラウドPBXは電話機不要で、スマホ・PCがあればどこでも受発信できる点が特徴。外回り中の営業職やテレワーク中の社員も電話業務を行うことができ、もちろんフリーアドレスの電話取り次ぎもスムーズに行えます。

固定電話からクラウドPBXに乗り換える場合、「代表電話番号をそのまま引き継げるのか」という点が気になりますが、多くのクラウドPBXでは電話番号の引き継ぎに対応しています。ただし、対応できる電話番号はクラウドPBXによって違うため、問い合わせ時に確認しましょう。

【2025年最新】フリーアドレスの企業におすすめのクラウドPBX5選

2025年現在、フリーアドレス導入企業におすすめのクラウドPBX5選を紹介します。サービスごとの特徴や、他社と比較したおすすめポイントも解説していますので、オフィス新設・移転に伴って電話業務を見直したい担当者はぜひ参考にしてください。

まとめ：フリーアドレスには、スマホやPCを内線化するクラウドPBXがおすすめ

フリーアドレスの採用は、コミュニケーションの活性化やスペースの効率的な活用などのメリットがある一方で、電話の取次ぎが難しくなってしまうといったデメリットが潜んでいます。しかし、クラウドPBXを導入すれば、簡単にスマホを内線化でき、フリーアドレス導入後の電話業務をスムーズに行えます。

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