フリーアドレスの「電話取り次ぎ課題」を解決する4つの方法

目次
• オフィスにフリーアドレスを導入するメリット
• フリーアドレスにおける電話の課題
• フリーアドレスにおける電話の課題を解決する方法
• 【比較表】フリーアドレスと相性の良いクラウドPBX
• フリーアドレスと相性の良いクラウドPBXおすすめ5選
• まとめ：クラウドPBXの導入で、フリーアドレスの電話の課題を解決！

オフィスにフリーアドレスを導入するメリット

フリーアドレスとは、オフィスの中で固定の座席を設けないワークスタイルのこと。自席が決まっていないため、従業員はその日ごとに違う席で仕事をします。フリーアドレスを企業に導入すると、他事業部同士のコミュニケーションが活性化しやすくなる点がメリットです。また、集中して作業したい場合は静かな席、チームでの打ち合わせが必要な場合は広いスペースなど、柔軟に席を選べて生産性が高まる効果もあります。

在宅勤務とオフィス勤務を組み合わせたハイブリッドワークなら出社率が100%以下となるため、座席数を削減し、空いたスペースにミーティングルームを設置するなどでスペースを有効活用することが可能です。固定席が不要となるため、限られたオフィススペースを効率的に使用でき、レンタル費用や設備費用の削減につながります。

フリーアドレスにおける電話の課題

フリーアドレス環境は固定電話との相性が悪く、「電話の取り次ぎが困難」「専任の電話番が必要になる」といった課題が生じます。これらの課題について、以下で詳しく解説します。

フリーアドレスは従業員の座席が日によって変わるので、固定電話の内線番号と従業員の座席を紐づける従来の電話取り次ぎ方法は難しくなります。

株式会社ジェイドコーポレーションの調査によると、フリーアドレス化によって、約34%の企業が「折り返し対応が多くなった」、約22%の企業が「どこに着席しているのか探すのに手間がかかる」との課題を抱えています。

※出典：株式会社ジェイドコーポレーション『【フリーアドレス化で電話対応に課題】半数以上が業務効率化に向けフリーアドレスを導入。しかし電話対応業務の負担が増えた企業も？』

フリーアドレスを導入する際に電話番の人を決めないと、固定電話に近い席に座っている人が成り行きで電話を取ることになります。電話機の周辺に誰も座らなくなるケースもあります。一方、電話番を決めても、その人は電話のためだけに出社したり、電話対応に追われて本来の仕事に集中できなかったりと、負担が偏ってしまうリスクも。

フリーアドレスの導入を成功させるには、上記2つの課題を解決することがポイントとなります。

フリーアドレスにおける電話の課題を解決する方法

フリーアドレスを導入する際の具体的な解決策を4つ紹介します。

従業員一人ひとりが専用の社用携帯を持つことができれば、オフィスのどこにいても電話の利用が可能です。社用携帯には個人の電話番号が付与されているので、個人あての電話が会社の代表電話番号にかかってくることが減り、電話の取り次ぎ業務が少なくなるでしょう。

ただし、必要な人の数だけ社用携帯を購入する必要があり、導入費用が高くなります。また、社用携帯の紛失・盗難による社内情報流出リスクがあり、万全のセキュリティ対策が必要です。

デジタルコードレス電話機とは、固定電話の子機のような形で、持ち歩きができる電話機です。従業員一人ひとりに端末を配布し、内線番号を付与することで、フリーアドレスの企業においてもスムーズに電話を取り次げます。

各従業員に対して端末を配布する点においては社用携帯と同じです。一方で、デジタルコードレス電話機は電話機能のみ搭載しているので、社用携帯と比較すると端末費用は安いです。通信品質については、親機と子機の間に距離や障害物があると、電波が届きにくくなる場合があるので注意が必要です。

電話代行サービスは、企業にかかってきた電話の一時対応を代行するサービスのこと。電話の一次対応をしてくれるため、社内で対応しなければ電話の数を減らせる点がメリットです。電話の内容はメールやチャットツールに通知されるため、取り次ぎを挟まず、直接担当者が対応できます。

ただし、発信者は折り返し電話を待たなければなりません。また、電話代行サービスは事前に用意したスクリプトに沿って対応するため、イレギュラーな問い合わせには対応しきれない場合もあります。

クラウドPBXとは、クラウド上に電話交換機能（PBX）を構築し、インターネット回線を通じて電話の発着信を行う次世代の電話システム。スマホやPCでも電話の発着信ができる点が特徴です。すでに従業員が持っているモバイル端末に専用アプリをインストールするだけなので、新たに社用携帯や電話機を購入する必要がない点がメリット。

クラウドPBXを導入すると、社内外問わず、インターネット回線に接続できる場所ならどこでも電話が可能です。かかってきた電話は従業員のスマホ・PCに転送でき、フリーアドレスで担当者の居場所が分からなくても、問題なく電話を取り次げます。また、特定の電話番号からの着信を担当者に直接転送することもできるため、電話番自体を無くすことも可能。

オンプレミス型のPBX（社内に設置する物理的なPBX。従来、ビジネスフォンを利用する際に設置していた機器）では、席替えで電話機を移動するときに設定しなおす必要がありますが、クラウドPBXはその必要がありません。場所を選ばない柔軟な働き方を実現するクラウドPBXは、フリーアドレス制の導入を検討している企業にとって、非常に有効なツールと言えるでしょう。

【比較表】フリーアドレスと相性の良いクラウドPBX

ここでは、各クラウドPBXの初期費用と月額料金を表にまとめました。サービス導入の参考にしてください。

サービスによって料金設定はさまざまです。「VoiceX」は月額料金がかかりますが、1ユーザーあたりの料金は1,000円未満なので、少人数で利用する場合でも導入しやすいでしょう。

「BIZTEL ビジネスフォン」は、他のサービスと比較して料金が高額です。しかし、最も手頃なプランでも利用できる内線番号は40回線で、同時通話数は最大10となっており、電話を多く利用する企業に向いています。

フリーアドレスと相性の良いクラウドPBXおすすめ5選

フリーアドレス導入企業におすすめのクラウドPBX5選を紹介します。サービスごとの特徴や、他社と比較したおすすめポイントを解説しているので、電話業務を見直したい担当者はぜひ参考にしてください。

まとめ：クラウドPBXの導入で、フリーアドレスの電話の課題を解決！

フリーアドレスの導入は、コミュニケーションの活性化やスペースの効率的な活用などのメリットがある一方で、固定電話を使った従来の電話対応が難しくなってしまうデメリットが潜んでいます。しかし、クラウドPBXを導入すれば、スマホやPCを内線化でき、フリーアドレス導入後でもスムーズな電話業務が可能です。フリーアドレスを導入する企業は、クラウドPBXの導入を検討しましょう。

しかし、フリーアドレスと相性の良いクラウドPBXは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、クラウドPBX選びの相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったクラウドPBXが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。