ビジネスフォンにおける代理応答とは？ボタンがない場合はどうする？

目次
• 代理応答（コールピックアップ）とは
• 代理応答機能は同一拠点内でしか使用できない
• デメリットを解消！クラウドPBX
• クラウドPBXのメリット
• クラウドPBXのデメリット
• おすすめのクラウドPBX6選
• まとめ：クラウドPBXを活用して代理応答の手間を削減しよう

代理応答（コールピックアップ）とは

代理応答（コールピックアップ）とは、ほかの席の電話機宛てにかかってきた内線着信を、別の電話機で代わりに応答できる機能です。該当社員が離席しているなどの理由によって電話に出られない際に、ほかの従業員がわざわざ鳴っている電話機まで移動して電話を取りに行くのは手間ですし、素早い応答も難しくなるでしょう。

その点、代理応答を使えば、あらかじめ設定しておいた電話機のボタンを押すだけでほかの電話機からも対応できます。内線が鳴っている電話から離れた場所にいても、離席することなくスピーディーに応答できるのが最大のメリットです。

代理応答機能は同一拠点内でしか使用できない

代理応答はビジネスフォンの便利な機能ですが、同一拠点内でしか使用できない点には注意が必要です。

そもそもビジネスフォンは、基本的に「主装置」と呼ばれるメインシステムを拠点内に設置して運用する仕組みであるため、システム自体が同一拠点でしか使えない仕様となっています。

代理応答機能はビジネスフォンの機能のひとつですから、同様にシステムが通っている同一拠点内でしか使用できないことになるのです。

ビジネスフォンで代理応答を使用するには、電話機に代理応答ボタンを設定する必要がありますが、電話機のボタン数には限りがあります。そのため、代理応答ボタンを設定できないケースも考えられるでしょう。

別売りの機器によってボタンを増設するなど、代理応答を可能にする方法もありますが、手間やコストがかかます。いずれにせよ代理応答では、本人以外の第三者が応答しなければならない点に変わりはありません。

デメリットを解消！クラウドPBX

クラウドPBXとは、ビジネスフォンのメインシステムであるPBX（電話交換機）をインターネット経由で利用出来るサービスです。

従来、オフィスでの電話環境構築には、PBXと呼ばれる設備を施設内に設置する必要がありました。外線からの着信振り分けや内線同士の相互接続など、ビジネスフォンの役割を担っているのがこのPBXだというわけです。

現在では、専用設備を自社で設置・運用するのではなく、インターネット経由でPBXを利用することができるようになりました。設備の購入や保守費用がかからないだけでなく、インターネット環境さえ整っていれば導入できます。少ない手間で手軽にビジネス向けの電話環境を構築できるのが、クラウドPBXの特徴です。

クラウドPBXの選び方については、別記事「2025年最新比較でおすすめのクラウドPBX（クラウド電話）」をご覧ください。

クラウドPBXのメリット

クラウドサービスの発展に伴い、クラウドPBXのニーズは高まり続けています。ここではクラウドPBXの代表的なメリットを3つご紹介しましょう。従来の設置型PBXとの違いを知るための参考にしてみてください。

従来、内線や代理応答といったビジネス向けの電話機能を使うには、ビジネスフォンをはじめとした電話機器の導入が必要でした。

その点、インターネット経由でビジネス向けの電話機能を利用できるクラウドPBXの場合は、スマホやPCなどの端末をそのまま活用できます。

また、スマホへの転送が可能なため、従業員が離席してしている場合でも、スマホから本人が内線を受けることが可能。これまでのビジネスフォンに付いている代理応答では、第三者が電話対応しなければいけない点がネックでしたが、スマホでクラウドPBXを活用すれば、応答者の場所を選ばないのはもちろん、第三者の手を煩わせることなく内線対応を実現できます。

ビジネスフォンを導入する際には、PBXの機器代に加え、複数台の電話機代がかかるなど、高額な導入費用がネックでした。さらに機器代だけでなく、設置工事やメンテナンスなども含めるとトータルコストはかなりの額になります。

しかし、クラウドPBXなら電話環境を自社で構築する必要がなく、インターネット経由で電話環境を利用できるため、設備投資および設置工事は不要です。

また、ビジネスフォン以外にPCやスマホからも利用できるため、電話機の購入費用や設置工事にかかる費用を丸ごと削減できます。さらに、ほとんどのクラウドPBXは初期費用が数千円から数万円程度。初期費用を大幅に抑えられる点も大きなメリットです。

クラウドPBXを導入すれば、複数拠点でも手軽に電話環境を構築できるだけでなく、一括管理まで実現可能です。

従来のPBXは専用の設備を各拠点に設置し、配線工事を行なった上で運用するのが基本。そのため、複数拠点で電話環境を構築するには、それぞれの拠点で設備の導入・配線工事などが必要となり、手間やコストが大きなネックとなっていました。

クラウドPBXなら、インターネット環境さえあれば利用可能なため、異なる拠点で同時に利用したい場合も、コストを大幅に抑えながら電話環境を構築できます。

また、各種設定や履歴の確認なども一元化されたシステムで行うことができ、複数拠点での一括管理を実現することが可能です。

クラウドPBXのデメリット

従来のPBXにはないさまざまなメリットを備えているクラウドPBXですが、いくつかのデメリットも存在しています。

まず、自社設備での運用ではなく、インターネット経由で電話環境を構築するため、「毎月の利用料がかかる」「環境によっては通話品質が安定しない場合がある」といった点には留意が必要でしょう。

また、サービスの性質上、提供会社のシステムを利用するため、自社設備のような自由な運用は難しく、「カスタマイズ性の低さ」もデメリットだと言えます。

ただし、最近のクラウドPBXは機能性やオプションを追加できるサービスも多いため、工夫次第でカスタマイズ性の低さはある程度カバーできるでしょう。

おすすめのクラウドPBX6選

急速にニーズが高まっているクラウドPBXは、現在さまざまな特色を持つサービスがリリースされています。ここからは、数ある中からおすすめのクラウドPBXを6つ厳選してご紹介していきましょう。

まとめ：クラウドPBXを活用して代理応答の手間を削減しよう

今回は、「ビジネスフォンにおける代理応答」をテーマに、代理応答に関する解説やデメリット解消に役立つクラウドPBX関連の情報をご紹介してきました。クラウドPBXは、サービスごとに機能性・料金・特徴が異なるため、自社のニーズを踏まえた上でそれぞれのサービスを比較・検討することが大切です。

しかし、クラウドPBXは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、クラウドPBX選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。