Google Workspaceの評判と実態｜15個のグループウェアを試したPRONIアイミツが徹底比較！

目次
• ＜総評＞ 「Google Workspace」の魅力はコスパ＆自由度の高さ
• Google Workspaceとよく比較されるサービス
• 「Google Workspace」の6つのメリット
• 徹底調査でわかった「Google Workspace」を使うべき人・会社
• 「Google Workspace」の成功事例
• まずは「Google Workspace」の無料体験を
• まとめ

PRONIアイミツではこれまで、120を超えるグループウェアをピックアップ。それぞれの料金や機能、導入事例などについてご紹介しました。なかでもとりわけ多くの引き合いがあり、問い合わせが寄せられているのが、「Google Workspace」です。

「Google Workspace」は検索エンジン最大手のGoogleが提供しているクラウド型のグループウェアです。2006年（当時の名称は「Google Apps」）のサービス開始以来、全世界で500万社以上に導入されました。シンクタンクやリサーチ会社によるグループウェアのマーケット調査でも、常にシェア10位以内にランクイン。Googleによれば、フォーチュン500（総収入の全米上位500社）のうちの約60％が「Google Workspace」を利用しているそうです。

機能を構成しているのは、「Gmail」や「Google スプレッドシート」といったそれ自体が単体で提供されているアプリ。それらを1つにパッケージ化し、法人向けの管理機能や独自ドメインをプラスしたのが「Google Workspace」です。

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＜総評＞ 「Google Workspace」の魅力はコスパ＆自由度の高さ

「Google Workspace」の何より大きな魅力は、コストパフォーマンスと自由度の高さです。「Basicプラン」の場合、料金は1ユーザーあたり月額600円または年額6,000円。メールやビデオ会議、共有カレンダー、オンラインストレージといった機能がひと通り使えます。クラウド型のため、サーバーや周辺機器を用意する必要もありません。

さらにグループウェアとしては珍しく、webサイトを作成できる「Googleサイト」という機能が付いています。専用のストア「G Suite Marketplace」で外部のベンダーが開発したアプリを購入し、基本機能と組み合わせて使うことも可能です。グループウェアのコストをできるだけ抑えたい中小企業はもちろん、業種特有の業務課題に悩んでいる企業にとっても心強いツールになるのではないでしょうか。

まず料金の面から。コストパフォーマンスの高さに定評がある「kintone」の最安プランがユーザー1人あたり月額780円。「Google Workspace」の最安プラン（Basicプラン）は、ユーザー1人あたり月額600円です。仮に従業員1,000名の企業であれば、年間216万円もの差が生じます。できるだけ費用を抑えたい場合、「Google Workspace」は最適な選択肢の1つになるのではないでしょうか。

続いて、機能を見ていきましょう。前述の「Basicプラン」でも、メールや共有カレンダー、ビデオ通話といった機能が制限なく使えます。1人あたり30GBの大容量ストレージも用意されており、画像や動画、資料などの保存にも困ることはありません。

Google Workspaceとよく比較されるサービス

「Google Workspace」の6つのメリット

まずは、「Google Workspace」のメリットを、料金・機能・セキュリティ対策など、6つに分けてご紹介します。

「Google Workspace」には3種類の料金プランが用意されています。最安の「Basicプラン」は、1人あたり月額600円。ストレージの容量が無制限かつアプリ開発機能が付いた「Businessプラン」は、1人あたり月額1,200円。最上位の「Enterpriseプラン」は、1人あたり月額3,000円で利用できます。

いずれのプランも、一般的なグループウェアの料金相場を下回っています。また、初期費用はかかりません。低コストでグループウェアを導入したい企業や、ランニングコストをできるだけ抑えたい企業にはぴったりのツールではないでしょうか。

氏名やメールアドレスなどのユーザー情報を入力。あとはドメインを設定するだけで、「Google Workspace」をスタートできます。クラウド型のため、サーバーを用意する必要もありません。

独自ドメインで利用できるのも、「Google Workspace」のメリットの1つ。社員のメールアドレスを一括を管理できるうえ、ブランディングにも効果を発揮するはずです。

最安の「Basicプラン」では、1人あたり最大30GB。「Businessプラン」以上なら、容量無制限のオンラインストレージを利用できます。そのため、営業資料を部署間で共有したり、webコンテンツ用の素材を保存するなど、さまざまな使い方が可能です。

2段階方式のアクセス制限など管理機能が充実しています。また、すべての情報をネットワークが冗長化されたデータセンターで保管するため、データ消失などの心配もなく、磐石な体制です。また、ISO27001（情報セキュリティマネジメント）をはじめとする各種認証も取得済みです。

専用のサポートデスクに、アプリやネットワークに精通したカスタマーエンジニアが常駐。メール・電話での問い合わせに、24時間365日体制で対応します。グループウェアが初めての企業も安心して利用できるのではないでしょうか。

徹底調査でわかった「Google Workspace」を使うべき人・会社

ここまで紹介してきたメリットを踏まえ、「Google Workspace」は、どんな企業や人に向いているのか、具体的に見ていきます。

「1.「Google Workspace」の6つのメリット」でご紹介したとおり、1人あたり月額600円からの料金でひと通りの機能が使えます。初期費用もかかりません。できるだけ費用を抑えてグループウェアを導入したい人には、非常に適していると思います。

アクセス制限をはじめとする管理機能が充実しており、すべての情報がデータセンターに保存される「Google Workspace」。セキュリティ対策では、クラウド型グループウェアのなかでもトップクラスにあります。そのため、情報漏えいなどの心配をせずに使うことができます。

メールでの連絡からビデオ会議やスケジュールの共有まで、すべての操作をブラウザ上で完結できます。ネットに接続した状態で業務を進めることの多い企業なら、利便性の良さを感じられるでしょう。たとえばITサービス企業やwebマーケティング会社なら、そのメリットを最大限享受できるはずです。生産性も大幅にアップするのではないでしょうか。

「Google Workspace」の成功事例

続けて、「Google Workspace」の成功事例についてご紹介します。全世界で500万社以上のクライアントに導入されている「Google Workspace」。大幅なコスト削減や生産性アップなど、成功事例も少なくありません。

【A社の場合】

約1,200名のスタッフを擁し、国内最大級のインターネットプロバイダーサービスを運営しているA社。これまで利用していたオンプレミス型のメールシステムがライセンス終了を迎えました。それにともない2017年に「Google Workspace」へ変更。

とりわけ効果が高かったのは、利用頻度の多いEメール。「Google Workspace」の迷惑メールフィルターによって、仕分けの手間が劇的に軽減されました。クラウドストレージを活用することで、セキュリティ対策も大幅に効率化されたのです。

さらにGoogleカレンダーに社員1人ひとりのスケジュールを登録したことで、業務連絡や会議の調整もこれまで以上にスムーズに行えるようになりました。

【B社の場合】

日本と東南アジアを中心に、150店舗のアパレルショップを展開しているB社。これまではオンプレミス型のグループウェアとメールソフトを利用していました。ところが別アカウントでのログインがスタッフの負担になっていたうえ、安定性にも課題があったのです。そこで、「Google Workspace」の導入に踏み切りました。

結果として、本部と各店舗とのやりとりの手間が大幅に改善。本部からの質問に対して、各店舗が一斉に回答する仕組みを採用。スプレッドシートを使い、売上の動向や利益率などあらゆる情報を一元管理。さらにスプレッドシートへの書き込みヒントに、バイヤーが着想を得ることにも寄与。新商品の開発にもつながったのです。

まずは「Google Workspace」の無料体験を

最後に「Google Workspace」トライアル版の申し込み方法について、ご紹介します。「Google Workspace」には14日間のトライアル期間を用意。この間無料で、各種機能や使い勝手を試すことができます。

1.無料トライアルの申し込みボタンをクリック

まずは「Google Workspace」の日本版公式サイトにアクセス。画面右上の「無料試用を開始」をクリックします。

2.登録フォームに必要事項を入力

続けて表示される入力フォームに、氏名とメールアドレスを入力。「次」へをクリックします。

3.アカウント設定

アカウント設定画面が表示されるので、希望するドメインを入力。既に独自ドメインを取得している場合は、そのまま利用できます。

4.詳細情報を入力して登録完了

アカウントに重複がなければ、住所など詳細情報の入力ページへ遷移。項目に沿って入力していきましょう。入力が済んだら登録は完了。Gmailなど個別の機能の設定が行なえるようになります。

まとめ

コストパフォーマンスと自由度の高さに定評があり、これまで500万社以上に導入されてきた「Google Workspace」。1人あたり月額600円のプランでもメールやスケジュール共有といったひと通りの機能が揃っています。さらに上位のプランなら、クラウドストレージも容量無制限で利用することが可能です。できるだけコストを抑えつつ、グループウェアによって業務効率化を図りたい企業にとっては、最適な選択肢の1つではないでしょうか。

PRONIアイミツでは機能や連携ツール、無料プランの有無を選択して、自社に合ったグループウェアの絞り込みができます。ぜひ一度お試しください。また、おすすめグループウェアは以下の記事で紹介しています。興味のある方はぜひこちらもご覧ください。