介護業界向けシフト作成・勤怠管理システムおすすめ8選！無料で試せるツールも紹介

目次
• 介護業界向けシフト作成・勤怠管理システムの機能
• 【比較表】介護業界におすすめのシフト作成・勤怠管理システム
• 介護業界向けシフト作成・勤怠管理システムおすすめ8選
• シフト作成・勤怠管理システムとエクセルによる勤怠管理の違い
• 介護業界でシフト作成・勤怠管理システムを導入する3つのメリット
• 介護業界向けのシフト作成・勤怠管理システムを選ぶポイント
• まとめ：介護向けシフト作成ソフトの選定相談はPRONIアイミツへ

介護業界向けシフト作成・勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムとは、介護スタッフの出勤時間や労働時間、休暇取得日数といった労働状況を管理できるシステムです。労働状況の管理だけでなく、介護スタッフの出退勤の打刻や記録、残業や休暇の申請、シフト作成、労働時間の集計なども一元管理できる点がメリット。夜勤や当直などの複雑な勤務形態でも正確に労働時間を集計し、法律に則った勤怠管理ができます。

ここでは、介護業界のシフト作成・勤怠管理システムに必須の機能について解説します。

シフト作成・勤怠管理システムを導入する際には、Webやアプリでの打刻に対応しているかチェックしましょう。特に訪問介護や訪問リハビリテーションなど、訪問系のサービスを提供している場合、Webやアプリで打刻を行えるようになれば、スタッフの負担を軽減できます。また、利用者宅に一定の距離まで接近しないと打刻できないアプリを導入すれば、不正利用の心配もありません。勤怠を自動的に集計でき、リアルタイムで確認できるので、勤怠管理が容易になるでしょう。

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シフト作成・勤怠管理システムには休日出勤や残業、有給休暇などの申請を集計する機能が搭載されています。エクセルなどで勤怠管理を行っている場合、人の手で申請状況をチェックしなければなりません。しかし、シフト作成・勤怠管理システムを導入すれば、自動的に集計できます。スタッフの申請にもとづいて、夜勤や緊急出勤が自動的に反映されるので、給与計算の負担を大幅に軽減できるでしょう。また、スタッフごとのマイページで有給の残日数などを確認できるので、人事担当者に問い合わせる必要もなくなります。

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事業規則のグループ単位による機能設定とは、部署や事業所ごとに異なる就業規則やルールを登録できる機能です。介護業界では同じ組織であっても、部署や職種によって就業規則が異なるケースも珍しくありません。グループ単位の設定機能を活用すれば、残業に申請が必要な職種のスタッフが、通常の勤務時間を超えた際に通知するといった使い方も可能です。あらかじめグループごとにルールを登録しておくことで、勤怠データの修正を最小限に抑えられます。

【比較表】介護業界におすすめのシフト作成・勤怠管理システム

ここでは、介護業界におすすめのシフト作成・勤怠管理システムを比較します。初期費用、月額料金、無料トライアル期間を比較している以下の表をご覧ください。

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介護業界向けシフト作成・勤怠管理システムおすすめ8選

ここからは、介護業界の方にもおすすめできるシフト作成・勤怠管理システム8選をご紹介します。無料トライアルで試せるシステムもあるので、本格導入前に試したい方はぜひご覧ください。

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シフト作成・勤怠管理システムとエクセルによる勤怠管理の違い

勤怠管理システムを導入すると正確に勤怠管理が行える上、関連業務を効率化できます。エクセルを使って勤怠管理を行う場合、出勤簿やタイムカードで打刻を行う必要があるため、押し忘れや不正が発生する恐れも。勤怠管理システムには、不正がおきにくい、シフトを自動的に作成できるなどのメリットあります。エクセルによる勤怠管理と比較して、人為的なミスが発生しにくく、人事担当者の負担を軽減できるでしょう。

介護業界でシフト作成・勤怠管理システムを導入する3つのメリット

全社で新しい取り組みを始めるというのは大変なこと。それでも介護業界でシフト作成・勤怠管理システムを導入すべき理由とは何でしょうか。シフト作成・勤怠管理システムを導入することで得られる、介護事業者にとってのメリットを3つご紹介します。

最大のメリットとなるのは、勤怠の管理が正確かつ簡単になるという点です。

例えばタイムカードを利用している場合、月末にタイムカードを集め、それを転記し、集計するという作業が必要ですが、システムを導入すればそれらは不要です。人の手を介することでのミスもなくなるため、管理業務にあたっている方にとって大きなポイントでしょう。

また同時に、マネジメント層にとっては離れた場所にいてもリアルタイムで現状を把握できる、というメリットもあります。これまでであれば翌月になってから得ていた勤怠情報が、いつでも進捗として確認でき、早めに対処できるのは労務管理上の大きな改善と言えます。

介護業界の場合、パート・正社員といった雇用形態や職種が幅広いというだけでなく、シフト制と固定制、施設によって2交代と3交代といったように勤務形態もさまざま。さらには1人のスタッフが複数の勤務条件・給与条件をまたいだ勤務を行うケースもあり、他業界と比べても複雑な勤務構造になっています。その分、シフト作成〜給与計算も煩雑にならざるを得ません。

しかし、シフト作成・勤怠管理システムで一元管理することができれば、シフト作成や給与計算にかかわる手間やミスも減らすことができ、従業員にとっても働きやすい環境につながることでしょう。

働き方改革関連法では、使用者には「客観的方法による勤務時間の把握」が義務付けられています。介護業界の場合、特に難しいのが訪問介護などの施設外の勤務実態の把握でしょう。

しかし、多くのシフト作成・勤怠管理システムではスマートフォンや携帯電話での打刻に対応しています。そのため、スタッフは訪問先で介護を始める際に打刻することもできるのです。その正確な情報を、離れた所にいる管理者もリアルタイムで確認できます。

携帯電話のGPSを使い、打刻時の位置情報を取得・確認できる勤怠管理システムも少なくありません。多様な勤務形態が存在する介護業界に合った適切な勤怠管理手法といえるでしょう。

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介護業界向けのシフト作成・勤怠管理システムを選ぶポイント

各社、多種多様な機能を搭載する中で、何を選んだらいいの？とお困りの方に、最低限押さえておきたいポイントをご紹介します。

1つ目のポイントは、打刻の柔軟性です。

介護業界の場合は、勤務場所が一定でないことも多いもの。例えば、施設をまたいだ勤務や、訪問介護など施設外の勤務のケースです。こうした多様な勤務パターンを想定し、イレギュラーなく対応できるシステムの方が管理はスムーズになります。

また、機械やPCの操作に不慣れな方でも使える操作性も配慮したいところ。それらを踏まえて、専用タブレットでのICカード打刻が良いのか、web上で各自ログインするのか、訪問用にモバイル打刻も必要か、所属とは違う施設へのヘルプ勤務のケースには対応できるのか、などを精査していきましょう。

2つ目のポイントは、過重労働防止機能です。

勤怠管理システムを導入する大きなメリットの1つが、リアルタイムで集計がされる点です。そのメリットをいかし、本人や管理者が勤務時間の集計データを確認できることがまずは重要でしょう。

より積極的な管理・是正を求めるのであれば、アラート機能が付いた勤怠管理システムがおすすめ。月の勤務時間が一定時間を超えた時にアラートが出るものや、現在のペースから想定される月間の勤務時間をベースにアラートが出るタイプもあるようです。

3つ目のポイントは、誰にとっても使いやすいかどうかです。

上述の機械操作に不慣れな方だけでなく、現場スタッフ／給与計算などにあたる事務スタッフ／労務管理にあたるマネジメント層／経営層など、立場による視点の違いにも考慮が必要です。あるいは、外国人労働者が増えているのであれば多言語対応機能も必要かもしれません。

人によって必要とする情報は異なります。そして単にシンプルでも、必要な情報が得られなければ使いやすいとは言えません。自社が必要としている情報・機能と、操作性のバランスを取ることが大切です。

まとめ：介護向けシフト作成ソフトの選定相談はPRONIアイミツへ

介護業界では、複数の勤務形態でシフトを運用している場合も多く、勤怠管理が複雑になりがちです。勤怠管理システムを導入すれば、ミスや不正を防止できるだけではなく、スタッフの負担も軽減できます。システムを選ぶ際には、必要な機能を使用できるか比較しましょう。

PRONIアイミツでは、さまざまな条件で勤怠管理システムを比較できます。導入実績のある業界・企業規模・使いたい機能などで絞り込み、あなたの会社に最適なサービスを探してみてください。
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しかし、複雑な勤務形態に対応できる勤怠管理システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、勤怠管理システム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った勤怠管理システムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。