文書管理システムと連携できるワークフローシステムおすすめ5選

目次
• ワークフローと文書管理を両立する方法
• ワークフローシステムと文書管理システムを連携するメリット
• 【比較表】文書管理システムと連携できるワークフローシステム
• 文書管理システムと連携できるワークフローシステムおすすめ5選
• ワークフローシステムの選び方
• まとめ：システム連携でワークフローと文書管理の効率化を実現しよう

ワークフローと文書管理を両立する方法

ここでは、ワークフローシステムと文書管理システムの違いを解説したうえで、ワークフローと文書管理を両立する方法を紹介します。 

ワークフローシステムとは、社内稟議の申請・承認・決裁までの業務プロセスをシステム上で完結できるツールです。紙やExcelによる社内稟議をシステム化することで承認フローを簡素化でき、業務効率の向上を図れます。承認ルートの設定も柔軟に行え、複雑な分岐にも対応可能です。

一方、文書管理システムとは、契約書・請求書・納品書といった社内のさまざまなドキュメント（文書）をシステム上で一元管理できるツールです。文書を適切に管理できるだけでなく、文書検索機能によりさまざまな条件で文書検索が可能です。また、ライフサイクル機能を活用することで、文書の発生から保管・改訂・廃棄までの管理サイクルを自動化できます。

ワークフローと文書管理を両立する方法は、次の3通りです。

おすすめは、3つ目の「ワークフローシステムと文書管理システムを連携して活用する」方法です。なぜなら、連携によりそれぞれのシステムで不足する機能を補足・強化しあえるため、より効率的に活用できるからです。ワークフローシステムでは柔軟な条件分岐の設定が可能で、差し戻し・修正にもスムーズに対応できます。

そして、ワークフローシステムで承認・決裁した文書は、連携した文書管理システムで適切に管理でき、文書検索もさまざまな方法で行えます。さらに、文書管理システムのライフサイクル機能を活用すれば、文書の保管期間の管理もシステム化できます。

ワークフローシステム単体でも稟議書などの文書を管理できますが、文書管理はメイン機能ではないため、文書の検索は「文書内のキーワード」「申請日」のようにシンプルであることが多いです。例えば、属性情報での検索のような、細かな条件で文書を呼び出すことはできません。また、文書管理システムのワークフロー機能でも申請・承認を行えますが、簡易的な機能となるため、複雑な承認ルートの設定はできません。

ワークフローシステムと文書管理システムを連携するメリット

ワークフローシステムと文書管理システムを連携する最大のメリットは、「承認後のデータを確実かつ効率的に管理できる」という点にあります。

ワークフローシステム上では、経費・外部企業との契約内容・社内稟議など会社に関するさまざまな情報を取り扱うことになるでしょう。そこで、ワークフローシステムと文書管理システムを連携することで、これらの情報をワークフロー上での申請履歴だけではなく「文書」という形にして残すことが可能です。

「誰が」「いつ」「何を」「どのような経路で」承認したのかという内容は、非常に重要な情報だと言えます。たとえば、契約内容を見直す際も、契約書とワークフロー上で取り扱った内容を連携できれば、詳細情報をひと目で確認することが可能になるでしょう。
ワークフロー上での申請・承認履歴だけでなく、文書として残しておくことで、データの改ざんや情報漏えい、不正利用などの防止にもつながるため、内部統制面におけるメリットも大きいと言えます。

ワークフローシステムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステム（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。  

【比較表】文書管理システムと連携できるワークフローシステム

ここからは実際に、文書管理システムと連携できるワークフローシステムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。

上記比較表をご覧の通り、「POWER EGG 汎用申請ワークフロー」「intra-mart ワークフロー」「X-point Cloud」「SmartDB」が文書管理システムと連携可能です。クラウド型の多くは初期費用無料で、月額料金は1ユーザーあたり300～500円ほどで利用できます。ほとんどが無料トライアルを提供しているので、導入前に活用することをおすすめします。

文書管理システムと連携できるワークフローシステムおすすめ5選

ここからは、文書管理システムと連携できるワークフローシステムおすすめ5つをご紹介します。「特定の外部システムに対応可能」「API連携が可能」など、連携方法もさまざまです。ぜひ自社に合ったシステムを選びましょう。

以上、機能比較や料金比較でおすすめのワークフローシステムを詳しく解説しました。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下の2つです。

ワークフローの導入目的は企業によって異なります。単なる「業務効率化」で終わらない、自社の問題解決につながる機能が搭載しているかをチェックしましょう。事前に自社の課題を整理し明確にしておくと、必要な機能を絞りやすくなります。

なお、PRONIアイミツSaaS（当社）が2025年5月～9月に実施した調査では、「申請フォーマットの作成」 が97%と最もニーズが多い結果に。次いで、「申請へのファイル添付」が96%、「申請のメール通知」が95%、「承認ルートの分岐」が93%でした。下記の調査結果も参考に、目的に合う機能を搭載したシステムを導入しましょう。  

ワークフロー導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローもおすすめです。

別記事「ワークフローシステムを徹底比較」では、より詳しい選び方や、2025年最新のおすすめシステムを解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。

まとめ：システム連携でワークフローと文書管理の効率化を実現しよう

ビジネスを成長させたい企業は、文書管理システムと連携できるワークフローシステムを導入し、ワークフローと文書管理の効率化を実現しましょう。ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。しかし、ワークフローシステムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。

PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。