文書管理システムと連携できるワークフローシステムおすすめ5選【2025年最新】

目次
• ワークフローシステムと文書管理システムの違い
• ワークフローシステムと文書管理システムを連携するメリット
• ワークフローシステムの選び方
• 【比較表】文書管理システムと連携できるワークフローシステム
• 文書管理システムと連携できるワークフローシステムおすすめ5選
• まとめ：システム連携でワークフローと文書管理の効率化を実現しよう

ワークフローシステムと文書管理システムの違い

  ここでは、ワークフローシステムと文書管理システムの違いを解説します。 

ワークフローシステムとは、社内稟議の申請・承認・決裁までの業務プロセスをシステム上で完結できるツールです。紙やExcelによる社内稟議をシステム化することで承認フローを簡素化でき、業務効率の向上を図れます。承認ルートの設定も柔軟に行え、複雑な分岐にも対応可能です。

一方、文書管理システムとは、契約書・請求書・納品書といった社内のさまざまなドキュメント（文書）をシステム上で一元管理できるツールです。文書を適切に管理できるだけでなく、文書検索機能によりさまざまな条件で文書検索が可能です。また、ライフサイクル機能を活用することで、文書の発生から保管・改訂・廃棄までの管理サイクルを自動化できます。

ワークフローと文書管理を両立する方法は、次の3通りです。

おすすめは、3つ目の「ワークフローシステムと文書管理システムを連携して活用する」方法です。なぜなら、連携によりそれぞれのシステムで不足する機能を補足・強化しあえるため、より効率的に活用できるからです。ワークフローシステムでは柔軟な条件分岐の設定が可能で、差し戻し・修正にもスムーズに対応できます。そして、ワークフローシステムで承認・決裁した文書は、連携した文書管理システムで適切に管理でき、文書検索もさまざまな方法で行えます。さらに、文書管理システムのライフサイクル機能を活用すれば、文書の保管期間の管理もシステム化できます。

ワークフローシステム単体でも稟議書などの文書を管理できますが、文書管理はメイン機能ではないため、文書の検索は「文書内のキーワード」「申請日」のようにシンプルであることが多いです。例えば、属性情報での検索のような、細かな条件で文書を呼び出すことはできません。また、文書管理システムのワークフロー機能でも申請・承認を行えますが、簡易的な機能となるため、複雑な承認ルートの設定はできません。

ワークフローシステムと文書管理システムを連携するメリット

ワークフローシステムと文書管理システムを連携する最大のメリットは、「承認後のデータを確実かつ効率的に管理できる」という点にあります。

ワークフローシステム上では、経費・外部企業との契約内容・社内稟議など会社に関するさまざまな情報を取り扱うことになるでしょう。そこで、ワークフローシステムと文書管理システムを連携することで、これらの情報をワークフロー上での申請履歴だけではなく「文書」という形にして残すことが可能です。

「誰が」「いつ」「何を」「どのような経路で」承認したのかという内容は、非常に重要な情報だと言えます。たとえば、契約内容を見直す際も、契約書とワークフロー上で取り扱った内容を連携できれば、詳細情報をひと目で確認することが可能になるでしょう。
ワークフロー上での申請・承認履歴だけでなく、文書として残しておくことで、データの改ざんや情報漏えい、不正利用などの防止にもつながるため、内部統制面におけるメリットも大きいと言えます。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下の2つです。

ワークフローの導入目的は企業によって異なります。単なる「業務効率化」で終わらない、自社の問題解決につながる機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。そのためには、ワークフロー選定前に自社の課題を明確にしておく必要もあります。

ワークフロー導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローもおすすめです。

別記事「ワークフローシステムを徹底比較」では、より詳しい選び方や、2025年最新のおすすめシステムを解説しています。ぜひ合わせてご覧ください。

【比較表】文書管理システムと連携できるワークフローシステム

ここからは文書管理システムと連携できるワークフローシステムを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローシステムでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフローシステム選びの参考にしてください。

文書管理システムと連携できるワークフローシステムおすすめ5選

ここからは、文書管理システムと連携できるワークフローシステムおすすめ5つをご紹介します。「特定の外部システムに対応可能」「API連携が可能」など、連携方法もさまざまです。ぜひ自社に合ったシステムを選びましょう。

まとめ：システム連携でワークフローと文書管理の効率化を実現しよう

ビジネスを成長させたい企業は、文書管理システムと連携できるワークフローシステムを導入し、ワークフローと文書管理の効率化を実現しましょう。ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。しかし、ワークフローシステムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。

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