【2023年最新】文書管理システムと連携できるおすすめワークフローシステム5選

目次
• 文書管理システムとは
• 文書管理システムとワークフローシステムを連携するメリット
• ワークフローシステムの選び方
• 【比較表】文書管理システムと連携できるおすすめのワークフローシステム
• 文書管理システムと連携できるおすすめのワークフローシステム5選
• 【まとめ】ワークフローシステム選びで迷ったらアイミツSaaSへ

文書管理システムとは

そもそも文書管理システムとは、ビジネス上で取り扱う文書をデジタル化し、管理するシステムのことを指します。文書管理システムを利用することで得られる最大のメリットは、「書類をデジタル化し、コンパクトに管理できる」という点。
請求書、契約書、申請書など、ビジネスには書類がつきものです。大企業ともなれば、その書類の数は膨大なものになるでしょう。数多くの書類をコンピューター上で管理できるため、紙で管理する場合と比較してコスト・保管場所を大幅に削減することが可能です。書類を紛失してしまう確率も大幅に下げられます。
また、文書管理システムを導入することで、検索効率が大幅にアップするのもうれしいポイント。書類を保存した場所を忘れてしまった場合も、コンピューター上から瞬時に検索することが可能です。
このように多くのメリットがある文書管理システムですが、ワークフローシステムと連携することでどのようなメリットが生まれるのでしょうか。次項で詳しく説明していきます。

文書管理システムとワークフローシステムを連携するメリット

文書管理システムとワークフローシステムを連携する最大のメリットは、「承認後のデータを確実かつ効率的に管理できる」という点にあります。
ワークフローシステム上では、経費・外部企業との契約内容・社内稟議など会社に関するさまざまな情報を取り扱うことになるでしょう。そこで、ワークフローシステムと文書管理システムを連携することで、これらの情報をワークフロー上での申請履歴だけではなく「文書」という形にして残すことが可能です。
「誰が」「いつ」「何を」「どのような経路で」承認したのかという内容は、非常に重要な情報だと言えます。たとえば、契約内容を見直す際も、契約書とワークフロー上で取り扱った内容を連携できれば、詳細情報をひと目で確認することが可能になるでしょう。
ワークフロー上での申請・承認履歴だけでなく、文書として残しておくことで、データの改ざんや情報漏えい、不正利用などの防止にもつながるため、内部統制面におけるメリットも大きいと言えます。

ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶポイントは、主に以下の2つです。
・目的に合う機能が搭載されているか

ワークフローの導入目的は企業によって異なります。単なる「業務効率化」で終わらない、自社の問題解決につながる機能が備わっているかどうかをチェックしましょう。そのためには、ワークフロー選定前に自社の課題を明確にしておく必要もあります。

・既存システムやフォーマットとの連携

ワークフロー導入で手間がかかるのが、既存システムからのデータ移行です。現在のシステムと連携可能なワークフローであれば、スムーズに作業できるでしょう。これまで紙だけで運用してきた企業は、紙のフォーマットをそのまま利用できるワークフローもおすすめです。

【比較表】文書管理システムと連携できるおすすめのワークフローシステム

ここからは文書管理システムと連携できるおすすめのワークフローシステムを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するワークフローシステムでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、ワークフローシステム選びの参考にしてください。

文書管理システムと連携できるおすすめのワークフローシステム5選

ここからは、文書管理システムと連携できるおすすめのワークフローシステムを6つご紹介します。「特定の外部システムに対応可能」「API連携が可能」など、連携方法もさまざまです。ぜひ自社に合ったシステムを選びましょう。

【まとめ】ワークフローシステム選びで迷ったらアイミツSaaSへ

ワークフローシステムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。

アイミツSaaSでは、さまざまな条件でワークフローシステムを比較できます。どのワークフローシステムが適しているか分からなくてお悩みの方は、ぜひアイミツSaaSまでお問い合わせください。ご要望に合うワークフローシステムをピックアップしてご案内します。