顧客管理に便利な顧客データベースとは？設計方法やツールについて解説

目次
• 顧客データベースとは
• 顧客データベースをマーケティングに活用するメリット
• 顧客データベースの作成方法
• 【比較表】Excelと顧客管理システム(CRM)の違いと選び方
• 顧客管理データベースの作成におすすめのツール3選
• まとめ

顧客データベースとは

顧客データベースとは、その名のとおり顧客情報をひとつのデータベースへ網羅的に記録したシステムです。

顧客データベースで情報を管理することで、名簿として扱うだけでなく、顧客情報に含まれる購入情報や年齢、住所などを活用できます。結果としてさらなる関係性の強化や、購買の促進に結びつけることが可能です。

近年では顧客データベースを利用した営業促進ツールなども登場しており、データ活用の機会も増えています。

顧客データベースとしての要件を満たす上では、役立つ情報をまとめるための項目が必要です。

まず、顧客の氏名や電話番号、メールアドレスなどといった一般情報は必須。商品の特性や業種の必要に応じて、年齢、電話・メールの接触履歴、趣味、家族構成などを項目に組み込みます。

商品数が多い場合は、購入履歴の掲載も欠かせません。

顧客データベースをマーケティングに活用するメリット

顧客データベースを積極的にマーケティングへ活用することで、さまざまなメリットを得られます。ここでは、データベースを活用するおもなメリットを3つご紹介します。

まず、ロイヤリティの高い顧客を分析できる点をメリットとして挙げられます。

顧客とは言っても、購買目的や購入履歴は人によってさまざま。それぞれの購買履歴や前後の動向を追いかけることで、どの顧客が今後も購入を続けてくれそうか、末長くお付き合いができそうか、などといったことを判別できます。

優良顧客の見分けがつくようになれば、継続購入の見込みが薄い顧客に対しては必要以上にアプローチせずに済むでしょう。より効率的な関係強化に向けた施策に専念できるようになります。このように、社内のリソースを有効活用するためにも、顧客データベースは役立ちます。

機会損失を防止するという面においても、顧客データベースは役立ちます。

顧客データベースを頻繁に更新しておくことで、前回の購入からどれくらいの期間が経ったのかを把握することが可能。定期的な購入があった、あるいは期待できる顧客に対して、購入が発生するだろうというタイミングでうまくアプローチできれば、競合に顧客が流れることなく、継続利用を促せます。

継続利用を呼びかけるタイミングは顧客によって異なるため、正確なペースを把握するためには顧客データベースの活用が欠かせません。

営業活動の効率化も、顧客データベースを活用するメリットのひとつです。

データベースにもとづいて客観的な意思決定を進められるようになるため、前述したように、見込みの薄い顧客に対してはアプローチをかける必要がなくなります。

また、見込みの強い顧客、見込みの薄い顧客と、顧客の関心度の高さに応じた異なるアプローチを効果的に仕掛けられるのも、顧客データベースの強みです。顧客に対する解像度を高め、従来よりも満足度の高い施策を実現できるようになります。

営業担当が不足していても、最低限の人数で最大限のパフォーマンスを発揮できるようになるでしょう。

顧客データベースの作成方法

顧客データベースをうまく活用するには、データベースを作成するノウハウも身につける必要があります。おもに利用されている作成方法としては、Excelを使った方法と、顧客管理システム(CRM)を活用する方法が挙げられるでしょう。以下で詳しく解説します。

ひとつ目の方法は、Excelを使用した顧客データベースの作成です。Excelは、世界でもっとも普及している表計算ソフトの一種で、給与計算から勤怠管理まで、さまざまな業務に幅広く利用されています。

顧客データベースの作成においても、Excelは非常に便利です。関数をうまく組み上げることができれば、顧客情報をデータとして扱えるようになります。

さらに、フィルターや検索機能など、Excelに標準搭載されている機能を活用することで、さらなる効率化も可能。Excelに使い慣れている人であれば、低コストかつ有効な方法だと言えます。

ふたつ目の方法は、CRMの活用です。CRMは顧客関係管理を強化するために開発されたシステムで、顧客データベースを全社的に統合することで、関係強化につながるデータの活用を推進できます。

データを流し込むだけで運用できるため、細かいコーディングをせずに顧客の関心度や進捗状況をリアルタイムで可視化することが可能。近年では営業支援システム(SFA)やマーケティングオートメーション(MA)との連携機能に優れたサービスも登場しています。

【比較表】Excelと顧客管理システム(CRM)の違いと選び方

ここでは、顧客データベースの作成方法であるExcelと顧客管理システム(CRM)がどのように違うのかを比較表にまとめました。
比較表からも分かるように、現実的な方法としてはCRMの活用がおすすめです。以下では、それぞれのメリットとデメリットについても見ていきましょう。

Excelを使用する最大のメリットは、無料で運用できることでしょう。一般的に、Excelはオフィス向けのWindows PCに標準搭載されているため、ソフトの使用料金が負担となる心配はありません。

ただし、Excelでのデータベース管理は、意外と高度なスキルが求められるだけでなく、常に手動で情報を更新する必要があるため、運用負担が大きいのが難点。人材不足に悩んでいる組織では、人件費とリソースを圧迫してしまう可能性もあるでしょう。

一方で、CRMを利用するメリットとしては、なんと言ってもデータベースを半自動的に構築してくれる点。情報の更新が簡単で、データ活用に必要な分析機能も備わっています。

CRMの導入を妨げる理由としては、導入と運用に伴うコストの増加でしょう。外部サービスと契約することになるため、初期費用や維持管理コストが発生します。

ただし、近年はクラウド型のサービスも登場しており、月々のライセンス料金だけで利用可能なものも少なくありません。

顧客管理データベースの作成におすすめのツール3選

最後に、顧客管理データベースの作成におすすめのツールを3つご紹介します。自社に必要な機能を備えたものを選び、積極的に活用していきましょう。

営業活動を現場主義で支援することをコンセプトとしているのが、Sensesです。幅広い業界の営業革新をサポートしてきたSFA兼CRMで、顧客データベースの作成だけでなく、効率的な営業活動につながる支援機能を実装しています。

AI搭載に特徴があり、顧客データベースにもとづいてAIが案件のリスク分析や類似案件を直接アドバイスすることが可能です。

また、リモートワークに対応したオンラインダッシュボードを備えているため、オフィスに出社せずに各担当の進捗状況を直感的に共有できます。さらに、OCR機能を活用することで名刺や議事録のスキャン、自動文字起こしも実現可能。アナログデータのデジタル化にも役立ちます。

Knowledge Suiteは、名刺を簡単にデジタル化し、Web上で名刺交換を実現できるCRMツールです。対面営業では当たり前だったコミュニケーションを、リモート環境でもスムーズに実施できるような機能を備えています。

受け取った名刺はSFA/CRMに顧客データとして保存できるだけでなく、データベースから活用につなげられるため、担当者の情報共有を効率化させることが可能。

その他の顧客情報にかかわる行動履歴も、最短3ステップで入力できる手軽な機能性を備えています。営業活動に多忙な方でも、ストレスフリーで利用できる点もメリットでしょう。

ユーザー数無制限で利用できるため、コストパフォーマンスを重視したい方にもおすすめのツールです。

HubSpot CRMは、あらゆるビジネスシーンで活用できます。顧客情報をデータベース化するだけでなく、データベースの有効活用につながるソリューションもサービスを通じて提供しています。これまでにはなかった営業機会の発見を進められるでしょう。

また、多忙な営業担当者でもストレスなく扱える直感的なダッシュボードを搭載しており、情報共有のリアルタイム化と積極的なデータ活用を実現できます。無料で利用できるミーティングのスケジュール設定機能やウェブチャット機能など、CRMに付随する各種ビジネスツールも利便性が高く、社内業務をまとめて効率化する上でも効果を発揮するでしょう。

まとめ

今回は、顧客データベースを構築するべき理由やメリット、ExcelとCRMの違いについて解説しました。CRMの導入によって、顧客データベースを資産として有効活用する機会を得られます。
CRMについてさらに詳しく知りたい方には、こちらの記事もおすすめです。

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