顧客データベースとは？エクセル・CRMでの設計・管理方法やメリットを解説

目次
• 顧客データベースとは
• 顧客データベースをマーケティングに活用するメリット
• 顧客データベースの設計方法・特徴をツール別に比較【エクセル・CRM】
• 顧客管理データベースの作成におすすめのCRM3選
• まとめ：

顧客データベースとは

顧客データベースとは、その名のとおり顧客情報をひとつのデータベースへ網羅的に記録したシステムです。顧客データベースで情報を管理することで、名簿として扱うだけでなく、顧客情報に含まれる購入情報や年齢、住所などを活用できます。結果としてさらなる関係性の強化や、購買の促進に結びつけることが可能です。近年では顧客データベースを利用した営業促進ツールなども登場しており、データ活用の機会も増えています。

顧客データベースを活用するには、必要な情報を整理できる項目を設定することが重要です。まず、顧客の氏名や電話番号、メールアドレスなどの一般情報は必須です。さらにサービス・商品の特性や業種に応じ、年齢、電話・メールの接触履歴、趣味、家族構成などを項目に組み込みます。商品数が多い場合は、購入履歴の掲載も欠かせません。

顧客データベースをマーケティングに活用するメリット

顧客データベースをマーケティングに活用することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、顧客データベースを活用することで得られる主なメリットを3つ解説します。

まず、ロイヤリティの高い顧客を分析できる点が大きなメリットです。顧客ごとに購買目的や購入履歴は異なりますが、データベースを活用すれば、それぞれの履歴や行動パターンを把握でき、今後も継続的に購入してくれる優良顧客を見分けやすくなります。優良顧客が分かれば、継続購入の可能性が低い顧客には過剰なアプローチを避けられ、社内リソースを効率的に使った関係強化や施策に集中できます。顧客データベースは効率的なマーケティング活動にも役立ちます。

機会損失を防止するという面においても、顧客データベースは役立ちます。顧客データベースを頻繁に更新しておくことで、前回の購入からどれくらいの期間が経ったのかを把握することが可能。定期的な購入があった、あるいは期待できる顧客に対して、購入が発生するだろうというタイミングでうまくアプローチできれば、競合に顧客が流れることなく、継続利用を促せます。継続利用を呼びかけるタイミングは顧客によって異なるため、正確なペースを把握するためには顧客データベースの活用が欠かせません。

営業活動の効率化も、顧客データベースを活用するメリットのひとつです。データベースにもとづいて客観的な意思決定を進められるようになるため、前述したように、見込みの薄い顧客に対してはアプローチをかける必要がなくなります。

また、見込みの強い顧客、見込みの薄い顧客と、顧客の関心度の高さに応じた異なるアプローチを効果的に仕掛けられるのも、顧客データベースの強みです。顧客に対する解像度を高め、従来よりも満足度の高い施策を実現できるようになります。営業担当が不足していても、最低限の人数で最大限のパフォーマンスを発揮できるようになるでしょう。

顧客データベースの設計方法・特徴をツール別に比較【エクセル・CRM】

顧客データベースを効果的に活用するには、まず作成ノウハウが必要です。主な方法としては、Excelを使う場合と顧客管理システム（CRM）を活用する場合があります。それぞれの特徴を解説します。

1つ目の方法は、Excelを使用した顧客データベースの作成です。Excelは、世界でもっとも普及している表計算ソフトの一種で、給与計算から勤怠管理まで、さまざまな業務に幅広く利用されています。顧客データベースの作成においても、Excelは非常に便利です。関数をうまく組み上げることができれば、顧客情報をデータとして扱えるようになります。

さらに、フィルターや検索機能など、Excelに標準搭載されている機能を活用することで、さらなる効率化も可能。Excelに使い慣れている人であれば、低コストかつ有効な方法だと言えます。

2つ目の方法は、CRMの活用です。CRMは顧客関係管理を強化するために開発されたシステムで、顧客データベースを全社的に統合することで、関係強化につながるデータの活用を推進できます。データを流し込むだけで運用できるため、細かいコーディングをせずに顧客の関心度や進捗状況をリアルタイムで可視化することが可能。近年では営業支援システム(SFA)やマーケティングオートメーション(MA)との連携機能に優れたサービスも登場しています。

Excelを使用する最大のメリットは、無料で運用できることです。一般的に、Excelはオフィス向けのWindows PCに標準搭載されているため、ソフトの使用料金が負担となる心配はありません。ただし、Excelでのデータベース管理は、意外と高度なスキルが求められるだけでなく、常に手動で情報を更新する必要があるため、運用負担が大きいのが難点。人材不足に悩んでいる組織では、人件費とリソースを圧迫してしまう可能性もあるでしょう。

CRMを利用するメリットは、データベースを半自動的に構築できる点です。情報の更新も簡単に行え、データ活用に役立つ分析機能も充実しています。一方、CRM導入のハードルとなるのは、導入や運用にかかるコストです。外部サービスと契約する必要があり、初期費用や維持管理費が発生します。ただし、近年はクラウド型サービスも増えており、月額のライセンス料金のみで利用できるタイプも多く登場しています。

顧客管理データベースの作成におすすめのCRM3選

最後に、顧客管理データベースの作成におすすめのツールを3つご紹介します。自社のニーズに合った機能を備えたツールを選び、ぜひ積極的に活用してみてください。

まとめ：

今回は、顧客データベースを構築するべき理由やメリット、ExcelとCRMの違いについて解説しました。CRMの導入によって、顧客データベースを資産として有効活用する機会を得られます。

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