源泉徴収簿とは？書き方や年末調整におすすめの給与計算ソフトを紹介

目次
• 源泉徴収簿とは？概要をわかりやすく解説
• 源泉徴収簿が必要とされる理由
• 源泉徴収簿の書き方・作成手順
• 源泉徴収簿を作成する際の注意点
• 源泉徴収簿を作成するなら、給与計算ソフトがおすすめ
• まとめ：ソフトを導入し、源泉徴収簿の作成を効率化

源泉徴収簿とは？概要をわかりやすく解説

源泉徴収簿は、正しく源泉徴収を行う上で大切です。まずは、源泉徴収簿の概要を把握しておくことが重要になります。また、源泉徴収簿と源泉徴収票との違いについても確認しておきましょう。

企業で勤めている人が受け取る給与は、あらかじめ事業者により所得税が差し引かれています。この仕組みを源泉徴収と呼び、差し引いた所得税は事業所が代行して納めているため、従業員の手間がかかりません。

源泉徴収簿は、事業所が毎月の給与や賞与から徴収した税額、控除対象扶養親族などの状況を記録した帳簿です。国税庁からフォーマットが提供されていますが提出が義務付けられているわけではなく、フォーマットも提供されたものを使用する必要はありません。あくまでも、源泉徴収義務を負う事業者が正しく年末調整を行うためのサポートです。例えば源泉徴収額が記録されていれば、給与台帳を使っても源泉徴収簿を作成できます。

源泉徴収簿とよく似た言葉に源泉徴収票があります。源泉徴収票は年間給与や賞与、源泉徴収税額が記載された帳票で、1年間に納めた所得税を証明するのが大きな役割です。源泉徴収票が発行されるのは毎年12月に行われる年末調整のあとで、12月の給与明細と併せて翌年の1月末までに従業員に発行する必要があります。一方、源泉徴収簿は源泉徴収票を正しく発行するための帳簿です。

源泉徴収簿が法的な根拠を持たない書類であるのに対して、源泉徴収票は所得税法に基づく法定調書であり、作成後に税務署に提出する義務があります。

また、源泉徴収簿は毎月記録する帳簿ですが、源泉徴収票は発行のタイミングである12月のみ作成するのが特徴です。源泉徴収票は収入や納税額の証明になるため、転職時や確定申告時、収入証明が入用になった際に使用します。そのため、年末に限らず従業員が必要としたタイミングで発行申請がなされるケースも少なくありません。

源泉徴収簿が必要とされる理由

源泉徴収簿は源泉徴収票とは異なり、税務署や従業員に対して提出する義務はありません。基本的に、源泉徴収簿を目にするのは経理担当者のみです。

源泉徴収簿の記録を怠れば、従業員それぞれの給与や賞与、源泉徴収額のほか、扶養状況が明確に把握できず正確に源泉徴収が行えなくなります。特に雇用人数の多い企業では、源泉徴収簿の記録をせずに年末調整を行うことは困難でしょう。万が一、間違って高い税金を支払うことになれば、従業員とのトラブルに繋がる可能性もあるため、毎月源泉徴収簿を記録することが大切です。

また、提出の義務はないものの、年末調整の根拠として源泉徴収簿を使用した場合は、7年間の保存が義務付けられています。源泉徴収簿は大切な個人情報が記録されている帳簿であり、厳重に保管しなければなりません。

源泉徴収簿の書き方・作成手順

続いては、国税庁によって公開されているフォーマットをもとに、源泉徴収簿の書き方・作成手順を解説します。

まず、源泉徴収簿に区分されている欄に「所属」「職名」「住所」「氏名」「整理番号」を記録します。整理番号とは、確定申告時に税務署から割り当てられる番号ですが、源泉徴収簿は経理担当者だけが見るものであり、税務署に提出する義務はないため、分からない場合は省いても問題ありません。

事業所が支払った給与を月別に記録します。源泉徴収簿に書く情報は「支給月日」「総支給額」「社会保険料の控除額」「社会保険料控除後の給与等の金額」の5カ所です。総支給額は、各種手当を踏まえた金額を記載します。源泉徴収簿の裏面に支給額の内訳を書く欄が設けられているため、活用すると分かりやすいでしょう。また、賞与も給与と同様に記録します。

賃金台帳と照らし合わせながら、社会保険料等の控除額の欄に記載します。その上で総支給額から差し引き、社会保険料等控除後の給与等の金額を算出し記録しましょう。

扶養控除等の申告の欄に記載された「有・無」のいずれかに◯を付けます。それぞれの人数を、扶養控除等申告書と照らし合わせながら記載しましょう。ただし、16歳未満の扶養家族は該当しないため注意が必要です。

所得の合計から、給与所得控除を差し引いて給与所得控除後の給与等の計算をしましょう。給与所得控除額は、毎年発行される「年末調整のしかた」に掲載されている「年末調整等のための給与所得控除後の給与等の金額の表」を参照してください。

「生命保険」「地震保険」「社会保険」の金額を記載します。従業員から提出された「保険料控除申告書」と照らし合わせながら正しく記載しましょう。

全ての記録が完了したら、給与所得控除後の給与等の金額から、所得控除額の合計額を引いて算出所得税額を計算します。算出所得税額は1,000円未満切り捨てです。

最後に本年度の税額を計算します。算出所得税額に復興特別所得税として102.1%を乗じて算出し、1,000円未満を切り捨てた金額が年調年税額です。

参考：「国税庁」

源泉徴収簿を作成する際の注意点

源泉徴収簿は、源泉徴収を正しく行うための大切な帳簿です。記入漏れがあっては、せっかく源泉徴収簿を使って記録した意味がありません。特に従業員が多く記入する項目が多い場合は、十分注意して作業する必要があります。

源泉徴収簿自体を税務署に提出する義務はありませんが、税額計算の資料として使った場合は7年間保管しなければなりません。万が一、税務署からの調査が入った場合の証拠になるため、給与所得者の扶養控除等申告書などとまとめて保管しておくと安心でしょう。

また、源泉徴収簿には個人情報が記載されているため、取り扱いに要注意です。従業員だけでなく家族の情報も含まれるため、外部に漏れないよう厳重に管理しなければなりません。万が一漏えいしてしまえば、責任問題に発展する可能性もあります。長い間保管する帳簿のため、保管場所にも注意を払うように心がけましょう。保管期間が終わってもそのまま放置するのではなく、シュレッダーや溶解処理など機密処理の処分方法を活用して、速やかに処分することをおすすめします。

源泉徴収簿を作成するなら、給与計算ソフトがおすすめ

項目が多く煩雑な業務になりがちな源泉徴収簿の作成は、給与計算ソフトを導入して対応するのがおすすめです。

給与計算システム（給与計算ソフト）とは、従業員の勤怠データをもとに給与や手当を自動的に計算するシステムです。一人ひとりの雇用形態に合った給与計算を行える上、社会保険料や税金、控除などの計算も自動で行える機能があり、一連の給与計算業務を効率化。給与明細や源泉徴収票の作成・送信にも対応しています。

関連記事：給与計算システムとは？メリット・デメリットや選び方を解説

なお、システム導入ではなく給与計算業務自体を社労士にアウトソーシングすることも可能です。給与計算ソフトと社労士のどちらを選ぶか迷っている方は、別記事「給与計算ソフトor社労士どっちを選ぶ？」をご覧ください。

続いて、おすすめの給与計算ソフトを6つ紹介します。

まとめ：ソフトを導入し、源泉徴収簿の作成を効率化

源泉徴収簿は正しく年末調整を行う上で大切な帳簿ですが、細かな項目が多いため経理担当者にとっては大変負担となります。人為的ミスを削減し負担を軽減するためにも、一元管理できるツールを導入することをおすすめします。

そこでおすすめのツールが給与計算ソフトです。毎月の給与業務から年末調整、勤怠管理など、従業員に関わる業務をまとめて管理できます。PRONIアイミツでは多くの給与計算ソフトを比較できます。ソフト選びに悩んでいる方はぜひ「給与計算ソフトのランキング」を参考にしてください。

とはいえ、給与計算ソフトは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、給与計算ソフト選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。

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