電子文書管理におすすめの文書管理システム9選

目次
• 文書管理システムとは
• 文書管理システムを導入するメリット
• 【比較表】おすすめの文書管理システム
• 電子文書の管理に便利な文書管理システム4選
• 紙文書の電子文書変換もできる文書管理システム3選
• 電子文書管理にもおすすめなオンラインストレージ2選
• 文書管理システムを選ぶときのポイント
• まとめ

文書管理システムとは

文書管理システムとは、紙の書類の電子化や文書の作成、管理、廃棄までを一元管理することができるシステムです。紙の書類は「保管場所の確保が難しい」「必要な書類を見つけるのが大変」「紛失リスクがある」といった課題がありますが、これらをカバーできるのが最大の特徴です。

細かな機能はサービスによって異なりますが、文書のフォルダ管理や保存した文書の検索、アクセス権限の設定によるセキュリティ対策、最新バージョンだけでなく旧バージョンが参照できる機能などを備えており、多くの企業のペーパーレス化・業務効率化に貢献しています。

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムは、書類をインターネット上に保管できるだけでなく、さまざまなメリットがあります。具体的に解説していきましょう。

文書管理システムのデータ共有機能を活用すれば、必要な人に向けて簡単にデータ共有ができるため、異なる部署や支店の社員との連携も容易です。たとえば、会議の前に資料を共有しておけば、スムーズに会議が進められる上に、ペーパーレスの促進にもつながります。

また、検索機能をあわせて活用すれば、営業担当者からの「この資料を今すぐ共有してほしい」といった要望にもすぐに応えることができ、業務効率化が実現するでしょう。

紙の文書を保管する場合は紛失や情報漏洩といったリスクがありますが、文書管理システムで電子文書を管理すればリスクの軽減が可能です。

文書管理システムには、保管されている文書の編集やデータ共有、印刷などの権限設定やアクセス履歴といった機能があるので、「誤ってマニュアルを削除してしまった」「社外秘情報を印刷して社外へ持ち出してしまった」といった事態を未然に防ぐことができます。

優れた検索機能が搭載されていることも、文書管理システムの特徴の1つです。システム上に保管されている膨大な文書のなかから必要なデータにすぐ辿り着くことができるので、業務効率化が実現するでしょう。

画像の文字を変換するOCR機能を搭載している文書管理システムであれば、スキャンした書類の文字も検索対象となります。また、ファイルの属性情報が追加できるシステムでは属性ごとの管理ができるので、議事録や報告書などの管理に役立つでしょう。

【比較表】おすすめの文書管理システム

ここからは実際に、おすすめの文書管理システムを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

電子文書の管理に便利な文書管理システム4選

ここからは、PRONIアイミツがおすすめする電子文書の管理に便利な文書管理システムを紹介します。

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紙文書の電子文書変換もできる文書管理システム3選

続いて、紙文書の電子文書変換もできる3種の文書管理システムを紹介します。紙文書の管理でお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

電子文書管理にもおすすめなオンラインストレージ2選

オンラインストレージとは、インターネット上でデータを保管・共有できるサービスのこと。ここでは、電子文書管理にもおすすめできる、オンラインストレージを紹介します。

文書管理システムを選ぶときのポイント

ここまで、「PRONIアイミツ」おすすめがおすすめする文書管理システムを紹介しました。それぞれ特徴や強みが異なるため、「どのように選べばよいのかわからない」と感じるかもしれません。そこで、以下からは文書管理システムの選び方を解説します。

文書管理システムには、文書を保管からデータ共有、システム連携、データの自動廃棄など、多くの機能が搭載されています。そのため、自社の文書システム導入の目的を明確にした上で、それに適した機能をもつ文書管理システムを選ぶことが重要です。

せっかく文書管理システムを導入しても、必要な機能が備わっていなければ費用や手間が無駄になってしまいます。たとえば、セキュリティを重視したペーパーレス化を行いたい場合は、セキュリティ機能や紙書類の電子化に優れたサービスを選ぶべきだといえるでしょう。

文書管理システムを使用する際は、社外秘情報や関係社外秘情報などもシステム上で管理することとなるため、どのようなセキュリティ対策が施されているのかも確認しておきたいポイントです。

システムやサーバーのセキュリティ対策はもちろん、人的ミスによる情報漏えいを防ぐためには、アクセス制限やアクセス管理、ファイルの編集やダウンロード、印刷の制限に対応している文書管理システムを選ぶ必要があります。

また、万一のトラブルや災害時のファイル消失を防ぐため、バックアップ機能の有無やサポート体制なども確認するとより安心でしょう。

まとめ

この記事では、おすすめの文書管理システムを紹介するとともに、導入メリットや選び方のポイントなどを解説してきました。一口に文書管理システムといっても、優れたセキュリティ対策や他サービスとの連携など、特徴や強みはサービスによって異なります。まずは自社がどのような目的で文書管理システムを導入したいのかを明確にした上で、各サービスを比較することが大切です。

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