rakumo for Google Workspaceの評判と実態｜37個のグループウェアを使ってわかった本当のおすすめ

目次
• ＜総評＞「rakumo」の特徴はリーズナブルな料金で必要な機能を「足せる」こと
• 1.「rakumo」の5つのメリット
• 2. 徹底調査でわかった「rakumo」を使うべき人・会社
• 3.「rakumo」の成功事例
• 4. まずは「rakumo」の無料体験を
• 5. まとめ

チャットや社内SNS、スケジューラー、タスク管理といった機能がパッケージ化され、さまざまな業務改善に効果を発揮するグループウェア。

ただ、事業の規模が大きくなり、社員の数が増えてくると、人数の多さゆえにスケジュール表が見にくくなってしまったり、ワークフローの回覧・承認に時間がかかってしまうというケースも出てくるようです。グループウェアの標準機能だけでカバーできないこと増え、やむなく他の業務用システムやソフトウェアと併用している企業も多いのではないでしょうか。

今回紹介する「rakumo for Google Workspace」（運営会社：rakumo株式会社）は、既存のグループウェアとシームレスに連携するクラウドツールです。現時点で「Google Workspace」と「Salesforce」に対応しており、それぞれの基本機能を活かしつつ、交通費の精算やタイムカードといった機能を追加することが可能です。これまでトータル2,300社に利用されていて、利用継続率は99％をマークしています。

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＜総評＞「rakumo」の特徴はリーズナブルな料金で必要な機能を「足せる」こと

冒頭でも少し触れたように、「rakumo（ラクモ）」の特徴はGoogle WorkspaceやSalesforceの機能を拡張できることです。カレンダー（1人あたり月額150円）、ワークフロー（1人あたり月額300円）などアプリごとに料金が設定されており、必要なものだけを選んで自由に組み合わせて使えます。

たとえば、Google Workspaceに「rakumo（ラクモ）」の経費精算のアプリを追加すれば、スケジューラーで営業スタッフのその日1日の動きを把握しつつ、交通費の処理までワンストップで行うといったことも可能。できるだけコストを抑えつつ、バックオフィス業務を効率化したい中小企業などにはうってつけのツールだと思います。

プロモーション映像などの制作事業を行っているある企業では、それまで単体で使っていたGoogleカレンダーに「rakumo」のカレンダー機能を組み合わせることで、メンバーをグループ分けし、同時進行しているプロジェクトの進捗をひと目で確認できるようになりました。

「rakumo」は、アプリごとに料金が設定されており、カレンダーは1人あたり月額150円、ワークフローと経費精算は1人あたり月額300円で利用できます。同じく機能別に料金が設定されている「Aipo」と比較しても遜色なく、できるだけコストを抑えたい方にはおすすめです。

ただし、利用にあたっては「Google Workspace」または「Salesforce」の料金も同時に支払う必要があるので、その点だけには注意しましょう。

機能面は、「Google Workspace」向けのバージョンではカレンダーや経費精算など6つ、「Salesforce」向けではソーシャルスケジューラーとSync（スケジュール共有）の2つのみと、アプリの種類こそ限られるものの、それぞれが利用者目線にこだわり抜いて開発されています。

例えば、ボード（1人あたり月額200円）を使って部署ごとのポータルサイトを一覧化したり、コンタクト（1人あたり月額100円）で社内・社外の連絡先をまとめて管理することが可能です。UIもシンプルなので、日ごろからExcelやwebブラウザを使い慣れている人なら、操作に迷うことはないでしょう。

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1.「rakumo」の5つのメリット

ここからは、「rakumo」の具体的なメリットを説明していきます。

連絡先を管理するためのコンタクト機能は1人あたり月額100円、カレンダーは月額150円、最も高いワークフローと経費精算でも月額300円で利用できます。

さらに、情報共有や稟議といった目的別のパッケージも用意されており、個別で契約するよりも料金を節約することが可能です。「Google Workspace」や「Salesforce」との併用が前提にはなるものの、予算の限られる中小企業も導入しやすいのではないでしょうか。

カレンダーやボード、タイムレコーダーなど必要なものだけを選んで使うことで必要以上のコストを抑えられます。

例えば、「Googleカレンダー」や「ハングアウト」などを日常的に使っていて特に問題がないのなら、タイムレコーダーと経費精算アプリのみを導入してバックオフィスの業務改善を図るのもいいかもしれません。

一見当たり前のようでいて、実は搭載しているグループウェアが少ないのが経費精算の機能です。「rakumo」の経費精算アプリは、「NAVITIME」とも連携しており、訪問先の住所を入力するだけでアクセス方法と交通費を自動で算出。

経理処理までワンストップで行えるので、月末に領収書をつき合わせて確認したりする必要はありません。

高機能なワークフローも「rakumo」ならではの特徴の1つです。フローチャートによって、決裁がどこまで進んでいるかひと目でわかるうえ、コメント機能によって上長からのアドバイスも受けられます。

申請が却下された理由がわからず、不信感を抱いてしまうようなことも少なくなるのではないでしょうか。

各アプリの操作画面は薄いブルーとグレーを基調としたシンプルなインターフェイスで、装飾的な要素はほとんどありません。

デザイン的な目新しさはないものの、その分だけ操作に迷うことは少なく、初めてでも直感的に利用することが可能です。

2. 徹底調査でわかった「rakumo」を使うべき人・会社

ここまで紹介してきたメリットを踏まえ、「rakumo」はどういった人や企業に向いているのかまとめてみました。

「rakumo」は、カレンダー機能1つとっても、「Googleカレンダー」で起きがちなスケジュールの重複を回避するアラート通知機能が付いているほか、「Salesforce」では不可能な繰り返し登録にも対応しています。訪問先の住所を入力することで、前後のスケジュールを移動時間としてブロックすることも可能です。

「Google Workspace」や「Salesforce」を活かしつつ、さらなる業務効率化に取り組んでいきたい企業にはうってつけのツールだと思います。

前述の通り、訪問先を入力するだけで経路と交通費を自動表示し、経理処理までワンストップで行えるrakumoの経費精算機能は魅力です。

経理スタッフのリソース不足に悩んでいる企業などにとっては、最適なソリューションの1つになると思います。

「rakumo」のワークフロー機能を使えば、稟議の進捗がリアルタイムに把握できるうえ、決裁者とのコミュニケーション不足も防げます。

1人あたり月額300円のリーズナブルな料金で利用できるうえ、経費精算アプリで作成した清算書をそのまま承認フローに乗せることも可能です。

3.「rakumo」の成功事例

次に、実際rakumoを導入している企業の事例について2つ紹介します。「rakumo」はトータル2,300社以上の企業に導入されており、業務効率を大幅に成功させたクライアントも少なくありません。

【サービス業界の場合】

地域情報ポータルサイトを運営しているA社。営業スタッフのスケジュール管理ツールとして以前からグループウェアを利用してはいたものの、スマートフォンでの使い勝手が悪く、Googleカレンダーに切り替えることに。その一方で、部署やグループ単位でのスケジュール表示など、グループウェアの良い部分を残したいというニーズもあり、検討を重ねた結果「rakumo」を導入しました。

結果、グループのカスタマイズや予定の入力に要したいた時間が以前にも増して短くなり、スケジュール管理のコストは大幅にダウン。コンテンツの企画や顧客先への訪問といったより本質的な業務に時間を割けるようになりました。

【映像業界の場合】

プロモーション映像や商品紹介動画を制作しているB社。創業した当初は数名の組織だったため無料版の「Googleカレンダー」でスケジュールを管理していましたが、社員のが増えるにつれて、予定の表示が見づらくなっていました。

そこで「Google Workspace」へ切り替えるのと同じタイミングで「rakumo」を導入。制作プロジェクトごとのチーム編成に沿ってスケジュールを表示できるようになり、管理業務が大幅に効率化しました。あわえてボード機能も利用することで、社員同士の情報共有も活発になりました。

参照：「rakumo」導入事例

4. まずは「rakumo」の無料体験を

最後に、「rakumo」の登録方法を説明しておきます。「Google Workspace」向け・「Salesforce」向けのバージョンともに無料トライアルが用意されているので、まずはそれに申し込み、機能や使い勝手を確認しましょう。

1.公式サイトにアクセスして無料トライアルボタンをクリック

「rakumo」の公式サイト（https://rakumo.com/）にアクセスし、画面上部の「無料トライアル」をクリックします。

2.登録フォームに必要事項を入力して登録完了

登録フォームが表示されるので、Google WorkspaceまたはSalesforceの稼働状況を選び、ページの項目に沿って氏名・会社・メールアドレス・電話番号など必要事項を入力しましょう。

入力が済んだらプライバシーポリシーと利用規約を確認し、「この内容で送信する」をクリックすれば登録は完了。3営業以内に設定が完了した旨を知らせるメールが届き、アプリが使えるようになります。

5. まとめ

リーズナブルな料金で、「Google Workspace」や「Salesforce」の機能を拡張できる「rakumo」。シンプルなUIにも特徴があり、これまで2,300社以上のクライアントに利用されてきました。

「Googleカレンダー」を自社向けにカスタマイズしたい場合や、より緻密なスケジュール管理をしたい場合は最適な選択肢になるのではないでしょうか。グループウェアを導入する際は、今回紹介した内容をぜひお役立てください。

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