カスタマイズ性が高いおすすめグループウェア3選【2024年最新】

目次
• グループウェアとは
• グループウェアを選ぶ際のポイント
• 【比較表】カスタマイズ性が高いグループウェア
• カスタマイズ性が高いグループウェアおすすめ3選
• まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、チームや部署間で共同で進める仕事をアシストするツールです。社内SNS、チャット、スケジューラー、ワークフローといった機能が搭載されていて、社員同士でリアルタイムにコミュニケーションをとったり、お互いの予定を確認したり、予算や休館の申請・承認をweb上だけで完結させたりといったことができます。

創業100年の歴史を誇るある染物メーカーでは、グループウェアを導入して顧客管理・受注管理のプロセスを仕組み化したことで、スタッフの残業時間が大幅に減った一方、結果的に過去最高の売り上げを記録した事例もあります。

グループウェアが普及するきっかけになったのは、1996年にIBMからリリースされた「Lotas Notes 4.0」。そこからネットワークとデバイスの進化にともなって世界中に広まり、現在の市場規模は約1,050億円、うち約85％をサーバーを必要としないクラウド型が占めています。

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グループウェアを選ぶ際のポイント

次に、グループウェアを選ぶ際のポイントを説明します。導入後に後悔しないためには、どういった点に目を向ける必要があるのでしょうか。

グループウェアの料金相場は、ユーザー（社員）一人あたり月額600円～800円ほど。CRM（顧客管理システム）などと比べると一見安価に思えますが、仮に従業員1,000名の企業なら年額700万円以上の費用がかかります。画像やドキュメントが増えてくると、保存・共有のためのストレージを拡張する必要があり、その都度追加料金がかかることも珍しくありません。

それだけの料金を支払って十分な対価が見込めるのか、本当に自社に見合ったツールなのか、念入りに検討しましょう。グループウェアのなかには、チャットやワークフローといった個々のアプリごとに料金が設定されているものもあるので、まずはそうしたタイプを選び、使い慣れてきたら徐々に機能を拡張していくの1つの方法だと思います。

自社の業務課題をあらためて整理し、相応の機能を備えたグループウェアを選びましょう。メールでの情報共有に課題を抱えていたり、部署間の風通しの悪さを感じたりしているのならチャット・社内SNSが搭載されたグループウェア。人事や経理などバックオフィス系の業務効率アップを目指すならタイムカードやワークフロー、経費精算といった機能が付いているグループウェアがおすすめです。

加えて、操作性も大切な要素。グループウェアは、基本的に全社員が使うものなので、操作が分かりにくかったり処理が遅かったりすると、会社全体の生産性を低下させてしまいます。まずは無料トライアルに申し込み、メニューやボタンの配置は分かりやすいか、PCやスマホが苦手な人でも問題なく使えそうか、しっかり確認しましょう。

チャットや社内SNSによって社員同士のコミュニケーションが活発になれば、おのずと社員一人ひとりがタッチできる情報が増え、情報漏洩・消失のリスクも高まります。そのため、セキュリティに目を向けて選ぶことも大切なポイントです。

具体的な条件として、まず不正侵入をブロックするアクセス制限機能（IPアドレスや端末によって、各機能へのログイン・閲覧・編集を制限する機能）は必須。そのうえで、できれば運営会社がプライバシーマークやISO27001の認証を取得しているグループウェアを選ぶといいでしょう。あわせて、大手企業への導入実績、契約継続率などの数字も判断材料の1つになると思います。

【比較表】カスタマイズ性が高いグループウェア

ここからはカスタマイズ性が高いグループウェアを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するグループウェアでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。  

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、グループウェア選びの参考にしてください。

カスタマイズ性が高いグループウェアおすすめ3選

それでは実際に、PRONIアイミツがおすすめするカスタマイズ性に優れたグループウェアを紹介します。それぞれのメリット・デメリットをまとめましたので、選定する上で参考にしてください。

まとめ

今回は、カスタマイズ性に優れたグループウェアを紹介しました。料金や基本機能の点でそれぞれ違いはあるものの、いずれも豊富なオプションやAPIによる外部ツールとの連携機能、カスタムアプリの作成機能を備えており、柔軟な活用ができます。自社特有の業務課題に悩んでいる企業にとっては、最適なソリューションの1つになるのではないでしょうか。グループウェアを導入する際は、今回紹介した内容をぜひお役立てください。