カスタマイズ性が高いおすすめグループウェア2選
チャットや社内SNS、スケジューラーなど多彩な機能がパッケージ化されているグループウェア。社員同士の情報共有をはじめ、さまざまな局面に効果を発揮しますが、すべての課題を解決できるわけではありません。
部署ごとに固まってしまっている業務フローや、ベテラン社員に属人化してしまった仕事の進め方など、グループウェアの汎用的なアプリだけではカバーできない問題に悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。
今回取り上げるのは、まさにそんな企業にぴったりのグループウェアです。カスタマイズ性が高く、APIによって外部のクラウドサービスと連携させたり、自社オリジナルのカスタムアプリを作成したりすることが可能です。
グループウェアとは
グループウェアとは、チームや部署間で共同で進める仕事をアシストするツールです。社内SNS、チャット、スケジューラー、ワークフローといった機能が搭載されていて、社員同士でリアルタイムにコミュニケーションをとったり、お互いの予定を確認したり、予算や休館の申請・承認をweb上だけで完結させたりといったことができます。
創業100年の歴史を誇るある染物メーカーでは、グループウェアを導入して顧客管理・受注管理のプロセスを仕組み化したことで、スタッフの残業時間が大幅に減った一方、結果的に過去最高の売り上げを記録した事例もあります。
グループウェアが普及するきっかけになったのは、1996年にIBMからリリースされた「Lotas Notes 4.0」。そこからネットワークとデバイスの進化にともなって世界中に広まり、現在の市場規模は約1,050億円、うち約85％をサーバーを必要としないクラウド型が占めています。
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グループウェアを選ぶ際のポイント
次に、グループウェアを選ぶ際のポイントを説明します。導入後に後悔しないためには、どういった点に目を向ける必要があるのでしょうか。
料金
グループウェアの料金相場は、ユーザー（社員）一人あたり月額600円～800円ほど。CRM（顧客管理システム）などと比べると一見安価に思えますが、仮に従業員1,000名の企業なら年額700万円以上の費用がかかります。画像やドキュメントが増えてくると、保存・共有のためのストレージを拡張する必要があり、その都度追加料金がかかることも珍しくありません。
それだけの料金を支払って十分な対価が見込めるのか、本当に自社に見合ったツールなのか、念入りに検討しましょう。グループウェアのなかには、チャットやワークフローといった個々のアプリごとに料金が設定されているものもあるので、まずはそうしたタイプを選び、使い慣れてきたら徐々に機能を拡張していくの1つの方法だと思います。
機能・操作性
自社の業務課題をあらためて整理し、相応の機能を備えたグループウェアを選びましょう。メールでの情報共有に課題を抱えていたり、部署間の風通しの悪さを感じたりしているのならチャット・社内SNSが搭載されたグループウェア。人事や経理などバックオフィス系の業務効率アップを目指すならタイムカードやワークフロー、経費精算といった機能が付いているグループウェアがおすすめです。
加えて、操作性も大切な要素。グループウェアは、基本的に全社員が使うものなので、操作が分かりにくかったり処理が遅かったりすると、会社全体の生産性を低下させてしまいます。まずは無料トライアルに申し込み、メニューやボタンの配置は分かりやすいか、PCやスマホが苦手な人でも問題なく使えそうか、しっかり確認しましょう。
セキュリティ
チャットや社内SNSによって社員同士のコミュニケーションが活発になれば、おのずと社員一人ひとりがタッチできる情報が増え、情報漏洩・消失のリスクも高まります。そのため、セキュリティに目を向けて選ぶことも大切なポイントです。
具体的な条件として、不正侵入をブロックするアクセス制限機能（IPアドレスや端末によって、各機能へのログイン・閲覧・編集を制限する機能）は必須。そのうえで、できれば運営会社がプライバシーマークやISO27001の認証を取得しているグループウェアを選ぶといいでしょう。あわせて、大手企業への導入実績、契約継続率などの数字も判断材料の1つになると思います。
グループウェアの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツSaaSをご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったグループウェア（最大6サービス）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。
【比較表】カスタマイズ性が高いグループウェア
ここからは実際に、カスタマイズ性が高いグループウェアを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。
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料金 月 490 円 /ユーザー 初期費用 要問合せ
(他1プラン)
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料金 月 120 円 /ユーザー 初期費用 要問合せ
(他1プラン)
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導入実績社数 2,300社 |
導入実績社数 情報なし |
rakumo株式会社が提供しており、これまでトータル2,300社に導入されてきました。利用継続率は99％をマークしています。
＜メリット＞
特徴は、料金がリーズナブルで、運用コストを最小限に抑えられることです。カレンダー（1人あたり月額150円）、ワークフロー（1人あたり月額300円）など、Aipoと同様にアプリごとに独立した料金体系をとっており、必要なものだけを選んで組み合わせられます。
プロモーション映像などの制作を手がけている企業では、それまで利用していたGoogleカレンダーに、rakumoのカレンダーアプリを組み合わせたことで、予定をグループ分けし、同時進行しているプロジェクトの進捗をひと目で把握できるようになりました。
また、ユーザーの間ではNAVITIMEと連携する経費精算アプリの評判が非常に高くなっています。訪問先のアドレスを入力するだけで、経路と交通費を算出し、精算までワンストップで行えます。経理の業務効率化にも一役買ってくれるのではないでしょうか。
＜デメリット＞機能拡張のためのツールとして開発されているため、単体では動作せず、導入するには「Google Workspace」または「Salesforce」のアカウントが必要です。
また、画像やドキュメントを保存・共有するオンラインストレージが付いていないのもデメリットの1つです。Google WorkspaceやSalesforceのデータ容量がいっぱいになってしまった場合、rakumoとは別にサーバーや外部のストレージサービスを導入する必要があります。
運営元こそ異なるものの、2019年にサービスが終了した「サイボウズ Live」の後継モデルとしても注目を集めているようです。
＜メリット＞
何より大きな特徴は、業界トップクラスの格安料金です。ユーザー100名までなら1人あたり月額120円、ユーザー500名までなら1人あたり月額100円で利用できます。
チャット、社内SNS、文書作成といった基本機能のほか、カスタムアプリ作成機能も付いており、自社オリジナルの業務ツールをカタチにすることが可能です。予算やリソースを節約しつつ、業務効率化に取り組んでいきたい企業にはぴったりのグループウェアではないでしょうか。
＜デメリット＞
業務用マニュアルの作成、ファイル閲覧といった一部の機能がスマートフォンに対応しておらず、外出先でチャットを利用する際も、スマートフォン専用のアプリを別途インストールする必要があります。営業スタッフや店舗の接客スタッフとの情報共有が主な目的の場合、他のグループウェアとあわせて慎重に検討した方がいいかもしれません。
また、サポートサイトの一部が英語で書かれているため、自分で調べながら使い方を覚えていくのが苦手な人、英語に苦手意識を持っている人にとってはややハードルが高そうです。
カスタマイズ性が高いグループウェアおすすめ2選
それでは実際に、PRONIアイミツがおすすめするカスタマイズ性に優れたグループウェアを紹介します。それぞれのメリット・デメリットをまとめましたので、選定する上で参考にしてください。
rakumo for Google Workspaceは、単体のグループウェアというよりは、機能拡張を前提に開発されたクラウド型のツールです。現時点で「Google Workspace」と「Salesforce」に対応しており、それぞれに搭載されたカレンダーやワークフロー、スケジューラーといった機能をカスタイマイズすることが可能です。
rakumo株式会社が提供しており、これまでトータル2,300社に導入されてきました。利用継続率は99％をマークしています。
＜メリット＞
特徴は、料金がリーズナブルで、運用コストを最小限に抑えられることです。カレンダー（1人あたり月額150円）、ワークフロー（1人あたり月額300円）など、Aipoと同様にアプリごとに独立した料金体系をとっており、必要なものだけを選んで組み合わせられます。
プロモーション映像などの制作を手がけている企業では、それまで利用していたGoogleカレンダーに、rakumoのカレンダーアプリを組み合わせたことで、予定をグループ分けし、同時進行しているプロジェクトの進捗をひと目で把握できるようになりました。
また、ユーザーの間ではNAVITIMEと連携する経費精算アプリの評判が非常に高くなっています。訪問先のアドレスを入力するだけで、経路と交通費を算出し、精算までワンストップで行えます。経理の業務効率化にも一役買ってくれるのではないでしょうか。
＜デメリット＞機能拡張のためのツールとして開発されているため、単体では動作せず、導入するには「Google Workspace」または「Salesforce」のアカウントが必要です。
また、画像やドキュメントを保存・共有するオンラインストレージが付いていないのもデメリットの1つです。Google WorkspaceやSalesforceのデータ容量がいっぱいになってしまった場合、rakumoとは別にサーバーや外部のストレージサービスを導入する必要があります。
利用者のレビュー（口コミ、評価）
主な機能
Zoho Connectは、アメリカ・カリフォルニア州に本拠を置くZoho Corporationが提供するクラウド型のグループウェアです。リーズナブルな料金と基本機能の使い勝手の良さに定評があり、業種を問わず世界中の企業に導入されています。
運営元こそ異なるものの、2019年にサービスが終了した「サイボウズ Live」の後継モデルとしても注目を集めているようです。
＜メリット＞
何より大きな特徴は、業界トップクラスの格安料金です。ユーザー100名までなら1人あたり月額120円、ユーザー500名までなら1人あたり月額100円で利用できます。
チャット、社内SNS、文書作成といった基本機能のほか、カスタムアプリ作成機能も付いており、自社オリジナルの業務ツールをカタチにすることが可能です。予算やリソースを節約しつつ、業務効率化に取り組んでいきたい企業にはぴったりのグループウェアではないでしょうか。
＜デメリット＞
業務用マニュアルの作成、ファイル閲覧といった一部の機能がスマートフォンに対応しておらず、外出先でチャットを利用する際も、スマートフォン専用のアプリを別途インストールする必要があります。営業スタッフや店舗の接客スタッフとの情報共有が主な目的の場合、他のグループウェアとあわせて慎重に検討した方がいいかもしれません。
また、サポートサイトの一部が英語で書かれているため、自分で調べながら使い方を覚えていくのが苦手な人、英語に苦手意識を持っている人にとってはややハードルが高そうです。
利用者のレビュー（口コミ、評価）
主な機能
まとめ
今回は、カスタマイズ性に優れたグループウェアを紹介しました。料金や基本機能の点でそれぞれ違いはあるものの、いずれも豊富なオプションやAPIによる外部ツールとの連携機能、カスタムアプリの作成機能を備えており、柔軟な活用ができます。自社特有の業務課題に悩んでいる企業にとっては、最適なソリューションの1つになるのではないでしょうか。グループウェアを導入する際は、今回紹介した内容をぜひお役立てください。
しかし、数あるグループウェアを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者は、ぜひPRONIアイミツSaaSを活用ください。アイミツSaaSでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったグループウェアが分かる診断（無料）ができます。
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PRONIアイミツ編集部
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