名刺のデータ化とは？紙の名刺をラクに管理する方法・おすすめソフトを紹介

目次
• 名刺をデータ化するメリット
• 紙の名刺をデータ化する方法
• 名刺を効率的に管理できる「名刺管理ソフト」とは
• 【比較表】名刺管理ソフト
• 名刺管理ソフトおすすめ11選
• 無料で使える名刺管理アプリ3選
• 名刺管理ソフトを選ぶ際の注意点
• まとめ：名刺の電子化で業務効率アップ

名刺をデータ化するメリット

名刺を紙のまま保管していると、管理や活用の面で多くの手間やリスクが発生します。名刺をスキャナーやスマホアプリでスキャンし、データ化・電子化すれば、検索や共有のしやすさが向上するだけでなく、業務全体の効率化や営業活動の強化にもつながります。ここでは、名刺をデータ化することで得られる具体的なメリットを解説します。

名刺をデータ化すれば、会社名・氏名・役職などで検索できるようになり、必要な情報にすぐアクセスできる環境が整います。紙の名刺だと「どこにしまったか分からない」「過去のやり取りが思い出せない」といった課題が起きがちですが、データ化された名刺情報であれば、社内のメンバーと情報を共有することも可能。営業や総務など、複数人で名刺情報を扱う業務でも活用しやすくなります。

紙の名刺は、保管場所の確保が必要なうえ、紛失・破損・経年劣化といったリスクを常に抱えています。特に外出先で受け取った名刺を一時的にカバンに入れておくと、後で見つからないことも。データ化してクラウドや名刺管理ソフトに保存しておけば、場所や端末を問わずいつでも閲覧でき、安全性も格段に高まります。

名刺を手作業でファイリングしたり、Excelやスプレッドシートに入力していたりすると、管理の手間が大きな負担に。名刺をデータ化すれば、スキャン・自動読み取りによる登録が可能になり、日常業務の中で名刺情報を扱う工数を大幅に減らせます。特に営業部門では、新規開拓や既存顧客とのやり取りに集中できる時間を確保しやすくなります。

名刺をデータとして蓄積しておくことで、「あのとき名刺を交換した人にまた連絡したい」といった際、すぐに検索・活用できます。また、業種や属性ごとに名刺を整理すれば、ターゲットリストの作成や、キャンペーン配信のセグメント設計にも役立ちます。過去の接点を営業活動に活かしたり、社内での人脈マップとして再活用したりすることも可能です。

紙の名刺をデータ化する方法

名刺を効率よく管理する第一歩は、紙の名刺をデータ化することです。名刺をデジタル化することで、検索性や共有性が向上し、業務効率の改善につながります。ここでは「名刺をデータ化する方法」として代表的な手段を紹介します。

名刺のデータ化方法として定番なのが、名刺スキャナーや複合機を使ってスキャンする方法です。OCR（光学文字認識）機能を搭載したスキャナーを使えば、氏名・会社名・連絡先などの名刺情報を自動でテキスト化でき、入力の手間が大幅に削減されます。複数枚の名刺をまとめて一括でスキャンできるため、名刺の枚数が多い企業や定期的に整理する必要がある方におすすめです。名刺管理ソフトと連携することで、読み取った情報をすぐにクラウド上で管理・共有できる点も大きなメリットです。

スマートフォンで名刺を撮影し、データ化できる名刺管理アプリも人気の方法です。EightやCAMCARD BUSINESSなどの名刺管理アプリでは、名刺をカメラで撮影するだけでOCR処理が行われ、名刺情報が自動で登録されます。外出先や商談の合間など、スキマ時間にサッと名刺を管理できる手軽さが特徴です。クラウド型の名刺アプリなら、スマホ・PC間でのデータ連携もスムーズに行え、営業担当者やリモートワーカーにとって非常に実用的です。

OCRに頼らず、名刺の情報を1件ずつ手作業で入力する方法もあります。ExcelやGoogleスプレッドシート、自社の顧客管理ツール（CRMなど）に直接入力することで、フォーマットを自由にカスタマイズできる点がメリットです。読み取り精度に不安がある場合や、名刺の件数が少ない場合には現実的な選択肢です。ただし、件数が多いと時間と労力がかかるため、あくまで短期的・補助的な活用に向いています。

「名刺 スキャン 代行」などで検索されるように、外部業者に名刺を送り、スキャンからデータ化まで任せる方法もあります。専門業者によっては、データ化後の情報を名刺管理ソフトと連携し、タグ付けや重複排除なども自動で行ってくれるため、大量の名刺を一括で処理したい場合に有効です。自社で人手や時間をかけずに名刺管理を始めたい企業に適していますが、コストや情報漏えい対策などを事前に確認しておくことが重要です。

名刺を効率的に管理できる「名刺管理ソフト」とは

名刺をスキャナーやスマホアプリでデータ化した後は、その情報をいかに効率よく管理・活用するかが重要になります。そこで活用されているのが「名刺管理ソフト」です。名刺管理ソフトとは、データ化された名刺情報をオンライン上で整理・検索・共有できるツールのことを指し、個人利用はもちろん、営業チームや管理部門など社内全体で名刺情報を活かすための基盤として広く導入が進んでいます。

名刺管理ソフトの主な機能には、OCRによる自動登録、キーワード検索、タグ分類、担当者や部署ごとの管理、CSV出力、外部ツールとの連携などがあります。クラウド型のサービスであれば、パソコン・スマホ・タブレットなど複数の端末からアクセスでき、出先や在宅勤務時でもスムーズに名刺情報にアクセス可能です。

特に近年は、名刺を「人脈データ」として再活用する動きが広がっており、名刺管理ソフトに蓄積された情報を営業リスト作成や見込み顧客分析、アプローチ履歴の共有といったマーケティング活動に活かす企業も増えています。名刺を単なる「紙の情報」にとどめず、デジタル資産として最大限活用するためにも、名刺管理ソフトの導入は非常に効果的な手段といえるでしょう。

【比較表】名刺管理ソフト

ここからは実際に、おすすめの名刺管理ソフトを比較します。

名刺管理ソフトは費用相場として、無料〜月額数千円程度が中心で、名刺の登録上限や機能に応じた料金プランが用意されています。EightやmyBridgeなど無料で始められるサービスも多く、プレミアムプランへ切り替えれば登録枚数が無制限になるケースもあります。

一方、SansanやPHONE APPLI PEOPLEなどの法人向け高機能ツールは、導入規模やカスタマイズ内容によって価格が変動するのが特徴です。さらに、CAMCARD BUSINESSのようにID単位で課金されるタイプもあり、利用人数に応じた柔軟な選択が可能です。

次の章では、名刺管理ソフトおすすめ11選を詳しく紹介します。ご自身の利用目的や規模に合ったサービスを選ぶ参考にしてください。

名刺管理ソフトおすすめ11選

名刺をデータ化した後の管理には、名刺管理ソフトの活用が便利です。名刺情報の整理・共有・活用に役立つおすすめの名刺管理ソフト11選を紹介します。

無料で使える名刺管理アプリ3選

続けて、無料で利用できる名刺管理アプリを紹介します。

PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、名刺管理ソフト選びの相談を承っています。以下のボタンからいくつかの質問に答えるだけで、自社におすすめのツールがわかる診断（無料）も用意していますのでぜひご活用ください。

名刺管理ソフトを選ぶ際の注意点

名刺管理ソフトは便利な反面、導入方法や使い方を誤ると十分な効果を得られないこともあります。導入後に「こんなはずではなかった」とならないためにも、選ぶ前に確認すべき注意点を押さえておきましょう。

名刺管理ソフトには、主にクラウド型とオンプレミス型の2種類があり、データの保管場所や、システムの管理主体が異なります。クラウド型はインターネット上のサーバーに名刺データを保存し、システム自体も提供会社が管理します。利用は月額料金制が一般的で、自社で環境を用意する必要がないため、初期投資を抑えられる点がメリット。ただし、契約が続く限り一定の運用コストが発生します。

一方、オンプレミス型は、自社のサーバーにソフトウェアをインストールし、自社で運用・管理を行う方式です。導入時の構築費用が大きくなる傾向にあり、導入までの準備にも時間がかかりますが、自社独自のセキュリティ基準を適用したり、カスタマイズしたりすることが可能です。現在はクラウド型が主流ですが、用途や運用体制に応じて選ぶことが重要です。

企業によって名刺管理における課題は異なるため、導入前に自社のニーズを明確にすることが欠かせません。名刺を紙からデジタルへ移行するだけなら、OCR精度や検索のしやすさを重視したソフトが適しています。例えば、社名・氏名・交換日などの条件で絞り込み検索ができる機能があると便利です。

さらに、社内で名刺情報を共有・活用したい企業は、CRMやSFAなど外部ツールとの連携機能を備えたソフトを選びましょう。人脈管理機能があれば、誰がどの取引先と接点を持っているか把握でき、重複したアプローチの回避にもつながります。また、対応している利用規模や言語も製品によって異なるため、自社の体制や今後の展開に合ったものを選ぶ必要があります。

名刺の取り込み方法はソフトによって異なり、スマートフォンだけで完結するものもあれば、スキャナーが必要なサービスも存在します。利用シーンに応じて、どのデバイスに対応しているかを確認しておきましょう。
また、OCRの精度や処理速度にも違いがあるため、特に名刺の枚数が多い企業ではデータ化の正確さが業務効率に直結します。大量の名刺を扱う場合は、AIによる自動読み取りに加え、スタッフによる手入力補正を併用できるソフトを選ぶと安心です。手作業による補正がオプションとなっている場合もあるため、追加費用の有無も併せて確認しましょう。

名刺管理ソフトの導入には初期費用または月額料金がかかるため、自社の利用状況に見合ったコスト感かを見極める必要があります。名刺の取扱枚数が多く、情報の活用頻度も高い場合は、導入による業務効率化や情報共有の促進といった効果が期待できます。

一方で、月に数枚程度しか管理しないのであれば、無料で使える範囲で十分というケースもあるでしょう。料金プランを比較し、オプション費用（機器レンタル、オペレーター入力費用など）も含めてトータルコストを把握した上で選定することが大切です。また、アカウント課金制のサービスでは、頻繁に使わない部門でもアクセスが必要になることがあるため、利用者数の見積もりにも注意しましょう。

安心して利用できるソフトを選ぶためには、導入実績や市場でのシェアも参考になります。実績のあるサービスはさまざまな業種・業態に対応しており、豊富なノウハウと安定したサポート体制が期待できます。また、ユーザーが多いソフトはアップデートが定期的に行われる傾向があり、機能改善やセキュリティ強化にも期待が持てます。他社の活用事例や口コミが多い製品であれば、導入前に具体的な使用イメージを掴みやすく、社内での説明や説得材料としても有効です。

名刺管理ソフトを選定する際は、自社で現在利用している他のシステムとの連携が可能かどうかも確認しておくべき重要なポイントです。たとえば、CRMやSFA、メール配信ツールと連携できれば、名刺情報をそのまま営業活動やフォローアップに活かすことができます。
また、名刺データを自動で他システムと同期できる機能があれば、二重入力の手間を省き、データの整合性も保てます。API連携が可能な製品であれば、自社の業務フローに合わせた柔軟な運用も実現できるでしょう。

まとめ：名刺の電子化で業務効率アップ

名刺のデータ化・電子化は、単なる紙の整理にとどまらず、業務効率や情報活用の面でも大きなメリットをもたらします。スキャナーやスマホアプリを使って名刺をデジタル化し、名刺管理ソフトで一元管理すれば、検索・共有がスムーズになり、営業や人脈活用にも役立ちます。さらに、SFAやCRMと連携できるソフトを導入すれば、業務全体のデジタル化・自動化も実現可能です。自社の課題に合った方法で名刺を電子化し、日々の業務をより効率的に進めていきましょう。

とはいっても、数ある名刺管理ソフトを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った名刺管理ソフトが分かる診断（無料）ができます。