勤怠管理システムのメリット・デメリットとは？選び方や導入手順も紹介

目次
• 1.勤怠管理システムとは？
• 2.勤怠管理システムの必要性・勤怠管理システムでできること
• 3.勤怠管理システムを導入するメリットとは？
• 4.勤怠管理システムを導入するデメリットとは？
• 5.勤怠管理システム導入の失敗例と注意点
• 6.勤怠管理システムの選び方のポイント
• 7.勤怠管理システムの導入形態は2種類！
• 8.勤怠管理システムの主な機能
• 9.勤怠管理システムの打刻方法とは？
• 10.人気の勤怠管理システムをご紹介！厳選10社
• 11.勤怠管理システムの導入手順
• 12.勤怠管理システムの料金相場・費用対効果は？
• 【まとめ】最適な勤怠管理システムを導入しよう！

1.勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、出勤や退勤における時刻記録、休暇に関する申請や取得の記録、シフト管理など勤怠管理業務をサポートするためのシステムです。勤怠管理システムには主に、時刻の打刻・申告記録を行う機能や、記録されたデータを集約や集計する管理機能で構成されています。

近年では出勤や退勤を記録するツールとして、パソコンのログ・生体認証・ICカード・QRコード・スマートフォンなどさまざまなツールを利用して記録する仕組みが構築されています。

2.勤怠管理システムの必要性・勤怠管理システムでできること

勤怠管理システムを導入すれば、モバイル端末での勤怠管理や、労働時間の可視化が可能です。従業員による不正打刻の防止や、勤怠管理システムと給与計算システムを連携して給与業務を自動化することもできます。

近年は働き方改革の影響もあり、時短勤務や時差出勤、リモートワークなどさまざまな働き方の勤怠管理への対応、業務効率を向上させるために勤怠管理システムを導入する会社が増加しています。

勤怠管理システムを導入するには、初期費用や運用・保守費用などがかかりますが、自社の環境やニーズに合わせて適したシステムを導入すれば、費用対効果を高められるため勤怠管理システムは導入すべきシステムの1つだと言えるでしょう。

3.勤怠管理システムを導入するメリットとは？

勤怠管理システムの大まかな特徴は理解できたでしょうか。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットを具体的に紹介します。

3-1.給与計算の自動化

勤怠管理システムの製品によっては、システム連携機能を使用して給与計算システムなどのシステムと連携させることが可能です。

紙媒体のタイムカードを使用して勤怠管理を行っている場合、給与計算を実施する際にデータを手作業で入力する必要があるため、人的ミスによるトラブルが発生する可能性があります。勤怠管理システムを導入し、給与計算システムを連携させれば、従業員の給与計算から給与明細の発行までをスムーズに行うことが可能です。

3-2.業務効率化・コスト削減

勤怠管理システムを導入すれば、勤怠に関する申請・承認のためのワークフローをシステム上で簡単に設定できます。そのため勤怠管理に関する手続きをスムーズに実行でき、業務効率の向上が可能です。

勤怠管理システムを導入すれば、部門間の勤怠に関するやり取りもできるため無駄な業務を削減できます。また従業員も勤怠管理システムを利用すれば、タイムカードやExcelの入力と比べて簡単に打刻できるため、勤怠管理に関するストレスの軽減につながるでしょう。

3-3.労働時間管理の精度向上

勤怠管理システムを導入すれば、これまで以上に従業員の出勤や退勤の時間を正確に管理できます。またシステム導入によって、パソコンのログやICカード、スマートフォンなどを利用して、簡単かつ正確に打刻できるため、入力ミスを防止することが可能です。タイムカードを利用して勤怠管理を行っている場合、従業員の行列ができて時間がかかり、正確な労働時間を管理しにくい場合もあるほか、不正な打刻が発生するなどの課題を解決できるでしょう。

3-4.法改正にもアップデートで対応

勤怠管理システム導入後に、労働基準法など勤怠に関する法改正が行われた場合にも対応可能です。Excelやタイムカードを使用して管理をしていると、法改正に対応した勤怠管理に仕組みを変更するのに手間がかかってしまいます。

一方、勤怠管理システムでは法改正への対応として、システムのアップデートで対応できることがメリットです。ただし法改正におけるシステム変更に、オプション料金が発生する可能性もあるため注意する必要があります。

4.勤怠管理システムを導入するデメリットとは？

勤怠管理システムを導入するメリットは数多くありますが、デメリットもあります。ここでは、勤怠管理システムを導入するデメリットを紹介します。

4-1.導入作業に多少の手間がかかる

勤怠管理システムでは、導入から運用までに手間がかかることがデメリットです。自社の勤怠に関する課題を洗い出し、課題解決できる勤怠管理システムを検討して導入するため時間がかかるほか、導入後も社内に定着させるために、システムの仕様や操作方法を従業員に周知する必要があります。

そのためシステムが複雑であればあるほど、教育コストがかかります。このように、運用体制の構築や従業員への教育などの手間がかかることを理解しておきましょう。

4-2.導入費用がかかる

勤怠管理システムは、製品や提供形態によって費用は異なり導入するためのコストがかかります。特に、自社の環境やニーズに合わせてシステムをカスタマイズしたい場合には、導入費用は高額になる場合があります。

またシステムの保守や運用の費用もかかるため、タイムカードで勤怠管理を行っていた場合と比較してコストが増加することがデメリットです。さらに勤怠管理システムは、費用対効果を確認しにくいため、事前に勤怠管理システムを導入する目的を明確にしておく必要があります。

5.勤怠管理システム導入の失敗例と注意点

勤怠管理システムは、業務効率の向上やコストの削減、従業員満足度の向上などさまざまなメリットがあります。一方、勤怠管理システムの導入に失敗する会社も少なくありません。ここではシステム導入に失敗してしまった事例を簡単に紹介します。

・会計システムと同様の選定基準で選んでしまった
自社独自の勤怠規則が認められる「労働基準法第36条」があり、勤怠管理システムが自社の運用方法に合わず使用できなかった。

・自社のほかのシステムと連携することができなかった
事前にほかのシステムと連携できるシステムであるか検討せずに導入してしまいシステム連携機能ができなかった。

・システムの対象規模が大きすぎた
小規模の会社で勤怠管理システムを導入したため、使用してみると不要な機能が多く、メリットよりもコストが大きくなってしまった。

6.勤怠管理システムの選び方のポイント

勤怠管理システムが自社のニーズに合っていない場合の失敗も少なくありません。ここでは、勤怠管理システムの選び方のポイントを紹介します。

6-1.外部との連携が可能か

勤怠管理システムで集計したデータは、システム連携機能を利用することで、給与計算システムなど自社の既存システムと連携させて利用できます。そのため既存システムと連携させたいと考えている方は、勤怠管理システムと既存システムの連携ができるかどうかや、システム連携機能の使いやすさなどを事前に確認しておくことが大切です。

また、スマートフォンやタブレットなどあらゆる端末と連携できるかどうかも確認しておきましょう。

6-2.就業規則や給与制度とマッチするか

自社の就業規則や給与制度とマッチした勤怠管理システムを選ぶのは重要です。就業規則や給与制度は会社によって異なるため、自社に必要な機能を見極める必要があります。就業規則が多様に定められている場合は、柔軟な設定のできる勤怠管理システムを選定しましょう。

また必要な機能がない場合は、カスタマイズできるかどうかを確認することも大切です。一方、独自の就業規則や給与制度がない場合は、必要最低限の機能を備えた勤怠管理システムで十分なこともあるでしょう。

6-3.従業員数にマッチする仕組み・価格か

自社の環境や規模にあわない仕組みや機能のある勤怠管理システムを導入すると、多くのコストがかかる場合があります。たとえば従業員数の少ない企業で、独自の就業規則が特にない場合、必要最低限の機能や仕組みのあるシステムが適している場合もあるでしょう。

一方、コストを重視して機能の少ない製品を選び、業務効率の向上につながらないケースもあります。従業員数や就業規則に合わせて、柔軟にカスタマイズできる勤怠管理システムを選択するのがおすすめです。

7.勤怠管理システムの導入形態は2種類！

勤怠管理システムの提供形態には、主にクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。ここでは、それぞれの特徴について簡潔に紹介します。

7-1.クラウド型

クラウド型は、インターネットに接続して利用できるクラウドサーバーを使用する勤怠管理システムです。主な特徴として、初期導入コストを抑えられることや、インターネット接続によって場所を問わず使用できることが挙げられます。

7-2.オンプレミス型

オンプレミス型は、自社のパソコンやサーバーなどにソフトウェアをインストールして使用する勤怠管理システムです。主な特徴として、自社のニーズに合わせた機能とセキュリティをカスタマイズできることや、インターネットに接続せずに利用できることが挙げられます。

8.勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムは製品や提供形態によってさまざまな機能があります。ここでは、勤怠管理システムの主な機能について紹介します。

8-1.勤怠管理

勤怠管理はもっとも基本的な機能であり、日次勤怠管理・勤怠確認・分析レポートの作成・拠点別の打刻集計などができます。勤怠管理機能を使用すれば、これまでタイムカードなどで管理していた勤怠をシステム上で完結させることが可能です。

8-2.休暇申請管理

休暇申請管理機能とは、有給休暇・代休・振休・年末休暇・慶弔休暇・自社独自の休暇などの休暇を申請・管理できる機能です。休暇申請管理機能を使用すれば、集計・申請・承認業務や休暇管理をスムーズに行えるため、業務効率の向上が期待できます。

8-3.シフト管理

シフト管理機能とは、シフト申請から調整・作成・公開までをワンストップで行える機能です。シフト管理機能を使用すれば、シフトに関する情報の一括管理やリアルタイムで確認できるようになり、従業員のシフト確認の手間を減らせます。

8-4.集計管理

集計管理機能とは、打刻時刻をもとに出勤日数や休日出勤数、勤務時間、残業時間、深夜業務時間などを集計・管理できる機能を指します。従業員によって異なる勤怠データの集計作業を自動的に行えるため、業務負担を削減することが可能です。

8-5.外部連携機能

外部連携機能とは、勤怠管理システムのデータをほかのバックオフィス系システムなどと連携できる機能です。勤怠管理システムと給与管理システムを連携させることで、給与計算業務に関する業務効率の向上を期待できます。

8-6.その他の便利な機能

勤怠管理システムには、ほかにもさまざまな便利機能があります。システムによって時間外アラート機能、出退勤アラート、日報管理、多言語対応機能などがあるため、自社の目的に合わせて導入することで多くの課題を解決できるでしょう。

9.勤怠管理システムの打刻方法とは？

勤怠管理システムは機能だけではなく、打刻方法にも種類があります。ここでは、主な打刻方法について紹介します。

9-1.ICカード打刻

ICカード打刻では、交通系のICカードであるSUICA、コンビニで使用できるICカード、スマートフォンなどさまざまなカードや端末を利用して打刻できます。独自のICカード導入費用を抑えられるのがメリットです。

9-2.Web打刻

Web打刻では、各従業員のパソコンからワンクリックで打刻できます。タイムカードを使用している場合、打刻機に並ぶ必要がありますがWeb打刻であれば不要です。そのため、これまで以上に本来の業務に集中することができます。

9-3.生体認証（指静脈打刻）

勤怠管理システムで生体認証打刻を使用することで、同時に本人確認ができ、不正打刻を防止できます。ICカードなどの場合は持参し忘れてしまうこともありますが、生体認証の場合は持参忘れは発生しないことがメリットです。

9-4.顔認証打刻

顔認証打刻も、生体認証打刻によって不正打刻防止や、管理の手間削減を実現できます。一般的に専用機器が不要なため、荷物などを持っていても打刻できることがメリットです。ただし、読み取りができない可能性もあるため対策が必要です。

9-5.GPS打刻

GPS打刻とは、従業員が外出先などでスマートフォンやタブレット端末の位置情報をもとに打刻を行う方法です。GPS打刻機能を使用すれば、従業員の外出先や出退勤時間の情報を正確に把握できるというメリットがあります。

10.人気の勤怠管理システムをご紹介！厳選10社

人気の勤怠管理システムを紹介します。複数の勤怠管理システムを比較して、自社のニーズに合ったシステムを導入しましょう。

10-1.株式会社DONUTS

DONUTSは、ジョブカンというクラウド型の勤怠管理システムを提供しています。2007年2月に設立し、クラウドサービス・ゲーム・動画やライブ配信・医療・出版メディアなどの幅広い事業を展開している会社です。
フレックス・裁量労働などのあらゆる勤務形態や、雇用形態によって細かい設定や運用ができるという特徴があります。電話・メール・チャットでサポートを利用できるため、安心して勤怠管理システムを導入・運用可能です。

10-2.中央システム株式会社

中央システムは、RECORUというクラウド型の勤怠管理システムを提供する会社です。1981年6月の設立から、システムインテグレーションやシステムソリューション、アプリケーション開発・提供、クラウドサービスの開発・提供などの事業を展開しています。
使いやすさと導入しやすさが特徴の勤怠管理システムとして、必要な機能のみが搭載されているため、マニュアル不要で使いこなすことができることが特徴です。

10-3.株式会社デジジャパン

デジジャパンは、Touch On Timeというクラウド型の勤怠管理システムを提供している会社です。2000年11月の設立から、クラウドサービスを用いたソリューションの提供やPOSレジ端末の販売などの事業を展開しています。
勤怠管理の業務効率の向上だけではなく、勤怠の可視化やコスト削減などのさまざまな効果を得ることが可能です。導入企業数は3万1,000社以上であり、継続率99.7%という実績があります。

10-4.IEYASU株式会社

IEYASUは、IEYASUというクラウド型の勤怠管理システムを提供する会社です。2016年7月に設立し、クラウド勤怠管理システムの提供を主な事業として行っています。
無料版では機能は制限されますが、初期費用・月額費用無料で導入できます。有料プランにすれば、すべての機能を使用することが可能です。ICカード打刻やWeb打刻だけではなく、LINE打刻やslack打刻など幅広い打刻方法に対応しています。

10-5.株式会社マネーフォワード

マネーフォワードは、マネーフォワードクラウド勤怠というクラウド型の勤怠管理システムを提供している会社です。2012年5月の設立から、主にインターネットサービス開発事業を行っています。
勤怠チェック・シフト管理・有給休暇管理・ワークフロー・異動履歴管理・アラート・インポート・CSV出力など豊富な機能を利用可能です。また、残業時間を超えていないかを色で区分し、可視化できます。

10-6.株式会社バルテック

バルテックは、MOT勤怠管理システムというクラウド型の勤怠管理システムを提供する会社です。1993年3月の設立から、通信機器・事務用機器・コンピューター・周辺機器の製造、販売、レンタル、設置工事、保守管理、ICT機器販売などの事業を展開しています。
初期費用無料で、1ID当たり300円（税抜）で使用でき、GPS・顔認証・ICカード・指紋認証・静脈認証・Wi-Fiなどさまざまな打刻方法に対応していることが特徴です。

10-7.freee株式会社

freeeは、freee人事労務という勤怠管理機能のある人事労務管理システムを提供する会社です。2012年7月の設立から、スモールビジネスのバックオフィスの生産性向上に寄与するSaaSサービスの開発・提供に関する事業を行っています。
給与計算・給与明細・年末調整・勤怠管理・労務管理を1つのシステムにまとめて管理可能です。従業員21名以上であれば、1社に1名のサポート担当が付くため導入から運用までをスムーズに利用できます。

10-8.株式会社電通国際情報サービス

電通国際情報サービスは、POSITIVEという勤怠管理機能を有するシステムを提供する会社です。1975年12月の設立から、コンサルティングサービス・受託システム開発・ソフトウェア製品の販売やサポートアウトソーシング・運用保守サービスなどの事業を展開しています。
グループ展開が簡単であり、グループ各社としての専門性や多様性を活かすためのグループ統合の基幹人事システムを構築可能です。多様化している就業形態や法令遵守にも柔軟に対応できます。

10-9.株式会社フリーウェイジャパン

フリーウェイジャパンは、フリーウェイタイムレコーダーというクラウド型の勤怠管理システムを提供する会社です。1991年3月の設立から、インターネットを使用したクラウド型の業務系システムの販売・提供の事業を行っています。
従業員数が10人までなら、初期費用と月額費用が完全無料で利用でき、従業員数が11人以上であれば初期費用は無料、月額費用は1,980円（税抜）で利用可能です。打刻方法には、手動打刻とICカード打刻を利用できます。

10-10.日本電気株式会社

日本電気は、勤革時というクラウド型の勤怠管理システムを提供している会社です。1899年7月の創立から、社会公共・社会基盤・エンタープライズ・ネットワークサービス・グローバルなど幅広い事業を展開しています。
導入時の月額費用は1人当たり300円（税抜）から利用できるほか、モバイル・ICカード・顔認証・Web打刻・生体認証などさまざまな打刻方法を用意しているため、複数の打刻方法を一元管理することが可能です。

11.勤怠管理システムの導入手順

勤怠管理システムを導入してから運用するまでの手順は、サービス契約、初期設定、従業員への周知という流れがあります。勤怠管理システムの導入までには、自社の課題を洗い出し、必要な勤怠管理システムの機能やサポート、セキュリティなどを事前に明確化することも重要なポイントです。

そして導入するシステムがある程度定まったら、無料トライアル期間を利用して、自社に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。導入が決まりシステムの運用を開始したら、初期設定を行います。必要な情報をシステムに登録し、運用できるかテストするのも重要です。

初期設定が終わったら管理者や従業員に操作方法の説明を行います。説明会を開催すると、スムーズに周知できるでしょう。

12.勤怠管理システムの料金相場・費用対効果は？

勤怠管理システムの料金相場は、クラウド型の場合は初期費用が3万円〜50万円程度で、無料の場合もあります。ランニングコストは、従業員1名当たり月額100円〜500円程度。

一方オンプレミス型の場合、初期費用は30万円〜100万円程度で、ランニングコストはサーバー契約料金が10万円程度、サーバー利用料金が月額1万円程度です。自社の課題を解決できる機能のあるシステムを導入できれば、費用対効果は高くなるでしょう。

【まとめ】最適な勤怠管理システムを導入しよう！

勤怠管理システムには、さまざまな機能や打刻方法、提供形態があります。自社の課題を洗い出し、必要な機能のある勤怠管理システムを選ぶことが重要です。勤怠管理システムの導入にお困りの方は、ぜひアイミツSaaSまでお問い合わせください。