勤怠管理と給与計算を効率化！クラウド型システムが注目される理由
働き方改革や昨今の状況が反映されたことによって、出社しなくとも業務を進められるような柔軟な働き方が増えてきました。しかしその一方で、管理面では負担が増えていることも少なくありません。
「テレワーク中の勤怠管理に悩んでいる」「給与計算のためだけに出社するのが面倒……」など、各企業にさまざまな悩みがあることでしょう。そのような悩みをまとめて解決できるのが、クラウド型システムです。本記事では、給与計算ソフトや勤怠管理システムをクラウド型にするメリットやデメリットなどをご紹介していきます。
- 給与計算ソフトとは
- クラウド型給与計算ソフト導入のメリット・デメリット
- 勤怠管理システムとは
- クラウド型勤怠管理システム導入のメリット・デメリット
- 給与計算と勤怠管理を効率よく行う方法
- 勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携させる必要性
- クラウド型給与計算ソフト・勤怠管理システムの選び方
- まとめ
給与計算ソフトとは
はじめに、給与計算ソフトとはどのようなものなのか確認しておきましょう。
給与計算ソフトとは、その名のとおり給与計算を自動化できるソフトウェアです。毎月の給与計算を簡単に行えるほか、給与明細や帳簿の発行などといった機能もあわせて搭載されており、オフィスのペーパーレス化にも貢献します。正社員のみならずアルバイトやパート、派遣社員などさまざまな雇用形態の給与を計算できる点も心強いでしょう。
給与計算ソフトにおけるクラウド型とオンプレミス型の違い
給与計算ソフトにはクラウド型とオンプレミス型の2つの導入形態がありますが、それぞれどのように異なるのでしょうか。
クラウド型の場合は、わざわざ自社サーバーやパソコンにソフトをインストールする必要はありません。すべての機能がクラウド上で利用できるため、インターネットに接続できる環境であれば、時間も場所もデバイスも問わずに利用できます。
一方でオンプレミス型の場合は、自社サーバーにインストールするか、あるいはパソコンにインストールしなければなりません。利用できる環境やデバイスが限られてしまうため、テレワークには向いていないでしょう。
しかし、クラウド型の給与計算ソフトとは異なり、インターネット環境を必要としないため、オフラインで利用できるだけでなく、セキュリティ面にも優れている点がメリットです。
クラウド型給与計算ソフト導入のメリット・デメリット
ここからは、クラウド型の給与計算ソフトを導入するメリットとデメリットを確認していきましょう。それぞれをきちんと把握することで、自社にマッチしているかどうかを判断できるはずです。
クラウド型給与計算ソフト導入のメリット
はじめに、クラウド型の給与計算ソフトを導入するメリットを確認していきましょう。
メリットとしてまずはじめに挙げられるのが、いつでも・どこでも・デバイスを問わずに使用できる点です。
従来のオンプレミス型（インストール型）では、どうしても場所やデバイスの縛りを避けられません。ソフトウェアがインストールされている環境でなければ利用できないため、状況によってはわざわざ給与計算のためだけに出社するなんてこともあり得ます。
しかしクラウド型の給与計算ソフトであれば、インターネット環境さえ整っていれば問題ありません。社内のパソコンから利用できるのはもちろんのこと、自宅のパソコンやタブレット、さらにはスマートフォンからもシステムにアクセスできます。テレワーク中でも難なく利用できることでしょう。
また、オンプレミス型で自社サーバー上にシステムを構築する場合は、わざわざサーバーを用意するところからはじめる必要があります。そのため、クラウド型と比べると初期費用が高額です。パソコンにインストールする買い切り型のソフトウェアであっても、クラウド型よりも初期費用がかかることが多いでしょう。
一方でクラウド型の給与計算ソフトの場合は、初期費用を非常にリーズナブルに抑えることができます。毎月、あるいは毎年のランニングコストはかかりますが、1ユーザーあたり数百円から利用できるサービスも少なくありません。
サーバーの構築やインストールなどといった手間がかからずスピーディーに導入できるだけでなく、導入費用も抑えられることから、ユーザーにかかる負担を最小限にすることができる点がクラウド型の大きなメリットだと言えるでしょう。
クラウド型給与計算ソフト導入のデメリット
クラウド型の給与計算ソフトにはさまざまなメリットがあります。しかしその一方で、いくつかのデメリットがあるのも事実です。
クラウド型の給与計算ソフトは、インターネットを活用しいつでもどこでも利用できる点が大きなメリットですが、裏返せばサービスを利用している限りは常にインターネット上のリスクに晒されているということにもなります。
自社サーバー上に構築されたソフトウェアであれば、外部からの攻撃を受けるリスクは非常に低いでしょう。しかしクラウド型の場合は外部サーバーを利用することとなるため、悪意のある人物による予期せぬ攻撃を受ける可能性がゼロではありません。
そのような事態を防ぐためにも、「通信やデータはすべて暗号化されている」「システムの監視体制が整っている」というような、セキュアに利用できる給与ソフトを選びましょう。
また、クラウド型の給与計算ソフトの場合、オンプレミス型よりもカスタマイズ性が劣ってしまう点もデメリットだと言えます。
勤怠管理システムとは
続いて、勤怠管理システムとはどういったシステムなのかを確認していきましょう。
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤に関する日々のデータを管理できるほか、毎月の勤怠情報の集計、さらには有給や残業の申請・承認などをまとめて行えるシステムのこと。打刻漏れやミス、あるいは勤務超過などがあった場合にはアラートを送信できるほか、従業員へのメッセージ送信も行えるなど、幅広い機能が搭載されています。
従業員の勤怠データを管理のは非常に手間がかかりますが、勤怠管理システムを導入すれば大幅に効率化することが可能です。
勤怠管理システムにおけるクラウド型とオンプレミス型の違い
それでは、クラウド型の勤怠管理システムと、オンプレミス型の勤怠管理システムではどのような違いがあるのかを確認していきましょう。
給与計算システムで述べたことと同じく、クラウド型の給与計算システムも気軽に導入できるうえ、場所やデバイスにとらわれずに出退勤打刻が可能な点が大きな特徴です。
たとえば営業などで直行直帰する場合や、テレワークで自宅から業務を進める場合では、従来の勤怠管理のように出社して打刻することはできません。出退勤をどのように管理するのかが課題となるでしょう。
クラウド型の勤怠管理システムであれば、webブラウザ上から、あるいはスマートフォンのアプリケーションなどから簡単に打刻できるため、わざわざオフィスに出社する必要はありません。
一方でオンプレミス型には手軽な打刻は困難です。自社サーバー上にシステムを構築するため、自由にカスタマイズできる点や、セキュリティ面が強固になる点はメリットだと言えるでしょう。
クラウド型勤怠管理システム導入のメリット・デメリット
続いて、クラウド型の勤怠管理システムを導入するメリットやデメリットを確認していきましょう。どちらもきちんと把握しておくことで、導入時の失敗を防げるはずです。
クラウド型勤怠管理システム導入のメリット
クラウド型の勤怠管理システムは、先ほども述べたようにいつでもどこでも出退勤の打刻が行える点が大きなメリット。インターネットに接続できる環境であればどこでも打刻できるため、営業先からでも、テレワーク先でも出退勤を報告できます。なかにはGPS機能が搭載されているものもあり、どこから打刻しているのかを把握できるため、不正打刻の心配もありません。
また、オンプレミス型と比べて非常にリーズナブルに導入できるのもうれしいポイントです。オンプレミス型は自社でシステムを構築していくが故に、100万円以上の導入費用がかかることも。しかしクラウド型の場合、初期費用は無料、毎月の利用料金も1ユーザーあたり数百円で済みます。
さらに、複数拠点の勤怠管理を本社でまとめて行いたい場合もクラウド型がぴったり。インターネット上ですべてのデータを管理できるため、複数拠点のデータも難なく集約できます。
クラウド型勤怠管理システム導入のデメリット
デメリットとしてまず挙げられるのは、オンプレミス型の勤怠管理システムのようには自由にカスタマイズできない点でしょう。
オンプレミス型は自社サーバー上に一からシステムを構築していくため、搭載させたい機能や連携させたいシステムにも柔軟に対応できる場合が多いでしょう。
しかしクラウド型ではベンダーが用意したサービスをそのまま利用するため、基本的にカスタマイズなどは行えません。システムによっては特定の外部サービスと連携できるものもありますが、自社独自のシステムとの連携などに応えるのは難しいでしょう。
また、従業員が多い場合や、何年間も使い続けるような場合はランニングコストもかさむのが事実です。ひとりあたり500円と言われると安く感じますが、従業員が100人以上いるなら毎月5万円、年間では60万円かかることになります。従業員数が多い場合は、オンプレミス型の方がコストパフォーマンスがいいかもしれません。
給与計算と勤怠管理を効率よく行う方法
ここからは、給与計算と勤怠管理を効率よく行うコツについて解説していきます。
ひとつのシステムで給与計算と勤怠管理が行えるサービスを利用する
給与計算と勤怠管理を効率よく行うには、ひとつのシステムでどちらも行えるものを導入するのが最適だと言えるでしょう。
例えば「人事労務freee」の場合、毎月の給与計算や給与明細の発行、有給休暇の管理をはじめ、勤怠管理やweb・モバイルアプリからの打刻などをまとめて行えます。
さらに、年末調整や従業員情報の管理、勤怠申請に関するワークフローまで備えている、言わば人事労務のオールインワン的なシステムです。
このようなシステムを導入すれば、わざわざ勤怠管理システムからデータをダウンロードし、給与計算システムに取り込むような面倒な作業は必要ありません。システム内で勤怠データをもとに給与計算できるため、人為的ミスも減るでしょう。
給与計算ソフトと勤怠管理システムを連携させる
新たにオールインワン的なシステムを導入するのは難しいという場合には、給与計算システムと勤怠管理システムを連携させてみましょう。
クラウド型は自由にカスタマイズできませんが、API連携などによってシステム同士のデータを連携できる場合もあります。連携が可能なら、勤怠管理システムで得たデータをそのまま給与管理システムで活用できるため、データを再度入力する必要がありません。
システム間を行ったり来たりし、データを手入力しているような職場には、連携できるシステムの導入をおすすめします。
勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携させる必要性
給与計算と勤怠管理を効率よく進めるには、給与計算ソフトと勤怠管理システムを連携させるべきだと述べましたが、ここからは具体的な必要性について解説していきます。
まず大前提として、給与計算や勤怠管理は非常に手間のかかる業務であるということを忘れてはなりません。
とりわけ給与計算は煩雑な作業であり、守らなければならない法令やルールも多いものです。各従業員へ支払う給与であるため、ミスなく慎重に行わなければなりません。人為的なミスを減らすには、業務の手間をできる限り削減することが重要です。
給与計算の手間やミスを減らすために給与計算ソフトを導入した場合、毎月の給与計算や年末調整が圧倒的に効率化されます。しかし、勤怠管理システムと連携できていない場合は、業務効率化の効果を最大限に享受できないでしょう。
双方の連携がされていないと、給与計算システムに勤怠データを打ち込むような面倒な作業が発生します。給与計算システムのメリットを最大限享受するためには、勤怠管理システムとの連携が欠かせません。
以下では、より詳しく勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携させる必要性やメリットについて紹介していきます。
勤怠管理を元に自動で給与計算ができる
先にも簡単に触れましたが、勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携させることによって、勤怠管理システムで収集したデータをもとに自動で計算することが可能となります。
連携されたデータに基づいてそのまま自動で計算されるため、ミスが発生するリスクを大幅に抑えることができるでしょう。
スムーズに法改正の対応ができる
勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携させることによって、スムーズに法改正への対応も行えます。
勤怠管理システムと給与計算ソフトをどちらもクラウド型で導入して連携させれば、法改正にも悩まされません。なぜなら、クラウド型のシステムでは、法改正があった際に自動でシステムをアップデートしてくれるからです。
業務を効率化できる
勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携させることによって、業務の効率化につながります。
とりわけ給与計算においては、わざわざデータを入力する手間がなくなり、税金や保険料の計算も自動化可能。大幅な業務効率化を叶えられるでしょう。
担当者の業務負担が軽減される
勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携させることによって、担当者の業務負担を軽減させることも可能です。
たとえば給与計算の場合、どうしても専門的な知識がなければ業務を行えないイメージがあります。
しかし、勤怠管理システムと給与計算ソフトを活用して業務を効率化できれば、専門的な知識がないスタッフでも業務にあたることが可能です。
人件費を削減できる
勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携させることによって、人件費の削減にもつながります。
勤怠管理データの自動集計や、データをもとにした給与計算の自動化を叶えられるため、自ずと人件費の削減にも寄与することでしょう。
クラウド型給与計算ソフト・勤怠管理システムの選び方
クラウド型の給与計算ソフトや勤怠管理システムを選ぶ際にもっとも重要なのは使いやすさです。仮に使いづらいシステムを導入してしまうと、社内に定着せず、これまでのやり方を続けていくような結果にもなりかねません。
また、個人情報を取り扱うためセキュリティ面も重要です。IPアドレスの制限やデータ・通信の暗号化など、セキュリティ機能が優れているものを選びましょう。
まとめ
今回は、クラウド型の勤怠管理システムと給与計算ソフトについてご紹介してきました。
クラウド型のシステムを導入し双方を連携させることで、大幅な業務効率化につながります。入力する手間を削減できるだけでなく、データを活用することでスムーズな運用が可能です。ぜひ本記事を参考にしながら、自社に最適なシステムを導入してください。
もし給与計算ソフトや勤怠管理システムの選定でお困りの場合は、PRONIアイミツをご利用ください。
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PRONIアイミツ編集部
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