年末調整の必要書類や記入方法、担当者の提出書類を解説

目次
• 年末調整とは
• 年末調整で従業員が提出する必要書類や用紙は？
• 年末調整で従業員が必要書類を記入する際の注意点
• 労務担当者が作成する年末調整の必要書類や用紙は？
• 年末調整の必要書類作成には給与計算ソフトがおすすめ
• まとめ：年末調整に対応した給与計算ソフトで業務効率化を図ろう

年末調整とは

年末調整は、サラリーマンなど給与を受け取っている給与所得者の所得税の金額を確定するために行われます。サラリーマンなどの給与所得者は、毎月の給料やボーナスの中から所得税が天引き（源泉徴収）されています。給与明細には「所得税」という欄があり、ここに書かれている金額が天引きされている所得税です。天引きされている所得税は概算の金額であり、正確な金額ではありません。

年末調整を行うことで1年間の所得税が確定し、実際よりも多く天引きされていた場合は精算されて戻ってきます。年末調整の対象者は12月31日の時点で在籍している給与所得が年間2,000万円以下のすべての従業員です。なお、年度の途中で退職した人は、転職先の会社で年末調整を行います。

年末調整の必要書類には、従業員側が記入・提出するものと、その後労務担当者が作成するものの2種類があります。従業員側が記入・提出する書類には「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」「給与所得者の保険料控除申告書」などがあり、期限までに会社に提出する必要があります。また、労務担当者は年末調整の手続きを行い、税務署や市町村に提出するための書類を作成します。

年末調整で従業員が提出する必要書類や用紙は？

年末調整で従業員が提出する主な必要書類は、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」「給与所得者の保険料控除申告書」「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」の3種類です。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、「扶養控除等申告書」という略称の書類で、扶養控除を受ける配偶者や子どもなどの扶養家族の情報を記入します。一人暮らしをしている独身者など扶養家族がいない場合でも、本人の氏名や住所などの基本情報は記載して提出することが必要です。記入できない欄は空白のままにして提出します。

源泉控除対象配偶者の欄は、本人の所得金額が900万円以下で配偶者の所得金額が95万円以下（給与収入が150万円以下）の場合のみ記入が必要です。なお、同棲や内縁関係などの場合は源泉控除対象配偶者にはならないため記入は不要です。

また、控除対象扶養親族の欄は、12月31日時点で生計を共にしている16歳以上の親族がいて、親族の所得金額が48万円以下の場合に記入します。本人の子どもなど、16歳未満の扶養親族がいる場合は、用紙の一番最後の「住民税に関する事項」の欄に記入します。

生命保険料や地震保険料などを支払っている場合は、「給与所得者の保険料控除申告書」に必要事項を記載して提出します。生命保険料などは生命保険料控除の対象になるため、年末調整で手続きをすると天引きされていた所得税の一部が返金されます。

なお、申告書の用紙だけでなく、「生命保険料控除証明書」などの添付書類が必要です。生命保険に加入している場合は保険会社から毎年書類が郵送されるので、添付書類として用紙と一緒に提出します。

給与所得者の保険料控除申告書には「生命保険料控除」「地震保険料控除」「社会保険料控除」「小規模企業共済等掛金控除」の4つの記入欄がありますが、社会保険料控除の欄の記入は基本的に不要です。従業員が保険料や保険税などを直接支払っている場合や、親族の保険料を従業員が支払っている場合に記載が必要です。

また、iDeCo（個人型確定拠出年金）に加入している場合は、小規模企業共済等掛金控除の欄に必要事項を記入します。生命保険や介護医療保険、個人年金保険に加入している場合は、生命保険料控除の欄に記入し、地震保険に加入している場合は地震保険料控除の欄に必要事項を記入します。

給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書は、基礎控除や配偶者控除を受ける際に必要になる書類です。

合計所得金額が2,500万円以下の場合は基礎控除が受けられるため、基礎控除申告書に必要事項を記載して提出します。合計所得金額が1,000万円以下で、配偶者の所得合計が48万円以下の場合は配偶者控除、48万円を超え133万円以下の場合は配偶者特別控除が受けられます。該当する場合は、配偶者控除等申告書に必要事項を記載することが必要です。

一番下の欄の所得金額調整控除申告書は、給与合計額が850万円を超え、本人が特別障害者であるなどの一定の条件に該当する場合に記載します。所得金額調整控除申告書に必要事項を記載して提出すると所得金額調整控除が受けられ、天引きされていた所得税の一部が戻ってきます。

年末調整で従業員が提出するその他の必要書類として、住宅ローンでマイホームを購入した場合は住宅借入金等特別控除申告書の作成が必要です。規定の条件を満たせば、書類を作成して提出することで、住宅借入金等特別控除か特定増改築等住宅借入金等特別控除を受けられます。控除を受けることで、天引きされていた所得税の一部が戻ってきます。

控除を受ける際の注意点として、初回の申請では年末調整だけでなく自分自身で確定申告をすることも必要です。2回目以降は確定申告は不要で、年末調整の手続きだけで控除が受けられます。年末調整の手続きでは、住宅借入金等特別控除申告書のほかに、融資額残高証明書と住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書も添付書類として必要です。

融資額残高証明書は住宅金融支援機構が発行してくれ、住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書は融資を受けた金融機関が発行してくれます。

なお、住宅借入金等特別控除申告書は勤務先では配布されないため、自分自身で税務署に赴いて取り寄せることが必要です。住宅ローンでマイホームを購入した人以外では、転職などで中途入社した人は前の勤務先が発行した源泉徴収票が必要になってきます。

年末調整で従業員が必要書類を記入する際の注意点

年末調整で従業員が必要書類を記入する際には、いくつかの注意点があります。全般的な注意点として、必要書類は正確に記入することが大切です。計算ミスをすると控除額が少なくなるなどのおそれがあります。計算は慎重に行い、書き方がよくわからない場合は勤務先の経理担当者などに相談しましょう。

また、控除が受けられるにも関わらず、申告書を提出しなかった場合も控除は受けられません。生命保険や地震保険などに加入している場合は、忘れずに必ず申告書を作成して提出しましょう。提出する書類が多い場合は作成するのに時間がかかるため、早めに作成しておくと安心です。

作成する書類が多い場合は記入するのが面倒ですが、配偶者や扶養家族など本人と同じ住所であれば「同上」や「〃」と書いても問題ありません。なお、年末調整の書類は以前は押印が必要でしたが、2025年現在は押印は不要になっています。

労務担当者が作成する年末調整の必要書類や用紙は？

年末調整で企業の労務担当者が作成する必要書類には「税務署への提出が必要となる書類」「市区町村への提出が必要になる書類」の2種類があります。

年末調整の手続きをする労務担当者が作成しなければならない税務署宛の必要書類として、「支払調書」「源泉徴収票」「法定調書合計表」の3種類があります。

支払調書とは、顧問税理士への報酬や外注費などの支払いを記入する書類です。所得税を天引きして支給している場合は、支払調書に支払金額と源泉徴収税額を記載して税務署に提出します。年末調整の計算が終われば、労務担当者は従業員全員の源泉徴収票の作成が必要です。

源泉徴収票には、年間の所得額や控除額、源泉徴収税額などを記入します。手作業で従業員全員の源泉徴収票を作成するのは手間と時間がかかりますが、会計ソフトを使用するとすべての従業員の源泉徴収票を自動作成することが可能です。退職者にも源泉徴収票を作成しなければならず、退職者には「退職所得の源泉徴収票」という用紙を使用します。

法定調書合計表とは、支払調書や源泉徴収票に記載した支払金額と源泉徴収税額の合計を記入した書類です。法定調書合計表を確認することで、当該年度に支払った金額や源泉徴収税の合計金額がわかります。これら3種類の書類の作成が終われば税務署に提出します。e-Taxだとオンラインで送付することが可能です。

労務担当者が作成して市区町村に提出する書類は、給与支払報告書の「個人別明細書」と「総括表」の2種類があります。個人別明細書は源泉徴収票と同じような書類で、会計ソフトや人事管理ソフトを使用すると自動的に作成することが可能です。

手書きの場合は、源泉徴収票と個人別明細書を複写できる用紙を使用すると作成の手間を省けます。総括表はすべての従業員の個人別明細書をまとめたもので、従業員が居住する市区町村ごとに作成して提出しなければなりません。個人別明細書と総括表を市区町村に提出すると、市区町村は書類に記載されている内容に基づいて住民税の税額を決定します。

個人別明細書と総括表の提出期限は年末調整の手続きを行った翌年の1月31日までです。なお、eLTAX対応の税務・会計ソフトを使用するとオンラインで各市町村に一括送付できます。 

年末調整の必要書類作成には給与計算ソフトがおすすめ

年末調整の必要書類作成には、給与計算ソフトの使用が便利です。年末調整の必要書類を手書きで作成すると手間と時間がかかります。経理の知識がなければ、わからないことが多く提出期限に間に合わなくなるおそれもあります。

また、年末調整の必要書類は計算を必要とする項目が多いため、手書きだと計算ミスをすることもあるでしょう。年末調整の必要書類作成に給与計算ソフトを使用することで、データを入力するだけで自動的に計算してくれるため計算ミスを防ぐことができます。

給与計算ソフトの多くはサポート体制も万全で、操作がわからなくなった場合は、電話やチャットなどで経理業務に精通しているスタッフに質問することが可能です。周囲に相談できる人がいなくても、年末調整の必要書類を作成できるようになります。

もちろん、給与計算ソフトは年末調整手続だけでなく、給与計算のすべての業務に対応しています。毎月の給与計算が楽にできるようになるため、年末調整の必要書類作成には給与計算ソフトの導入がおすすめです。

まとめ：年末調整に対応した給与計算ソフトで業務効率化を図ろう

年末調整の必要書類・用紙は、従業員が記入しなければならないものが3種類、事業主が作成しなければならないものが2種類あります。事業主は従業員が記入した書類に基づいて年末調整の手続きを行い、翌年の1月31日までに給与支払報告書を提出しなければなりません。年末調整までに余裕をもって準備することが大切であり、給与計算ソフトの早めの導入をおすすめします。

しかし、年末調整に対応した給与計算ソフトは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、給与計算ソフト選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った給与計算ソフトが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。