新幹線の領収書は再発行できる？もらい忘れた場合の対処法も解説

目次
• 新幹線の領収書を発行する4つの方法
• 新幹線の領収書をもらい忘れた際の対処法
• 新幹線の領収書は再発行も可能！その方法とは？
• 新幹線の領収書を発行する際の注意点
• 経費精算・交通費精算を効率化したいならシステムの導入がおすすめ
• まとめ：新幹線のビジネス利用は必ず領収書をもらおう

新幹線の領収書を発行する4つの方法

新幹線をビジネスで利用する際は、必ず領収書をもらっておく必要があります。新幹線の利用は往復で数万円と高額のため、領収書がないまま経費計上していると、税務調査が入った際に指摘されるおそれがあります。

また、新幹線は利用区間によって金額が変動し、自由席や指定席、グリーン席と席種によっても値段は大きく異なります。正しい金額を経費として計上するためにも、ビジネスで新幹線を利用した時にはかならず領収書を発行してもらい、経理部門へ提出できるようにしておきましょう。  

ここからは、新幹線の領収書を発行する4つの方法について解説していきます。

駅に設置された券売機で新幹線の乗車券を購入する際には、代金を支払うタイミングで画面に「領収書発行ボタン」が表示されるので、そのボタンを押して領収書を発行しましょう。

きちんと画面を確認していればボタンはすぐに見つけられるので、出張などで新幹線を利用する時には焦って支払いだけを済ませず、領収書を発行して保管場所にしまった上で乗車してください。

みどりの窓口で領収書を発行してもらう方法は、新幹線乗車券の購入時に窓口のスタッフへ「領収書を発行してください」と口頭で伝えるだけと非常にシンプルです。スタッフによっては「領収書を発行いたしますか？」と尋ねてくることもあるようですが、なにも聞かれないまま決済されるのが大半なので、領収書が必要な旨を伝え忘れないように注意しましょう。

近年では新幹線の利用にあたって事前にインターネットで乗車券を予約・購入し、「乗車当日に券売機で発券する」もしくは「モバイルSuicaなどを用いてそのまま乗車する（チケットレスサービス）」といった方法が浸透しつつあります。

インターネットで予約・購入して券売機で発券する場合は、券売機での購入時と同様に発券のタイミングで「領収書発行ボタン」を押すと領収書が発券されます。モバイルSuicaなどを用いたチケットレスサービスで新幹線に乗車する場合は、予約・購入に利用したWebサイトで領収書を表示・ダウンロードしてください。

金券ショップや旅行会社から新幹線の乗車券を購入する場合は、みどりの窓口での購入時と同様に窓口のスタッフへ「領収書を発行してください」と口頭で伝えましょう。

しかし、金券ショップで新幹線の乗車券を購入した場合は、レシートのみの発行になってしまうことも。税務上は領収書とレシートはどちらでも可とされているので、領収書を発行してもらえなくてもレシートは必ずもらっておいてください。なお、購入代金が3万円を超えると領収書へ収入印紙の貼付が必要となり、収入印紙代が発生する可能性もあるので注意が必要です。

新幹線の領収書をもらい忘れた際の対処法

時間に追われる出張や移動の中では、新幹線の領収書をもらい忘れてしまうことも十分に考えられます。ここからは、領収書をもらい忘れてしまった際の対処法を紹介します。

新幹線の乗車券を購入して改札を通過する前にもらい忘れに気づいた場合は、急いで窓口へ向かいましょう。インターネット上で予約・購入したチケットレスサービスの乗車券の領収書はサービス上でしか発行できませんが、券売機や窓口で購入した乗車券の領収書ならその場ですぐに発行してもらえます。

新幹線に乗車してから領収書のもらい忘れに気づいた場合は、降車駅に到着したら改札を出ずに駅員のいる窓口へ向かいましょう。乗車駅と降車駅が同じJRエリア内であれば、その場ですぐに領収書を発行してもらえます。

しかし、JR東海エリアで乗車・JR九州エリアで降車といった場合は、管轄会社が異なることから領収書を発行することができません。窓口で乗車券に「無効印」を押してもらい、券売機に通さずにそのまま持ち帰りましょう。

最初に乗車した駅へ戻ってきた時に、無効印の押された乗車券を窓口へ持っていけば領収書を発行してもらえます。

領収書をもらわないまま新幹線に乗車し、そのまま到着駅の改札を通過してしまった場合はどうすればいいのでしょうか。

JR東海のホームページには、領収書のもらい忘れや紛失の際には、乗車券の発売日と発売箇所、窓口、区間などを確認して可否を確認すると記載されています。スムーズに確認してもらうために、クレジットカードで代金を支払った場合はその利用票を窓口へ持参するとよいでしょう。しかし、領収書を必ず発行してもらえるとは限らず、さらに旅行会社や別の鉄道会社などで購入したものは対象外となるため注意が必要です。

領収書を発行してもらえなかった場合は、チケットレスサービスを利用したのならモバイルSuicaの支払い履歴、クレジットカードの利用明細などから新幹線の乗車券代を支払ったことを示し、代用ができるかどうかを経理部門の担当者に相談しましょう。

新幹線の領収書は再発行も可能！その方法とは？

新幹線の乗車券購入時にきちんと領収書を発行してしまったにもかかわらず、「どこかで紛失してしまった」という場合の再発行は可能なのでしょうか。ここからは、購入方法別に領収書の再発行方法を紹介します。

みどりの窓口や旅行会社の窓口で発行された新幹線の領収書は、残念ながら紛失してしまうと再発行してもらうことができません。「購入した窓口に行けば再発行してもらえるはず」と考えている人も多いかもしれませんが、紛失すると再発行はできないため領収書をなくさないように注意しましょう。

インターネットで購入して駅の券売機で発券した際に発行した領収書を紛失してしまった場合は、改札通過前に乗車券の現物を窓口へ持参すると再発行してもらえる可能性があります。なお、改札を出てしまった場合であっても、乗車券の購入に使用したクレジットカードの明細があれば、みどりの窓口で再発行の相談をすることができます。

チケットレスサービスを利用した場合、領収書の再発行可能回数はJR各社によって異なるため注意が必要です。チケットの購入前にWebサイトの内容をしっかりと確認し、「領収書の発行回数は1回なのか、あるいは2回以上可能なのか」を把握しておくと安心でしょう。

なお、1回しか領収書を表示できないという場合は、データをダウンロードしておくことをおすすめします。

新幹線の領収書を発行する際の注意点

ここからは、新幹線の領収書を発行する際の注意点を紹介していきます。領収書を発行してもらう上での基本的なマナーですが、間違えることのないように覚えておきましょう。

「領収書の宛名には、代金を支払った人の名前を書いてもらう」という認識の人もいるかもしれませんが、会社の出張で新幹線を利用する場合の費用は「社員が建て替えている」ものです。その場で乗車券の代金を支払っているのは社員個人ですが、最終的には会社が経費として精算・計上するため、領収書の宛名には会社名が記載されている必要があります。

ホテルなどの場合は会社名での領収書発行にも慣れていますが、新幹線の領収書を発行する際には注意しておきましょう。また、会社によっては「（株）」ではなく「株式会社」という記載でなければ無効になってしまうといった独自のルールが設けられていることもあるので、事前に確認しておくと安心です。

新幹線の領収書を発行された際に宛名が空欄であっても、自分では絶対に宛名を記入してはいけません。確実に自身の利用した新幹線乗車券の領収書でも、宛名欄に自ら記入しては信頼度が低下してしまいます。新幹線をはじめとする旅客運送業の領収書は、宛名がなくても精算の対象となるケースも少なくないため、社内ルールをあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

新幹線の領収書を発行してもらう際に、但し書きを「お品代」など曖昧な内容にするのはあまりおすすめできません。取引内容が具体的にわからない場合は、経費としての申請が却下され精算できなくなる可能性もゼロではないでしょう。

スムーズかつ確実に経費を精算してもらうためにも、新幹線の領収書の但し書きには「出張旅費として」「出張交通費として」など、わかりやすく記入してもらうようにしてください。

経費精算・交通費精算を効率化したいならシステムの導入がおすすめ

「頻繁に出張する社員が多く、経費精算や交通費精算の管理が大変」とお悩みの方も少なくないのではないでしょうか。そうした場合には、経費精算システムを導入して業務効率化を図るのがおすすめです。交通費精算にありがちな「経路の入力に時間がかかってしまう」「定期区間の計算が大変」といった悩みも、経費精算システムを導入すればスピーディーに解決することができます。

中には交通系ICカードから取り込んだデータを交通費として登録できるシステムもあるため、業務負担の大幅な軽減にもつながります。運賃の計算や仕訳などをまとめて効率化したいと考えているのなら、経費精算システムの導入はとくにおすすめです。

まとめ：新幹線のビジネス利用は必ず領収書をもらおう

この記事では、新幹線乗車券の領収書を発行してもらう方法や、もらい忘れてしまった時の対処法、再発行の可否や方法などについて解説してきました。出張時の交通費精算をスムーズに済ませたいのなら、新幹線領収書の発行・再発行方法などを社内へ周知しておくのとあわせて、経費精算システムの導入を検討することをおすすめします。

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