安否確認できるおすすめのグループウェア7選

目次
• グループウェアとは
• 【比較表】安否確認ができるグループウェア
• 安否確認ができる格安グループウェア2選
• 安否確認ができる多機能グループウェア2選
• セキュリティに定評がある安否確認グループウェア3選
• グループウェアのメリット
• グループウェアの選び方のポイント
• 【まとめ】グループウェア選びで迷ったら

グループウェアとは

グループウェアとは、職場でのコミュニケーションや情報共有を促進させるツールのこと。

一般的な機能としてスケジューラーやタスク管理、社内メールなどが搭載されており、それらを活用することで従業員同士がお互いの業務の状況を確認できるほか、進捗に合わせて速やかに協力することが可能になります。

グループウェアが広く普及するきっかけになったのは、1996年にIBMから発売された「Lotas Notes4.0」。その後、ネットワーク環境やデバイスの進化にともない、日本でも多くの企業が取り入れるようになりました。

最近では安否確認機能やチャットが付いているものもあり、BCP対策やリモートワーク推進の一環としてグループウェアを導入する企業が増えているようです。

グループウェアについて、以下の記事ではさらに詳しく解説しています。
あわせてお読みください。 

【比較表】安否確認ができるグループウェア

ここからは実際に、安否確認ができるグループウェアを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

安否確認ができる格安グループウェア2選

まずはじめに、安否確認ができリーズナブルなグループウェアを紹介します。

ここまで安否確認ができる2種類の格安グループウェアについて見てきました。

BCP対策やリモートワークを推進する企業が増えるにつれて、ソフトウェア開発各社の価格競争が進み、以前と比べるとグループウェアの料金相場は下がりつつあるようです。今回取り上げた3つのように、1人あたり月額数百円以下で利用できるものも少なくありません。

ただし、料金の安さだけに引かれて短絡的に選ぶのは避けるべき。掲示板、スケジュール管理、ワークフローなど複数の機能を上手く組み合わせて活用することで、グループウェアの費用対効果は飛躍的に高まるでしょう。  

安否確認ができる多機能グループウェア2選

続いて、安否確認ができ多機能なグループウェアを紹介します。

上記の通り、グループウェアのなかには基本プランで20種類から30種類、オプションを含めると100種類を超える機能が用意されているものも珍しくありません。業務課題さえしっかり把握できていれば、おのずと自社にマッチするグループウェアが見つかるのではないでしょうか。

それでも迷ってしまった場合はPRONIアイミツまでお気軽にご相談ください。  

セキュリティに定評がある安否確認グループウェア3選

続いて、安否確認ができセキュリティが万全なグループウェアを紹介します。

グループウェアのメリット

ここからは、グループウェア導入のメリットを紹介します。

・スピーディーな情報共有の実現
業務資料や周知事項を全社に一括で共有できるので、迅速な情報伝達が叶います。情報源が一元化されることでデータ検索の簡易化も可能に。わざわざ過去のメールをチェックしたり書類を探す必要がありません。また、掲示板・チャット機能によって社員同士のコミュニケーションや情報交換も活性化するでしょう。

・バックオフィス業務の効率化
多くのグループウェアにはワークフロー機能が搭載されており、経費精算などの事務業務に役立ちます。あらかじめフローを設定しておけば、申請から承認までの作業が大変スムーズです。また、タイムカード機能を勤怠管理システムと連携させておくと、従業員の勤務状況を簡単に把握できます。労務管理の効率化にも大きく貢献するでしょう。

・タスクの進捗状況の可視化
プロジェクト管理機能では、各メンバーの業務の進捗を都度確認できます。万が一遅れが出ているタスクがあっても迅速に対応できるでしょう。ファイル共有機能や掲示板・チャット機能をあわせて活用すれば、連絡の行き違いの防止やメンバーへの適切フォローも可能になり、スムーズなプロジェクト進行が実現します。

グループウェアの選び方のポイント

最後に、グループウェアを選ぶ際のポイントを紹介します。

グループウェアは基本的に従業員全員が毎日使うツール。使い勝手が悪ければ会社全体の生産性にすぐさまマイナス影響を及ぼします。

今回取り上げたサービスを含め、グループウェアのほとんどにはデモ版や無料トライアル期間が用意されているので、それらを利用して画面のレイアウトや操作性を確かめ、ストレスなく使えるものを選びましょう。

グループウェアを選ぶうえではセキュリティも大事な要素の1つ。情報漏洩やデータの改ざんを未然に防ぐには、暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限といった機能が欠かせません。

そのうえで今回取り上げた「WaWaOffice」のようにサーバーの有人監視しているグループウェア、「NI Collabo 360」のような管理者向けの機能が充実しているグループウェアならより安心して利用できるのではないでしょうか。あわせて、提供会社がプライバシーマークやISO27001を取得しているかどうかも判断基準の1つとなるでしょう。

従業員の安否確認を第一の目的としてグループウェアを導入する場合は、自社の事業所の周辺環境にも目を向けましょう。一般的に事業継続を困難にする災害としては地震が想定されがちですが、地域によっては台風による高潮や川の氾濫、ゲリラ豪雨などの被害を受けやすいところもあるからです。

そうした地域に事業所を構えている企業には、「Cuenote」のような気象情報に合わせて安否確認メールを配信できるグループウェアがおすすめです。

【まとめ】グループウェア選びで迷ったら

今回は安否確認ができるおすすめのグループウェアを取り上げ、それぞれの料金や特徴を解説しました。グループウェアの導入を検討している方の参考になれば幸いです。

どのグループウェアを選ぶかお悩みの場合や、より詳しく情報を知りたいという場合には、ぜひPRONIアイミツにお問い合わせください。