【2023年最新】安否確認できるおすすめのグループウェア9選

目次
• 1. グループウェアとは
• 2. 安否確認ができる格安グループウェア3選
• 3. 【比較表】安否確認ができる多機能グループウェア
• 4. 安否確認ができる多機能グループウェア3選
• 5. 【比較表】セキュリティに定評がある多機能グループウェア
• 6. セキュリティに定評がある安否確認グループウェア3選
• 7. グループウェアのメリット
• 8. グループウェアの選び方のポイント
• 9.【まとめ】グループウェア選びで迷ったら

1. グループウェアとは

グループウェアとは、職場でのコミュニケーションや情報共有を促進させるツールのこと。

一般的な機能としてスケジューラーやタスク管理、社内メールなどが搭載されており、それらを活用することで従業員同士がお互いの業務の状況を確認できるほか、進捗に合わせて速やかに協力することが可能になります。

グループウェアが広く普及するきっかけになったのは、1996年にIBMから発売された「Lotas Notes4.0」。その後、ネットワーク環境やデバイスの進化にともない、日本でも多くの企業が取り入れるようになりました。

最近では安否確認機能やチャットが付いているものもあり、BCP対策やリモートワーク推進の一環としてグループウェアを導入する企業が増えているようです。

グループウェアについて、以下の記事ではさらに詳しく解説しています。
あわせてお読みください。 

2. 安否確認ができる格安グループウェア3選

まずはじめに、安否確認ができリーズナブルなグループウェアを紹介します。

Cuenote（キューノート）

出典：ユミルリンク株式会社    https://www.cuenote.jp/

Cuenote（キューノート）は、東京都渋谷区に本社を構えるユミルリンクが提供しているクラウド型グループウェアです。もともとはメール配信システムとして開発され、その後、利用者の要望に応える形でアンケート、安否確認などさまざまなサービスを展開。2016年にはシリーズ累計の導入実績1,000社を突破しました。
Cuenoteの安否確認サービスは、50ユーザーまで月額3,500円、300ユーザーまで月額1万4,000円とリーズナブルに利用可能。リーズナブルな料金に加えて使い勝手の良さにも定評があり、事前に社員情報と配信条件を登録しておくだけで、災害時・緊急時に安否確認メールを自動送信します。
また、未登録者へのリマインド機能も付いているうえ、暴風警報、高潮警報など複数の気象情報を組み合わせて細かく配信条件を指定することも可能です。

ここまで安否確認ができる3種類の格安グループウェアについて見てきました。

BCP対策やリモートワークを推進する企業が増えるにつれて、ソフトウェア開発各社の価格競争が進み、以前と比べるとグループウェアの料金相場は下がりつつあるようです。今回取り上げた3つのように、1人あたり月額数百円以下で利用できるものも少なくありません。

ただし、料金の安さだけに引かれて短絡的に選ぶのは避けるべき。掲示板、スケジュール管理、ワークフローなど複数の機能を上手く組み合わせて活用することで、グループウェアの費用対効果は飛躍的に高まるでしょう。  

3. 【比較表】安否確認ができる多機能グループウェア

ここからは安否確認ができる多機能グループウェアを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するグループウェアでPRONIアイミツが各サービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、グループウェア選びの参考にしてください。

4. 安否確認ができる多機能グループウェア3選

続いて、安否確認ができ多機能なグループウェアを紹介します。

格安グループウェア3選に引き続き、機能が豊富なグループウェア3種類をご紹介しました。

上記の通り、グループウェアのなかには基本プランで20種類から30種類、オプションを含めると100種類を超える機能が用意されているものも珍しくありません。業務課題さえしっかり把握できていれば、おのずと自社にマッチするグループウェアが見つかるのではないでしょうか。

それでも迷ってしまった場合はPRONIアイミツまでお気軽にご相談ください。  

5. 【比較表】セキュリティに定評がある多機能グループウェア

ここからはセキュリティに定評がある多機能グループウェアを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するグループウェアでPRONIアイミツが各サービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、グループウェア選びの参考にしてください。

6. セキュリティに定評がある安否確認グループウェア3選

続いて、安否確認ができセキュリティが万全なグループウェアを紹介します。

7. グループウェアのメリット

ここからは、グループウェア導入のメリットを紹介します。

・スピーディーな情報共有の実現
業務資料や周知事項を全社に一括で共有できるので、迅速な情報伝達が叶います。情報源が一元化されることでデータ検索の簡易化も可能に。わざわざ過去のメールをチェックしたり書類を探す必要がありません。また、掲示板・チャット機能によって社員同士のコミュニケーションや情報交換も活性化するでしょう。

・バックオフィス業務の効率化
多くのグループウェアにはワークフロー機能が搭載されており、経費精算などの事務業務に役立ちます。あらかじめフローを設定しておけば、申請から承認までの作業が大変スムーズです。また、タイムカード機能を勤怠管理システムと連携させておくと、従業員の勤務状況を簡単に把握できます。労務管理の効率化にも大きく貢献するでしょう。

・タスクの進捗状況の可視化
プロジェクト管理機能では、各メンバーの業務の進捗を都度確認できます。万が一遅れが出ているタスクがあっても迅速に対応できるでしょう。ファイル共有機能や掲示板・チャット機能をあわせて活用すれば、連絡の行き違いの防止やメンバーへの適切フォローも可能になり、スムーズなプロジェクト進行が実現します。

8. グループウェアの選び方のポイント

最後に、グループウェアを選ぶ際のポイントを紹介します。

契約前に使い勝手を確かめる

グループウェアは基本的に従業員全員が毎日使うツール。使い勝手が悪ければ会社全体の生産性にすぐさまマイナス影響を及ぼします。

今回取り上げた9種類を含め、グループウェアのほとんどにはデモ版や無料トライアル期間が用意されているので、それらを利用して画面のレイアウトや操作性を確かめ、ストレスなく使えるものを選びましょう。

セキュリティに目を向ける

グループウェアを選ぶうえではセキュリティも大事な要素の1つ。情報漏洩やデータの改ざんを未然に防ぐには、暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限といった機能が欠かせません。

そのうえで今回取り上げた「WaWaOffice」のようにサーバーの有人監視しているグループウェア、「NI Collabo 360」のような管理者向けの機能が充実しているグループウェアならより安心して利用できるのではないでしょうか。あわせて、提供会社がプライバシーマークやISO27001を取得しているかどうかも判断基準の1つとなるでしょう。

事業所周辺の環境にあわせて選ぶ（安否確認を重視する場合）

従業員の安否確認を第一の目的としてグループウェアを導入する場合は、自社の事業所の周辺環境にも目を向けましょう。一般的に事業継続を困難にする災害としては地震が想定されがちですが、地域によっては台風による高潮や川の氾濫、ゲリラ豪雨などの被害を受けやすいところもあるからです。

そうした地域に事業所を構えている企業には、「Cuenote」のような気象情報に合わせて安否確認メールを配信できるグループウェアがおすすめです。

9.【まとめ】グループウェア選びで迷ったら

今回は安否確認ができる9種類のグループウェアを取り上げ、それぞれの料金や特徴を解説しました。グループウェアの導入を検討している方の参考になれば幸いです。

どのグループウェアを選ぶかお悩みの場合や、より詳しく情報を知りたいという場合には、ぜひPRONIアイミツにお問い合わせください。