勤怠管理にICカードを導入するメリットとは？選び方も解説

目次
• ICカードによる勤怠管理とは
• 勤怠管理にICカードを導入するメリット
• ICカードの勤怠管理システムの選び方とポイント
• 【まとめ】ICカードで勤怠管理するメリットを最大限活かす

ICカードによる勤怠管理とは

まずは、ICカードによる勤怠管理システムとはどのようなものなのかを解説していきます。名前は知っていても、ほかの勤怠管理との違いや種類までは知らないという方も多いでしょう。タイムカードとの違い、ICカードの種類と規格について、それぞれ詳しく解説していきます。

タイムカードとICカードを使った勤怠管理にはどのような違いがあるのかを解説します。タイムカードは、出退勤の時刻や日時を専用の用紙に打刻してくれる勤怠管理方法です。打刻された勤怠時刻は集計して計算する必要があります。一方で、ICカードを使った勤怠管理は、ICカードを専用の端末にかざすだけでデジタル情報として出退勤の時間を管理することが可能です。そのため、最終的に蓄積されたデータをもとに勤務時間や給与を算出できます。

勤怠管理に使うICカードには、規格の違いと種類があります。規格は「Felica規格」と「MIFARE規格」の2種類が一般的です。Felica規格は、Suicaなどの交通系ICなど多くのサービスで使われている規格です。一方で、MIFARE規格は一般的に使われることは少ないものの、学生証や独自のセキュリティカードで多く使われる規格で、Felicaと比較して低コストで作成できるという特徴があります。

勤怠管理にICカードを導入するメリット

ここからは、勤怠管理にICカードを導入するメリットを解説していきます。導入によって得られるメリットを理解して、抱えている課題や効率化につながるかどうかを確認していきましょう。

全従業員の勤怠状況を一元化することによって、従業員の不正勤怠を未然に防ぐことができます。
また、管理者が別拠点の従業員の勤怠状況を把握することも可能です。
この様にデータが一元化されることによって、「従業員がどのような勤務状態になっているか」を把握し、管理や諸対応が可能になります。

例えば、正社員・派遣社員・アルバイトなどの就業形態の違いによって、就業時間帯、休憩時間、実績勤務時間の計算方法が異なってくる場合も多くあります。
このような場合にも、組織内で複数の勤務体系を一度に登録・利用することが可能になります。
更に、登録した勤務体系設定に基づき、残業時間や深夜稼働時間などが自動で計算されるので煩雑な作業は一切ありません。

個々人の勤怠状況を把握だけでなく、全体としてどうなっているかシフト状況を知ることは非常に重要です。
しかし、通常のタイムカードではこのシフト表も手書きになり煩雑な作業になります。ICカードはコンピューター上でシフト表作成から、その表参照まで各操作を簡便に行うことができます。

従来の紙での勤怠入力に比べて、ICカードを使う利便性は非常に多くあります。
例えば、従業員の勤怠状況の一元管理、勤怠体系が変わっても同じシステムで運用できること、更にシフト作成やシフト参照までもできます。
以上のように、勤怠管理にICカードを導入するメリットは非常に大きいです。
これらのメリットを考慮すると、導入をいち早く検討したほうが良いといえるでしょう。

ICカードの勤怠管理システムの選び方とポイント

ここからは、ICカードの勤怠管理システムの選び方とポイントを解説していきます。選び方の基準がわからないという方はぜひ参考にしてみてください。

まずは、ICカードを使った勤怠管理をなぜ導入したいのかを明確にした上で、その目的に合った機能があるシステムなのかを確認しましょう。ひと言で勤怠管理と言っても、さまざまな機能や連携できるシステムがあります。単純にタイムカードよりも効率的に勤怠管理をしたいのか、多言語への対応や打刻漏れを防ぐシステムなど、求めている機能があるのかなどを確認しておきましょう。

続いて、勤怠管理システムのセキュリティ対策も確認しておきましょう。勤怠管理は、従業員の個人情報などの漏洩をすると損害が大きな情報を取り扱っているため特に注意が必要です。勤怠管理の導入実績やサポート体制なども含めて万全な対策を整えているシステムを導入することが大切なポイントだと言えるでしょう。

【まとめ】ICカードで勤怠管理するメリットを最大限活かす

この記事では、勤怠管理をICカードを行うことで得られるメリットをご紹介しました。
ひとくちに勤怠管理システムといっても、利用料や機能構成はさまざまです。自社の規模や目的に合ったシステムを選ぶことで、課題解決が実現するでしょう。

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