【2024年最新】クラウド型ワークフローシステムおすすめ12選
業務効率改善のために、初期費用を抑えられるクラウド型ワークフローシステムの導入がすすんでいます。クラウド型システムのため、サーバー設置が不要で、メンテナンス費もかかりません。非効率なワークフローに悩んでいる企業は、システム導入を検討しましょう。今回は、面倒な申請・承認作業を簡単にする、クラウド型ワークフローシステム12個を紹介します。
- クラウド型ワークフローシステムとは?
- クラウド型とオンプレミス型ワークフローシステムの違い
- クラウド型ワークフローシステムおすすめ10選
- 無料プランがあるクラウド型ワークフローシステム2選
- クラウド型ワークフローシステムの導入メリット
- クラウド型ワークフローシステムの選び方
- クラウド型ワークフローシステムまとめ
クラウド型ワークフローシステムとは?
まず、ワークフローシステムとは、ワークフロー(仕事をすすめる際の流れ)を効率化させるシステムです。例えば、経費の申請や承認、発注書の作成などをさします。ワークフローシステムでは、申請から承認までをシステム化し、オンラインで実行可能です。
また、ワークフローシステムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型ワークフローシステムは、低コストで導入でき、外出先でも利用できるメリットがあります。自社でサーバーを準備する必要がないので、サーバーの維持費や運営費が必要ありません。そのため、低コストですぐに運用開始したい場合には、クラウド型が適しています。
クラウド型とオンプレミス型ワークフローシステムの違い
ワークフローシステムでは、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型は自社でサーバーを準備する必要がないため、導入コストが低い特徴をがあります。また、メンテナンスや維持費はサービス提供会社が持ちます。
一方、オンプレミス型は自社でサーバーを設置し、システムを構築します。自社の運用に合わせて、柔軟にカスタマイズ可能です。しかし、サーバー導入費、維持費の費用、メンテナンスの人件費がかかります。また、バージョンアップのためにも費用がかかります
クラウド型もオンプレミス型もシステムの機能は大きく変わりませんが導入しやすさとコスト面はクラウド型に分があります。すぐに導入をはじめたい、コストを抑えたい場合には、クラウド型がよいでしょう。
クラウド型ワークフローシステムおすすめ10選
外出先でも申請・承認作業を行ないたい場合には、クラウド型ワークフローシステムがおすすめです。自社にサーバーを設置するオンプレミス型とは異なり、スマートフォンを利用してシステムを利用できるからです。ここでは、出張や外出が多い担当者でも利用しやすい、クラウド型ワークフローシステムおすすめ10選を紹介します。
rakumo ワークフロー
rakumoワークフローは、社内の業務フローをデジタル化し、電子承認を可能にします。また、コメント機能でコミュニケーションを取れるため、申請が止まることもありません。
さらに、クラウド型ワークフローシステムで、Google Workspace連携やクラウドサインの連携によって、契約書を押すためだけのハンコ出社がなくなります。直感的に操作できる、インターフェイスのわかりやすいシステムです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- 冗長化
- 通信の暗号化
- シングルサインオン
- とても使いやすく、パソコンからだけではなく、スマホからも申請、承認業務もとてもスピーディーにできる所がとても良いです
- 私はこの様なシステムがとても苦手で、最初は使いこなせるかとても不安でした。ですが、会社の先輩におすすめされ使ってみたら、すごい使いやすかったです。
ジョブカンワークフローはあらゆる社内ワークフローに効果的で、会社独自の申請フォーマットにも対応します。また、クラウド型であり、スマートフォンにも対応しています。スマホブラウザに最適化されているため、外出や出張時でも問題なく、申請処理ができます。また、各種システムとの連携も豊富で、G SuiteやGoogleアカウント、Amazonビジネスなどとの連携で、さらに業務効率を向上させます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- チャットサポートがありわからないところはすぐ解決できる。画面が見やすくなってるから使い方簡単。初心者向けにできる。
- 説明書が無くともすぐにどこへ何を記入すれば良いのか分かりやすい点が非常に使いやすく、また設定等もスムーズに行う事が出来ました。誰もが分かりやすくおすすめ出来ます。
intra-mart ワークフロー
intra-mart ワークフローは、自社に最適な画面開発を実現します。フォーマットの作成が簡単で、専用ツールを使うだけでオリジナルの申請画面が作成できます。また、データ集計や分析もわかりやすく、ドラッグ&ドロップで表示可能です。
多言語機能も備わり、英語と中国語が自動翻訳されます。クラウド型ワークフローシステムのため、海外拠点でも問題なく運用可能です。そのため、グローバル展開を行う企業にもおすすめです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請内容の確認と承認機能
- メールサポートあり
- Pマーク
- シングルサインオン
- オンプレミス(パッケージ)
- クラウド(SaaS)
- モバイルブラウザ(スマホブラウザ)対応
- 申請書の作成機能
- 申請時の承認ルート編集機能
- 誰にボールがあるか分かりやすくなった。 承認するまでに必要な書類がわかりやすい。 改定履歴が見にくい
- 仕事の手順を変えることなくワークフロー化を行えた。 入力項目や表示の不具合、改善が必要な箇所は、ワークフローを 保守、管理している子会社に要望を伝えると、1ヶ月以内に改善してもらえる。仕様変更前にテストサイトで動作確認している。
コラボフローは連携パーツが豊富で、kintoneやサイボウズOffice、Office365などとの連携が可能です。外部システムとの連携によって社内データを一元化し、業務効率化につなげます。
また、直感的に運用できる点も特徴で、Excelで作成した書類をそのまま申請フォームとして変換できます。現在の運用と変化させずに、スムーズなをスタートを可能にします。クラウド型ワークフローシステムのため、導入が簡単なところもメリットです。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- シングルサインオン
- 今まではエクセルで管理していたが、いつ誰が書いているのかわからなかった。 システムを導入してから、いつ誰がどんな回答をしているか一目でわかるようになった。
- 特に困ることなく、サービスを使用しました。チャットサービスなども使用しましたが、わかりやすく懇切丁寧でした。
Create!Webフローは紙データのイメージのまま、電子化できるクラウド型ワークフローシステムです。そのため、現在の運用方法を変えずに、電子化に移行できます。また、承認フォームはもちろん、メンテナンスやシステム設定も操作が簡単なため、デジタル化に対応できていない企業も安心です。さらに、グループウェアや基幹システムとの連携で、さらなる業務効率化も実現します。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- 通信の暗号化
- IP制限
- 二要素認証・二段階認証
- スムーズな業務遂行に一躍かっている。 説明書を読まなくても誰でも使いこなせるので、時短につながっている
- 手間が省けるし、決済時間が短縮できるし、テレワーク中でも自宅から経費精算などができるし、そもそも直観的に使いやすいので良いと感じている。
J-MOTTO ワークフロー
J-MOTTO ワークフローは、簡単な操作性により、シンプルなワークフロー申請を実現します。承認フローは管理者が設定を行うため、申請者が申請のたびに設定する必要がありません。一方で、設定を変えれば、申請者が承認フローの選択も行えるので、柔軟な運用が可能です。クラウド型ワークフローシステムで、ユーザー数10名以下、ディスク容量1GBまでであれば、低コストでの運用もできます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請内容の確認と承認機能
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- Pマーク
- 通信の暗号化
- IP制限
- 二要素認証・二段階認証
- 普段使い慣れていない人でも分かりやすい。見やすく使いやすいと思います。初心者の私でもすぐ慣れました。
- 紙に書かなくても良くなったことが1番の良かった点です。後はまだ使いはじめたばかりなのでわかりません。
X-point Cloudは、直感的な操作によって、申請業務を効率化します。紙の書類を扱うように申請可能で、承認はワンクリック、承認状況は可視化されます。また、クラウド型ワークフローシステムのため、スマートフォン、タブレット端末でも利用できます。汎用性のあるシステムで、稟議書はもちろん、交通費申請や経費申請などにも利用できます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- 冗長化
- 通信の暗号化
- IP制限
- やり取りのログが残り、相手とのコンタクトが円滑に進むシステムがある為、非常に仕事として円滑に進む。会社では年代でも運用出来ている印象がある。
- 特筆すべき点はありません。強いて挙げるならば、全くの初心者であった私でも、すぐに扱いに慣れることができました。その点は非常に良かったと感じております。
SmartDBは、Webデータベース機能を持つ大企業向けのシステムです。複雑な承認フローに強く、並列承認や条件分岐、別のワークフローへの連携を実現します。そのため、部署が複数あったり、承認者の多い企業でも安心して運用できます。
また、クラウド型ですが、セキュリティ面も充実しています。承認フォームごとに管理権限の調整が可能なため、監査対策や内部統制にも役立ちます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- ISMS
- Pマーク
- 冗長化
- 通信の暗号化
- 画面がすっきりしておりコンパクトなので、わかりやすく、したいことをすぐできるので便利だなと思っています。
- 多くの業務ツールを一元的にデジタルベースで管理できるので、業務の進行手続きが管理でき、リモートワークにおいても対面でなくても確実な業務遂行ができている。
楽々WorkflowII Cloud
楽々WorkflowII Cloudは、ペーパーレスによるコストカットや、素早い業務判断が行えるワークフローシステムです。画面設定がわかりやすく、申請書の一覧表示や、フォルダツリーのように直感的に理解できる操作画面が特徴です。また、クラウド型のため、導入コストを抑えることもできます。ワークフローのデータ化によるコストカットと合わせて、費用の経費削減につなげます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 冗長化
- 通信の暗号化
- シングルサインオン
- オンプレミス(パッケージ)
- パソコンが得意ではないパートさんも、問題なく使えています。反応も良く、これがないと業務になりません。
- 進捗状況が適宜更新されて、差し戻されていても対応内容がわかりやすく記載してもらえるので大変使いやすいと感じます。
サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace
サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspaceは、Googleサイト上で使用するクラウド型ワークフローシステムです。インターネット環境さえあれば、どこでも使用できます。また、スマートフォンからも利用でき、出張や外出の多い担当者でも安心です。
さらに、無料版も準備されているので、低コストで運用を始めたい企業にもおすすめです。有料版とは機能が異なるため、必要な機能があれば有料版を検討してもよいでしょう。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- Pマーク
- マニュアル管理ではクラウド上でレコードできるので、データが一元化され管理部門の管理コストが低減する。
- 見やすいレイアウトで、これまで使い慣れたシステムでもあり、操作性もよいです。これからも引き続き使いたいと思います。
無料プランがあるクラウド型ワークフローシステム2選
システム導入が初めての場合は、無料プランを活用しましょう。費用をかけずに、自社に合うシステムかどうかを判別できるためです。費用をかけてしまうと、導入してから合わないと感じても、システム変更をためらってしまうでしょう。ここでは、事前に運用を試すことができる、無料プランがあるクラウド型ワークフローシステムを紹介します。
iQubeは、10名までであれば、無料で使用できるクラウド型ワークフローシステムです。フォームカスタマイズ自由なワークフローだけではなく、スケジュールやメッセージ、議事録に使用できるレポートなど、15の機能を搭載しています。また、スケジュール機能はToDoリストとの連携も可能で、プロジェクト進捗を一括で管理可能です。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 導入支援・運用支援あり
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- Pマーク
- 冗長化
- 通信の暗号化
- IP制限
SmartFlowは、20ユーザーまでであれば、無料で利用できるクラウド型ワークフローシステムです。そのため低コストで導入をはじめたい企業にもおすすめです。また、有料プランでも1ユーザー月額275円なので、ユーザー数が多い企業でも低コストで運用できます。インターフェイス面では、テンプレートを選ぶだけで申請ができるので、パソコンやシステムが苦手な方でも安心です。スマートフォンでも利用でき、モバイルファーストのため、外出先でも簡単に業務ができます。
- 申請フォーマットの作成機能
- 申請の規定違反のチェック機能
- 申請へのコメント機能
- 申請内容の確認と承認機能
- 一括承認機能
- メールサポートあり
- 電話サポートあり
- ISMS
- IP制限
- シングルサインオン
クラウド型ワークフローシステムの導入メリット
導入費用を抑えたい、スマートフォンで利用したいなどの希望があれば、クラウド型ワークフローシステムがおすすめです。ランニングコストで運用でき、スマホアプリ、スマホブラウザに対応しているためです。ここでは、クラウド型ワークフローシステムの導入メリットを紹介するので、導入を検討している企業は、参考にしてみてください。
オンプレミスに比べて価格が安い
クラウド型ワークフローシステムは、自社サーバーの設置を必要としません。そのため、自社サーバーが必要なオンプレミス型に比べ、初期費用を抑えることができます。また、運用に関わるコストも安く、月額のランニングコストで運用できます。一方のオンプレミス型であれば、サーバー維持費、メンテナンスに関わる人件費が必要となります。クラウド型は自社サーバーが不要のため、価格を抑えて導入・運用できます。
情報共有・稟議のスピード向上
アナログのワークフローでは、情報共有に時間がかかったり、大事な時に担当者が不在で話が進まないなどの問題があります。担当者や決裁者に合わなければ、承認がすすまないからです。
一方、ワークフローシステムであれば、一連の申請や承認をオンライン上で行なえます。そのため、決裁者の外出が多い企業でも、問題なく承認業務を行えます。ワークフローシステムの導入によって情報共有のスピードが上がり、オンライン上で稟議可能なメリットがあります。
稟議書のクラウド化・ペーパーレス化で紛失防止
紙の書類で申請を行う場合、文書の紛失や管理の問題が発生します。必要な書類を紛失してしまうと、申請からやり直しになってしまいます。また、承認を求められた際に、進捗状況がわからず、どの担当者で止まっているか判断できない可能性もあります。
ワークフローシステムであれば、承認から申請までをクラウド化し、オンラインで処理可能です。また、データ上でワークフローを行なうため、紛失防止にもつながります。
事務手続きの簡素化
ワークフローのオンライン化によって、事務手続きが簡単になります。紙の申請書がなくなり、申請や承認までの業務削減につながるからです。アナログなワークフローの場合、紙の申請書を持ち出すことができず、社内での業務が基本となります。そのため、外出先から社内に戻らなければ、申請も承認作業もできません。さらに、進捗状況もわかりにくく、手続きに時間がかかりました。ワークフローシステムであれば状況を可視化できるため、複雑な手続きを効率化し、簡単にします。
承認ルート管理でセキュリティ対応
ワークフローの可視化によって、承認ルートの管理が簡単になります。さらに、承認ルートが記録されるため、セキュリティ強化にもつながります。ワークフローシステムでは事前に承認ルートを設定し、ルートに沿って承認が行われます。そのため、誰が申請し承認したかが記録されます。アナログではわかりにくい承認ルートが管理され、可視化されるため、不正防止などのセキュリティ強化につながります。
クラウド型ワークフローシステムの選び方
クラウド型ワークフローシステムのなかでも、機能はサービスによって異なります。少人数向けと大企業向け、操作性の違いなど、確認する箇所はさまざまです。自社にあったシステムを導入するために、あらかじめ機能を確認しておきましょう。
操作性に優れているか
操作性に優れたワークフローシステムを選ぶことで、定着率アップにつながります。特に、現場の従業員が使いやすいシステムが大切です。例えば、直感的にわかりやすいインターフェイスであれば、従業員は積極的に利用します。システムの利用によって効率よく業務ができれば、繰り返し利用し、自然と定着するでしょう。システム導入後は、従業員が継続して使うことが求められます。そのためにも、操作性に優れたシステムを選びましょう。
自社の体制に合っているか
ワークフローは直線型や並列型など、企業によって異なります。そのため、自社の体制、ワークフローにあったシステム選びが大切です。例えば、小さな企業であれば、シンプルな直線型がいいでしょう。一方で、部署の多い大企業であれば、複雑なワークフローに対応したシステムが求められます。このように、自社の体制やワークフローによって、必要なシステムが異なります。導入前に、どのようなワークフロー体制かを確認しましょう。
外部ツールと連携は可能か
自社で導入しているシステムと連携できるワークフローシステムの場合、さらなる業務効率化が期待できます。既存システムと連携ができれば、データの再利用ができ、スムーズに運用できるからです。また、同システム内で業務を完結できる場合もあり、担当者の負担軽減にもつながります。特に、申請と承認作業の多い経費精算システムと、クラウド型ワークフローシステムの連携ができれば、業務の効率化が実現します。
クラウド型ワークフローシステムまとめ
手間のかかる作業を効率化させるため、ワークフローシステムを導入する企業が増えています。申請・承認作業は時間がかかり、ミスも発生しやすいため、課題を抱える企業が多いからです。また、ワークフローシステムはオンプレミス型とクラウド型があります。特に、初期費用を抑え、サーバー設置不要のクラウド型ワークフローシステムが人気です。導入コストを抑えたい、システム運用の人員がいない企業は、クラウド型を検討するとよいでしょう。
クラウド型ワークフローシステムの利用を検討しているものの、どれを使用していいかわからない方は、当記事と合わせてPRONIアイミツで探してみてください。
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