ワークフローシステム
アイミツSaaSに掲載する
ワークフローシステム
発注ガイド
サービス一覧
記事一覧
  • アイミツSaaS
  • ワークフローシステム 発注ガイド
  • 記事一覧
  • テレワークの課題を解決するワークフローシステムとは?

テレワークの課題を解決するワークフローシステムとは?

作成日 2021年12月16日 更新日 2021年12月16日

近年、働き方改革に取り組む企業が増加しています。改革の一環として、テレワークを導入している企業も少なくありません。しかし、テレワークを導入する際に、業務フローの見直しが必要になるケースや、申請・承認業務が課題になる可能性もあります。 そこでおすすめなのが、ワークフローシステムの活用です。ワークフローシステムを導入すれば、テレワークでも円滑に申請・承認業務を進められるでしょう。 本記事では、ワークフローシステムの導入を検討している方のために、システムを利用するメリットや製品の選び方を解説していきます。ぜひご覧ください。

    目次
  • 働き方改革に必要とされるテレワーク
  • テレワーク導入のメリット
  • テレワークの課題
  • テレワークの課題を解決するワークフローシステムとは?
  • テレワークでワークフローシステムを導入するメリット
  • ワークフローシステムを選ぶ際のポイント
  • テレワークにもおすすめなワークフローシステム5選
  • 【まとめ】テレワークに活用できるワークフローシステムを見つけよう!

働き方改革に必要とされるテレワーク

近年の日本政府では、労働者がそれぞれの事情に合わせて、柔軟に働けるように働き方改革を推進しています。少子高齢化が進む日本において、今後も労働力・生産力を確保するためには、労働人口や出生率の増加、生産性の向上は避けられない大きな課題です。

そこで、労働人口を増やすために、年齢や性別、居住地にとらわれない柔軟な働き方が求められています。テレワークは働き方改革を推進する上では、もはや不可欠な働き方だと考えられるでしょう。

総務省の調査(https://www.mhlw.go.jp/content/11911500/000662173.pdf 参照)によると、2012年時点でのテレワークの普及率は11.5%でしたが、2019年には20.2%に増加。働き方改革の推進にあわせて、今後もテレワークの普及率は増加すると予測されています。

テレワーク導入のメリット

テレワークを導入するメリットとして、以下の4つが挙げられます。

・優秀な人材の確保
・離職率の低減
・業務効率化
・非常時への対応

まず、テレワークには、居住地にとらわれずに働けるメリットがあります。企業の所在地によっては、そもそも人口が少なく、人材確保に苦戦するケースもあるでしょう。

その点、テレワークを導入すれば、優秀な人材を確保できる可能性も高まります。働き方の選択肢も増えるため、社員の離職率低減にも期待できるでしょう。

また、Web会議ツールを活用すれば移動時間を削減できる上、外回り営業などの業務効率も向上します。加えて、災害などで社屋が被害を受けた場合も、オンラインで遂行できる業務であれば、仕事を続けられるのもメリットです。

あなたにあったワークフローシステムを
コンシェルジュが無料アドバイス!
まずは相談する(無料)

テレワークの課題

メリットの多いテレワークですが、もちろん課題もあります。

申請や稟議の承認を紙ベースで実施している企業では、ハンコをもらうために出社しなければならないケースもあるでしょう。書類に不備があれば、再度出社しなければなりません。出勤が前提の勤務体系では支障がない仕組みでも、テレワークとなると業務効率が低下する可能性があります。テレワークを導入する際には、会社のルールや業務の流れを見直さなければなりません。

また、テレワークではコミュニケーションが課題になることも多いようです。出社して同じ場所で働く場合は、社員同士で頻繁にコミュニケーションを取れますが、テレワークでは顔を合わせる機会が少なくなってしまうのが難点。コミュニケーションの頻度が下がるため、しっかりと情報共有できる仕組みを構築しなければなりません。

テレワークの課題を解決するワークフローシステムとは?

テレワークを導入する場合、紙ベースの仕組みでは限界があります。

当然、ワークフローが紙ベースのままでは、申請者・承認者が出社しなければなりません。さらに、複数の承認が必要な場合は、少なくとも1度は承認にかかわる全員が出社する必要があります。

テレワークでスムーズに業務を遂行するためには、オンラインで申請や承認を実施できるツールを導入することが不可欠です。そこで、おすすめなのがワークフローシステムの導入。ワークフローシステムを利用すれば、申請から承認までをオンライン上で完結できます。

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、紙ベースで実施している申請や承認、処理など一連の業務を電子化するシステムです。稟議書や休暇届けなど、用途ごとにあらかじめ用意したフォームに入力するだけで、電子化された申請書を作成できます。

フォームごとに承認経路を設定でき、システム上で承認や差し戻しを行うことも可能です。承認の進捗もリアルタイムで確認できます。もちろん、申請された書類などはデータとしてシステムに保管されるため、管理も容易です。

あなたにあったワークフローシステムを
コンシェルジュが無料アドバイス!
まずは相談する(無料)

テレワークでワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入すれば、ハンコやサインをもらうために出社する必要がなくなります。紙ベースの管理とは異なり、オンラインで申請・承認できるため、テレワークでも効率的に業務を進められる点が特徴。テレワークを推進する上でも多くのメリットがあります。以下では、ワークフローシステムをテレワークで活用する8つのメリットについて解説しましょう。

業務内容の明確化・システム化が可能

ワークフローシステムを導入すれば、業務フローや承認ルールを明確にできます。各社員の役割や承認の流れなど、承認ルールが定まっていれば、社員が申請する際に混乱することもないでしょう。

また、業務を標準化できるため、社員によって作業の進め方が変わってしまうという心配もありません。テレワーク推進の大きな課題であるハンコ業務から開放されるだけでなく、業務フローをシステム化することで、業務内容の見直しや効率化も実現できます。

申請業務を効率化できる

申請業務を効率化できる点も、ワークフローシステムを導入するメリットです。ワークフローシステムを利用すれば、申請書類をいちから作成する手間や時間を削減できます。

加えて、ワークフローシステムでは申請ルートの確認も簡単です。申請内容ごとに承認フローを設定できるため、誰の承認が必要なのかをいちいち確認する手間も省けます。紙による申請が不要なため、ペーパーレス化を促進できる点も見逃せません。

承認業務を効率化できる

ワークフローシステムを利用すれば、場所や時間にとらわれずに承認作業を実施できます。紙ベースの場合は、承認の進捗を確認するために承認者や担当部署に問い合わせなければなりません。どこで承認が止まっているのか、問い合わせるまでわからないのです。

その点、ワークフローシステムでは承認状況も管理画面から確認できます。承認が滞っている場合は、通知を該当者に送れるなど、便利な機能が搭載されているシステムも少なくありません。

意思決定のスピードUPに効果的

ワークフローシステムを活用すれば、意思決定のスピードも改善できます。いつでもどこでも申請に対応できるため、会社にいなくても承認作業を実施できる点は前述しました。

加えて、承認フローが明確になるため、申請から承認までの一連の業務をスムーズに遂行できる点もメリットです。結果として意思決定のスピードが速くなるため、申請から承認までの期間も短縮されます。見積書などの作成スピードが速くなれば、顧客満足度の向上や機会損失を防止する効果にも期待できるでしょう。

情報の検索が可能

紙の申請書を使用している場合、過去の申請内容を確認するには手作業で書類を探さなければなりません。一方でワークフローシステムでは申請内容をデータとして保存するため、情報も簡単に検索できます。

必要な情報にすぐにアクセスできることによって、幅広い業務の効率化にも効果的。さらに、ワークフローシステムによっては、ほかのシステムとの連携に対応しているケースも多く、蓄積したデータを別の業務に活用できる点もメリットです。

内部統制を強化できる

ワークフローシステムには、内部統制を強化できるというメリットもあります。曖昧だった業務フローを可視化できるため、申請内容が改ざんされるリスクを低減できるのです。申請や承認の履歴も残るため、自社のコンプライアンス強化にも役立つでしょう。

また、ワークフローシステムを導入するとルール違反が難しくなるのもポイント。不正を防止できる体制を整えられるため、取引先や顧客からの信頼向上にも期待できます。

ペーパーレス化を実現できる

ワークフローシステムを導入することによって、紙ベースで実施していた申請・承認業務が電子化されるため、ペーパーレス化を実現できます。紙の書類が不要になれば、保管スペースを用意する必要もありません。

テレワークを導入する場合、申請書類の提出やチェックをどのように実施するのかが課題となるケースが多いですが、ワークフローシステムを利用すれば解決できます。

コスト削減

コストを削減できるのも、ワークフローシステムを導入するメリットです。ペーパーレス化によって、申請書類の印刷費や紙代、保管費用などのコストを削減できます。

さらに、承認業務の工数を削減できるため、担当者の作業時間を削減することも可能。作業時間を短縮できれば、その分、生産性が向上し、残業なども減らせるでしょう。ワークフローシステムを利用することで、人件費を削減できる可能性もあります。

ワークフローシステムを選ぶ際のポイント

ワークフローシステムを選ぶ際は、セキュリティや外部システムとの連携の可否など、事前に確認すべきポイントがあります。ここからは、ワークフローシステムを選ぶ際の5つのポイントについて確認していきましょう。

導入形態はオンプレミス型かクラウド型か

ワークフローシステムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類の導入形態があります。

オンプレミス型は、自社で管理するサーバー・ネットワークで運用する利用形態です。クラウド型は、ベンダーが用意したサーバーにアクセスすることでワークフローシステムを利用します。

オンプレミス型は、データを社内で管理できるのがメリット。一方で、サーバーの管理やバージョンアップの手間を省けるのがクラウド型のメリットです。

自社の業務フローにあっているか確認する

ワークフローシステムを比較する際は、自社の業務フローに合っているかどうかも重要なポイント。自社の業務フローに合わないシステムを導入してしまうと、業務効率を低下させてしまう恐れがあります。

また、ワークフローシステムはカスタマイズに対応できる製品が多いですが、カスタマイズできる範囲はワークフローシステムによって異なるため、導入前にかならず確認しておきましょう。

実際の使い勝手をきちんと確認する

使いやすさもワークフローシステムを選ぶ際の重要なポイントです。ワークフローシステムは使用頻度が高いため、使い勝手の悪い製品を選んでしまうと生産性に影響を及ぼします。そのため、UIがわかりやすく、軽快に動作する使い勝手のよいシステムを選ばなければなりません。

また、テレワークにあわせてワークフローシステムを導入するのであれば、マルチデバイスに対応しているかどうかもチェックしましょう。

ほかのシステムと連携できるか確認する

ワークフローシステムが外部のシステムとも連携できるかどうかを確認しましょう。顧客管理システムや会計システムなど、ほかのシステムとの連携が可能なワークフローシステムであれば、申請以外の業務も効率化できます。

システム同士が連携できれば、手作業をより削減させることが可能です。ワークフローシステムを選ぶ際は、自社で使用している既存のシステムとの連携に対応しているかを確認しておくとよいでしょう。

セキュリティ面に問題がないか確認する

ワークフローシステムを導入する場合、セキュリティにも気をつけなければいけません。システムでは機密性の高い情報を扱う機会も多いため、セキュリティがしっかりしたシステムを選ぶ必要があります。

情報漏えいを防ぐには、社員の作業権限を管理し、アクセスできる情報を制限することが必要。IDごとの権限管理機能や操作ログの検索機能など、セキュリティ関連の機能が備わっているかどうかも確認しておきましょう。

あなたにあったワークフローシステムを
コンシェルジュが無料アドバイス!
まずは相談する(無料)

テレワークにもおすすめなワークフローシステム5選

ひと口にワークフローシステムと言っても、さまざまな製品が開発されており、それぞれ操作性や機能に違いがあります。ここでは、テレワークの導入を検討している方におすすめのワークフローシステムを5種類ご紹介しましょう。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、DONUTSが提供しているワークフローシステムです。使いやすさを重視しており、ITツールの操作に慣れていない方でも直感的に操作できるUIを採用しています。

パソコンだけでなく、スマホからの申請・承認にも対応しているため、外出中やテレワークでも申請や承認が可能です。ジョブカン勤怠管理やジョブカン採用管理など、ジョブカンシリーズとの連携もスムーズなため、すでに利用している方にはとくにおすすめだと言えます。

楽々WorkflowII Cloud

楽々WorkflowII Cloudは、住友電工情報システムが提供しているワークフローシステムです。名前のとおりクラウド型のシステムで、Webブラウザから操作できます。ネットに接続できる環境があれば、24時間場所を選ばず利用できるため、テレワークにも対応可能です。

さらに、英語と中国語に対応しており、中国語の申請を日本語で承認するといった使い方にも対応できます。外国人社員もワークフローシステムを利用する企業にはぴったりでしょう。

rakumoワークフロー

rakumoワークフローは、rakumoが開発・販売しているワークフローシステムです。電子契約サービス「クラウドサイン」との連携をサポートしているため、外部との契約でも出社する必要はありません。

加えて、自身が承認した申請に関する通知を受け取れるフォロー機能も備わっています。承認後も、イベントが発生するたびにメールやSlackで通知。テレワークでも進捗をリアルタイムで把握することが可能です。

Streamline

Streamlineは、ミトリが提供するワークフローシステム。電子稟議に強い点に特徴があり、既存のフォーマットをそのままワークフローシステムで利用できます。システム導入後も既存の書式を利用できるため、社員への教育も不要です。ワークフローシステムを導入する際の社員の負担を軽減できます。

また、複雑な承認フローを設定できるため、テレワークでの承認にも柔軟に対応可能。データや通信はすべて暗号化されるので、セキュリティ面も安心です。

Create!Webフロー

Create!Webフローは、インフォテックが提供しているワークフローシステムです。目的のフォーマットを選択し、フォームに必要事項を入力するだけで申請が完了します。直感的に操作できる点が最大の特徴です。

業務システムやグループウェアとの連携にも対応しているため、テレワークでも効率的に業務を進められるでしょう。経費申請や勤怠届けはもちろん、人事考課表の提出や承認にも対応できます。

【まとめ】テレワークに活用できるワークフローシステムを見つけよう!

テレワークを推進する場合は、ペーパーレス化もセットで取り組む必要があります。ワークフローシステムを活用しながら書類の電子化を進めなければ、テレワークの利点を損なってしまう恐れもあるでしょう。そのため、ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の業務フローに対応できる製品を選ぶ必要があります。

とはいえ、ワークフローシステムをはじめて導入する場合、「どのように選べばよいのかわからない」という方も多いでしょう。アイミツでは、テレワークにおすすめのワークフローシステムに関する導入サポートも行なっています。ワークフローシステムをお探しの方は、ぜひお気軽に無料相談をご利用ください。

あなたにあったワークフローシステムを
コンシェルジュが無料アドバイス!
まずは相談する(無料)
ワークフローシステムで検索されているワード
利用環境・サポート
  • スマホアプリ(iOS)対応
  • スマホアプリ(Android)対応
機能
  • 代理申請機能
  • 申請へのファイル添付機能
  • 申請時の承認ルート編集機能
  • 申請フォーマットの作成機能
  • 承認ルートの分岐機能
  • 申請情報のCSV出力機能
  • 申請の検索機能
  • 申請のメール通知機能
導入実績 業界別
  • 小売業界
  • 食品業界
  • 外食業界
  • 医療(病院)・福祉業界
  • 建設・工事業界
  • 専門サービス業界
  • 通信業界
  • 機械業界
  • コンサルティング業界
  • エンタメ業界
  • 広告業界
  • その他サービス業界
  • 学校・教育業界
  • 人材業界
  • 金融業界
導入実績 企業規模別
  • 大企業・大手企業
  • 中小企業
  • 小規模企業
ワークフローシステム探しで、こんなお悩みありませんか?
1社ずつ調べていくには
時間がかかりすぎる
相場がわからないから
不安…
どの企業が優れているのか
判断できない…
アイミツなら
  • point. 1 今人気のサービスをまとめて比較できる!
  • point. 2 10万件の利用実績から業界・相場情報をご提供!
  • point. 3 業界内で実績豊富なサービスのみ掲載!
まずは相談する(無料)
アイミツSaaS
ワークフローシステム選びに困ったら・・
コンシェルジュが
相談にのります!
相談してみる(無料)
おすすめ記事・ページ
  • ワークフローシステムとは
  • ワークフローシステムのメリット・デメリット
  • ワークフローシステムの料金相場
  • ワークフローシステムの選び方
  • おすすめのワークフローシステムを見る
  • ワークフローシステムを一覧から探す
アイミツ

著者 | アイミツSaaS編集部

運営に関するお問い合わせ、取材依頼などはお問い合わせページからお願い致します。

ワークフローシステムに関連する記事

ワークフローシステムに関連する記事をご紹介します。

ワークフローシステムの導入効果とは?効果測定のポイントをご紹介
ワークフローシステムの導入効果とは?効果測定のポイントをご紹介
業務を手際よく遂行していく上で、欠かせないのがワークフローの設定。あらかじめ決まった手順を用意しておけば、効率よく作業を進められます。 そして、スムーズな業務遂行をさらに後押ししてくれるのが、ワークフローシステムです。今回は、ワークフローシステムを導入することによって得られるメリットや、導入効果を測定する方法についてご紹介します。
2021年12月16日
多言語対応のおすすめワークフローシステム9選【2022年最新版】
多言語対応のおすすめワークフローシステム9選【2022年最新版】
テレワークへの流れが加速する2020年。時間と場所に囚われず働くには企業活動のペーパレス化が急務です。決裁文書を電子化できれば、いつでもどこでも申請・承認が可能となり業務効率化を期待できます。更に多言語対応のワークフローシステムなら、グローバル企業でも重宝するでしょう。 今回は、発注業者比較サービスのアイミツSaaSが、国際的な企業に向けて、多言語対応のワークフローシステムをピックアップします!
2021年09月17日
ジョブカンワークフローの評判と実態【2022年最新版】
ジョブカンワークフローの評判と実態【2022年最新版】
テレワークが進む中、日本企業はIT化の流れに大きく舵を切っています。中でも問題視されているのは紙文書の存在。在宅勤務を阻む最大の要因とされており、官民挙げて申請文書の電子化、ハンコ文化の見直しが進められています。実際に多くの企業がその必要性を実感していることでしょう。 そうした流れの中で注目を集めているのがワークフローシステムです。 現在多くの製品が発売されていますが、今回は「ジョブカンワークフロー」をピックアップ。 一流企業でも導入多数の大ヒット製品ですが、実際のところはどうなのか…その評判と実態に迫ります。
2021年09月17日
ワークフローシステムで働き方改革が叶う?導入するメリットを解説!
ワークフローシステムで働き方改革が叶う?導入するメリットを解説!
業務遂行をスムーズにするためにはワークフローを丁寧に設計しておくことが重要です。また、作成したワークフローを実行するための仕組みづくりも丁寧に作り込んでおかなければ、ワークフローが機能せず思ったようなパフォーマンスを得られないということにもなりかねません。 今回は、そんなワークフローの実践を後押しするワークフローシステムの導入メリットについて、ご紹介します。
2021年12月22日
小規模企業の導入実績があるおすすめワークフローシステム3選【2022年最新版】
小規模企業の導入実績があるおすすめワークフローシステム3選【2022年最新版】
業務効率化を進めたいけど、システム導入は大規模な組織で運用しているイメージがるので、自社にあうのかとお悩みの方も多いでしょう。 そこでおすすめなのが、小規模企業の導入実績で判断することです。実はワークフローシステムは小規模企業でも多く導入されているので、多くの小規模企業のワークフロー改善に役立っています。 この記事では、営業・バックオフィス・情報システムなど、さまざまな分野の法人向けSaaSサービスを比較検討できる「アイミツSaaS」が、小規模企業の導入実績があるおすすめのワークフローシステムを厳選してご紹介!小規模企業の導入メリットやワークフローシステムの選び方も詳しく解説していきます。"
2021年09月02日
ERPと連携できるおすすめのワークフローシステム3選
ERPと連携できるおすすめのワークフローシステム3選
ワークフローシステムに情報を集約させたいとお考えの方も多いでしょう。 そこでおすすめなのが、ERPと連携可能なワークフローシステムです。ERPと連携することで、企業の重要な情報を一元管理できます。また、ワークフローシステムからの申請結果をERPに自動更新させることも可能です。 この記事では、営業・バックオフィス・情報システムなど、さまざまな分野の法人向けSaaSサービスを比較検討できる「アイミツSaaS」が、ERPと連携機能があるおすすめのワークフローシステムを厳選してご紹介! ワークフローシステムの選び方やERP連携できるワークフローシステムのメリットも詳しく解説していきます。
2021年10月15日

アイミツSaaS

  • アイミツSaaS TOP
  • アイミツSaaSに掲載する

unilabo

  • ビジネス向けSaaSを探すなら | アイミツSaaS
  • BtoBの発注先探しなら | アイミツ
  • 発注先の一括見積もりと比較なら | アイミツCLOUD
利用規約 プライバシーポリシー お問い合わせ 運営会社
Copyright © 2014-2022 unilabo All Rights Reserved.
あなたにあったワークフローシステムを
コンシェルジュが無料アドバイス!
まずは相談する(無料)