FAX機能があるおすすめクラウドPBX5選！使い方・注意点も解説

目次
• クラウドPBX・FAX機能を併用する方法
• クラウドPBXのFAX機能とは
• クラウドPBXのFAX機能のメリット
• クラウド電話のFAX機能の使い方
• FAX機能を利用できるクラウドPBXの比較一覧
• 【2023年最新】FAX機能があるおすすめクラウドPBX5選
• インターネットFAX利用時の注意点
• まとめ：ペーパーレス化・業務効率化に役立つクラウド電話のFAX機能
• よくある質問

クラウドPBX・FAX機能を併用する方法

クラウドPBX（クラウド電話）を導入しながら、引き続きFAX機能を併用する方法としては4つあります。

①クラウドPBXのFAX機能を利用する

最もおすすめなのが、クラウドPBXのFAX機能を利用する方法です。クラウドPBXはインターネット回線を通じて電話の受発信を行うサービスですが、同様の仕組みで、FAXの送受信もできます。

下記の図のように、取引先から送信されてきたFAXデータをPDFに変換して、PCやスマホでファイルを確認することが可能です。一方、取引先にFAXを送信したい場合は、相手方のFAX番号を指定してPDFデータを送信します。

「取引先がFAXを利用しているためFAX機能を残したいが、自社内はペーパーレス化したい」という場合は、クラウドPBXのFAX機能を使うのがおすすめ。本記事後半では、インターネットFAXを利用できるおすすめのクラウドPBXも紹介していますので、あわせて確認ください。

②FAX利用のためにNTTアナログ回線を残す

「受信したFAXデータを紙で出力して保管したい」という場合は、複合機を使う必要があります。クラウドPBXはインターネット回線を通じた電話サービスのため、電話回線を用いる複合機ではFAXデータを送受信することができません。そのため、電話はクラウドPBXに切り替えつつ、FAX利用のために電話回線を残すという方法をとります。

ただし、FAX番号のみ残す方法はNTTアナログ回線でのみ可能となっており、他の固定電話サービスでは対応できない点に注意が必要です。

③変換アダプターを使用する

変換アダプターとは、アナログデータをデジタルデータに変換する機器で、変換アダプターを使用してFAX（複合機）とクラウドPBXを接続することも可能です。これまで使い慣れている複合機を引き続き利用したい場合には、変換アダプター接続もおすすめです。

④新規でFAX番号を取得する

NTTアナログ回線を利用しておらずFAX番号を戻せない場合や、変換アダプターを設置できない場合、新規でFAX番号を取得するという方法もあります。新規番号にFAXデータを転送することで、引き続き複合機でFAXの送受信が可能ですが、転送料金が約8円程かかる点には注意が必要です。

以上、クラウドPBXとFAXを併用する方法を解説しました。4つの方法のうち、最もおすすめなのがクラウドPBXのFAX機能を利用する方法。以降ではクラウドPBXのインターネットFAXについて詳細に解説します。

クラウドPBXのFAX機能とは

クラウドPBX（クラウド電話）のFAX機能とは、インターネットを通じてFAXの送受信ができる機能。電話・FAXともに電話回線ではなくインターネット回線を用いるため、Wi-Fiに接続できる環境であればどこでもFAXデータを確認できます。

また、クラウドPBXはスマートフォンやPCなどマルチデバイスに対応しており、オフィスの複合機でFAXデータを出力しなくても、手元の端末でデータを確認可能。このように場所・端末の制限なくFAXの送受信ができる点が従来と比較した違いで、ネットFAXのおすすめ理由です。

クラウドPBXのFAX機能のメリット

複合機のFAXと比較した、クラウドPBX（クラウド電話）のメリットは下記の4点です。

インターネット回線があれば電話・FAXを利用可能

クラウドPBXは電話回線ではなくインターネット回線を使った電話サービスのため、Wi-Fi・インターネットに接続できる場所なら、どこでも電話・FAXを利用できる点が最大のメリット。

クラウドPBX各社は、スマートフォン用のアプリ・PC用のソフトウェアを提供しているため、オフィスの外でも電話・FAXデータの受発信が可能です。とくにネットFAX機能は、外回りの多い営業職・建設現場の担当者・テレワークの社員など、オフィス外で仕事をする場面が多い人にとって便利な機能で、社員の生産性向上に役立ちます。

複合機や電話回線は不要

クラウドPBXのFAX機能を活用すると、オフィスの複合機でFAXデータを送受信する必要がなくなり、複合機は不要となります。そもそも従来のビジネスフォンからクラウドPBXに切り替えると電話回線自体が不要となるので、電話・FAXのための設備保守の業務から解放される点もメリットです。

受信FAXはPDF形式のデータとして保存可能

取引先から受信したFAXは、PDF形式のデータとして保管され、スマートフォンやPC端末からアクセスして確認可能。オフィスの複合機で紙に印刷する必要がないため、印刷代・用紙代などの経費を削減することができ、ペーパーレス化も実現します。

クラウドPBXを利用したファイル共有が可能

多くのクラウドPBXにはファイル共有機能（グループウェア機能）がそなわっており、受信したFAXデータをメンバー間で共有することが可能です。紙に印刷する場合には保管場所が必要でしたが、書類をデジタルデータとして保存すれば保管スペースが不要となり、省スペース化も実現します。

クラウド電話のFAX機能の使い方

複合機でのFAX送受信のやり方と、具体的にどう違いがあるのかイメージしづらいという人も多いでしょう。ここでは、クラウド電話のFAX受信・送信それぞれの使い方を解説します。

FAXを受信する場合の使い方

取引先の複合機からFAXデータを受信した場合、データはPDF形式に変換され、PC・スマートフォンに通知が届きます。端末上でPDFを開いてデータを確認できるほか、ダウンロード・ファイル共有などの使い方ができます。

FAXを送信する場合の使い方

取引先（取引先のオフィスにある複合機）にFAXを送信する方法は、PC・スマートフォンから取引先のFAX番号を指定してPDFデータを送付するだけ。PDFデータは自動でFAX用のアナログ信号に変換され、取引先の複合機で受信することができます。

FAX機能を利用できるクラウドPBXの比較一覧

FAXを継続利用したい場合は、インターネットFAXを利用できるクラウドPBXの導入がおすすめです。下記は、FAX機能を実装したクラウドPBXの比較一覧です。機能や料金、実績などを比較して、各社の特徴をご確認ください。

【2023年最新】FAX機能があるおすすめクラウドPBX5選

2023年現在、FAX機能があり、その他の機能や料金比較でもおすすめのクラウドPBXはBIZTEL・ClocoクラウドPBX・MOT/TEL・モバビジ・VoiceX（ボイスクロス）の5選。おすすめ理由やサービスの特徴を詳しく解説します。

インターネットFAX利用時の注意点

クラウドPBX（クラウド電話）のインターネットFAXは便利な機能ですが、これまで利用してきた複合機では使えない点や、送信データ容量が制限される点には注意が必要です。

複合機ではインターネットFAXを送受信できないため注意

クラウドPBXのインターネットFAX機能は、複合機の設置が不要となる点がメリットですが、逆に言うと、複合機でFAXの送受信はできなくなります。複合機で紙に印刷して保管したい場合は、受信したFAXデータを複合機に送信する作業が必要となり、少々面倒です。

引き続き複合機でFAX送受信したいなら、インターネットFAXよりも、NTTアナログ回線を残す方法や、変換アダプターを使用する方法がおすすめです。

データ容量が制限される場合に注意

クラウドPBXのインターネットFAXは、1回あたりに送受信できるFAX枚数や、1ヶ月あたりに送受信できるFAX枚数に制限があることがあるため注意が必要です。たとえば、BIZTELのインターネットFAXは、1ヶ月あたりの受信可能枚数が1,800枚、送信可能枚数が1,200枚までとなっています。また、MOT/TEL（モッテル）の場合は、1回で送付できるファイルサイズが最大3MBまでという制限があります。

クラウドPBXサービスごとにデータ容量制限は違いますので、見積もり時に料金とあわせて確認がおすすめです。

まとめ：ペーパーレス化・業務効率化に役立つクラウド電話のFAX機能

スマートフォンやPCを内線化できる上、FAXを電子化できるクラウドPBX（クラウド電話）は、企業のペーパーレス化・業務効率化に役立つおすすめのツールです。FAX文化が残る業界でどうしてもFAX業務を無くすことはできないけれど、社内はできるだけペーパーレス化したいとお考えなら、クラウドPBXの導入・インターネットFAXの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

アイミツSaaS（当サイト）では、BtoB受発注支援のプロとして、クラウドPBX選びの相談を受け付けています。希望要件や企業規模からおすすめサービスを紹介する診断も用意していますので、ぜひ一度お試しください。

よくある質問

クラウドPBX（クラウド電話）のFAX機能について、よくある質問に答えます。

クラウドPBXでFAXを送受信できる？

インターネットFAX機能を実装しているクラウドPBXでは、インターネットを通じてFAXを送受信できます。取引先にFAXを送信する場合は、PCやスマートフォンからPDFデータを送付することで相手方の複合機にFAXデータが送信されます。一方で取引先からFAXを受信すると、PCやスマートフォンに通知が届き、PDFデータでファイル内容を確認できます。

クラウドフォンのFAX機能を使うメリットは？

クラウドPBX（クラウドフォン）のFAX機能を使うメリットは、複合機や電話回線が不要になり、企業のペーパーレス化が進むことです。機器のリース料金や印刷代、コピー用紙代がかからないため経費削減につながります。

また、インターネット回線があれば、オフィスの外・自宅など場所を問わずどこでもFAXデータを送受信できる点もメリット。テレワークなど新しい働き方にも対応することができます。

クラウドPBXを比較して選ぶポイントは？

FAX機能を実装したクラウドPBXは複数あり、各社を比較すると機能・利用可能な電話番号・音質・セキュリティ対策・料金に違いがあります。自社の電話業務に求められる要件とその優先順位を明確にしたうえで、料金や機能などのポイントを比較し、自社に最適なクラウドPBXを選ぶことが重要です。

比較ポイントについては、別記事「クラウドPBX（クラウド電話）の比較方法・おすすめ解説」をご覧ください。