失敗しないプロジェクトの進め方とは？よくある失敗と対策を解説

目次
• プロジェクトの進め方【基本の5ステップ】
• プロジェクトの進め方でよくある5つの失敗
• 失敗しないプロジェクトの進め方【5つのポイント】
• まとめ：プロジェクトを適切に進めたいならITツールを検討しよう

プロジェクトの進め方【基本の5ステップ】

はじめに、プロジェクトの進め方において基本となる5つのステップを確認していきましょう。この5つのステップをおさえておくことが、プロジェクトの進行の基本となります。

まず、プロジェクトを立ち上げるところから始めましょう。プロジェクトは、立ち上げ段階においてどのような内容なのかを具体的に設定しておくことが非常に重要です。クライアントからの要望や自社の経営戦略などをベースとして、プロジェクトの目的や納期、必要となるコストや人員、想定されるリスクなどを詳細に検討し、数値やスケジュールが妥当なのかを十分なのかを確認しながらプロジェクトを企画する必要があります。妥当性について客観的にチェックしておくことが大切なので、プロジェクトマネジメントやプロジェクトリーダーといったプロジェクトに関わる人間だけでなく、他部署の人間や社外のコンサルタントなど、第三者の視点から精査してもらうのも良い方法です。

プロジェクトの立ち上げを慎重に行ったあとは、具体的に計画を立てていきます。詳細に計画を練ることが重要であることを忘れないようにしましょう。入念に計画を練るためには、プロジェクトを全体で捉えながらも、それぞれのタスクごとに分解していくことが求められます。WBS（work breakdown structure）のフレームワークを用いながら細分化を進めていくとスムーズです。プロジェクトを進めていく上で予想されうるトラブルに対応できるように、予算や人員に関してはある程度の余裕を持たせておくことも重要でしょう。

プロジェクトの計画を緻密に練ったら、計画に基づいて実行へと移していきます。ここからは、いかに計画通りにプロジェクトを進めていけるのかが重要なポイントです。プロジェクトメンバー1人ひとりがタスク管理を行い、スケジュールを守らなければなりません。互いの状況がブラックボックス化しないように、チームとしての連帯感を養成することも大切です。また、よりスムーズに情報交換を行うためにも、プロジェクト管理ツールやビジネスチャットツールなどを併用するのもおすすめです。

プロジェクトを計画通りに実行していても、途中で仕様変更や改善が必要になったり、何かしらトラブルが起こるなどといった事態は起こりえます。そういったイレギュラーな事態にも柔軟に対応できるように、日々のタスク数や進捗状況、残りの工数などをチーム内で共有・把握しておきましょう。情報を共有しておくことで、急な仕様変更などであっても早急に対応することが可能です。また、どういったトラブルに対しどのように対応したのかは、記録として残しておくとその後に社内のノウハウ・ナレッジとして蓄積されていきます。

プロジェクトを無事に最後まで進行させ、成果物を納品することができたら、プロジェクトの完了となります。成果物を納品して終わりではなく、プロジェクトの振り返りや分析を忘れずに行いましょう。今回のプロジェクトにおいてどのようなポイントが評価できるか、改善すべきポイントは何かを整理し、次回以降のプロジェクトへとつなげていかなければなりません。プロジェクトメンバーだけでなくクライアントや外部関係者からのフィードバックも参考に、プロジェクトの成果のみならず全体の進行に関して客観的に評価していきましょう。集められたフィードバックは、ナレッジマネジメントツールなどに集約させておくことによって、その後活用することが可能です。

プロジェクトの進め方でよくある5つの失敗

ここからは、プロジェクトの進め方においてよく見られる失敗例を紹介していきます。
プロジェクトを進めていく際には、以下で紹介する5つのパターンで失敗することが多いため注意しましょう。

プロジェクトの進め方でよくある失敗例としてはじめにあげられるのは、進捗を正確に把握できていなかったというパターンです。
プロジェクトを失敗せずに進めていくためには、メンバー同士で進捗を報告し合い、問題は起こっていないのかチェックする必要があります。進捗報告の頻度が少なすぎる、進捗報告が適切にされていなかったなどという場合、後からスケジュールの遅れに気付いてトラブルに発展してしまうこともあるでしょう。

スケジュール設定が適切ではないという例もプロジェクトの進め方でよくある失敗パターンです。最初に設けたスケジュールがあまりにもタイトすぎた結果、納品日に間に合わせることができないということは少なくありません。突然に仕様変更があった場合にも柔軟に対応できるように、スケジュールは余裕を持たせておくことが重要です。

あるいは、「バッファを設けておけば大丈夫」と安心してしまい、本来であればよりスピーディに終わっていたタスクがギリギリのスケジュールになってしまうということもあるでしょう。ギリギリになってからやっと動き始めるような進め方を防ぐためにも、プロジェクト管理ツールなどを活用するべきです。

プロジェクトの進め方でよくある失敗例として、適材適所ではない人選でプロジェクトを進めてしまったというパターンもあげられます。言わずもがな、誰しも人材は得意・不得意があるもの。能力・スキルの差や得意分野の違いがあるのは当たり前です。そのため、得意・不得意や能力の差などを考慮せず、スケジュール的に問題なさそうな人材をアサインしてしまえば、その人材の得意分野とマッチしていなかった場合失敗につながります。

「とにかくリソースを確保したいから、空いているメンバーを選ぶ」というやり方ではなく、プロジェクト内容と照らし合わせて、スキルや得意分野のマッチしている人材を選びましょう。

プロジェクトの進め方でよくある失敗例には、チーム内の連携が不足しているというパターンもあげられるでしょう。各々のタスクを進めているものの、コミュニケーションがまったく取れておらず、いつの間にか対応漏れのタスクが生じていたなんてこともあるかもしれません。また、コミュニケーションも十分に取れないチームでは、信頼が築かれることもありません。コミュニケーションが不足して連携が取れていないことで、突然の仕様変更にもスムーズに対応できないと考えられます。

プロジェクトの進め方でよくある失敗例として、そもそものマネジメント手法や環境事態に問題があるというパターンもあげられます。多くのメンバーでプロジェクトを進めているにもかかわらず、プロジェクトを管理するためのITツールを導入していない場合、どうしても進捗管理が曖昧になってしまいます。リアルタイム性にも欠けるでしょう。

また、柔軟にコミュニケーションを取れるビジネスチャットツールなどを利用していなければ、状況把握や意見交換なども気軽に行えません。テレワークも増えている現代において、ITツールを活用しないのは失敗の元と言えます。

失敗しないプロジェクトの進め方【5つのポイント】

ここからは、プロジェクトの進め方においておさえておきたい5つのポイントを紹介していきます。プロジェクトの進行で失敗しないためには、以下で紹介するポイントをチェックしておきましょう。

失敗しないプロジェクトの進め方としてはじめにあげられるのは、必要なリソースを事前に確保するというポイントです。あらかじめリソースを確保できていなければ、プロジェクトは失敗へとつながってしまいます。プロジェクトに必要となるヒトやモノ、カネを用意し、もしも用意できないのであればどうするのか、クライアントや経営層に対して説明や交渉を繰り返さなければなりません。スムーズにプロジェクトを進めるためにも、できる限り十分なリソースを確保できるよう努力を尽くしましょう。

失敗しないプロジェクトの進め方のポイントとして2つ目にあげられるのが、メンバーそれぞれの役割や、タスクの優先順について明確にしておくという点です。それぞれのメンバーが、自分のタスクはどれほど他のタスクに影響が大きいのかを把握しておくことによって、スケジュール通りにタスクをこなしていくことにつながります。

また、どのタスクから着手するべきなのかわからないという悩みを解消するためにも、あらかじめ優先順位について明確にしておき、もっとも適切な順番でタスクを片付けられるようにしましょう。

失敗しないプロジェクトの進め方のポイントとして3つ目にあげられるのが、プロジェクトの進捗状況を可視化して管理するという点です。プロジェクトを失敗せずに進めていくためには、常に進捗状況について把握しておかなければなりません。進捗状況をリアルタイムに管理できる環境を作ることで、どのメンバーがスケジュールに余裕があるのか・ないのか、現段階で優先すべきタスクは何かなどを把握することができるでしょう。プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールなどを活用し、進捗状況を誰でも確認できる状態にしておくことをおすすめします。

失敗しないプロジェクトの進め方のポイントとして4つ目にあげられるのが、コミュニケーションしやすい環境を整えるという方法です。先にも触れている通り、プロジェクトを成功させるためにはコミュニケーションを取ることが非常に重要です。コミュニケーションが十分でなければ、チーム内で連携できる環境が整わず、突然のトラブルや仕様変更にも柔軟に対応できません。

スムーズにプロジェクトを進めていくためにも、ビジネスチャットツールやWeb会議システムなどを活用し、コミュニケーションを取ることを忘れないように心がけましょう。

失敗しないプロジェクトの進め方のポイントとして5つ目にあげられるのが、マネジメントを重視するという点です。マネジメントの質が低ければ、チーム全体をまとめて育て上げることも、メンバー1人ひとりをフォローすることも、チームへの帰属意識を持たせて連帯感を生じさせることもできません。また、プロジェクトのスケジュール調整や進捗管理、適切なタスクの割り振りなどもできないでしょう。

マネジメントを適切に、かつバランスよく行っていくためには、ITツールを活用するなどして効率性を高めることも重要です。必要と考えられるツールは積極的に取り入れ、適切にマネジメントできるように心がけてください。

まとめ：プロジェクトを適切に進めたいならITツールを検討しよう

プロジェクトをスムーズに進めるためには、ITツールの活用がおすすめです。下記の通り、それぞれのニーズに対しておすすめのITツールが数多くリリースされています。

企業の課題と照らし合わせながら、どういったツールが必要なのか整理し、積極的に導入していきましょう。しかし、「数あるITツールの中から自社にマッチするものを選ぶのは難しい」とお悩みの方も多いでしょう。

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