【2023年最新】スケジュール管理におすすめの法人向けグループウェア10選

目次
• 1.グループウェアとは
• 2.スケジュール管理にグループウェアを導入するメリット
• 3.グループウェア・法人向けスケジュール管理ツールの選び方
• 4.【比較表】スケジュール管理におすすめのグループウェア
• 5.スケジュール管理におすすめのグループウェア10選
• 6.【まとめ】法人向けスケジュール管理ツール選びで迷ったらアイミツSaaSへ

1.グループウェアとは

そもそもグループウェアとはどのようなツールのことを指しているのかを確認しておきましょう。

ビジネスにおいて欠かせないのが、互いに協力し合いながら業務を進めていくといった協調・協業ですが、そのために必要となるのがコミュニケーションです。情報を速やかに共有することができる、社員同士で気軽にやりとりできるなどといったコミュニケーション面の充実が、ビジネスにおけるパフォーマンスを左右すると言っても過言ではありません。

ビジネスを円滑に進めるために非常に重要なコミュニケーションですが、その点を大きく効率化させることができるのがグループウェアです。
基本的にはスケジュール管理機能や掲示板機能、メッセージ機能、文書管理機能や設備予約機能などが搭載されており、社内における迅速な情報共有、コミュニケーションの円滑化を叶えます。

1つのグループウェアを導入するだけで豊富な機能を利用でき、さまざまなシーンで効率化を進められることから、多くの企業に導入されているようです。

2.スケジュール管理にグループウェアを導入するメリット

それでは、スケジュール管理を行うためにグループウェアを導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、以下の3つのポイントに絞ってメリットを紹介していきます。

2-1.社員同士の連携が容易になる

法人におけるスケジュール管理を行うためにグループウェアを導入するメリットとして、社員同士の連携がこれまでよりも容易になるという点があげられます。

グループウェアでは、自分のスケジュールだけでなく他の社員のスケジュールもあわせてチェックすることができるため、他の社員がどのような業務を進めているのか、どのようなタスクを抱えているのかなどをひと目で把握することが可能です。それぞれの状況をいつでも確認できるため、予定のすり合わせを行う必要もなく、スムーズに連携をとることができるでしょう。

単に予定を把握するだけでなく、一人一人の業務量を把握できるのも利点と言えます。

2-2.スケジュールの変更がしやすくなる

法人におけるスケジュール管理をグループウェアで行うことによって、スケジュールの変更もしやすいのが大きなメリットです。

先にも述べた通り、自分のスケジュールだけでなく他の社員のスケジュールや抱えているタスクもまとめて把握することができるため、急にスケジュールを変更しなければならない場合もグループウェア上で簡単に再登録が可能です。きちんと変更内容を届けられるようにメールなどで通知を送ることもできるため、情報の伝達漏れになることもありません。

また、一人一人のスケジュールを把握できることにより、予定の再設定も行いやすいのも嬉しいポイントです。

2-3.日程調整ミスが削減できる

法人におけるスケジュール管理にグループウェアを用いることによって、日程調整ミスを未然に防ぐことができるのも大きなメリットです。

グループウェアで管理されているスケジュールは、基本的にオンライン上で常に最新の状態に保たれていることから、複数社員との会議・ミーティングなどの日程調整を行いたい場合でもダブルブッキングを防げます。
グループウェアの多くではタスク管理機能も搭載されており、それぞれの社員が抱えているタスクや進捗状況についても把握できるため、タスク面においても無理のないスケジュール設定が行えるでしょう。

3.グループウェア・法人向けスケジュール管理ツールの選び方

スケジュール管理をグループウェアで行うメリットについて確認できたところで、「どのようにグループウェアを選ぶのか」というポイントも把握しておきましょう。
基本的には、以下の3点を押さえておくことが重要です。

・機能面
グループウェアをはじめとするスケジュール管理ツールにはさまざまな種類があり、搭載されている機能も多種多様。
社内で利用し、複数人でコミュニケーションを取り合いながらスケジュール管理を行いたい場合には、カレンダー機能のみならずチャット機能やタスク管理機能などもあわせて利用できるものを選ぶといいでしょう。
また、利用人数が多く一斉通知したい内容も多いという場合には掲示板機能もおさえておきたいところです。
このように、自分たちの利用状況と照らし合わせながら、どのような機能が必要なのかを洗い出し、該当するグループウェアを選定していきましょう。

・セキュリティ面
グループウェアでは、スケジュールを管理できるだけでなく業務上のメッセージのやり取りや文書管理などもまとめて行うことができます。そのため、情報漏洩などのトラブルが起こらないよう、セキュリティ面には十分注意が必要です。
プライバシーマークやISMSの認証をすでに受けている、利用できるIPアドレスやデバイスを制限できるなど、セキュリティ面で安心できるかどうかを確認しておきましょう。

・操作面
グループウェアは、スケジュール管理をはじめタスク管理や文書管理、メッセージやワークフローなど、さまざまな機能を利用できる非常に便利なツールですが、どれほど機能が充実していても使いづらければ意味がありません。誰にとっても簡単で操作しやすいと思えるものを選ばなければ、定着に時間がかかるだけでなく教育コストもかかってしまいます。
導入前に無料トライアルや無料デモを利用し、現場の人々にとって使いやすいツールかどうかを念入りに確認しておきましょう。

4.【比較表】スケジュール管理におすすめのグループウェア

ここからはスケジュール管理におすすめのグループウェアを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するグループウェアでアイミツSaaSがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。      

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、グループウェア選びの参考にしてください。

5.スケジュール管理におすすめのグループウェア10選

ここからは、スケジュール管理におすすめなグループウェアを紹介していきます。
スケジュール管理をグループウェアで行おうと検討中の場合は、ぜひ参考にしてみてください。

6.【まとめ】法人向けスケジュール管理ツール選びで迷ったらアイミツSaaSへ

今回は、法人のスケジュール管理におすすめなグループウェアを10選にまとめて紹介してきました。

無料プランがあるものや機能が豊富なもの、中小企業におすすめなものなど、グループウェアと一口に言っても特徴はさまざま。
グループウェアを選定する際には、どのような機能が必要かなどを社内できちんと整理してから、ニーズにマッチしたものに絞っていくといいでしょう。

もしもツール選びでお悩みなら、ぜひアイミツをご活用ください。