グループウェアの移行で押さえるべきポイントと3つの注意点

目次
• グループウェアの移行を決める前にやるべきこと
• グループウェアを移行する際の注意点3つ
• 近年騒がれているNotesからの移行は可能か
• Notesからの移行におすすめなグループウェア
• 【まとめ】グループウェアの移行でお悩みならアイミツヘ

グループウェアの移行を決める前にやるべきこと

まずは、グループウェアを移行する前に確認したいポイントについて。移行を行う際には、以下でご紹介する確認事項をまず事前にひとつずつチェックしておきましょう。

どんな不満があっての移行なのか再確認する

まずは、移行が必要となった理由について整理しましょう。

社内で定着しているグループウェアをわざわざ別のサービスに移行するとなると、新しい環境に慣れるための負担はもちろん、移行に伴うコストも発生します。

そのため、グループウェアを移行する際には、まずサービスの移行にいたった不満などの理由を再確認し、それらの課題を解消できるグループウェアを選定しなければなりません。

既存の機能を利用できるか確認する

次に、既存のグループウェアで利用している機能をそのまま新しい環境でも使えるかどうかを確認しておきましょう。

グループウェアとは言っても、現在は多様なサービスが登場しているため、必ずしも移行先で同じように利用できるとは限りません。

現在の機能が移行先でも使えるのか、あるいは利用している機能と同等の機能を備えた別の機能を利用できるのか、事前に確認しておきましょう。

データを移行できるかどうか確認する

データの移行ができるかどうかも大事なポイントです。

グループウェアを通じて、社内では膨大なデータが共有されているため、保存された情報をそのまま破棄してしまうわけにはいきません。場合によっては業務に支障をきたすこともあるため、新しいグループウェアに移っても、データはそのまま利用したいものです。

グループウェア同士の互換性によっては、データのみを新しい環境に移行することも可能。できるだけ互換性のあるサービスを利用しましょう。

欲しい機能があるのか確認する

新しいグループウェアに移行する際には、欲しい機能が備わっているかどうかの確認も欠かせません。なぜなら、やはり重要視されるのは現在のサービスで抱えている課題の解消だからです。

移行先の環境でも同じ問題を抱えるようでは、グループウェアを変えるための労力やコストが無駄になってしまいます。そのため、自社のニーズに沿った最新の環境を備えているものを選び、問題を解決できるよう意識する必要があるでしょう。

サービスの仕様をあらかじめチェックし、必要な機能があるかどうかをしっかり確認しておきましょう。

自社の規模に適しているか確認する

グループウェアを移行する際は、移行先のサービスが自社の規模に適しているかどうかを確認することも重要です。

現在、各社からはさまざまなグループウェアがリリースされています。中には、中小企業向けのサービスや大企業向けのサービスなど、規模別に展開されているものも。

そのため、たとえば中小企業であるにもかかわらず、数百人、数千人の社員がいる企業向けのグループウェアを導入してしまうと持て余す可能性もあるでしょう。利用する規模によって料金も異なるため、無駄な出費を抑えるためにも、自社のスケールにあったサービスを選ぶことが大事です。

誰でも簡単に使えるものを選ぶ

グループウェアは日々のコミュニケーションに欠かせないツールです。そのため、社員にとって使いやすいものを選ばなければなりません。

見やすいユーザーインターフェースを備えており、ワンタッチで操作できるなど、専門的なスキルを持たない従業員でも扱いやすいサービスを優先して選びましょう。

あまりIT活用に慣れていない社員が多い場合は、サポートが充実しているサービスがおすすめです。

費用面で無理はないか確認する

グループウェアは便利なサービスですが、利用すること自体が企業にとって負担となってしまうと、長期間使い続けることが難しくなります。

とくにコスト面での負担が大きいと、安いグループウェアを探して移行する手間が発生するかもしれません。無理のない予算で利用を続けられるサービスを選ぶことが重要だと言えます。

長い期間使い続けることを前提に、機能が扱いやすく、運用負担の少ないサービスを選びましょう。

グループウェアを移行する際の注意点3つ

以上の確認事項を押さえつつ、移行時の注意点にも気をつける必要があります。主に注意すべき点は3つです。詳しく確認していきましょう。

①会社全体が納得できる選択を取る

ひとつ目の注意点は、会社全体から賛同を得られるグループウェアを導入するという点です。

グループウェアは一部の部署だけが利用するサービスではなく、社内全体の情報共有に活用されます。そのため、ひとりでも多くの従業員が利用できる環境を整えなければいけません。

たとえ機能性に優れていたとしても、専門的で使いづらいと判断されてしまうと、グループウェアに慣れていない人は利用を控えるようになってしまいます。多くの社員が積極的に使いたくなるようなサービスを採用することで、運用を効率的に進めていきましょう。

②機能が多ければ良いというわけではない

ふたつ目の注意点は、機能が多ければ多いほど良いというものではない点です。

近年はグループウェアの重要性が増していることで、さまざまな機能が搭載されている製品も増えてきました。しかし、搭載されている豊富な機能をすべて必要としている企業はごく稀だと言えるでしょう。

会社によっては、最低限のコミュニケーションツールさえ備わっていれば良い、というケースも少なくありません。シンプルなサービスを利用したい場合は、多機能性がかえってユーザビリティを低下させてしまうこともあります。必要な機能を確認した上で、不要な機能の実装は避けるのが無難でしょう。

③移行サポートが整っているサービスを選ぶ

グループウェアを移行する際は、既存のデータや機能を移行する必要性も出てくるでしょう。そのため、スムーズに移行できるサービスを選ぶことが重要です。

グループウェアの中には、既存グループウェアからの移行手続きを代行できる、あるいはマニュアルやサポートが用意されているものも少なくありません。移行自体がはじめてという場合は、積極的にこういったサービスを利用すると良いでしょう。

移行後も手厚いアフターサポートを提供しているサービスなら、より安心して利用を続けられます。

近年騒がれているNotesからの移行は可能か

Notesはかつて圧倒的なシェア率を誇ったグループウェアの先駆けですが、近年は利用者の減少に伴うサポートの終了が噂されています。

継続的なサポートが受けられないとなると、トラブルが発生した際の対応に追われるだけでなく、最新ソフトとの互換性も失われる可能性があるでしょう。

幸いにもNotesからの移行に対応できるグループウェアも次々と登場しており、多くの企業にとっては乗り換え時期が近づいていると言えます。Notesの利用に何らかの課題を抱えている場合は、他社サービスへの乗り換えを検討すべきでしょう。

なぜNotesからの移行が必要となったのか

グループウェアの導入を検討している企業のなかでは、Notesを利用している会社も少なくありません。スケジュール管理やファイル共有など、グループウェアに必要な基本的な機能を早くから提供していたNotesは、企業の規模を問わず採用されてきました。

しかし、近年はベンダー企業の買収や売却によって、サービスの安定した提供が危ういと言われており、近いうちにサポートが終了するとも囁かれています。

新規サービスが次々と登場する中、Notesのシェアが徐々に失われているのは事実です。更なるアップデートにも期待できないことから、早めの移行が求められています。

Notesからの移行におすすめなグループウェア

最後に、Notesからの移行におすすめのグループウェアをご紹介します。現在Notesを利用しており、移行を検討しているという企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、中小企業への導入に特化しているグループウェアで、Notesの移行に対応しています。誰でも簡単に使えることが強みで、基本的な機能を中心としつつ、ユーザビリティの向上にも力を入れているのが特徴。社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするための機能をワンパッケージで提供しています。

スケジュール機能やメーリングソフト、掲示板、チャットツールなど、グループウェアに必要とされるサービスはデフォルトで利用可能です。また、パソコンはもちろん、タブレットやスマホからの利用にも対応しているため、リモートワークの推進にも効果を発揮するでしょう。

Garoon

Garoonは、サイボウズOfiiceと同じくサイボウズが提供するサービスです。10人から数万人規模の大組織にも対応できる柔軟性に強みがあります。幅広い業種における導入実績があり、大企業でも多くのシーンで活用されてきました。そのため、大規模なグループウェアの移行を検討している方にもおすすめです。

また、ITツールに慣れていない人でも使いやすいユーザーインターフェースが採用されているため、グループウェアを移行した際の教育コストや運用工数も削減できるでしょう。kintoneやMicrosoft365など、多くの企業で採用されている既存システムとの互換性も備えており、更なるデータ活用の推進も実現可能です。

Microsoft 365

Microsoft 365は、Windowsでの利用に最適なグループウェアとして安心の実績を誇るサービスです。WordやExcelなど、ビジネスではお馴染みのソフトウェアをシームレスに利用できるため、速やかな情報共有を実現できます。

また、Microsoft TeamsではWebミーティングやチャット、業務のコラボレーションにも対応。別のツールを使ってコミュニケーションをとる必要はありません。

さらに、頑強なセキュリティ環境を備えているため、サイバーセキュリティの強化を図りたい方にとってもおすすめのサービスです。会社のPCがWindowsで、Microsoft関連のサービスを多用している企業にはぴったりのグループウェアでしょう。

【まとめ】グループウェアの移行でお悩みならアイミツヘ

グループウェアの移行に際しては、それまでに抱えてきた課題を解消できるものを選ぶことが重要です。社内での同意が得られるような、問題を解決できるサービスを選ぶためには、各製品を比較しながら検討する必要があります。

以下の記事では、主要なグループウェアを比較した上、それぞれの特徴について詳しくご紹介しています。ぜひご覧ください。

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