通勤費非課税限度におすすめの経費精算システム5選

目次
• 1. 通勤費の定義とは
• 2. 非課税になる通勤費の限度額とは
• 3. 複数の交通機関を使用する通勤費の具体例
• 4. 簡単に定期券の控除ができる経費精算システム
• 5. まとめ

会社に通うのにかかる交通費は「通勤費」として、基本給やほかの手当とは区別されて支給されるのが一般的です。給与明細に「非課税通勤手当」などと記載されているのを、目にしたことがある人もいるでしょう。

この通勤費にも実は複雑な部分があり、企業の経理担当者はもちろん、一般社員も知っておくべきポイントがあります。

混同されがちな交通費・旅費交通費との違いを含め、今回は通勤費の意味や定義、非課税の対象になる通勤費の限度額を解説し、定期券の控除が簡単にできる経費精算システムも紹介していきます。

1. 通勤費の定義とは

まず、通勤費・通勤交通費とは、労働者が出勤するために必要な費用を通勤手当として企業が支給するものです。ここでいう労働者とは、正社員・契約社員・アルバイト・パートなど雇用関係のあるすべての人を含みます。

通勤手当という名称からもわかるように、通勤費は給与の一部であり、法的に企業が負担しなければならない義務はありません。つまり、通勤費を従業員にどのように支払うか、もしくは支払わないかは、企業が自由に決められるのです。

実際、通勤費を全額支給する場合もあれば、限度額が決められていたり、定期券を支給したりなど、企業ごとにさまざまなケースがあります。

一方で支給される通勤費は、一定の条件を満たしていれば非課税の対象になります。基本的には、公共交通機関を利用した通勤、マイカーや自転車を利用した通勤それぞれに上限金額が設けられ、それ以下であれば非課税となります。

つまり、通勤費は「通勤手当」であるため、あくまでも給与の一部とみなされ、社会保険や雇用保険などの算出は、各種手当を含んだ給与合計 + 通勤費の合計金額を対象として計算されるのです。

1-1. 交通費・旅費交通費との違い

交通費・旅費交通費は、営業活動の移動に使われる費用です。通勤費・通勤手当が給与の一部であるのに対し、交通費・旅費交通費は経費であるため、きちんと経費計上されていれば税金はかからず、給与として扱われることもありません。

交通費・旅費交通費は、勘定科目でそれぞれを区別して計上することもあり、単なる移動の費用だけを意味するわけではありません。もちろん、日々の営業にかかった交通費などが中心ですが、こうした近距離の移動を交通費として分類し、遠方への出張で必要な交通費、宿泊費、出張手当などを旅費交通費も該当します。

従業員が立替払いするケースも多い旅費交通費は、現金で都度精算する場合もあれば、仮払金を会社が支払って後に差額を精算する場合、月末などの一定時期にまとめて精算して給与とともに支払われる場合など、その支払い方法もさまざまです。

2. 非課税になる通勤費の限度額とは

上述したように、通勤費は一定の条件を満たせば所得税・住民税が免除され、非課税の対象になります。これは通勤費が、給与に含まれる手当に相当するものの、出勤に必要な費用だという側面が課税対象にならないという理由からです。

ただし、交通費がいくらかかっても非課税になるわけではありません。通勤費が非課税になる条件は、国税局の通達により定義されており、それぞれに非課税の上限金額が定められています。

それぞれのケースごとに確認していきましょう。

2-1. 公共交通機関の場合

公共交通機関には、電車・バス、新幹線などが含まれます。交通機関を使って通勤する場合「運賃・時間・距離などの条件を照らし合わせ、もっとも経済的かつ合理的な経路および方法で通勤」しなければなりません。

つまり、都市部などの交通機関が発達している地域では、必ずしも通勤に使える経路が一つではないため、経済的で合理的な経路を選択する必要があるのです。

たとえば、30分で出勤できる経路に対して、交通費が500円余分にかかるものの、5分早く通勤できる経路を比べた場合、多少時間が余分にかかっても、交通費が安く済む経路を選択する方が経済的かつ合理的だといえるでしょう。

課税・非課税にかかわらず通勤手当をいくらまで支給するかの判断は企業側に委ねられます。同様に、選択したい経路が経済的かつ合理的なのかの判断も企業側に委ねらるのです。

電車・バスの場合

在来線などの通勤電車、路線バスを利用して通勤する場合、非課税となる通勤費の上限額は最大で月15万円です。

電車を利用するケースでは、定期券の購入で比較的大きな割引が得られるため、ほとんどの企業で1ヵ月、3ヵ月、6ヵ月の定期代を支給する形になるでしょう。

路線バスを利用した通勤でも、条件は電車の場合と同様ですが、定期券購入で割引になる金額が比較的小さいため、実際には定期券を購入しないで歩いて通勤するなどという問題もあります。こうした問題を排除するため、路線バス通勤を距離に応じて制限している企業もあります。

新幹線の場合

特急料金が加算される新幹線を利用した通勤の場合も、非課税となる通勤費の上限額は最大月15万円です。

もちろん、定期券購入でも割高になる新幹線通勤費を支払うかどうかは企業ごとの判断になるため、新幹線通勤が認められない場合もあるでしょう。

また、在来線も含め、グリーン車利用で生じた費用は、非課税通勤費として認められず課税対象手当になります。

2-2. クルマ・自転車などの交通用具通勤の場合

クルマ・バイク・原動機付自転車・自転車などの交通用具を利用して通勤していた場合、通勤にかかる片道の距離に応じて、1ヵ月あたりの最大非課税通勤費が定められています。

片道の通勤距離に応じた、交通用具通勤の最大非課税は以下のとおりです。

交通用具通勤の最大非課税一覧
・片道2km未満・・・全額課税
・片道2km以上、10km未満・・・月額4,200円
・片道10km以上、15km未満・・・月額7,100円
・片道15km以上、25km未満・・・月額1万2,900円
・片道25km以上、35km未満・・・月額1万8,700円
・片道35km以上、45km未満・・・月額2万4,400円
・片道45km以上、55km未満・・・月額2万8,000円
・片道55km以上・・・月額3万1,600円

仮に、マイカー通勤が許可されていてガソリン代の実費を支給する企業があったとしても、非課税金額を超えた実費は課税対象になります。

ただし、マイカー通勤で有料道路を利用する場合は、追加で非課税通勤費が認められるケースがあります。

2-3. タクシー通勤・運転手付きの場合

タクシー通勤・運転手付きのクルマ通勤は、経済的かつ合理的な経路および方法とは認められていません。

仮に会社が通勤費としてこれらの費用を支給していたとしても、全額が課税対象になります。

2-4. 通勤費が非課税枠から外れるその他のケース

ここまで説明した通り、条件を満たさない通勤手当は非課税枠から外れるため、課税対象になります。

また、以下のケースに当てはまる場合も非課税枠から外れてしまいます。

課税対象になるケース
・会社に無断でマイカー通勤などをしていて、その費用を請求している
・遠回りの定期代を請求するなど、経済的かつ合理的なルートを選択していない

また、マイカー通勤で問題になるのが駐車場です。会社の敷地内に自由にクルマを停められるスペースがあれば特に問題はありません。

しかし、駐車場がなく、近隣の有料駐車場を利用するなどの場合、駐車料金は非課税として認められないため、通勤費の一部として会社に請求していても課税の対象になることに注意が必要です。

3. 複数の交通機関を使用する通勤費の具体例

それでは次に、複数の交通機関や交通用具を併用して通勤している場合、通勤費が非課税になる条件はどのようなものか、具体的なケースごとに解説します。

3-1. 通勤電車と路線バスを使って通勤している場合

電車とバスを使って通勤する場合、電車の交通費に路線バスの交通費をプラスした金額が非課税通勤費として認められます。

一般的には、それぞれの通勤定期券代1ヵ月分がプラスされた金額が支給され、総額が15万円を超えない限りは全額非課税になります。

さらに、会社の最寄り駅から会社までも路線バスを利用するなど、利用交通機関が3つ以上になっても、総額が15万円以内なら非課税です。

3-2. 通勤電車とマイカーを使って通勤している場合

従業員の自宅から最寄り駅までマイカーを使い、通勤電車に乗り換えて会社まで出勤するなどのケースです。路線バスが走っていないなど、マイカーを併用せざるを得ない状況が該当するでしょう。

このケースでは、通勤電車の交通費に、交通用具を使用した場合の上限金額をプラスし、総額15万円までの金額が非課税通勤費として認められます。

つまり、非課税通勤費の上限15万円から4,200円を差し引いた、14万5,800円以内に通勤電車の交通費を収める必要があります。また、通勤費の総額が15万円に収まっていても、マイカー通勤分として1万円支給されていれば、超過分の5,800円は課税対象となります。

3-3. 通勤電車で本社へ、マイカーで工場へ通勤している場合

月の半分を通勤電車で本社まで通勤し、残り半分は自宅から工場までマイカーで通勤しているなど、複数箇所に複数交通手段で通勤しているケースです。

この場合は、通勤電車の交通費に、交通用具通勤の上限金額の半分が距離によってプラスされ、総額が15万円までの金額が非課税通勤費として認められます。

つまり、複数交通手段を利用して通勤する場合を含め、いかなるケースでも非課税通勤費の総額が15万円を超えることはありません。

4. 簡単に定期券の控除ができる経費精算システム

割引率の大きい定期券は、通勤費を抑えるために有効ではありますが、営業などで外出する際の交通費が定期区間と重なり、二重で交通費を支給してしまう場合も考えられます。

こうした二重支払いによるムダをなくし、交通費を最適化するために有効なのが経費精算システムです。簡単に定期区間の控除ができて、正確な交通費の支給を実現するおすすめのSaaS型経費精算システムを紹介します。

4-1.「楽楽精算」

「楽楽精算」は、中堅・中小企業でのシェア50%を誇り、SaaS型経費精算システムとして累計導入社数4年連続No.1を獲得しています（「ITR Market View：予算・経費・就業管理市場2018」SaaS型経費精算市場：累計導入社数ランキング）。

月額料金3万円で50ユーザーまでが利用でき、初期費用10万円で導入可能な手軽さが魅力で、クラウド型のメリットを活かした利便性はもちろん、高い機能性を誇っています。

ジョルダンの乗換案内と連携させることで、駅名を選ぶだけで最適な経路と料金の検索が可能。そのまま自動入力できる交通費精算は、交通系ICカードとも連携できます。また、出張に伴う旅費交通費や交際費の精算にも対応しており、経理担当者の負担を大幅に削減できるでしょう。

4-2.「らくらくBOSS」

「らくらくBOSS」は、クラウド型・オンプレミス型からニーズで選べる業務管理のソリューションシリーズです。

従業員の通勤定期を総合的に管理できる「らくらく定期.net」と、旅費交通費・経費精算を合理化する「らくらく旅費経費.net」を組み合わせ、従業員の移動や経費に関するすべてを経費を管理できます。

また、社会保険料の計算や課税・非課税の処理が簡単に行えたり、新入社員などの新規定期代申請や引越しなどの路線変更にも対応しており、運賃・定期代変更も簡単に更新作業が行えます。

4-3.「RECEIPT POST（レシートポスト）」

「レシートポスト」は、オペレーターによる正確な領収書データ代行入力など、交通費を含めた入力自動化で、経費精算業務を大幅に効率化する高機能クラウド型経費精算システムです。

特徴は、使いやすいスマートフォンアプリでの領収書・レシート撮影に対応するなど、経費精算業務の自動入力に強いことです。駅すぱあとと連携した交通費の入力自動化にも対応しており、交通系ICカードとの連携による履歴の自動取得、交通費を細分化した自動仕分け対応など、業務を効率化する豊富な機能が満載です。

もちろん、定期区間の控除も定期券情報を登録するだけで完了。複数区間を登録するのも可能です。

4-4.「ジョブカン経費精算」

「ジョブカン経費精算」は、シンプルな使い勝手と業界最安値水準の価格で、累計導入3,000社を超えているクラウド型経費精算システムです。

初期費用無料、月額料金1ユーザー400円という低価格さだけでなく、スマートフォンアプリも用意され、時間と場所を選ばない経費申請ができるのはもちろん、経費精算業務全般の効率化を実現できる点が魅力です。

管理者、もしくはユーザーが簡単に定期券情報を登録して、自動控除させるのも簡単です。ジョブカン勤怠管理と連携させれば、交通系ICカードからのデータ取り込みも可能で交通費精算のさらなる効率化を実現します。

4-5.「MFクラウド経費」

「MFクラウド経費」は、個人事業主から大企業まで、ニーズに合わせて選べる4つのプランが用意されたSaaS型経費精算システムです。

従業員全員にIDを割り振っても、実際に利用したユーザー分のみ課金されるといったムダなコストの発生しない料金体系が魅力です。

スマートフォンアプリでは、駅すぱあととの連携によってどこからでも申請できる簡単入力を実現。標準で用意された交通系ICカードデータの読み込みはもちろん、簡単登録による定期区間の控除、走行距離に応じたガソリン代から自動車燃料費を経費計上するのも可能です。

5. まとめ

今回は、通勤費の非課税に関することに加え、おすすめの経費精算システムについてお伝えしてきました。

もしかしたら、通勤費の本来の意味や非課税のための条件に気付かず、便利だからという理由だけで、割高な通勤経路を申請をしていた人もいるかもしれません。逆にいえば、企業側でもこうした事実に気付かず、割高な通勤費を容認していたり、定期区間と重なった営業交通費を認めてしまっていたかもしれません。

こうした課題を解決できるのが、SaaS型経費精算システムであり、定期券管理サービスです。煩雑な通勤費、交通費の管理に頭を悩ませている企業は、まず無料トライアルからその使い勝手を試してみてはいかがでしょうか。