個人事業主におすすめの電子契約システム13選【2024年最新】
契約締結までの手間を減らせるなどの理由から、書面での契約を、電子契約システム(電子契約サービス)での契約に切り替える個人事業主が増えています。「電子契約システムを導入したいけれど、どのサービスを選べば良いか分からない」「業務委託契約の相手に、電子契約を受け入れてもらえるだろうか」といったお悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。
この記事では、契約業務を効率化したい個人事業主(フリーランス)の方に向けて電子契約システムを導入するメリットや注意点、選び方まで幅広く解説します。BtoBの受発注を支援するPRONIアイミツが、個人事業主におすすめの電子契約システムも紹介していますので、生産性を上げ、収益アップにつなげたい方はぜひ参考にしてください。
代表取締役/代表行政書士
夏目 哲宏
北海道大学大学院法学研究科修了。ブライダル企業で勤務した後2015年に株式会社ブライトを創業し、主にブライダル事業者に対してセミナーや …続きを見る
北海道大学大学院法学研究科修了。ブライダル企業で勤務した後2015年に株式会社ブライトを創業し、主にブライダル事業者に対してセミナーや研修から婚礼規約・契約書等の作成や見直し等の法務業務を提供する傍ら、業界特化型電子署名サービス「Be-Sign」の提供も行っている。行政書士。 株式会社ブライト / 行政書士事務所ブライト
※監修者はSaaSの「選び方」についてのみ監修をおこなっており、掲載している企業・サービスは監修者が選定したものではありません。掲載企業・サービスの調査・情報収集・選定はPRONIアイミツ編集部が独自に行っております。
- 個人事業主が電子契約システムを導入するメリット
- 個人事業主に対応した電子契約システムの比較表
- 【2024年最新】個人事業主におすすめ電子契約システム13選
- 個人事業主が電子契約システムを導入する際の注意点
- 個人事業主の電子契約システムの選び方
- 電子契約による契約締結を相手に受け入れてもらうには
- まとめ:個人事業主は相手方が利用しやすい電子契約サービスを選ぼう
個人事業主が電子契約システムを導入するメリット
電子契約システム(電子契約サービス)とは、必要となる書類を電子化し、インターネット上で契約書の取り交わしができるシステムです。従来の押印・署名の代わりに、電子署名を行い証拠力・真正性を担保します。契約締結後は契約関連書類をシステム上で保管でき、文書の検索も手軽に行うことが可能です。
2023年1月の一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)と株式会社アイ・ティ・アールの合同調査結果によると、電子契約を利用している企業は、前年の69.7%から73.9%に拡大したとのこと。今後も電子契約システムを導入する企業は増えていくと予測されます。契約関連業務が多い方には、特に大きく貢献するシステムでしょう。
※出典:JIPDEC/ITR『企業IT利活用動向調査2023』(2023年3月16日)
以下、個人事業主(フリーランス)が電子契約システムを導入するメリットを解説します。
- 印紙や郵送の経費を削減できる
- 書類作成の必要がなく業務効率化につながる
- 印刷物の保管・管理が不要になり、省スペース化できる
印紙や郵送の経費を削減できる
電子契約システム導入によりクラウド上で契約書の取り交わしができるため、印紙代や郵送料、印刷・製本などにかかる費用を削減できます。書面の契約書の場合、その内容次第では印紙を購入しなければなりませんでしたが、電子契約では印紙は必要はありません。
つまり、書面契約から電子契約に切り替えることで、事業主によっては数十万円の印紙代を削減できることになります。印紙代がかからなくなる点は個人事業主にとって大きなメリットといえるでしょう。
書類作成の必要がなく業務効率化につながる
電子契約システムでは必要書類をすべて電子化するため、契約書の印刷・封入・投函といった手作業がなく業務を効率化できます。加えて、 双方での契約書の内容確認・やり取りもスムーズに行えるため、契約業務にあてる時間も大幅に減らせます。結果的に、注力したい業務に使える時間が増え、生産性向上にもつながるでしょう。
さらに、多くの電子契約システムには検索機能が搭載されており、保管された契約関連書類を、簡単かつスピーディに検索することが可能です。契約書の確認が必要なときに、迅速に探して閲覧でき、関連書類を見落とすこともありません。
印刷物の保管・管理が不要になり、省スペース化できる
電子契約システムを利用して締結した契約書はすべてシステム内に保管・管理されるため、省スペース化を実現できます。さらに、現在紙で保管している契約書をPDF化してシステム上に保管できる電子契約サービスも存在します。契約関連書類を完全にペーパーレス化し、空きスペースを有効活用することが可能となるでしょう。
なお、契約書は一定期間保管しておくことが法律で義務付けられています。書面契約から電子契約に切り替えることで、クラウド上での一括管理・保管ができるようになります。
電子署名などの技術により、コンプライアンスを強化できる
電子契約システムは多くの場合、電子署名・認定タイムスタンプを組み合わせて契約締結を行う仕様です。そのため契約内容の改ざんは困難でコンプライアンス(法令遵守)の強化にもつながります。また、電子データとして契約関連書類を保管することにより、物理的な書類の紛失リスクはゼロに。検索機能により管理もしやすいため、抜け漏れのミスも減らせるでしょう。
電子契約システムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツをご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った電子契約システム(最大6サービス)をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。
個人事業主に対応した電子契約システムの比較表
ここからは個人事業主に対応した電子契約システム(電子契約サービス)を比較します。おすすめの電子契約サービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
個人事業主向け電子契約サービスの比較表(2024年最新版)
下記ボタンから、電子契約サービスを最大6社まで並べて比較できます。各社の料金や機能を比較したい場合にぜひご活用ください。
【2024年最新】個人事業主におすすめ電子契約システム13選
機能や料金を比較し、2024年最新の個人事業主向けおすすめ電子契約システム13選をくわしく解説します。無料プランやトライアルがあるサービスに加え、締結済みの紙の契約書をPDF化できる機能や万全なセキュリティ機能があるサービス、良心的な価格帯の電子契約サービスなどをおすすめとして選出しました。
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料金
月4,270円/ライセンス -
初期費用
なし
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
なし
Adobe Signは、北米・アジア・ヨーロッパなど全世界に拠点を持つアドビが提供する電子契約サービスです。電子サインの依頼・自動リマインダーや通知・カスタムブランディング、ロゴの追加などを行うことができます。
ライブラリテンプレート(文書テンプレート・フォームフィールドテンプレート)が用意されており、文書の作成もスムーズに行えるのが魅力。テンプレートの管理者も設定できるため、「テンプレートを上書きしてしまった」などのトラブルも避けることができます。webブラウザ上・モバイルデバイスなど、マルチデバイスにも対応。電子メールのリンクから署名を行うことが可能です。
プランは「小規模企業版」「ビジネス/エンタープライズ版」の2つを用意。個人事業主の方には「小規模事業版」がおすすめです。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- タイムスタンプ機能
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付
- 署名依頼のSMS送信機能
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
- 文書管理用フォルダの作成機能
-
料金
月4,980円 -
初期費用
なし
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
1人
freeeサインは、freeeサイン株式会社が提供している電子契約システムです。「脱・印鑑宣言」を謳い、オンライン上でワンストップで契約を締結できるシステムを実現しています。
締結ごとの従量課金制システムではなく、定額・無制限で契約書を送信できるプランが用意されているのが特徴。契約書の送付が多く発生する個人事業主の方におすすめです。契約書ごとにワークフローの設定や修正履歴の保持ができるため、どのような流れで契約書が作成・修正・締結されたのかがわかりやすいのも便利です。
締結した契約書は一元管理が可能で、締結済みの紙の契約書もPDF化して保存できます。また、保存した契約書は検索が可能なため、管理業務の負荷軽減にもつながるでしょう。
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付
- 署名依頼のSMS送信機能
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
- 文書管理用フォルダの作成機能
-
料金
お問い合わせ -
初期費用
なし
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
なし
WAN-Signは、情報資産管理事業・保険代理店事業を手がけるワンビシアーカイブズが提供している電子契約システムです。電子証明書とメール認証の2つを利用した「ハイブリッド署名」を利用できることが特徴。もちろん、どちらか一方のみの利用も可能です。
契約ごとに適した締結レベルを選ぶことができるため、機密性が高い情報を含む契約を取り扱う個人事業主の方におすすめ。ISO/IEC27001(情報セキュリティマネジメントシステム)の認証を取得しているなど、セキュリティ面も安心です。
また、約4,000社の文書・デジタル情報資産を管理している実績があるため、文書管理システムとしての機能が充実していることも特徴の1つ。既存の書面契約書の登録が可能なため、場所を取らない便利な契約書管理台帳としても利用できます。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
クラウドサイン
-
料金
月10,000円 -
初期費用
なし
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
1人
クラウドサインは、弁護士検索・法律相談ポータルサイトを運営している弁護士ドットコムが手がける電子契約サービスです。紙の契約書に関しての悩みを解決できる機能を備えており、契約作業をパソコンだけで完結。最短3ステップで完了し、契約締結のスピード化や紙の契約書でかかっていたコストの削減、コンプライアンスの強化に大きく貢献します。
電子契約利用企業の約80%がクラウドサインを利用している事実は、これから事業を拡大していきたいと考える個人事業主にとって特筆すべきポイント。
電子署名と認定タイムスタンプによる完全性と真正性の確保・ファイルや通信の暗号化などのセキュリティ対策に加え、情報セキュリティマネジメントの国際標準規格「ISO 27001(ISMS)」認証も取得済み。機密性が高い情報を取り扱っている方も安心です。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
- 文書管理用フォルダの作成機能
電子印鑑GMOサイン
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料金
月8,800円 -
初期費用
なし
-
最低利用期間
1ヵ月
-
最低利用人数
なし
電子印鑑GMOサインは、クラウド・ホスティングサービスなどを手掛けるGMOグローバルサイン・ホールディングスが提供する電子契約サービスです。システムを利用することで契約業務にかかる手間を大きく削減するとともに、契約書の保管業務までしっかりサポート。契約関連業務を効率的にマネジメントできます。
時刻認証業務認定事業者(TSA)であるセイコーソリューションズの認定タイムスタンプが標準付与されており、e-文書法や電子帳簿保存法などの各種法令に対応。国内シェアNo.1の電子認証局であるGMOグローバルサインとも連携しています。
セキュリティ対策が充実しているほか、クラウドサービスのセキュリティ認証「ISMAP」、内部統制の国際セキュリティ認証「SOC2 Type2」を取得している点も信頼できるポイントです。
月間10文書までなら無料の「お試しフリー」プランを利用することで、小規模な個人事業を行う方も安心して開始できます。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付
- 署名依頼のSMS送信機能
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
ContractS CLM
-
料金
お問い合わせ -
初期費用
なし
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
なし
ContractS CLMは、弁護士の経歴を持つCEOをはじめとするメンバーで構成された企業、ContractSが手がける電子契約システムです。「契約をマネジメントする」システムとして、企業の契約業務の効率化・生産性向上に貢献します。
契約書の作成から管理まで、ワンストップで一元管理できるのが特徴。個人の場合、より煩雑になりがちな契約関連業務をすべてシステム上で行うことができます。また、同意書や与信チェックなど関連した複数の契約をひとつのプロジェクト上で管理できるため、必要な契約関連業務を抜け漏れなく遂行することが可能。
また、ナレッジマネジメント機能を兼ね備えていることも特徴の1つ。同様の事例があった際の参考にする・チェックリスト機能で契約書作成の際の必要事項を確認するなど、知識・ノウハウを蓄える場として活用できます。
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子サイン機能(立会人型)
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
- 文書管理用フォルダの作成機能
- 電子文書の検索機能
- スキャン文章の管理機能
-
料金
お問い合わせ -
初期費用
なし
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
なし
クラウドスタンプは、各種電子契約サービスを運営するE-STAMPが提供している電子契約サービスです。ペーパーレス化と契約締結スピードアップ、コスト削減が大きなメリット。会社全体の業務効率向上などに大きく貢献するシステムでしょう。
特筆すべきは、電子署名のタイミングが、書類送信時・受信者の転送時・書類への同意時の3回あること。それぞれのタイミングで電子署名が行われることで、電子契約の信ぴょう性が担保されます。
また、タイムスタンプによる改ざん対応が実施されているのも信頼できるポイント。送信者は電子署名・タイムスタンプが付与された状態で受信者に契約書を送付。その時点でシステムが検証を行い、タイムスタンプが改ざんされていないことを検証済みの契約書を受信するため、さらに電子契約の証拠力が担保されます。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 契約書の一括送付
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
- 電子文書の検索機能
- クラウド(SaaS)
-
料金
月1,100円 -
初期費用
なし
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
なし
DocuSign(ドキュサイン)は、電子署名テクノロジーの先駆者として活動する企業、ドキュサインが提供する電子契約サービスです。世界で一番使用されている電子契約サービスとして有名で、世界中で50万社以上の企業に導入され、数億人の署名者に利用されています。
世界中で採用されているだけあり、世界180ヵ国以上・44言語での署名が可能。インターネット上で契約を結べるのはもちろん、契約ワークフローと管理を自動化できます。多様なワークフローテンプレートを利用できるなど、契約関連業務の効率化に大きく貢献するシステムです。
sansan・オリンパス・SAPジャパンなど、日本の企業でも多く導入しており、信頼が大切な個人事業主の方にもおすすめできる電子契約サービスでしょう。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 契約書の一括送付
- 署名依頼のSMS送信機能
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
マネーフォワード クラウド契約
-
料金
お問い合わせ -
初期費用
なし
-
最低利用期間
12ヶ月
-
最低利用人数
なし
MFクラウド契約は、株式会社マネーフォワードが提供する電子契約サービスです。契約締結部分だけではなく、ワークフロー機能など契約業務に関わる高度な機能も標準機能として含まれているため、契約書作成から、社内の押印申請、契約締結、契約管理・保管まで、マネーフォワード クラウド契約1つで完結することができます。
MFクラウド契約の料金プランは、電子署名1件あたりの課金ではなく、1ユーザーあたりの課金形態となっている点が特徴です。
1ユーザーあたり月額料金900円で利用でき、送信件数が増えても料金は上がりません。そのため、契約業務を少人数で行っている企業や個人事業主におすすめの電子契約サービスです。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- タイムスタンプ機能
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
- 電子文書の検索機能
- スキャン文章の管理機能
-
料金
月10,000円/ -
初期費用
なし
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
なし
BtoBプラットフォーム 契約書は、東京に本社を、大阪・福岡に営業所を構えるインフォマートが開発・運営を手がける電子契約サービスです。テレワークやリモートワークにも対応しており、契約書の締結・保管をクラウド化。秘密保持契約や賃貸借契約、工事請負契約など、さまざまな契約を3STEPで完了し、作業もスピーディーです。
BtoB専門の電子契約サービスとして20年以上の運営実績を誇っており、セキュリティ対策も万全。不正アクセス対策やファシリティおよび安全対策を実施しているほか、セキュリティ強化オプションも用意されています。
さらに、ASP・SaaSサービスにおいて安全・信頼性の情報開示基準を満たしている証である「ASP・SaaS情報開示認定制度」の認定を所持。安心して利用できる電子契約サービスでしょう。
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 契約書の一括送付
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約期限のアラート機能
- 電子文書の検索機能
- スキャン文章の管理機能
- 電子文書の閲覧権限設定機能
- クラウド(SaaS)
リーテックスデジタル契約
-
料金
月18,000円 -
初期費用
0円
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
なし
リーテックスデジタル契約は、BtoBのマルチテクノロジー企業であるリーテックス社が提供している金融・法務・会計の専門知識とIT・AIテクノロジーを融合させた電子契約サービスです。電子署名法と電子記録債権法を併用していることが特徴。これにより、電子化された手形や売掛債権を利用した取引をインターネット上で安全に行うことができます。
金融関連の契約を締結できるため、ワンタイムパスワードによる不正ログイン防止やタイムスタンプおよび電子署名の付与・記録事項証明書の発行など、何重ものセキュリティ対策を実施して証拠力を担保。安心・安全な取引を行えます。
もちろん、業務効率化・作業時間や印紙税などのコスト削減・省スペース化にも大きく貢献。初期費用はかからず、スモールスタートでの導入が可能なのも嬉しいポイントです。
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 電子サイン機能(立会人型)
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 電子文書の検索機能
- 電子文書の閲覧権限設定機能
- クラウド(SaaS)
- 導入支援・運用支援あり
- チャットサポートあり
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料金
月20,000円 -
初期費用
なし
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
なし
paperlogic電子契約は、保管を法律で義務付けられている書類をペーパーレス化するクラウドソリューションを開発・販売している、ペーパーロジックが提供する電子契約サービスです。すべての印鑑を「電子のハンコ」に置き換え、テレワーク・リモートワークのさらなる定着を推進。出社しなくても、契約書など印鑑を必要とする書類作業ができる環境を構築します。
会社法・電子帳簿保存法などの、印鑑を必要とする書類に関する法的保存要件を満たして、安全に契約書を電子保存できる点が魅力。インターネット上で安全な取引を行うためのPKI基盤電子署名や、認定事業者タイムスタンプを利用したなりすまし・改ざん防止などのセキュリティ対策も行なっています。
法対応ワークフローや法対応クラウドストレージサービスも用意。新しい時代のビジネスシーンに対応する電子契約サービスでしょう。
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- タイムスタンプの一括検証機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- クラウド(SaaS)
- メールサポートあり
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料金
月550円/50文書 -
初期費用
0円
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最低利用期間
なし
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最低利用人数
なし
みんなの電子署名は株式会社ベクターが提供する電子署名サービスです。料金完全無料で、無制限に電子署名を行える点が他社と比較した最大のメリットで、「予算をかけずにオンライン契約したい」とお考えの法務担当者や個人事業主におすすめです。
初期費用・月額料金・電子署名の費用、すべてが無料。電子署名の関連法令にも準拠しているため、企業においても安心して利用できます。
ただし、オンライン契約書の保管については月額料金が発生します。文書保管の月額料金は50件で550円です。とはいえ、保管機能を使わずに自身のPCにPDFをダウンロードして文書保管する場合は、ずっと無料で利用できます。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- タイムスタンプ機能
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約ステータスの管理機能
- 電子文書の検索機能
- クラウド(SaaS)
- メールサポートあり
- Pマーク
- 通信の暗号化
- 保存ファイルの暗号化
以上、機能比較や料金比較で個人事業主におすすめの電子契約システムを詳しく解説しました。個人事業主・フリーランスの方には、クラウド型のおすすめサービスを厳選比較している「クラウド型のおすすめ電子契約システム【2024年最新】」もおすすめです。クラウド型の便利なサービスをぜひチェックしてみてください。
PRONIアイミツでは、ITツール受発注支援のプロとして、電子契約システム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断(無料)も用意していますのでぜひご活用ください。
個人事業主が電子契約システムを導入する際の注意点
メリットが多く便利な電子契約システム(電子契約サービス)にも、導入する際の注意点があります。注意すべきポイントを確認してからサービスを選定しましょう。
- 電子契約が認められていない契約が存在する
- 電子契約サービスを受け入れない企業もある
- サイバー攻撃を受ける恐れがある
電子契約が認められていない契約が存在する
電子契約は多くの契約で認められていますが、現在でも書面での契約締結が義務付けられている契約が一部存在します。一例は次のとおりです。
- 事業用定期借地契約(借地借家法第23条)
- 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約(企業担保法第3条)
- 任意後見契約書(任意後見契約に関する法律第3条)
ただし、電子契約が認められる範囲は年々拡大しています。たとえば、不動産取引は長年書面による契約が義務付けられていましたが、2022年5月の宅地建物取引業法改正により電子契約でも取引が可能になりました。デジタル改革関連法によって、書面での契約が要件とされていた各種法令が改正されており、電子契約の領域は今後ますます広がると推測されます。
また、電子契約システムの中には紙の契約書も一元管理できるサービスがあります。電子契約と書面での契約が混在している企業は、両方に対応できるサービスを検討しましょう。
電子契約サービスを受け入れない企業もある
多くの電子契約システムが開発・提供されていますが、未だすべての企業に浸透しているわけではありません。個人間でもデジタル端末の操作やIT関連のシステムに慣れていない場合は、紙の契約書でのやり取りしか受け付けていない方もいるでしょう。その場合、取引先からの理解を得られるように、電子契約サービスのメリットや安全性を丁寧に説明していく必要があります。
どうしても理解が得られない場合は、紙の書類を利用して契約を締結した場合でも、関連書類をスキャン・PDF化して保存・管理できる電子契約システムを検討しましょう。
サイバー攻撃を受ける恐れがある
電子契約システムでは、データをクラウド上で保管するという構造上、サイバー攻撃のリスクを完全にゼロにすることはできません。サイバー攻撃を受けた場合、契約書の改ざんや盗難が行われるおそれがあります。契約書の改ざんや盗難が起きてしまうと、取引先からの信用が失われてしまうでしょう。
電子契約システムの導入の際は、どのようなセキュリティ対策が取られているかは必ず確認すべきポイントです。暗号化通信の利用やワンタイムパスワード、不正アクセス防止など対策内容の確認のほか、情報セキュリティマネジメントに関する国際規格(ISO 27001)の取得有無なども参考にするとよいでしょう。紙も電子もさまざまなリスクは存在していますが、電子契約の場合はサイバー攻撃へのセキュリティ強化など、取るべき対策が明確になっているため取り扱いやすいと言えます。
個人事業主の電子契約システムの選び方
電子契約システム(電子契約サービス)の種類は幅広いため、自分にはどのサービスがあっているか分からないという方もいるでしょう。ここからは、個人事業主が電子契約サービスを選ぶポイントを紹介します。
- 相手方がアカウントなしで利用できるシステムを選ぶ
- コストパフォーマンスを考える
- 必要な機能を搭載しているか
- 対応書類の種類を確認する
相手方がアカウントなしで利用できるシステムを選ぶ
電子契約システムには、相手方のアカウント作成が必要となるサービスと、相手方がアカウントなしで利用できるサービスがあります。相手に負担をかけることなく契約を締結してもらうためには、取引先の方がアカウントなしで利用できるサービスを選びましょう。
相手方のアカウントなしで利用できるサービスであれば、相手側はメールで送られてきたURLをクリックするだけで電子契約書にアクセスでき、電子署名を行えます。電子契約システムを利用するにあたって、相手方の会員登録などは必要ありません。
コストパフォーマンスを考える
電子契約システムを導入すると毎月一定額の利用料を支払う必要があるため、契約締結を行う頻度や、契約関連業務にかけている時間などを鑑みたうえで導入を検討するとよいでしょう。
たとえば、契約が月に1件であれば、月々の運用コストをかけてまで電子契約システムを導入するメリットは感じられないかもしれません。一方、数多くの契約があり、契約業務に多くの時間と手間がかかっている場合は、運用コストがかかっても電子契約システムを導入した方がバックオフィス全体の業務効率は向上します。電子契約システムを導入することで得られるメリットとかかるコストのバランスを考え、導入するシステムを検討しましょう。
代表取締役/代表行政書士
夏目 哲宏のコメント
必要な機能を搭載しているか
電子契約システムは一度導入すると、簡単に他のサービスに切り替えられないため、必要な機能を洗い出したうえでサービスを選びましょう。なぜなら、サービスの特性上、導入後は契約書類のデータは日々システムのサーバーに溜まっていくため、他のサービスへの切り替えには大きな労力と時間がかかってしまうからです。
電子契約サービスは一度導入したら、同じサービスを長く使い続けるものととらえておくと良いでしょう。どのような課題を解決したいのか、操作性が合っていて効率化が見込めるかなどをしっかり確認したうえで導入する電子契約システムを決定しましょう。
対応書類の種類を確認する
契約書と一口に言っても、業務委託契約書、秘密保持契約書、売買契約書、保証契約書などさまざまな種類があります。どの種類の契約書に対応しているかはサービスによって異なるため、ご自身が発行したい契約書の種類に対応している電子契約サービスを選びましょう。
ビジネスではさまざまな種類の契約が存在しますが、契約の内容によっては対応する法令に準拠しないと締結できないケースもあります。その場合、従来の方法で契約書を交わすことになるでしょう。導入を検討している電子契約システムが、多く締結する可能性がある契約内容に対応していることを確認したうえで導入することをおすすめします。
別記事「電子契約サービス比較・おすすめ解説」では、電子契約システムを比較し、ご自身に合うサービスを見つけられますのであわせてご覧ください。
電子契約システムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツをご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った電子契約システム(最大6サービス)をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。
電子契約による契約締結を相手に受け入れてもらうには
電子契約システムに切り替えたくても、取引先に電子契約を受け入れてもらえなければ、従来通り書面による契約を進めることになります。取引先の方が、電子契約に難色を示した時にはどのように対応すればよいかを具体的に解説いたします。
電子契約は個人間でも安全性が高いことを説明する
取引先の中には電子契約の安全性を危惧する方もいるため、電子契約は個人間でも安全性が高いことを説明しましょう。多くの電子契約システムでは、契約書の改ざんや情報漏えいを防ぐためにさまざまな対策が施されています。
たとえば、契約書の改ざん防止には、電子署名やタイムスタンプなどの機能が搭載されており、情報漏えい防止には、ファイルへのアクセス権・パスワードの設定などがあります。これらの対策により、安心して取引できるということを丁寧に説明しましょう。相手方にとって、紙での契約より電子契約の方が有益であることを理解してもらうと、電子契約を受け入れてもらいやすくなります。
個人間の契約で問題になりやすい点を明確にしておく
個人間の契約で問題になりやすい点は、次の通りです。
- 商品の料金、品質、数量に関するトラブル
- 支払いに関するトラブル
- 配送や納期に関するトラブル
個人間の取引では、事業者などの「第三者」を介していないため、上記のような問題が起こりやすいです。こうした問題を回避するのに有効なのが、個人間の取引を媒介する電子契約システムのようなプラットフォームの存在です。
まずは、個人間の取引で「言った言わない」の問題になりやすい「料金や支払い、納期・数量 」などを明確にし双方で確認しておきます。そして、これらの約束事を電子契約書に記載しておくことで、電子署名やタイムスタンプの技術によりあとから改ざんすることは困難になることを説明しましょう。相手方の電子契約による有益性を具体的に伝えることが、スムーズに受け入れてもらえるポイントになるでしょう。
まとめ:個人事業主は相手方が利用しやすい電子契約サービスを選ぼう
今回は、個人事業主におすすめの電子契約サービス13選をご紹介しました。個人間での取引で電子契約を受け入れてもらうには、アカウントを発行しなくても利用できるなど、できるだけ相手方が利用しやすい電子契約システムを選びましょう。加えて、電子契約のメリットを丁寧に説明することをおすすめします。
PRONIアイミツでは、さまざまな条件で電子契約サービスを比較できます。導入実績のある業界・企業規模・使いたい機能などで絞り込み、あなたの会社に最適なサービスを探してみてください。
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代表取締役/代表行政書士
夏目 哲宏
株式会社ブライト / 行政書士事務所ブライト
北海道大学大学院法学研究科修了。ブライダル企業で勤務した後2015年に株式会社ブライトを創業し、主にブライダル事業者に対してセミナーや研修から婚礼規約・契約書等の作成や見直し等の法務業務を提供する傍ら、業界特化型電子署名サービス「Be-Sign」の提供も行っている。行政書士。
代表取締役/代表行政書士
夏目 哲宏のコメント