電子契約システムおすすめシステム5選!サービスごとの導入事例も紹介
電子契約システムを導入したいけど、どんなシステムを導入すればいいのかとお困りの方も多いでしょう。そこでおすすめなのが、導入事例を確認することです。電子契約システムの紹介ページには導入実績が掲載されいる場合があり、実際に導入した企業の体験談を読むことができるの、導入する時のイメージがしやすくなります。
この記事では、営業・バックオフィス・情報システムなど、さまざまな分野の法人向けSaaSサービスを比較検討できる「PRONIアイミツ」が、導入事例とおすすめの電子契約システムを厳選してご紹介!電子契約システムのメリットや電子契約システムの選び方も詳しく解説していきます。
別記事「2024年最新比較でおすすめの電子契約サービス」では最新のおすすめシステムを紹介していますので、あわせてご覧ください。
- 電子契約システムとは?
- 電子契約システムの導入メリット
- 電子契約システム「クラウドサイン」の導入事例
- 電子契約システム「GMOサイン」の導入事例
- 電子契約システム「WAN-Sign」の導入事例
- 電子契約システム「CONTRACTHUB@absonne」の導入事例
- 導入事例が多い電子契約システムの比較表
- 導入事例の多い電子契約システムおすすめ5選
- 電子契約システムの導入事例まとめ
電子契約システムとは?
電子契約システムとは、契約書などのさまざまな書面を企業と顧客が取り交わすときに、すべての工程をクラウド上で行えるように開発されたシステムです。
紙で契約を行う際には、書面を印刷し、押印やサインしてもらうことで、契約の締結などの取引を行っていました。その点、電子契約に変えればこれらの煩雑なやり取りは不要となり、完全にペーパーレスでやりとりできます。これにより、業務効率の向上や手続きの簡略化につながります。
電子契約システムの導入メリット
紙の契約を廃止し、電子契約委システムの導入へと踏み出すには、どのようなメリットがあるか知っておく必要があります。そこで、ここでは電子契約システムのメリットを4つ紹介します。
- 業務効率化
- コンプライアンスの強化
- 紛失・盗難の防止
- 印紙税の削減
業務効率化
電子契約を導入すれば、紙で契約する場合に比べ、業務効率化を推進できます。なぜなら電子契約は書類の作成や印刷、捺印、郵送などの工程が一切不要だからです。一方、紙で契約を行う場合には、上記のような煩雑な手続きが不可欠なため、多大な時間を要します。
さらに、書類を送付した後相手のもとに届くまでに一定の時間がかかるため、契約締結をスムーズに進められないなどの問題もありました。紙での契約を廃止し電子契約へと移行すれば、業務効率化が進められ、重要な業務に時間を割けるようになります。
コンプライアンスの強化
顧客や取引先と交わした契約書類をデータベース上で保管すれば、セキュリティ体制が整い、改ざんや紛失などのリスクを回避できます。また、電子契約であれば、万が一契約を結んだ後にデータが紛失しても、復元が可能です。さらに、契約の進捗確認もデータベースにアクセスすれば容易に行えるため、コンプライアンスを強化できます。
一方、書面で契約書を管理するには、コンプライアンスが損なわれる危険性があります。例えば、倉庫などで書面を保管するとなると、常に鍵をかけておくことは難しく、保管漏れや改ざんなどが起こりかねません。そして監査に適切な対応ができなくなれば、コンプライアンス違反となります。さらに、書面の契約書管理では、いつ、誰が、どのように契約を進めているかが確認しにくいです。以上のことから、電子契約はコンプライアンスの強化が可能です。
紛失・盗難の防止
電子契約は、紛失や盗難に遭う可能性が低いです。なぜなら、紙の契約とは違い、電子契約は厳重なセキュリティ体制で守られていることがほとんどだからです。紙の契約の場合、契約書などの重要書類を人が管理するため、紛失や盗難に遭う可能性も十分あります。
万が一契約書を紛失・盗難させてしまうと、顧客の大切な個人情報を流出させることにつながり、売上減少や企業イメージの悪化に発展します。そのため、紙での契約よりも電子契約のほうが、紛失や盗難などのリスクを抑えられます。
印紙税の削減
書面で不動産売買契約書を作成する場合、契約金額に応じて印紙税がかかっていました。
その点、電子契約の場合には紙を印刷しないため印紙税は発生しません。電子契約へ移行すれば、印紙税にかかっていた金銭的コストを0にできます。また、印紙税のほかにもコピー用紙代、印刷代、封筒代、インク代、郵送費などの書面契約の際には発生していた費用もかかりません。
電子契約システム「クラウドサイン」の導入事例
電子契約システムの導入事例として、ここではクラウドサインを導入した4企業を紹介します。導入の背景やえられた効果を説明するため、ぜひ参考にしてください。
レバテック株式会社
クリエイターとITエンジニアのフリーランス活動や転職、就職を支援する事業を展開しているレバテックでは、ビジネスのスピードアップやコンプライアンス強化のためにクラウドサインを導入しました。クラウドサインを導入した決め手は、高いセキュリティと手厚いサポート体制、豊富なAPI連携機能が揃っていたことです。結果として、リモート影響で押印による売上毀損が起こっていましたが、クラウドサイン導入によって解消されました。
参考:https://www.cloudsign.jp/case/2021/02/05/donuts/
株式会社DONUTS
DOUNUTSでは、コロナ渦の影響でリモートワーク化が急速に進んだことにより、社員が出社して紙書類に判子を押すことが難しくなり、2020年4月からクラウドサインの導入に踏み切りました。結果として、リモート影響で押印による売上毀損が起こっていましたが、クラウドサイン導入によって解消されました。また、特に各事業部の契約締結担当者にとって、一度稟議の申請をすればあとは待っているだけでいい気軽さが好評でした。
参考:https://www.cloudsign.jp/case/2021/02/05/donuts/
株式会社ぐるなび
ぐるなびでは、これまで工数の多かった契約業務を、電子契約化によりスムーズに行える点からクラウドサインの導入に至りました。導入時には、いきなりすべての契約を電子化するのではなく、段階を踏んで徐々に電子契約を社内や取引先に浸透させていきました。クラウドサインの導入により、以前の約4倍の成約率の達成や、コストの削減や業務効率化の推進などの効果がありました。
参考:https://www.cloudsign.jp/case/2020/05/11/gnavi-telework/
大阪協栄信用組合
大阪協栄信用組合は、金融機関ではじめてタブレット署名型クラウドサインを導入しました。融資関連の契約書類は記入する項目が多く、署名や捺印も必要だったため、お客様の負担を減らすために、クラウドサイン導入に踏み切りました。これにより、従来かかっていたお客様の負担が軽減され、顧客満足度向上の効果がありました。また、紙での契約がなくなったことで、そこから派生するコストや手間まで一掃されたことが最大のメリットだととらえています。
参考:https://www.cloudsign.jp/case/2021/01/25/osaka-kyoei/
電子契約システム「GMOサイン」の導入事例
電子契約システムの導入事例として、ここではGMOサインを導入した3企業を紹介します。導入の背景やえられた効果を説明するため、ぜひ参考にしてください。
ランサーズ株式会社
フリーランスのマッチングサービスを提供するランサーズでは、コロナ禍でデジタルトランスフォーメーションを推進するためにGMOサインを導入しました。導入に至った背景は、2020年春頃から、コロナ禍での働き方を見直すため、デジタルトランスフォーメーションを進めていこうとしたためです。具体的な活用方法は、セールスフォース上から帳票を作成し、電子署名の依頼や管理までをシームレスにしました。これにより、契約作業の工数が削減され、関わる人が減れることで、書類改ざんのリスクが低下する効果も見受けられました。
参考:https://www.gmosign.com/customer-stories/lancers.html
株式会社ココナラ
知識・経験・スキルなど、ユーザーの得意なことをサービスにして売買できる日本最大級のスキルマーケットを提供しているココナラでは、他社からGMOサインに乗り換えました。乗り換えに至った理由は、圧倒的なコストパフォーマンスの高さです。導入時懸念していた、乗り換えによる問題が起こることは一切なく、費用対効果も使い勝手も大幅に向上しました。
参考:https://www.gmosign.com/customer-stories/coconala.html
大和ハウス株式会社
大和ハウスグループでは、物流事業に関わる契約や、倉庫で利用している運搬用車両やフォークリフトのリース契約を電子契約化しています。その際にGMOサインを導入した決め手は、新聞記事で取り上げられているのを目にしたことです。GMOサインの導入により、承認スピードが速くなったことを大きなメリットだと感じています。実際に、締結前日に稟議が承認されたときにも、郵送ではなく電子契約があったため間に合わせられました。
参考:https://www.gmosign.com/customer-stories/daiwabutsuryu.html
電子契約システム「WAN-Sign」の導入事例
電子契約システムの導入事例として、ここではWAN-Signを導入した2企業を紹介します。導入の背景やえられた効果を説明するため、ぜひ参考にしてください。
日本通運株式会社
2021年4月から、国内の総合物流業界として初めて全社規模で電子契約サービスWAN-Sign導入しました。導入した理由は、電子署名・電子サインに対応した利便性の高いシステムがある点や、長年契約管理システムを提供してきたワンビシアーカイブズのノウハウを活用している点などです。WAN-Sign導入により、事務の効率化や生産性の向上、ワークラウフスタイルのイノベーションを実現しました。
参考:https://www.wanbishi.co.jp/case/nittsu-IT.html
新生銀行グループ
あらゆる金融機能を持つさまざまなグループ会社が融合し、革新的金融サービスを提供している新生銀行グループでは、個人のお客様以外の契約はすべて紙で行っていました。しかし、リモートワークの実施により、書類を処理するためだけにオフィスへ出社する必要のないよう、さまざまなな文書のペーパーレス化が必要となり、WAN-Signの導入に至りました。そして、手厚いサポートのもとスムーズに導入・運用を進められ、ストレスフリーなリモートワーク化を実現しました。
参考:https://www.wanbishi.co.jp/case/shinseibank.html
電子契約システム「CONTRACTHUB@absonne」の導入事例
電子契約システムの導入事例として、ここではCONTRACTHUB@absonneを導入した企業を紹介します。導入の背景やえられた効果を説明するため、ぜひ参考にしてください。
野村証券
競争力強化のため、ITによる業務プロセスの効率化に積極的に取り組んでいる野村證券では、新規契約を電子契約に切り替えるため、CONTRACTHUB@absonneを導入しました。CONTRACTHUB@absonneを導入した決め手は、金融機関での導入実績が多いことと、受難性の高い機能です。結果として、電子化された各部門の契約書を横断的に検索・分析できるようになりました。また、印紙代や郵送費の削減など、多角的なコスト削減効果も見受けられました。
参考:https://www.itis.nssol.nipponsteel.com/contracthub/case/nomura/
導入事例が多い電子契約システムの比較表
ここからは導入事例の多い電子契約システムを紹介していきたいと思います。まずはご紹介する電子契約サービス(システム)でPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。
各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、導入事例が多い電子契約システム選びの参考にしてください。
導入事例の多い電子契約システムおすすめ5選
電子契約システムを選ぶ際、導入実績の多さも重要な観点です。そこで、導入実績の多い電子契約システムを5つ紹介します。
クラウドサイン
クラウドサインは、ベンチャーから大企業まで、企業規模に関係なく130万社で導入された実績があり、 日本の法律に特化した弁護士によって監修されています。
初めて利用する人でもわかりやすく、迷いなく操作できるよう設計されている操作が特徴で、2段階・2要素認証やメール認証を設けているため、セキュリティ性も高く、本人性を担保できます。
さらに、権限付与やアカウントなどのカスタマイズが自由に行えるため、取引先や顧客のの状況に合わせて設定できます。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付機能(差込文書の個別設定あり)
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
- 文書管理用フォルダの作成機能
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは、31万社以上で導入されており、導入実績NO.1を謳っています。国際的な電子商取引保証規準に基づく審査を年次で受け、合格しているため、高いセキュリティ性も持っています。
また、スマートフォン用のアプリも開発されているため、パソコンが手元になくてもスマートフォン上で契約の締結業務を完了させられます。
導入後のサポートも万全。例えば、平日10時~18時の電話サポートサービスや、有人チャットでのサポートなどを用意しています。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付機能(差込文書の個別設定あり)
- 署名依頼のSMS送信機能
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
WAN-Signは、金融機関や大手企業を中心に業種・企業規模問わず導入されています。実印版、任印版の2種類のハンコが実装されている点も特徴の1つで、相手先や重要度に合わせて締結方法を自由に選択できます。
また、電子契約は0円から利用でき、契約件数や管理データ件数に応じて複数の料金プランが用意されています。自社で使う機能や量に応じて料金を支払うシステムなため、無駄なコストがかかりません。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付機能(差込文書の個別設定あり)
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
CONTRACTHUB@absonne
CONTRACTHUB@absonneは、多くの導入実績があることから、電子契約サービス市場売上シェアNo.1です。契約書を探すときに、取引先名や日付、顧客の氏名などを入力して検索ができるため、これまでのように保管場所で紙面を探す必要はありません。これにより、契約締結や管理業務にかかる時間的コストを大幅に削減できます。
信頼性と可用性の高い、耐久性に優れた設備で運用されており、万全なセキュリティ体制が整っています。
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 電子サイン機能(立会人型)
- 署名依頼のSMS送信機能
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約期限のアラート機能
- 電子文書の検索機能
- 電子文書の閲覧権限設定機能
- クラウド(SaaS)
- 導入支援・運用支援あり
ドキュサインは、180ヵ国以上100万社の導入実績があり、多くの企業から支持されています。パソコンだけでなくスマートフォンなどにも対応しており、いつでもどこでも契約締結ができます。
顧客は、画面の指示通りに必要事項を入力するだけで感覚的に操作ができ、間違いや抜けもれなく契約締結を終えられるため、ストレスフリーです。
多言語対応もしているため、外国人顧客を抱える企業や、グローバル展開を進めたい企業のニーズにも応えられます。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 契約書の一括送付機能(差込文書の個別設定あり)
- 署名依頼のSMS送信機能
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
電子契約システムの導入事例まとめ
本記事では、電子契約システムの導入事例を計10個紹介しました。電子契約システムは、業務効率の向上やコスト削減などたくさんメリットを受けられるため、業界や業種、企業規模などを問わず多くの企業で導入されています。
これから電子契約システムを導入しようと検討している企業には、本記事で紹介したような、導入実績の多いシステムを選ぶことをおすすめします。なぜなら、導入実績の多いシステムの方が、たくさんのノウハウが蓄積されているからです。
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