電子契約サービスとは？システムのメリット・デメリットをわかりやすく解説

目次
• 電子契約サービスとは
• 電子契約と書面契約の違い
• 電子契約サービスのメリット
• 電子契約サービスのデメリット・導入が進まない理由
• 電子契約サービスの機能
• 電子契約サービスの選び方
• 電子契約サービスで業務効率を最大化する方法
• 電子契約サービスの導入の流れ
• まとめ：メリット・デメリットを把握し自社に合った電子契約システムを選ぼう

電子契約サービスとは

電子契約サービス（電子契約システム）とは、契約書の作成から送付・押印といった契約に関わるすべてのプロセスをクラウド上で完結できるサービスのことです。従来の書面による契約書の取り交わしでは、作成した契約書を契約相手に送付し、署名捺印または記名押印の後、返送してもらう必要がありました。

電子契約サービスでは、電子文書ファイル（PDF形式の契約書）を用いて、契約締結までの一連の工程をオンライン上で完結させます。紙の契約における署名捺印または記名押印の代わりに、電子署名やタイムスタンプを利用し、その契約書データが改ざんされていないことを証明します。

電子契約サービスを利用することで、契約書の印刷や送付・返送の手間がなくなり、業務にかかる時間も大幅に短縮できるため、多くの企業や個人事業主、政府・関係省庁なども書面での契約から電子契約に切り替えています。2023年1月の一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）と株式会社アイ・ティ・アールの合同調査の結果によると、電子契約を利用している企業は、前年の69.7%から73.9%に拡大したとのことです。今後も電子契約を導入する企業は増えていくと予測されます。

※出典：JIPDEC／ITR『企業IT利活用動向調査2023』（2023年3月16日）

電子契約とは、電子ファイルに電子署名を行うことで締結する契約のことで、紙を一切使用しない仕組みです。電子署名とは、書面の契約書に署名または押印したものと同じ法的効力を電子契約書に持たせる技術を指します。

電子契約サービスによる電子契約は、一般的に次の流れで実施されます。

電子契約サービスでは、双方が同意し契約書データへの電子署名に至ると、電子署名がなされた電子契約書データがクラウド上に自動保存される仕組みです（なお、契約書の送信側の電子署名は、電子契約サービスのプラットフォームに契約書をアップロードした時点で完了するものもあります）。

電子契約と書面契約の違い

電子契約サービスを利用する電子契約と、紙の契約書を利用する書面契約の違いを表にまとめました。

電子署名機能を用いる電子契約は、契約内容を電子データで作成しますが、書面契約と同様の効力が認められています（電子署名法第３条）。本人性の担保は「電子証明書」で行い、改ざん防止には「タイムスタンプ」を利用します。 

電子証明書とは、本人性を電子的に証明する技術で、第三者機関である証明局が発行するものです。タイムスタンプとは、署名した時間を記録する技術を指します。タイムスタンプにより、特定の時間に電子データが存在していたこと、そして、その時間以降に改ざんされていないことを証明できます。

電子契約と書面契約とでは、契約フローも異なります。

契約相手が遠距離の場合、書面契約では、郵送にかかる時間も合わせて数週間ほどのタイムラグが発生することも少なくありません。一方、電子契約ではインターネット環境さえあれば、即日契約を締結することも可能です。

電子契約サービスを導入することで、契約に関わるすべての業務を効率化し、空いた時間は他の業務にあてることができ、生産性の向上につなげられるでしょう。

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電子契約サービスのメリット

電子契約サービス（電子契約システム）の主なメリットは次の5つです。

電子契約サービスはインターネットを通じクラウド上で契約書を取り交わすため、契約書の印刷代・郵送代・印紙税といったコストを削減できます。 なかでも、印紙税を削減できる点は大きなメリットです。印紙税の金額は一般的に契約金額によって異なり、高額な契約の場合、数十万円の印紙税がかかるケースもあります。

印紙税がかかるのは紙の契約書のみで、電子契約では印紙税は必要ありません。そのため、契約件数が多い企業は書面契約から電子契約に切り替えるだけで、印紙税を大幅に節約できます。

電子契約サービスでは郵送による書類の授受が発生しないため、最短即日で契約業務を完了することも可能となり、契約締結までのリードタイムを短縮できます。

書面による契約の場合、郵送した書類を返送したり、原本と写しをそれぞれ作成したりと多くの作業が必要とされます。スピーディーに進んだとしても、契約書の取り交わし完了までに1週間ほどかかってしまうでしょう。電子契約サービス導入により、こういった作業がオンライン上で完結するためスムーズに契約を締結できます。

電子契約サービスを利用するとクラウド上で一括管理ができるため、ファイリングによる管理や書棚での保管の必要がなく、業務効率化につながります。

契約書は、法律によって一定期間保管しておくことが義務付けられています。よって、紙の契約書は保管場所を確保することに加え、後から確認しやすいようにファイリングすることも必要とされます。「オフィスに保管場所がない」という場合や、「ファイリングにかける人的リソースがない」という場合もあるでしょう。電子契約サービスであれば、締結した契約書はデータとしてクラウド上に整理された状態で保管されるため、こういった課題も解決できます。

電子契約サービスでは、IPアドレスでアクセス制限をかけたり、閲覧できる人を限定したりできるため、コンプライアンスの強化にもなります。社外や契約とは無関係の人に契約書を閲覧されてしまうことを防止でき、紙の契約書で起こりがちな紛失も回避できます。

加えて、契約締結日時を証明するタイムスタンプ機能により、実際の契約締結日よりも過去の日付を契約締結日として契約書に記載するなどの不正を防げる点もメリットです。

電子契約サービスはインターネット環境とパソコンなどのデバイスさえあれば、自宅からでも契約を締結できるため、リモートワークにも対応しやすくなります。

紙による契約の場合、「会社のハンコを押すためだけに出社する」ということも多いですが、電子契約サービスであれば自宅から電子署名もできるため出社せずにクラウド上で契約書を取り交わせます。また、システムを導入することでリモートワークへの対応だけでなく、業務委託の契約締結にも活用できるでしょう。

なお、Docusignが行った調査によると、実際に電子契約サービスを導入した企業は、「在宅勤務/テレワークの拡大」「承認ワークフローなど事務処理の効率化」などのメリットを感じているようです。

※出典：Docusign『電子署名レポート2022』

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電子契約サービスのデメリット・導入が進まない理由

数多くのメリットがある電子契約サービス（電子契約システム）ですが、次のようなデメリットや導入が進まない理由があります。

すべての契約で電子契約が認められているわけではない点は、あらかじめ押さえておきましょう。一部の契約では、法律で書面契約を義務付けられています。現状では次の契約では電子契約が認められていません。

ただし、年を追うごとに電子契約が認められる契約が増えているのも事実です。たとえば、労働者派遣契約はそれまで電子契約が認められていませんでしたが、2021年1月から電子契約が解禁されています。そのため、上記の契約も将来的には電子契約が認められる可能性も考えられます。

電子契約は自社だけが導入したいと思っていても実現できるものではなく、取引先の理解や協力が必要となります。自社は電子契約サービスで契約手続きを行いたいと思っていても、取引先から「書面で契約したい」と言われれば、書面契約を続けざるを得ません。

電子契約のメリットを丁寧に取引先に伝える努力は必要ですが、どうしても理解が得られない場合は、紙の契約書を取り交わし、契約締結した契約書をPDF化して電子契約サービスで保管するという運用を行いましょう。

書面契約と電子契約では契約フローが異なるため、社内の業務フローを調整する必要がある点もデメリットです。電子契約サービスをスムーズに導入するには、導入で得られるメリットを従業員に丁寧に説明し、場合によってはサービスの使い方についての研修を行う必要があるでしょう。

電子契約サービスは、インターネットを通じクラウド上のサーバーで契約書のデータを保管するため、サイバー攻撃を受けるリスクがあります。電子契約システムがサイバー攻撃を受けると、データの改ざんや盗難のおそれがあります。

契約書の改ざんや情報漏えいが発覚してしまうと、業務に支障をきたすことはもちろんのこと、企業の信用も大きく棄損するため注意が必要です。電子契約サービスを比較検討する際は、どのようなセキュリティ対策が施されているかをしっかり確認しましょう。

以下の記事では、セキュリティにも強く導入実績が豊富なサービスを厳選して紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。

電子契約サービスの機能

電子契約サービス（電子契約システム）の次の基本機能を確認し、どのように業務効率が向上するかを見ていきましょう。

電子契約サービスにおける電子署名は、書面契約の「署名」や「押印」の役割を果たします。電子署名によって、「電子署名した人の意思によって電子契約書が作成されていること」「契約書が改ざんされていないこと」を証明します。

電子証明書とは、契約書の電子署名が署名した本人であることを証明するための書類です。電子証明書は、認証局が間違いなく本人であることを電子的に証明するもので、署名契約における印鑑証明書と同じ役割を果たします。

タイムスタンプとは、契約書が作成された日時や電子署名された日付を記録できる機能です。タイムスタンプ機能により、実際の契約締結日よりも過去の日付を契約締結日として契約書に記載するなどの不正を防止できます。

契約書テンプレート機能とは、契約書のひな形を電子契約サービスに登録できる機能です。使用頻度の高い契約書のひな形をテンプレートとして登録できるため、契約書の作成時間を短縮できます。

事前に契約書の承認フローを設定しておくことで、その契約の進捗状況が可視化できます。契約業務がどこまで進んだかを一目で把握できるようになり、承認漏れなどのミスを防止できます。

契約が終了する前にアラートで通知する機能で、契約更新漏れのミスを防止できます。たとえば、「契約終了の2ヵ月前にアラートで通知する」ということも可能です。

契約書の送信先の情報を登録できる機能です。登録だけではなく、契約書に送信先の社名や住所、連絡先などを自動で記載することも可能。連絡先を都度入力する手間が省けるほか、入力ミスも防止できます。

作成した契約書を保管したり検索したりできる機能です。契約書はクラウド上で保管され、保管されたデータは作成した日付や会社名などで検索できます。

外部サービス（他のシステム）と連携できる機能です。外部サービスと電子契約サービスを連携することで、バックオフィス全体の業務効率が向上するでしょう。なお、連携可能な外部サービスは製品によって異なります。

電子契約サービスの選び方

ここでは、電子契約サービス（電子契約システム）の選び方を解説します。電子契約サービスの数は年々増えているため、「サービスが多すぎて、選ぶポイントが分からない」という方はぜひ参考にしてください。

電子契約サービスの電子署名方法は「契約印型（立会人方）」と「実印型（当事者型）」の2種類に分けられます。一般的な方法はメール認証によって本人性を担保する「契約印型」で、「実印型」はより厳格に電子証明書によって本人性を担保する方法です。

一般的なビジネスシーンでは「契約印型」で十分ですが、「実印型」の電子署名を行いたい場合は、事前に電子認証局で電子証明書を発行する必要があります。また、取引先も電子証明書の発行が必要となります。

書類を電子データとして保存しておくためには、改正電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。法律に則った適切な文書管理を行うために、改正後の電子帳簿保存法に対応した電子契約サービスを選びましょう。電子帳簿保存法は2022年に改正され、タイムスタンプ要件の緩和や、検索要件の緩和、電子取引のプリントアウト保存の廃止などが行われました。

電子契約サービスを利用する際に必要な費用は、初期費用と送信件数ごとにかかる費用の2種類です。トータルコストで費用を比較し、費用対効果に見合った電子契約サービスを選びましょう。料金について詳しくは、「電子契約システムの費用相場・料金比較」をご覧ください。  

電子契約サービスに搭載されている機能やオプションはサービスによって大きく異なるため、自社に必要な機能がそろっているかを確認しましょう。また、契約書データは導入したシステムのサーバーに蓄積されていくため、電子契約サービス導入後はサービスを切り替えずに使い続けるのが一般的です。導入後に、自社が必要とする機能がないことに気付いても、簡単に換えられないということを覚えておきましょう。

たとえば、不動産会社は不動産業界に特化した電子契約サービスを導入することで、不動産売買や不動産賃貸における契約もスムーズに締結できます。不動産会社の方は以下の記事をぜひ参考にしてください。

電子契約システムを導入する際には、無料トライアル期間があるか確認しましょう。電子契約システムには、無料トライアルを利用して事前に機能を体験できるものもあります。電子署名や契約書テンプレートの利用、ワークフローの構築を実際に試すことで、操作感や自社の業務になじむかどうかを確認できます。これにより、本格導入後のミスマッチを防ぎ、スムーズな運用開始が期待できるでしょう。

電子契約サービスで業務効率を最大化する方法

電子契約サービス（電子契約システム）は効果的に使うことで業務効率を最大化できます。ここでは具体的な方法を解説します。

電子契約サービスは、社内の稟議申請を行うワークフローシステムと連携することで、契約書の稟議から書類の作成、送付、契約締結までスムーズに進められます。電子契約サービスを単体で使うより、社内稟議システムとの連携によりバックオフィス業務全体の効率化を実現できるでしょう。

稟議がどこまで進んだのか、誰でストップしているのかといった契約業務の進捗状況が可視化できるため、契約書取り交わしの完了までの業務スピードが向上します。いつでもどこからでも稟議書を提出でき、承認もシステム上で完結するため、紙の稟議書を持って社内を回るという手間も必要なくなります。

なお、電子契約サービスのなかには、電子文書のワークフロー機能を搭載したサービスもあります。

電子契約サービスの導入の流れ

最後に、電子契約サービス（電子契約システム）の導入の流れを解説します。導入の手順とポイントを押さえて電子契約サービスをスムーズに導入しましょう。

電子契約サービス導入後は契約フローが変わるため、法務部門や管理部門の理解を得ることは大切なプロセスです。電子契約サービスの法的な有効性や導入メリットを説明することに加え、システムの機能の要望をヒアリングしておくとサービス選定に役立ちます。

次に、「契約書」と「業務フロー」をそれぞれ見直し、変更します。ここでの契約書の見直し・変更とは、契約内容ではなく書面特有の表現を電子契約に沿うように変更することを指します。たとえば、紙による契約書の「本書2通を作成し、各自1通ずつ保管する」という文章は「本電子契約書ファイルを作成し、各自電子データで保管する」のように電子契約に沿う表現に変更しましょう。

業務フローの見直しでは、電子契約サービスの「運用方法」と「ワークフロー（稟議）の流れ」の2点を確認します。電子契約サービスの運用にあたって、決済者やサービスを利用する権限を付与する従業員を決めましょう。ワークフローでは、契約書を送信する際の承認ルートを明確にしたり、どの社員を稟議に含めるかを決めたりといったことを整理します。

書面契約から電子契約サービスでの契約に切り替えることを社内と取引先に周知します。社内へは、運用方法がどのように変わったのか、決済者は誰なのかをアナウンスしましょう。社内への周知時と同様に、取引先への周知でも電子契約サービス利用の同意が得られるよう、電子契約による契約締結のメリットを伝えましょう。

最後に、自社に最適な電子契約サービスを選定し申し込みます。操作性を確認するために無料トライアルを利用するのもよいでしょう。各社サービスの機能や料金を比較し、自社に合うサービスを選びましょう。

また、システムをどのように活用できるかが明確になるため、他企業の導入事例をチェックすることもおすすめです。電子契約システムの導入前に、ぜひチェックしてみてください。

まとめ：メリット・デメリットを把握し自社に合った電子契約システムを選ぼう

電子契約システムを導入することで、印刷や製本、郵送、押印などの手間がなくなります。電子契約であれば最短即日の契約書の取り交わしも可能となり、リードタイムを大幅に短縮できる点もメリットといえます。電子契約が認められていない契約が存在することや、社内の業務フローを調整する必要があるといったデメリットも踏まえたうえで、自社に合った電子契約システムを導入しましょう。

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