電子文書のワークフロー機能がある電子契約システム7選

目次
• ワークフロー機能とは
• 電子契約システムにワークフロー機能が搭載されているメリット
• 電子契約システムのワークフロー機能のデメリット
• 【比較表】電子文書のワークフロー機能がある電子契約システム
• 電子文書のワークフロー機能がある電子契約システム7選
• ワークフローシステムと連携させるのもおすすめ
• 電子契約システムの選び方
• まとめ：電子契約システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

ワークフロー機能とは

ワークフローとは、「業務の一連の流れ」を意味します。ビジネス上で使われる場合は「業務の中での一連の作業や手続き」を指すことが多いです。ワークフロー機能は、「業務のなかでの一連の作業や手続き」を可視化することができる機能の1つ。

会社ではさまざまな業務が発生しますが、チェックや承認が必要な業務も数多く存在します。ワークフロー機能を利用することで、チェックや承認の作業を「一連の流れ」として定めておくことが可能です。ワークフロー機能を利用することで、以下のようなメリットが生まれると考えられます。

高額な商品や必要機材などを経費で購入する、頻繁に出張に行くといった業務や作業が発生する場合は、特に有効な機能でしょう。また、ワークフロー機能を利用することで「申請を行った社員は誰か」「承認を行った担当者は誰か」といったことの確認が容易になるため、行った作業にトラブルが発生した際も担当者、責任者などをすぐに確認可能です。

電子契約システムにワークフロー機能が搭載されているメリット

ワークフロー機能が搭載されている電子契約システムはより便利に使えます。ここではワークフロー機能が搭載されている電子契約システムのメリットを解説します。

電子契約システムにワークフロー機能があると、システム上で承認ルートを設定できます。稟議承認には複数の担当者がおり、承認ルートに沿って手続きを進めなければなりません。電子契約システムを導入しても、ワークフロー機能がないと、稟議承認についてはアナログ対応しなければなりません。承認までに時間がかかる上に、抜け漏れが生じることもあるでしょう。

また、ワークフロー機能を介すことで、未承認の契約書類を先方に送付するミスもなくせます。よって、稟議が必要な契約書類がある場合はワークフロー機能を搭載している電子契約システムを選ぶべきです。条件分岐を含む複雑な承認ルートを採用している場合は、承認ルートをカスタマイズできるサービスを選ぶと便利です。

電子契約システムにワークフロー機能があると、契約フローをそのまま電子化できます。大半の会社では紙の契約書類に署名、捺印をしていると思いますが、契約が成立するまでに契約書原本の印刷、署名・押印、郵送、相手の押印の返送というプロセスを経なければなりません。

途中で契約変更があれば一からやり直しになります。その点、ワークフロー機能を活用すれば、稟議における契約フローを全て電子化が可能。承認ルートを設定すれば自動的に通知されるため、全ての作業がシステム上で完結します。導入により契約業務を飛躍的に効率化できるでしょう。

ワークフロー機能のある電子契約システム導入の最大のメリットはガバナンスが強化できる点でしょう。電子契約システムは便利ですが、アクセス権限をどのように付与するかは一つの課題です。

ガバナンスの観点では、ログインできる人が何でも操作できる状態は好ましくありません。その点、ワークフロー機能があれば特定の人に承認権限を付与できるので、権限のない人が勝手に承認を行うことはできません。

未承認の契約書類の誤送信などのミスも未然に防げるでしょう。ワークフロー機能は電子契約システムを適正に運用するためには不可欠であり、上長の決裁・稟議を必要とする契約を扱う場合は必須の機能と言えるでしょう。

電子契約システムのワークフロー機能のデメリット

ワークフロー機能がある電子契約システムはメリットが大きい反面、デメリットもあります。メリットばかりに注目すると導入後に「こんなはずではなかった」と後悔することになりかねません。導入の際は次の2つの点に注意してください。

ワークフロー機能を搭載した電子契約システムは便利ですが、操作は複雑になるので導入時や運用で従業員が戸惑う可能性があります。業務システムは操作が難しいと定着に時間がかかり、導入自体に抵抗感を持つ人も出てくるでしょう。

最悪の場合は定着に失敗し、使われないまま放置される可能性もあります。そうした事態を防ぐには、できるだけ操作の簡単なものを選ぶべきです。できればマニュアルを見なくても直感的に操作できるものがベストです。

可能であればトライアルで試験的に導入し、本番さながらに使ってみましょう。実際に見て、触って、使い勝手を確認すれば事前に従業員の不安感を消せます。クラウド型の製品の多くは無料トライアルや無料プランを提供しているので、積極的に活用することをおすすめします。

契約書類の中には電子契約が認められないものもあります。多くの契約書は電子契約が認められていますが、例えば、定期借地契約、定期借家契約、特定商取引法で書面交付が義務づけられる契約については、書面で契約を取り交わさなければなりません。

特に定期借地契約については、公正証書による契約書作成義務があります。これらの書類を電子契約で交わすと無効となってしまうので要注意です。電子契約システムを導入する際は、事前に自社の取り扱う契約が電子契約が認められるか必ず確認しましょう。

また、電子契約ができたとしても、契約先が電子契約に同意しない可能性もあります。後々トラブルに発展しないためにも、電子契約システムを導入する前に契約先の意向は確認しておきましょう。

【比較表】電子文書のワークフロー機能がある電子契約システム

ここからは実際に、電子文書のワークフロー機能がある電子契約システムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。

電子文書のワークフロー機能がある電子契約システム7選

ここからは、電子文書のワークフロー機能がある電子契約システムを9個ご紹介します。 署名前、送信前の入念なチェックが大切な契約書関連作業。ワークフロー機能を搭載しているかどうかは重要視すべきポイントです。 搭載している機能などを確認しながら、自社に合ったものを選定していきましょう。

以上、電子文書のワークフロー機能がある電子契約システムを紹介しました。なお、個人事業主やフリーランスにおすすめのサービスは、下記記事で比較していますのでぜひご覧ください。

ワークフローシステムと連携させるのもおすすめ

ワークフロー機能を搭載している電子契約システムもありますが、その他の機能面、料金面など条件が合わないこともあると思います。その場合は外部のワークフローシステムと連携させるのもおすすめです。すでに導入しているワークフローシステムならばコストの削減や他のシステムと連携が可能な製品も多いので、さらに業務効率化を図ることも可能です。

また、大手が提供している電子契約システムは、さまざまな外部システムと連携できるよう柔軟に設計されてる製品が多く、多くの企業で導入されています。ぜひ導入の際の参考にしてください。

電子契約システムの選び方

現在、多くの電子契約システムがリリースされていますが、製品ごとに機能や料金が異なります。電子契約システムは一度導入したら大抵はその製品を使い続けることになります。合わないからと後から変えるのは大変な作業となるので、導入の際に慎重に製品選びをしましょう。電子契約システムを選ぶ際は、次の4つの点に特に注目をしてください。

ワークフロー機能による申請・承認ができるかどうか。承認ルートの設定の可否、承認条件の指定機能の有無なども確認書ましょう。承認ルートが複雑な場合はカスタマイズ性も要確認です。

電子印鑑の押印可否も重要なポイントです。併せて、書類を相手先に送付できるかどうかも確認しましょう。

契約書のテンプレートの有無、加えてCSVデータから複数の契約書を一括作成可否も確認しましょう。

不正アクセスの防止、アクセスログ解析、契約書の期限管理など、コンプライアンス関連の対応レベルも要確認です。

その他にも自社で欲しい機能をピックアップして、要件を満たしている製品を絞り込みます。候補が出たら見積もりをとり、内容と料金を比較検討することで自社に最適の製品を選びましょう。

まとめ：電子契約システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

電子契約システムを選ぶには、各サービス・製品の特徴を把握し、自社の目的やニーズに合った会社を見つけることが大切です。しかし、電子契約システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。

PRONIアイミツでは、さまざまな条件で電子契約システムを比較できます。指定の連携ツールや無料プランの有無など、あなたの会社に最適なサービスを機能ひとつから探すことが可能です。
→電子契約システムのランキングはこちら

PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、電子契約システム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。