タイムスタンプサービスでおすすめの電子契約システム5選【2024年最新比較】
タイムスタンプの発行件数は年々増えており、2020年の発行件数は年間3.6億件(※)。オンライン契約・紙の電子化は、多くの企業に取り入れられつつあります。(※タイムビジネス認定センターの公表資料より)
本記事では、「タイムスタンプを利用して電子契約を行いたい」「ペーパーレス化を図りたい」とお考えの企業担当者に向け、おすすめのタイムスタンプサービスを紹介します。仕組みや法的要件なども詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
- タイムスタンプとは?仕組みを解説
- 電子契約にタイムスタンプが必要な理由
- タイムスタンプサービスの選び方・比較方法
- タイムスタンプサービスの料金比較表
- 【2024年最新】タイムスタンプ機能がある、おすすめ電子契約システム5選
- タイムスタンプに関する注意点
- まとめ:法的要件を満たして安全に電子契約を行おう
タイムスタンプとは?仕組みを解説
タイムスタンプとは、電子契約書が「いつ」作成されたかを電子的に記録する技術のことです。タイムスタンプを付与することで、契約契約書が存在すること(存在証明)・タイムスタンプが付与された時刻から契約書が改ざんされていないこと(非改ざん性)を証明できます。
下記は、タイムスタンプが付与される仕組みについての図解です。
引用:総務省「電子署名・認証・タイムスタンプその役割と活用」
利用者は、タイムスタンプシステムを通して、時刻認証局に電子証明書の利用を申し込みます。時刻認証局は、ハッシュ値に時刻情報を付与したタイムスタンプを生成。電子署名時のハッシュ値と時刻認証局が発行したハッシュ値が一致することによって、電子契約書の非改ざん性が担保される仕組みです。
通常、電子署名とタイムスタンプの両方を利用することで、「いつ・何を・誰が」契約したものかを明示し、電子契約書の原本性を担保することができます。
タイムスタンプと電子署名の違い
電子署名とは、紙文書のサインや印鑑を電子化したもの。電子署名を行うことで「誰が」契約したかという本人性を担保することができます。一方でタイムスタンプは電子契約書が「いつ」作成されたかを電子的に記録します。
比較項目 | 電子署名 | タイムスタンプ |
---|---|---|
役割 | 紙文書のサインや印鑑を電子化 | いつ契約締結されたかを電子的に記録 |
証明するもの | 本人性 | 契約の存在証明・非改ざん性 |
このように、タイムスタンプと電子署名は証明する対象に違いがあります。通常はタイムスタンプと電子署名の両方を付与し、「いつ・何を・誰が」契約したかを記録することで電子契約書の原本性を担保します。
電子契約にタイムスタンプが必要な理由
タイムスタンプがない場合でも契約は成立します。しかし以下の3つの理由で、電子契約にはタイムスタンプが必要とされています。
- 電子文書の原本性・非改ざん性を証明するため
- 10年間の長期署名のため
- 電子帳簿保存法に則った文書保管を行うため
電子文書の原本性・非改ざん性を証明するため
これまでお伝えした通り、電子契約書に電子署名(サイン・印鑑)だけでなくタイムスタンプを付与することで、原本性・非改ざん性を証明することができます。契約者のどちらかによって契約文書の一部が書き換えられたり偽造されたりした場合、タイムスタンプがないと第三者に対して原本の証明が難しくなります。
契約におけるこのようなリスクを排除し、健全な契約関係でビジネスを行うためにも、電子文書へのタイムスタンプが必要です。
10年間の長期署名のため
タイムスタンプや電子署名に使われている暗号化技術は、今後の技術進歩によっては解読可能となってしまうリスクがあります(危殆化のリスク)。そのため、タイムスタンプと電子署名には有効期限が設けられています。
機能 | 有効期限 |
---|---|
電子署名 | 5年を超えない日まで (電子署名法施行規則第6条第4項) |
タイムスタンプ | 10年まで |
タイムスタンプを付与することにより、電子契約書の原本性・非改ざん性を最長10年まで担保する長期署名が可能です。なお、10年以上の期間にわたり保管が必要な場合は、その時点での最新の暗号技術を用いた保管タイムスタンプを付与します。
電子帳簿保存法に則った文書保管を行うため
電子帳簿保存法とは、これまで紙での保存を求められていた契約書・帳簿を電子データでも保存可能とする法律です。社会全体のペーパーレス化の進み具合により、電子帳簿保存法は何度か改正が行われており、2024年1月にも改正が予定されています。
今回の主な改正点は、「取引先などから受領した電子データをデータのままで保存することが義務化される点」です。電子データを紙に印刷して保存することは不可となります。また、単純にデータとして保存しておけばよいわけではなく、下記の保存要件を満たす必要があります。
- 訂正削除の履歴を残すなど、改ざん防止の措置をとる
- 日付・金額・取引先名で検索可能な状態とする(※1)
- 税務調査の際に使用できるディスプレイ、プリンターを備え付ける
※1 特例として、売上高が5,000万円以下の個人事業主・法人の場合は検索機能が不要。また売上高5,000万円以上の場合でも、取引日・取引先名ごとに整理された出力書面があれば検索機能は不要です。
参考文献:国税庁『令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要』
保存要件の1つ目「訂正削除の履歴を残すなど、改ざん防止の措置をとる」を満たす手段としては、訂正削除の履歴が残るシステムを使う・事務処理規定を作成するなどもありますが、最も簡単な対応方法はタイムスタンプ付与です。
電子帳簿保存法の要件を満たさない法人に対しては税務調査時に指摘が入り、青色申告の承認取り消しなどのリスクがあります。電子帳簿保存法に則った文書保管を行うためにも、タイムスタンプは必要です。
タイムスタンプサービスの選び方・比較方法
ここからは実際に、料金や機能を比較しておすすめのタイムスタンプサービスを選びましょう。タイムスタンプサービスを選ぶ際に比較すべきポイントは下記の3点です。
- 料金比較
- 機能比較
- セキュリティ対策の比較
料金比較
タイムスタンプと電子署名によって電子契約を行う場合、1件あたり100円~300円程の費用が発生します。以下、主要な電子契約サービス(タイムスタンプサービス)の送信費用を一覧でご覧ください。
サービス名 | 送信件数ごとにかかる費用(税抜き) |
---|---|
クラウドサイン | 200円/1件 |
電子印鑑GMOサイン | 100円~300円/1件 (電子署名の方法により料金が異なる) |
freeeサイン (旧:NINJA SIGN by freee) |
200円/1件 |
Adobe Sign | 公式サイトに記載なし |
みんなの電子署名 | 無料 |
上記の通り、「みんなの電子署名」など一部のタイムスタンプサービスでは、電子署名・タイムスタンプの発行を料金無料で行うことができます。ただし、無料サービスは機能が限られており、料金だけでなく機能も比較して導入サービスを選ぶのがおすすめです。
機能比較
電子契約サービスには、タイムスタンプ・電子署名の発行以外にも、下記の便利な機能があります。
- オンライン契約書の保管・管理機能
- 取引先に対し、電子署名と同時に付随書類のアップロードを依頼する機能
- マイナンバーカード署名
- Salesforceなど社内稟議を行うシステムと連携し、契約締結まで自動化する機能
- ワークフロー(社内稟議)機能
- テンプレート設定
- 契約更新時期などにアラート通知する機能
これらの便利な機能を搭載した電子契約サービスを選ぶと、契約書のレビュー・承認・締結・保管・管理までの一連の業務を効率化することも可能です。自社の契約業務に必要な機能を洗い出し、希望要件に合った電子契約サービスを検討しましょう。
個人事業主に必要な機能を搭載した電子契約サービスは以下の記事で解説していますので、個人事業主・フリーランスの人はぜひ参考にしてください。
セキュリティ対策の比較
電子契約サービスはオンライン上で契約を交わすクラウドツールのため、サイバー攻撃や不正アクセスなどのセキュリティリスクは残ります。また、メールアカウントを乗っ取られるなどして本来署名すべき本人以外が「なりすまし署名」を行うリスクも。そのため、多くの電子契約サービスでは、通信暗号化・2段階認証などによって一定のセキュリティ水準を維持しています。
より高水準のセキュリティを求めるなら、国内データセンターで管理・運用する業者や、ISMSクラウドセキュリティ認証(ISO27001/ISO27017)・プライバシーマークを取得している業者の電子契約サービスを比較検討することがおすすめです。
電子契約サービスの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ(当サイト)をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った電子契約サービス(最大6社)をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。
タイムスタンプサービスの料金比較表
下記は、タイムスタンプサービス(タイムスタンプ機能のある電子契約サービス)の料金比較表です。初期費用・月額料金・送信件数ごとにかかる費用の比較に活用ください。
サービス名 | 初期費用 | 月額料金 | 送信件数ごとにかかる費用 |
---|---|---|---|
クラウドサイン | 無料 | 10,000円 | 200円/1件 |
電子印鑑GMOサイン | 無料 | 8,800円 | 100円~300円/1件 |
freeeサイン | 無料 | 4,980円 | 200円/1件 |
Adobe Sign | 無料 | 1,680円 | 記載なし |
みんなの電子署名 | 無料 | 無料 | 無料 |
※すべて税抜き
文書管理機能が充実した電子契約サービス(クラウドサイン、電子印鑑GMOサインなど)は月額料金が8,000円~10,000円程かかります。比較して、タイムスタンプ機能に特化したサービス(Adobe Signなど)は月額料金1,000円~3,000円台と、安い価格で利用できます。
【2024年最新】タイムスタンプ機能がある、おすすめ電子契約システム5選
タイムスタンプ機能がある電子契約システムを比較した結果、2024年最新のおすすめサービス5選を紹介します。
- クラウドサイン
- 電子印鑑GMOサイン
- freeeサイン
- Adobe Sign
- みんなの電子署名
クラウドサイン
-
料金
月10,000円 -
初期費用
なし
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
1人
クラウドサインは弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービス。弁護士の監修のもとで開発されたシステムで、国内で高い知名度を誇ります。取引先にも安心して利用してもらいやすい点がおすすめです。
機能については、タイムスタンプ・電子署名機能のほかに、文書保管や文書検索の機能があります。クラウドサインを利用することで電子帳簿保存法の要件を満たした電子データ保存が可能です。
クラウドサインには無料プランもあり、月間3件までの電子契約(タイムスタンプ発行)なら料金無料。まずは無料プランで使い勝手を確認するのがおすすめです。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
- 文書管理用フォルダの作成機能
電子印鑑GMOサイン
-
料金
月8,800円 -
初期費用
なし
-
最低利用期間
1ヵ月
-
最低利用人数
なし
電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービス。個人事業主を含む260万社以上に導入実績があり、国内での導入シェアが大きいサービスです。
電子印鑑GMOサインでは、3種類の電子署名方法(メール認証・電子証明書・マイナンバー)を利用することができ、電子証明書を用いた署名を行いたい企業にもおすすめ。もちろん、タイムスタンプ発行機能もあります。
電子印鑑GMOサインには無料プランがあり、月間5件までの電子契約(タイムスタンプ発行)が料金無料。まずは無料プランで使い勝手を確認するのがおすすめです。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- 本人確認書類による認証
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付
- 署名依頼のSMS送信機能
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
-
料金
月4,980円 -
初期費用
なし
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
1人
freeeサインは、弁護士監修のもとで開発された電子契約システム。他社と比較したおすすめポイントは35種類の文書テンプレートを利用できる点で、だれでも簡単にオンライン契約書を作成できます。
freeeサインで締結された電子契約書にはタイムスタンプが付与され、文書作成時刻の信頼性が保証されます。そのほか、文書検索機能や有効期限のリマインド機能など、便利な機能を搭載。
freeeサインでは機能や操作性を確認したい人に向け、無料プランを提供しています。無料プランでは月間1件までの電子契約(タイムスタンプ発行)が可能な上、テンプレート利用などの機能も利用できますので、ぜひ一度お試しください。
- タイムスタンプ機能
- 電子署名機能(当事者型)
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付
- 署名依頼のSMS送信機能
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
- 文書管理用フォルダの作成機能
-
料金
月4,270円/ライセンス -
初期費用
なし
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
なし
Adobe Signはアドビ株式会社が提供するタイムスタンプサービス。AcrobatのPDF機能とあわせてAdobe Signを利用することで、PDFに対して簡単に電子サイン・タイムスタンプ発行を行えます。36ヵ国の言語に対応しているため、海外の取引先とオンライン上で契約締結したい場合にもおすすめです。
また、Adobe SignはMicrosoft製品の推奨電子サインソリューションとなっており、Microsoft・Salesforce・Workday・その他のアプリとの連携によって契約まわりの作業を効率化することが可能。まずは30日間の無料トライアルで、タイムスタンプ機能をお試しください。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- タイムスタンプ機能
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約書の一括送付
- 署名依頼のSMS送信機能
- 電子文書の送付承認設定機能
- 契約ステータスの管理機能
- 契約進捗のリマインド機能
- 契約期限のアラート機能
- 文書管理用フォルダの作成機能
-
料金
月550円/50文書 -
初期費用
0円
-
最低利用期間
なし
-
最低利用人数
なし
みんなの電子署名は、株式会社ベクターが提供する電子契約サービス。他社と比較した最大のメリットが、基本料金完全無料で電子契約を行える点です。
時刻認証事業者セイコーソリューションズに認証されたタイムスタンプの発行、および長期署名(PAdES)に対応。10年を超えても電子署名が有効状態で保管されます。
また、メールに記載された署名パスワードによって本人性を担保。必要最低限のセキュリティを維持しながら電子署名・タイムスタンプ発行が可能です。料金無料で使えるタイムスタンプサービスをお探しなら、みんなの電子署名をご検討ください。
- 契約書のアクセスコード設定機能
- タイムスタンプ機能
- 電子サイン機能(立会人型)
- 契約ステータスの管理機能
- 電子文書の検索機能
- クラウド(SaaS)
- メールサポートあり
- Pマーク
- 通信の暗号化
- 保存ファイルの暗号化
以上、タイムスタンプ機能がある電子契約システムを詳しく解説しました。「無料の電子契約システムもチェックしたい」という人は、別記事「無料で利用可能な電子契約サービス」もご覧ください。
PRONIアイミツ(当サイト)では、ITツール受発注支援のプロとして、電子契約システム選びの相談を承っています。いくつかの質問に答えるだけで自社におすすめのツールがわかる診断(無料)も用意していますのでぜひご活用ください。
タイムスタンプに関する注意点
電子契約サービスを契約する前に、タイムスタンプに関する注意点を確認しましょう。
- 期限内(最長約2ヶ月と7営業日以内)にタイムスタンプを付与する
- PDFの電子契約書にはタイムスタンプが必須
- 原本がある場合は捨てずにとっておく
- 電子契約サービスの提供終了・解約のリスクに注意
期限内(最長約2ヶ月と7営業日以内)にタイムスタンプを付与する
電子帳簿保存法では、契約書や領収書などの書類を電子化する場合、期限内にタイムスタンプを付与することを義務付けています。この期限は「最長約2ヶ月と7営業日以内」と定められており、期限内にタイムスタンプを付与しなければ契約が無効化される恐れも。法令の要件を満たして電子契約を行えるよう、社内で契約業務のフローを作成する必要があります。
PDFの電子契約書にはタイムスタンプが必須
電子帳簿保存法では、書面で契約締結した場合、紙の書類をスキャン・PDF化して電子データとして保存することが認められています。ただし、スキャン保存する場合はPDFにタイムスタンプを付与することが必須となるため注意が必要。
タイムスタンプ機能がある電子契約システムなら、紙の書類も法要件に合わせた形で電子データ保存ができるためおすすめです。
原本がある場合は捨てずにとっておく
紙契約を電子化する場合、原本は捨てずにとっておくようにしましょう。税務調査にて、電子データ化の改定で何らかの不備があると、原本の確認が必要となるためです。業務フロー上で「調査が終了してから原本破棄する」運用とすることで、万が一のトラブルに対応できます。
電子契約サービスの提供終了・解約のリスクに注意
導入社数が多い電子契約サービスの提供終了リスクは限りなく小さいものの、ゼロではありません。また、サービスの乗り換えなどで解約することもあるでしょう。
その場合、システム上に保管されている契約書をダウンロードし、自社のデータベースなどで保管する必要があります(契約日時や取引先名で検索可能な状態とする必要あり)。新しい電子契約サービスを導入して契約書をアップロードする対応も可能です。
まとめ:法的要件を満たして安全に電子契約を行おう
タイムスタンプの発行は、健全な契約関係でビジネスを行うためだけでなく、法的要件を満たした業務運用を行うためにも必要です。導入実績が多い電子契約サービスなら、豊富な機能と万全のセキュリティ対策で、安全に電子契約ができるでしょう。
PRONIアイミツでは、さまざまな条件で電子契約サービスを比較できます。以下のページでは、タイムスタンプ機能がある電子契約サービス32をランキング形式で一覧掲載していますのでぜひご活用ください。
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タイムスタンプ機能付きの電子契約サービスは多数あり、自社にどれが最適かを見極めるのは大変です。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った電子契約サービス(最大6社)をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。
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