勤怠管理システムで不正防止！勤務時間の改ざんやごまかしを防ぐ方法を解説

目次
• 勤怠管理でみられる不正行為とは
• 不正打刻や改ざんがあった場合の対処法
• 勤怠管理の不正や改ざんはどの法に反しているのか
• 勤怠管理で不正打刻や改ざんを防止するためのポイント
• 【比較表】不正打刻を防止できる勤怠管理システム
• 不正打刻防止におすすめの勤怠管理システム4選
• まとめ：勤怠管理システムで不正や改ざんを未然に防ごう

勤怠管理でみられる不正行為とは

勤怠管理でみられる不正行為として、遅刻のごまかしや本人以外の打刻、管理者による改ざんなどが挙げられます。不正行為を防ぐためには、不正の手口を理解しておくことが重要です。どのように不正行為が行われるのか解説しましょう。

打刻とは、業務の開始時間と終了時間を記録すること。残業代などを水増しするために、終業時刻に打刻しない場合もあります。打刻は、労働基準法によって定められた賃金台帳を作成するために必要な記録です。企業は打刻した時間をもとに、時間外労働や労働日数などを管理しています。

打刻は、紙のタイムカードを使用する場合もあれば、打刻システムを利用しているケースも。紙のタイムカードや手書きで打刻している場合、不正行為を防ぐのは困難でしょう。業務は終了しているにもかかわらず、会社に残って就業時間をごまかす不正行為が行われる場合は注意が必要です。

本人以外の社員に打刻してもらい労働時間をごまかす場合も。利便性を高めるために、タイムカードをタイムレコーダーの近くに保管している会社も多いのではないでしょうか。タイムカードを適切に管理できていない場合、代理で打刻されてしまう恐れも。

例えば、打刻せずに本人が退勤して、残業しているほかの社員に打刻を依頼するなどの手口が考えられます。実際には残業していないにもかかわらず、残業代を不正請求するのです。代理の打刻を防ぐためには、本人以外打刻ができない仕組みやシステムを導入しなければなりません。

遅刻のごまかしもよくある不正行為です。遅刻をごまかすために、ほかの社員に打刻を依頼する場合もあれば、打刻漏れを装って手書きで出勤時間を記入する場合もあります。タイムレコーダーの時刻を変更した上で打刻し、通常通り出勤したように見せかけるケースも。

タイムカードではなく手書きで打刻している場合、不正行為を見つけるのはさらに困難です。厚生労働省は、打刻にICカードなどを使用する方法を推奨しています。手書きによる勤怠管理は、不正行為が行われやすいため注意が必要です。

管理者側が勤務時間を改ざんしてしまう場合も。所定の労働時間を超えて残業する場合、会社は社員に対して残業代を支払わなければなりません。

しかし、管理者が部下の長時間労働を会社に隠すために、労働時間をごまかしてしまう事例も発生しています。管理者が勝手に部下のタイムカードに打刻するなどの手口で不正行為が行われることも。

管理者による不正は立場上、部下から直接本人に注意するのは困難です。通報窓口など、不正行為に対応できる窓口を社内に設置するなどの対策を講じる必要があります。

不正打刻や改ざんがあった場合の対処法

社員による不正打刻や改ざんが発覚した場合の対処方法として、懲戒解雇や給与返還の請求、法的措置などが挙げられます。不正行為に対してどのように対処すればよいのか、具体的な方法について解説しましょう。

悪質な不正打刻や改ざんへの罰則は、懲戒解雇が妥当と言われています。ただし、企業が適切に労務管理を行っていることが前提なので注意しましょう。

悪質と判断されるのは、社員に残業代をだましとろうとする明確な意図が認められ、継続的に不正をはたらいている場合です。加えて、懲戒解雇の妥当性が認められるには、不正を証明できる証拠を提示できなければなりません。

不正打刻や改ざんが発覚した場合、解雇などの罰則を与える企業が多いです。しかし過去には、解雇された社員が不当に解雇されたとして裁判を起こした事例も。懲戒解雇に踏み切る場合は、慎重に判断する必要があります。

不正打刻があったとしても悪質であると認められない場合、懲戒解雇にできないこともあります。例えば、社員に残業代などをだまし取ろうとする意図が認められない場合です。単に社員の怠慢によって行われた不正打刻だった場合、懲戒解雇は認められない可能性があります。

会社が適切に労務管理できていない場合、懲戒解雇が認められないことも。不正打刻の発覚後も適切な対応をとらずに長期間放置していた場合、懲戒解雇が認められない可能性があります。

加えて過去に不正打刻が発覚した際、軽い処分で済ませていたにもかかわらず、特定の社員だけを解雇した場合、懲戒解雇が認められない可能性もあるため注意が必要です。

不正打刻が発覚した場合、過払い分の給与返還を請求しましょう。不正打刻による労働時間の改ざんで支払った賃金は、民法の不当利得返還請求権にもとづいて、利息付きで請求できる可能性が高いです。

ただし不当利得返還請求権には時効があるため、不正打刻から時間が経過している場合、返還請求できない可能性も。権利が消滅するのは、「権利を行使できる時から10年」または、「権利を行使できることを知った日から5年」の内、早い方の時期です。権利を行使できる時とは不正打刻が行われた時点、権利を行使できることを知った日とは不正打刻が発覚した日を指します。

場合によっては、法的措置を検討しなければならないケースもあるでしょう。不正打刻は刑法と民法の両方に違反する行為です。不正打刻を行った社員に対して訴訟を起こすこともできます。ただし裁判になった場合、弁護士費用などのコストも発生するので、慎重に検討しなければなりません。加えて、判決が出るまでに時間も掛かります。

不正打刻が発覚したものの、自社だけでは対応が難しい場合もあります。どのように対処すべきか迷う場合は、弁護士などの法律の専門家に相談した上で、対応を検討した方がよいでしょう。

勤怠管理の不正や改ざんはどの法に反しているのか

不正打刻や改ざんによって不当に賃金を得た場合、刑法と民法に抵触します。

勤務時間をごまかして余分に賃金を受け取った場合、刑法第246条に規定されている詐欺罪に問われます。詐欺罪は、最大で10年の懲役に処される重罪です。詐欺罪の場合、被害の弁償によって刑罰が軽くなったり、逮捕を免れることもあります。不正打刻で逮捕されるケースは少ないようです。

不正打刻や改ざんは、民法第704条の悪意の受益者返還義務等に抵触します。実際の労働時間とは異なる申告で、不当な賃金を得ることで会社に損害を与えたと判断されれば、社員は受け取った賃金をすべて返還しなければなりません。

法律違反ではありませんが、労働時間の改ざんは労働契約違反です。労働契約違反へのペナルティとして懲戒解雇とする場合もあるでしょう。

勤怠管理で不正打刻や改ざんを防止するためのポイント

勤怠管理で不正打刻や改ざんを防止するためには、勤怠管理のルールを社員にしっかり周知する、勤怠管理システムを導入するなどあらかじめ対策を講じておくことが重要です。改ざんを防止するためのポイントを解説します。

勤怠管理のルールを社員やアルバイトなど、すべての従業員に周知徹底しましょう。

かならずしも全員が悪意を持って不正打刻しているわけではありません。打刻忘れなどが原因で、軽い気持ちで不正打刻してしまう場合もあります。勤怠管理のルールの周知を怠った場合、実際に不正打刻が発覚した際に、懲戒処分の正当性が認められない恐れも。

タイムレコーダーを操作できる社員を限定する、タイムカードへの手書き禁止など、勤怠管理のルールや禁止事項を明確にしておきましょう。アルバイトスタッフが多く、人の入れ替わりが多い場合は、定期的に周知するなど対策が必要です。

就業規則に勤怠管理のルールを明記しておきましょう。打刻方法を規定する法律は存在しません。勤怠管理の観点から、第三者による打刻が適切ではないことは明白です。しかし、本人以外のスタッフが打刻したとしても、法律に抵触するわけではありません。就業規則に本人が打刻しなければならない旨を明記しましょう。

打刻忘れも勤怠管理のよくあるトラブルです。打刻を忘れた場合の対応方法も定めておく必要があります。残業や休日出勤の届出など、よくある申請に関連するルールは、すべて網羅しておくべきでしょう。

罰則の妥当性が認められるには、不正に対する罰則規定を周知しておく必要があります。不正打刻に対する罰則を就業規則に記載することも大切です。

勤怠管理システムとは、従業員の出勤時間や労働時間、休暇取得日数といった労働状況を管理できるシステムのことです。労働状況の管理だけでなく、従業員の出退勤の打刻や記録、残業や休暇の申請、シフト作成、労働時間の集計なども一つのシステムで行えます。勤怠管理システムには、不正打刻や改ざんを防止する以下の機能があります。

生体認証

生体認証対応の勤怠管理システムとは、システムに本人の体の一部を提示し本人確認することで打刻できるシステムのことです。IDカードのように紛失しない・不正打刻を確実に防止できる点がメリット。生体認証には主に４種類の認証方法があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。

GPS打刻

GPS打刻機能とは、スマートフォンやタブレットのGPS機能を利用した打刻方法です。GPS打刻では、打刻時の位置情報をシステムが収集できるので、「いつ、どこで、誰が打刻したか」正確な勤怠管理ができます。オフィス外での勤務は実態が把握しづらいですが、GPS機能を使えばより正確な出勤情報を取得できます。外回りの営業職やドライバー、訪問介護など直行直帰の多い職種や、派遣、イベント関連、リモートワークの勤怠管理にGPS打刻は導入されています。

以上、勤怠管理システムで不正打刻を防ぐ方法を紹介しました。しかし、不正打刻を防げる勤怠管理システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、勤怠管理システム選びについての相談を受け付けています。以下のボタンからいくつかの質問に答えるだけで、希望要件に合った勤怠管理システムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。

【比較表】不正打刻を防止できる勤怠管理システム

ここでは、不正打刻を防止できる勤怠管理システムを比較します。不正打刻を防ぐ機能に加えて、初期費用、月額料金、無料トライアル期間を比較した以下の表をご覧ください。

「KING OF TIME」や「タッチオンタイム」などの勤怠管理システムは、生体認証の方法が多様で、多くの職場・仕事現場のニーズに応えられるおすすめシステムです。なお、GPS打刻は多くの勤怠管理システムに搭載されていることが分かります。

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不正打刻防止におすすめの勤怠管理システム4選

勤怠管理システムによって、対応できる打刻方法は異なります。不正打刻を予防したいのであれば、ICカードや生体認証による打刻に対応したシステムがおすすめです。不正打刻防止におすすめの勤怠管理システムを4つご紹介しましょう。

まとめ：勤怠管理システムで不正や改ざんを未然に防ごう

勤怠管理システムを活用すれば、不正打刻などの改ざんやごまかしを防止できます。しかし、自社のニーズにあった勤怠管理システムを選ばなければ十分にメリットを活かせない場合も。実際に選定するとなっても、「何を基準に勤怠管理システムを選べばよいのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。

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