無料の労務管理システム7選を比較！使える機能や有料との違いは？

目次
• 労務管理システムの無料版と有料版の違い
• 無料の労務管理システムが向いている企業
• 【比較表】無料プラン・トライアルがある労務管理システム
• 【無料プラン】おすすめの労務管理システム3選
• 【無料トライアル】おすすめの労務管理システム4選
• 無料の労務管理システムの選び方
• 有料の労務管理システムを導入したほうがいい企業
• まとめ

労務管理システムの無料版と有料版の違い

労務管理システム（労務管理ソフト）には、無料プランが設定されているサービスもありますが、機能の網羅性や操作の利便性において有料プランとは明確な差がついています。導入後、想定していた業務が完結できないといった事態を防ぐため、ここでは機能、セキュリティ、サポートといった多角的な視点から、無料版と有料版との差を解説します。

無料プランと有料プランでは、対応できる業務範囲が大きく異なります。以下に、無料版・有料版における対応範囲をまとめました。

無料プランは、従業員情報のデータベース化や住所変更の管理といった「情報の蓄積」を目的とした機能が中心です。一方、有料プランは行政機関への電子申請（e-Gov連携）や、年末調整のオンライン回収、雇用契約の電子締結といった、実務を自動化する機能が多くのサービスに標準搭載されています。

無料版では書類をPDF出力したあとに窓口へ持参、あるいは郵送する手間が残るのに対し、有料版はシステム上から一括送信が完了する仕様となっています。

プランによって、他システムと情報を同期する際の技術的な仕組みが異なります。以下にて、その仕組みをまとめました。

無料プランはAPI連携が制限されることがあり、CSVファイルの書き出し・取り込みという手作業が必要です。情報の更新に手間がかかるだけでなく、人為的な入力漏れや同期の遅れが起きやすい仕様となっています。

これに対し、多くの有料プランはAPIによる自動連携が標準で、勤怠管理や給与計算システムとシームレスにデータを繋げることが可能です。

システムに登録可能な従業員数（アカウント数）には、プランごとに上限が設定されています。

多くの無料プランでは、登録人数が数名～数十名といった小規模な制限があり、新たに追加登録する場合は上位プランへ移行しなければなりません。

一方で、有料プランは従業員数に応じた従量課金制を採用しており、企業の成長に合わせてアカウント数を追加できるのが特徴です。

法的に保管が義務付けられている帳簿書類をシステム内に一括で残し、いつでも検索・抽出できる環境にするには、データの保存期間が重要です。労働基準法では、雇用契約書や労働者名簿などの重要な労務関連書類について「原則5年（当面の間は3年）」の保存が義務付けられています。

有料プランは保存期間が長く、過去の雇用契約書や履歴書といった重要書類を長期間にわたって蓄積し続けられます。それに対し、無料プランはデータの保存期間が「直近1ヶ月」などに制限されるケースがあります。この場合、法的義務を果たすために、パソコン本体に別途保管しなければならず注意が必要です。

情報の保護機能や、閲覧範囲を制御する設定項目には以下のような差があります。

無料プランは「管理者か一般か」といった簡易的な権限設定に留まります。例えば、特定の役職者にのみに、マイナンバーや給与情報などの機密情報を開示するといった細やかな制御は行えません。

一方で、有料プラン（または上位プラン）はIPアドレス制限により、オフィス外など指定場所以外からのアクセスを遮断できます。また、操作ログの記録により、「誰が・いつ・何の情報を閲覧したか」を追跡可能となり、内部統制の強化に繋がります。

不明点が起きた際の解決手段と、対応が完了するまでのスピードにも、無料版と有料版とで大きな違いがあります。

無料プランのサポートは、マニュアルを自身で確認するセルフサービスが基本です。一方、有料プランでは操作で迷った際にチャットや電話ですぐに解決できる環境が整っているのが大きな利点です。

また、システムによっては有料の導入支援オプションを追加することで、専任担当者による初期設定のサポートや、法改正に合わせた運用方法の提案など、定着まで継続的な支援を受けることも可能です。

無料の労務管理システムが向いている企業

企業の規模や目的によっては、無料版で労務管理のデジタル化を完結できるケースがあります。ここでは、無料で最大限の効果を得られる企業の条件を紹介します。

多くの無料プランには登録人数に制限がありますが、従業員が数名から数十名程度の組織であれば問題なく使える場合があります。例えばSmartHRは、30名までは無料で入社手続きや年末調整などの労務管理機能を使えます。少人数での運営をしている企業にとって無料版はおすすめです。

有料版の労務管理システムは、勤怠管理やタレントマネジメント機能が統合されている場合もあり、システム全体が重厚になりがちです。これに対し無料版は機能が最小限に絞られているため、純粋に「労務手続きだけをデジタル化したい」というニーズに合致しています。

オーバースペックな機能が表示されない分、操作の迷いを防げるため、まずは特定の業務から段階的にシステム化を進めたい企業に向いています。

実際のデバイスを使って従業員の入力画面や画面の動きなど、具体的な操作感を確かめられるので、テスト運用においても無料版の労務管理システムを活用できます。

現場の担当者が迷わず入力できるかをあらかじめ判定しておくことで、本運用を開始した後に使いにくいといった不満や混乱が起きるリスクを未然に防げます。

数ある労務管理システムの中から自社に合うサービスをスピーディーに選びたいなら、ぜひPRONIアイミツSasS（当サイト）を活用ください。アイミツSaaSでは、1分程度の無料診断に回答するだけで、希望要件に合った労務管理システムを選定。毎日の業務が忙しくて労務管理システム選びに時間を取れない方こそ、ぜひ活用してください。  

【比較表】無料プラン・トライアルがある労務管理システム

以下は、無料の労務管理システムの比較表です。料金や導入実績数をまとめています。

【無料プラン】おすすめの労務管理システム3選

ここでは、無料で継続利用できるプランを持つ労務管理システムを紹介します。

豊富な機能や手厚いサポート体制が整っているサービスをお探しなら、あわせて以下の記事をご覧ください。コストを抑えつつ高い品質を備えた労務管理システムを厳選して紹介しています。

数ある労務管理システムの中から自社に合うサービスをスピーディーに選びたいなら、ぜひPRONIアイミツSasS（当サイト）を活用ください。アイミツSaaSでは、1分程度の無料診断に回答するだけで、希望要件に合った労務管理システムを選定。毎日の業務が忙しくて労務管理システム選びに時間を取れない方こそ、ぜひ活用してください。  

【無料トライアル】おすすめの労務管理システム4選

有料プランの機能を制限なく試せる、無料トライアルが用意された労務管理システムを紹介します。

無料の労務管理システムの選び方

無料の労務管理システムの中から自社に最適な一つを選ぶには、「将来にわたって使い続けられること」に注目しましょう。ここからは、5つのチェックポイントを紹介します。

自社が効率化したい業務が、無料版の範囲でカバーされているかを確認しましょう。以下の表では、よくある効率化したい業務とそれを叶える機能をまとめました。

無料版では「書類のデータ作成まではできるが、役所への送信は有料版のみ」といった制限が設けられているケースもあるため、実務がシステム内で完結するか、事前チェックが大切です。

既存の給与計算ソフトや勤怠管理システムと連携できるかは、業務効率を左右する要素です。

まずは検討中の労務管理システムが、自社で利用しているツールとのAPI連携に対応しているかを確認しましょう。もし連携ができない場合は、CSVによる移行のしやすさを確かめます。

手作業が増えると入力ミスや工数増大に直結するため、自動化できるサービス選びが不可欠です。

SmartHRは30名、ジョブカン労務HRは5名と、無料プランで利用できる人数に上限があります。それを超えるとサービスの利用が制限されてしまいます。現在の従業員数だけでなく、半年から1年後の組織計画を考慮して、利用できるアカウント数を確認しましょう。もし上限以上のアカウント数が必要になりそうなら、有料プランもあわせて検討してください。

無料プランは有人チャットや電話サポートが対象外となっているケースが多く、FAQサイトによる自己解決が基本の運用となります。そのため、FAQサイトの内容が充実しているかを事前に確認することが大切です。

具体的には、以下の点を確認します。

万が一の不明点が発生した際に、スムーズに解決できる体制があるかが、サービス選定のカギです。

将来的に有料プランへ乗り換える予定があるなら、無料プランのデータをそのまま引き継げるかを確認しましょう。データの引き継ぎができるサービスであれば、再登録の手間を省き、蓄積した情報を途切れさせずに使い続けられます。無料版から有料版へスムーズに切り替えられるシステムを選ぶことで、組織の成長にあわせた柔軟な運用が可能です。

数ある労務管理システムの中から自社に合うサービスをスピーディーに選びたいなら、ぜひPRONIアイミツSasS（当サイト）を活用ください。アイミツSaaSでは、1分程度の無料診断に回答するだけで、希望要件に合った労務管理システムを選定。毎日の業務が忙しくて労務管理システム選びに時間を取れない方こそ、ぜひ活用してください。  

有料の労務管理システムを導入したほうがいい企業

組織の成長がスピーディーで、実務の負担が重い企業には、有料プランが向いています。無料版の制限が業務の効率を下げないよう、以下のフェーズに該当する企業は、有料の労務管理システムもあわせて検討してください。

従業員が増えるほど、入退社の手続きや情報の変更が頻発し、無料版の制限内では運用が難しくなります。特に毎月採用がある企業は、手続きの漏れや遅延を防ぎ、担当者がコア業務に集中できる環境を整えるために、電子申請や雇用契約のオンライン化機能を持つ有料版が必要です。これらの機能が組織の成長スピードを支えるベースとなります。

紙の書類を廃止して手続きをオンラインで完結させたいなら、有料版が最適です。雇用契約の電子締結から年末調整、社会保険の電子申請まで一気通貫で行えます。

さらに、有料版ならデータの長期間保存も可能です。書類の保管スペースや郵送費、廃棄の手間をゼロにでき、業務効率の向上を叶えます。

上場準備中や従業員数が増えた企業は、誰がいつ情報を閲覧・更新したかがわかるように操作ログを記録しなければなりません。有料版（特に上位プラン）では詳細なアクセス権限の設定やログの出力が可能で、個人情報の適切な管理を証明できます。内部監査やISMSの認証維持にはこれらの機能が不可欠となるため、コンプライアンス遵守の観点から有料版の労務管理システムを選択しましょう。

人事労務管理の全体を効率化するには、勤怠管理システムや給与計算ソフトと労務管理システムをあわせて活用することが欠かせません。しかし、無料版の労務管理システムは、ほかのシステムとのAPI連携が制限されているケースが多いです。

CSV連携ができるサービスであっても、手動によるデータ加工のミスや取り込み忘れといった人的ミスが発生する可能性があります。情報の正確性を保ち、二重入力の手間をなくしたい企業には、API連携に対応した有料版の導入がおすすめです。

有料の労務管理システムを検討中の方は、以下の記事もご覧ください。豊富な機能を備え、費用対効果に優れたシステムを厳選して紹介しています。

まとめ

無料の労務管理システムは、コストを抑えてデジタル化を進めるにあたりおすすめです。ただし、人数制限や連携機能の有無など、有料版との差を理解して選ぶ必要があります。

自社の成長スピードや解決したい課題を整理し、無料か有料かにこだわらず、最も業務を効率化できるシステムを選んでください。最適なツールの導入が、労務担当者の負担軽減と組織の成長を支えます。

数ある労務管理システムの中から自社に合うサービスをスピーディーに選びたいなら、ぜひPRONIアイミツSasS（当サイト）を活用ください。アイミツSaaSでは、1分程度の無料診断に回答するだけで、希望要件に合った労務管理システムを選定。毎日の業務が忙しくて労務管理システム選びに時間を取れない方こそ、ぜひ活用してください。