小規模企業におすすめのグループウェア7選【2024年最新】

目次
• グループウェアとは
• 【比較表】小規模企業におすすめのグループウェア
• 小規模企業におすすめのグループウェア7選
• グループウェア選びのポイント
• まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、社内の情報共有のためのシステムのこと。スケジュールやシフト、タスク（To Do）、掲示板、社内メールやチャット、ファイル共有など、社内共有に関わる機能がパッケージ化されています。

これまで情報は、各店舗やオフィス、あるいは店長など特定の人に集約されていました。それをグループウェア上に集約することで、他店舗の飲食・小売業の場合、あらゆる情報が店長経由だったのが、全ての従業員がフラットに情報にアクセス可能になります。また、情報のやりとりのために、オフィスに集まる必要がなくなります。

グループウェアを導入するメリットは下記の4つです。

社内コミュニケーションの基盤となるシステムですので、影響範囲が広く導入効果も大きいITツールと言えるでしょう。

【比較表】小規模企業におすすめのグループウェア

ここからはスケジュール管理におすすめのグループウェアを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するグループウェアでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。  

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、グループウェア選びの参考にしてください。

小規模企業におすすめのグループウェア7選

それでは早速、小規模企業にもおすすめのグループウェアをご紹介します。特徴、機能、価格を比べてみましょう。

グループウェア選びのポイント

グループウェア選定で抑えておきたいポイントを3つご紹介します。

クラウド型のグループウェアでは、利用人数による従量課金制の料金体型が多く、中には定額制も見られます。従量課金の場合、最低利用人数が設けられているケースも多いので要注意です。

パッケージ型の場合も一般的に利用人数によって料金が変わりますので、小規模用のプランがあるかは確認しましょう。また、現在の人数だけでなく増えた場合の想定も必要です。慣れ親しんだシステムから乗り換えるのも簡単ではありませんので、利用人数の上限もチェックしましょう。

まずは、スケジュールやタイムカード、社内メールなどの機能単位で、自社が必要とする要件を精査することが大切です。また、使い勝手を決めるのは各機能の作り込みの部分になりますので、次の段階で機能ごとの仕様を確認していきましょう。

例えばTo Doがスケジュールに反映される、ミーティング予定時刻前の通知、多サービスのカレンダーとの連携などが挙げられます。オーバースペックになっても使いづらさが出ますので、過不足の少ない状態が望ましいでしょう。

グループウェア導入の際は、試験運用期間を設けることを強くおすすめします。業務への影響が大きいシステムですので、使い心地を確かめるだけでなく、混乱なく本稼働を迎えるために事前に操作手順をマスターしたり、運用ルールを決めたりする必要もあります。

多くのサービスが無料期間を設けていますが、おおむね2週間〜1ヵ月ほど。試験運用としては決して余裕のある期間ではありませんので、スモールスタートで始めることが可能かどうかも確認しておきましょう。

まとめ

小規模企業におすすめのグループウェアの比較を中心に、グループウェアのメリットや選定のポイントをお伝えしました。グループウェアはいかに浸透・活用できるかが肝。そのためには、資料で比較しながら、一般・マネジメント層・経営層など、立場の異なる方に意見をもらって候補を絞り込む、デモ画面で操作性を確かめる、最終候補で無料トライアルに申し込み、テスト運用を行う、とステップを踏むことが重要です。

業務への影響範囲が広いグループウェアは、導入までのステップが大切です。多くのサービスで無料トライアルも実施していますので、気になるグループウェアがある場合は無料トライアルの活用をおすすめします。