Staple（ステイプル）の評判と実態

目次
• ＜総評＞Stapleは操作性に優れた経費精算システム
• Stapleの6つのメリット
• 徹底調査で分かったStapleがおすすめの人・会社
• Stapleの料金プラン
• Stapleの導入実績・効果
• まとめ

＜総評＞Stapleは操作性に優れた経費精算システム

Stapleの最大の魅力としてあげられるのは、洗練されたユーザーインターフェースです。過去には「グッドデザイン賞」も受賞しており、スマートフォンアプリの操作性には特に高い評価が寄せられています。

経費精算は定期的に行う作業となるため、できるだけ時間をかけずに済ませたいもの。インターフェースのわかりやすい経費精算システムを導入すれば、専門的な知識をもたない従業員であっても簡単に操作ができ、より重要な業務に集中できる環境づくりにもつながります。

関連記事：おすすめの経費精算システムはどれ？サービス徹底比較

Stapleの6つのメリット

紹介したような特徴がある「Staple」ですが、活用することで次のようなメリットがあります。

前述のとおり、Stapleは分かりやすく使いやすいユーザーインターフェースが特徴の経費精算システムです。グッドデザイン賞を受賞していることや、99%という高い利用継続率を維持している点からも、質の高いサービスであることがうかがい知れます。

ダッシュボードもシンプルに設計されており、実際の利用者からも「使いやすい」と好評。新たにシステムを導入する際は抵抗を覚える従業員も少なくありませんが、操作性に優れているシステムであれば、すぐに社内でも浸透するでしょう。

Stapleはクラウド型のシステムなので、インターネット環境とデバイスがあれば、場所を選ばずに経費精算申請が可能です。ため込まずにすぐに申請をすれば、あとから「忘れていた」と焦って作業をすることもなくなるので、重要な業務により集中して取り組めるのではないでしょうか。

また、移動時間などちょっとしたスキマ時間を利用すれば、余計な残業を減らすことにもつながります。

交通系ICカードの利用履歴が読み取れる「Staple リーダー」と併用ができる点も、Stapleを利用するメリットです。SuicaやPASMOをはじめとする主要交通系ICカードに対応しており、読み取った利用履歴のなかから経費に該当するものを選ぶだけで経費精算処理が完了。基本的にはモバイル端末で使う機能で、iOSとAndroid端末に対応しています。

また、経費化しない履歴はユーザー本人しか見られないので、安心して利用することができるでしょう。

Stapleは電子帳簿保存法にも対応している経費精算システムであるため、スマートフォンアプリ撮影した領収書やレシートにタイムスタンプが付与されて証憑化ができます。

撮影された領収書・レシートの情報がAI OCR機能で自動的にデータ化されるのもうれしいポイント。表示された情報に誤りが合った場合でも、簡単な操作で修正ができるので、手軽に経費精算申請が済ませられるでしょう。

Stapleは、外部の会計ソフトや人事労務システムと連携できるAPIを備えています。SlackやChatworkといったビジネスチャットツールとも連携でき、Slackとの連携では申請内容のプッシュ通知や、Slackでの申請内容の確認・承認が可能。

よりスムーズに経費申請処理が進められるため、申請側・承認側の双方に大きなメリットがあるといえるでしょう。

国内初の経費精算サービス一体型の法人向けプリペイドカード「Stapleカード」が利用できるのも、Stapleの大きな特徴です。国内外のVisa加盟店で利用できるだけでなく、リモートチャージリクエストや利用履歴の経費レポート化、ロック機能など豊富な機能を搭載。与信が不要で、全社員に発行することが可能です。

また、Stapleカードの保有者を対象とした優待サービスが用意されているのも魅力といえます。

徹底調査で分かったStapleがおすすめの人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「Staple」は一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

Stapleを導入すべき会社としてまずあげられるのは、「経費申請の工数を削減したい」と考えている会社です。

企業規模を問わず、以前からの慣習で経費生産をExcel などで管理している会社も少なくありません。しかし、手動での入力は従業員ごとの知識やスキルによって入力項目や仕訳項目が異なることや、作業時間に開きが生まれることも。また、営業部門や事業部門からの申請が立て込んだ場合には、作業に多くの時間を要することになるでしょう。

Stapleでは、スマートフォンアプリを使えば領収書やレシートを撮影するだけで経費精算処理が可能です。会計ソフトとの連携にも対応しているため、大幅な効率化が実現するでしょう。Stapleは30日間の無料トライアルも行っているので、まずは操作を確かめてみてもいいかもしれません。

リモートワークを推進している会社にも、Stapleはおすすめの経費精算システムです。

すべてのワークフローがオンラインで完結するリモートワークでは、経費精算もオンラインで行いたいと考えるのが自然。Stapleではインターネット環境とデバイスがあればどこでも経費精算処理ができます。スマートフォンアプリで撮影するとタイムスタンプが付与され証憑化されるため、領収書やレシートの原本の提出・管理が必要ありません。

くわえて、Stapleでは経費精算サービスが一体となった法人向けプリペイドカード「Staple カード」も利用が可能。与信なしで全社員にカードが発行できるだけでなく、リアルタイムでのチャージや減額、リモートチャージリクエストなどにも対応しているので、リモートワークを拡大する場合は利用を検討してみるのもおすすめです。

経費精算サービス一体型の法人向けプリペイドカード「Staple カード」が使えるStapleは、ベンチャー企業やスタートアップ企業にもおすすめといえます。

従来、法人カードといえばクレジットカードが主流ですが、起業から間もないベンチャー企業やスタートアップ企業では与信がネックとなるケースも。プリペイドであればそうした場合でも問題なくカードが発行できるため、実際にもニーズがあったようです。
単なるプリペイドカードではなく、経費精算システムと一体型だからこそ、経費精算に要する作業や管理の負担が軽減できるのも大きな魅力といえます。

さらに、全社員にカードを配布しながらも、不正利用のリスクが抑えられるというのもプリペイドカードならではの強みといえるでしょう。

Stapleの料金プラン

Stapleは料金プランもシンプルで、メインのプランは「スタンダード」のみ。料金は1名あたり月額600円、年額6,000円（いずれも税抜き）で、ほぼすべての機能を使用することができます。

スタンダードプランに機能を追加する「プラス」プランでは、標準以外の会計システム／ERPとの連携や人事マスタ連携、特別サポートなどが用意されており、必要に応じて利用が可能です。

また、「スタンダード」プランの全機能が無料で使える使用版も提供されているので、「実際に操作してみてから検討したい」という場合でも安心でしょう。

Stapleの導入実績・効果

ここからは実際に「Staple」を導入した企業の例を取り上げ、システム導入後にどんな効果があったのかをお伝えします。

Stapleの導入事例ページ（https://staple.jp/post/banq/ 参照）によると、給料の一部を先払いする「ほぼ日払いくん」を運営するBANQでは、従来はExcelで使用して経費管理を行っていたことにくわえて、経費承認の負担が大きくなっていました。そうした背景からバックオフィスをIT化する必要性を感じ、Stapleの導入を決定したそうです。

具体的には、月末に行う交通費の精算は、営業メンバーが月に訪問した合計90〜120社への交通費をすべてアプリで調べた上でExcelへ手入力。さらに、営業部門の従業員の増加によって承認者側の工数も増加し、「経費の二重払いがないか」などの確認は気の重い作業だったといいます。

経費精算システムとしてStapleを導入した後は、交通系ICカードの利用履歴が自動で読み込める「Staple リーダー」を用いて、交通費を使用した翌日に読み込む習慣づけを行ったことで生産性の向上に成功。利用した駅の情報も正確に表示されるため、都度調べる手間からも開放されたそう。

また、経費申請を承認する側も、これまでは少なくとも半日かかっていた作業を1時間ほどで完了できるようになり、本来の業務に集中できるように。今後は「Staple カード」も積極的に活用し、経費支払いのキャッシュレス化を図っていきたいとのことです。

Stapleの導入事例ページ（https://staple.jp/post/ownersagent/ 参照）によると、賃貸管理やプロパティマネジメント分野のコンサルティング会社であるオーナーズエージェントでは、これまではExcelで作成・印刷した書類を経費申請に使用していたものの、承認者の出張が多いことから書類が溜まりがちになっていました。また、遠隔地への拠点設立にともない、人や書類の行き来が負担になっていたことから、経費精算のIT化の必要性を感じたといいます。

もともとバックオフィス業務へのIT導入意識が社内に根づいていたこともあり、Stapleの導入を決定した際も拒否反応はなく「面白そう」「便利になりそう」といった雰囲気だったそう。シンプルなインターフェースであったことから、導入後も操作方法を簡単にレクチャーした程度でしたが、特に問題なく運用しています。
また、経費申請業務を溜めない習慣がついたことや、Excelによる属人業務が排除できたこともうれしい効果でした。

今後はStapleをはじめとするwebサービスを活用しながら、収益業務に集中できる環境づくりに取り組んでいくそうです。

まとめ

経費管理は会社にとって大切な業務であると認識していても、実際に現場で作業を行う従業員にとって負担の大きな業務であるのも事実です。しかし、インターネットや各種デバイスが広く普及した現代ではさまざまな経費精算システムが各社から提供されているため、こうしたツールを活用して業務効率化を図るのも有効な手段です。

Stapleは、シンプルで分かりやすい操作性にくわえて、交通系ICカードの履歴の自動読み込みや、経費精算サービス一体型の法人向けプリペイドカードとの連動に対応した経費精算システムです。さまざまな会計ソフトと連携できる高い拡張性も備えているので、自社の経費精算を担う重要なシステムとして重宝するでしょう。  

しかし、経費精算システムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、経費精算システム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。