【2024年最新】Microsoft Teams連携可能なチャットボットおすすめ8選

目次
• チャットボットとは
• 使い慣れたMicrosoft Teamsへの連携で導入ハードルが下がる
• Microsoft Teams連携した社内FAQチャットボット導入のメリット
• 【比較表】Microsoft Teams連携ができるおすすめのチャットボット
• Microsoft Teams連携ができるチャットボットおすすめ8選
• Microsoft Teamsでチャットボットを活用事例
• Microsoft Teams連携したチャットボットで業務効率化

チャットボットとは

チャットボットとは、チャットとボットを組み合わせた造語であり、Webサービスなどで利用されている自動会話プログラムです。
チャットとは、テキストを利用したコミュニケーションを取る仕組みを指します。また、ボットはロボットの略で、アラームの設定のように、自動化されたタスクをこなすアプリケーションのことです。現在では、企業のホームページやECサイトに表示されることが多く、利用者の質問や問い合わせに回答しています。例えば、ホームページを表示した際「なにか質問はありませんか？」と表示されるものです。
チャットボットは利用者の質問に自動で返答を行うため、担当者が不要です。人が介在しないことから、コストカット目的でも利用されます。

使い慣れたMicrosoft Teamsへの連携で導入ハードルが下がる

Microsoft Teamsとは、マイクロソフトが開発したビジネス向けのチャットツールです。ただ、チャットツールの枠にとらわれず、他のOfficeソフトや様々なツールとの連携で、業務の円滑化に寄与します。
チャットボットをMicrosoft Teamsと連携すると、導入する際のハードルが下がります。日常の業務で使用するツールとの連携は、従業員が使いやすいと感じるためです。

Microsoft Teams連携した社内FAQチャットボット導入のメリット

Microsoft Teamsと連携した社内FAQチャットボット導入を行うことで、導入のハードルが下がるメリットがあります。
さらに、社内FAQチャットボット導入をすることで、業務の効率化や属人化しない社内体制の構築などのメリットがあります。導入のメリット5つを詳しく説明します。

Microsoft Teamsと連携した社内FAQチャットボットを導入すると、問い合わせ工数の削減が可能です。なぜなら、ヘルプデスクが対応していた問い合わせを、チャットボットが代わりに対応してくれるためです。ヘルプデスクに寄せられる問い合わせには、FAQに書いてある内容の質問が多く寄せられます。
しかし、FAQを読むことを面倒に感じたり、FAQの探し方がわからなかったりして、ヘルプデスクが対応する場面もあります。社内FAQチャットボットを導入により、FAQに記載されている内容は、チャットボットでの質問対応が可能になります。そのため、ヘルプデスクの対応する数を減らすことが可能です。くわえて、ヘルプデスクも問い合わせ内容に対する回答を探しやすくなり、作業時間が短縮します。

担当者が対応する場合だと、早朝や深夜に担当者が不在のこともあります。また、担当者が忙しく、問い合わせに対応できない場合もあります。当然、勤務時間外の問い合わせ対応は担当者が疲弊しますし、担当者が対応できないと、従業員は不満に感じます。
一方、Microsoft Teamsと連携した社内FAQチャットボットは、時間や担当の忙しさに左右されず、問い合わせ対応可能です。
そのため、担当者の負担を減らしつつ、従業員の満足度も上げられます。

企業ではヘルプデスクが、属人化していることが多くあります。なぜなら、問い合わせ内容や知識が共有されない場合があるからです。したがって、特定の担当者しか解決できない場合が増え、属人化問題が起こります。一方で、Microsoft Teamsと連携した社内FAQチャットボットを使うことで、知識を蓄積できます。初めて来た問い合わせ内容も蓄積し、チャットボットでの対応を可能にします。
また、ヘルプデスクとしても、過去のデータをもとに対応ができるので、担当者によって知識量に差が生まれません。社内FAQチャットボット導入で問い合わせ内容や知識を蓄積でき、属人化しない仕組みを作れます。

社内FAQチャットボット導入で、新規ツールを導入しやすくなります。なぜなら、新規ツールに関係する問い合わせを、Microsoft Teamsと連携した社内FAQチャットボットが対応することで、ヘルプデスクの負担が減るためです。
新規ツールを導入するとヘルプデスクへ問い合わせが殺到して問題となっていましたが、そのヘルプデスクへの問い合わせ殺到問題を解決できるのが、社内FAQチャットボットです。ツールの使い方や不具合の質問をあらかじめ設定し、チャットボットに対応してもらうことで、新規ツールの導入での、ヘルプデスクの負担を軽減し、従業員も質問しやすい環境を整えられます。

Microsoft Teamsと連携した社内FAQチャットボットの導入により、問い合わせ情報の蓄積もできます。問い合わせ情報を蓄積すると、さらなる効率化が可能です。
例えば、過去にあった問い合わせ内容を蓄積すると、対応方法を定型化でき、迅速な対応が可能になります。結果として、ヘルプデスクの負担を減らし、効率化が可能です。
問い合わせ情報は蓄積できていない企業が多く、効率化できていないこともあります。情報を無駄にせず、ヘルプデスクを運営していくことも大切です。

【比較表】Microsoft Teams連携ができるおすすめのチャットボット

ここからはMicrosoft Teams連携ができるおすすめのチャットボットを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するチャットボットでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、チャットボット選びの参考にしてください。

Microsoft Teams連携ができるチャットボットおすすめ8選

続いて、Microsoft Teams連携ができるチャットボットのうち、おすすめ8選を紹介します。問い合わせ対応の負担を減らし、作業効率をあげることができるため、チェックしてみてください。

※この製品は株式会社ショーケースへの事業譲渡（2022年7月）により、おもてなしSuiteに統合されました。

スグレスは、株式会社ALBERT（アルベルト）が開発した、AI型の高性能チャットボットです。問い合わせの自動応答はもちろん、自動学習・有人チャットツールの連携も可能です。
すでに利用しているFAQを活用して、Microsoft Teamsとの連携をした社内FAQチャットボットを作ることも可能です。
チャットボットに必要な要素を豊富に揃えることで、社内対応や企業対応など、ビジネスのコミュニケーションの支援を得意としています。

Microsoft Teamsでチャットボットを活用事例

Microsoft Teamsでチャットボットが活用できることはわかったものの、どのように活用すればよいかわからない方に向けて、チャットボットを活用した事例とメリットをお伝えします。

Microsoft Teamsでチャットボットを利用することで、問い合わせの面倒さと、複雑な手続きを簡単にできます。例えば、社内の物を外部に持ち出す手続きや、書類の保管場所に関する問い合わせです。企業では、面倒な問い合わせや手続きが複雑なことで、無断で社外に持ち出してしまうトラブルも多くあります。
そこで、役立つのがチャットボットです。チャットボット対応にすることで問い合わせが簡単になり、従業員が問い合わせしやすい環境構築ができます。結果として、無断で外部に持ち出すトラブルの現象が期待でき、実際に減った事例もあります。

チャットボットは、リモートワークやフレックスタイムの普及した社会でも効果的に活用できます。コロナウィルスの蔓延をきっかけに、リモートワークやフレックスタイムを導入する企業が増え、それとともに、従業員からのリモートワークに関する質問が増えています。そのため、ヘルプデスクは対応に追われる問題が起きています。しかし、チャットボットを利用すれば、リモートワークに関する質問を代わりに受けられ、従業員の問い合わせを効率化し、ヘルプデスクの負担を減らすことも可能です。
また、チャットボットは、タイムカードの代わりとして活用できます。出勤の記録を忘れないようにリマインドを行ったり、時間外労働が基準を超えそうな場合に、連絡を入れられるのです。

チャットボットとMicrosoft365を連携させることで、会議室の空き状況を確認できます。また、会議室の予約も同時にできるので、業務の効率化にもつながります。
さらに、Microsoft365と連携すると、会議室の予約状況をスケジュールに反映できることもメリットとしてあげられるでしょう。会議室の予約をスケジュールに反映できておらず、ブッキングが起こってしまう問題もありました。社内でコミュニケーションミスが起き、トラブルの原因となっています。予約状況をスケジュールに反映すると、コミュニケーションミスを防ぐことができます。チャットボットとMicrosoft365を連携させることで、社内トラブルを回避できた事例が報告されています。

チャットボットは、新規ツールの導入や、アップデートの問い合わせ対応にも効果的です。ツールの操作方法や、アップデートの説明書はありますが、従業員全員がうまく説明書を活用できているわけではありません。そのため、ツールを導入するタイミングや、アップデートのタイミングで、ヘルプデスクに問い合わせが殺到します。
そこで、チャットボットを利用し、よくある質問を準備しておくことで、問い合わせに対応できます。全従業員が行う操作に関してあらかじめ学習させることで、質問に対応可能です。
ヘルプデスクはチャットボットが対応できない質問対応に集中できるので、業務の効率があがり、従業員の満足度も向上させることができます。

Microsoft Teams連携したチャットボットで業務効率化

働き方改革もあり、企業は生産性の向上や、従業員の負担軽減に取り組んでいます。有効的な手段として、チャットボットが注目されています。特に、チャットボットにMicrosoft Teamsを連携させることで、作業の効率化や、従業員の満足度向上に役立ちます。加えて、ヘルプデスクの負担を減らし、優先度の高い問い合わせに対応できるメリットも生まれます。Microsoft Teamsと連携すると導入のハードルも低くなり、従業員も使いやすいメリットがあります。問い合わせ対応や、従業員へのルールの周知に悩んでいて、Microsoft Teams連携ができるチャットボットをお探しの方は、ぜひPRONIアイミツをご活用ください。