Microsoft Teamsに連携可能なチャットボットおすすめ8選！社内問い合わせを効率化

目次
• チャットボットとは
• チャットボット（社内FAQ）とMicrosoft Teamsの連携メリット
• 【比較表】Microsoft Teams連携ができるおすすめのチャットボット
• Microsoft Teams連携できるチャットボットおすすめ8選
• チャットボット×Microsoft Teamsの活用例
• まとめ：社内FAQの活用で更なる業務効率化を図ろう

チャットボットとは

チャットボットとは、チャットとボットを組み合わせた造語であり、Webサービスなどで利用されている自動会話プログラムです。チャットとは、テキストを利用したコミュニケーションを取る仕組みを指します。また、ボットはロボットの略で、アラームの設定のように、自動化されたタスクをこなすアプリケーションのことです。

現在では、企業のホームページやECサイトに表示されることが多く、利用者の質問や問い合わせに回答しています。例えば、ホームページを表示した際「なにか質問はありませんか？」と表示されるものです。チャットボットは利用者の質問に自動で返答を行うため、担当者が不要です。人が介在しないことから、コストカット目的でも利用されます。

Microsoft Teamsはマイクロソフトが提供するビジネス用チャットツールです。チャット機能だけでなく、Office製品やさまざまなツールと連携でき、業務の効率化に役立ちます。チャットボット連携により、導入のハードルも下がり、普段使うツールと連携することで従業員にとって使いやすい環境を作れます。

チャットボット（社内FAQ）とMicrosoft Teamsの連携メリット

Microsoft Teamsと連携する社内FAQチャットボットは、導入のハードルを下げるだけでなく、業務効率化や情報共有の促進、知識の属人化防止にも大きく役立ちます。具体的なメリットを解説します。

社内FAQチャットボットがよくある質問を自動で対応するため、ヘルプデスクの問い合わせ負荷が軽減されます。FAQに記載の内容であっても、探すのが面倒だったり見つけられなかったりでヘルプデスクに直接問い合わせるケースが多くあります。チャットボット導入によりFAQの内容は自動回答でき、ヘルプデスクの対応件数を減らせます。さらに、担当者も効率的に回答を探せるので作業時間短縮につながります。

担当者が早朝や深夜に不在だったり、多忙で問い合わせ対応が難しい場合もあります。勤務時間外の対応は負担となり、対応できなければ従業員の不満も増えます。Microsoft Teamsと連携した社内FAQチャットボットは24時間対応できます。そのため、担当者の状況に左右されず問い合わせに対応し、負担軽減と従業員満足度向上を両立します。

多くの企業では問い合わせ対応の知識が特定の担当者に偏り、属人化する課題があります。問い合わせ内容や対応履歴が共有されないと、特定担当者しか解決できない問題が増えます。社内FAQチャットボットは問い合わせ内容を蓄積しナレッジベースを構築。チャットボットが蓄積した知識を使って対応するため、均一で安定した対応が可能となり、属人化を防止できます。

新規ツール導入時は使い方や不具合に関する問い合わせが殺到し、対応負荷が増大します。Microsoft Teamsと連携したチャットボットは、よくある質問や操作方法を登録し一次対応を自動化。ヘルプデスクの負担を減らし、従業員は気軽に疑問を解消できるため、新規ツールの導入がスムーズになり業務停滞を防止します。

チャットボットは対応した問い合わせ内容を蓄積し、対応パターンの分析や定型回答の最適化が可能です。過去の問い合わせを基に対応方法を標準化することで、ヘルプデスクの作業効率が向上し業務全体の効率化につながります。問い合わせデータを活用できていない企業も多い中、チャットボット導入で無駄なく情報を活かし、持続的な改善が期待できます。

【比較表】Microsoft Teams連携ができるおすすめのチャットボット

Microsoft Teamsと連携可能なおすすめのチャットボットの料金・機能・導入実績を比較します。

具体的な特徴は後ほど紹介します。比較表と合わせて、チャットボット選びの参考にしてください。

Microsoft Teams連携できるチャットボットおすすめ8選

Microsoft Teamsと連携可能なチャットボットは、社内コミュニケーションの効率化や問い合わせ対応の自動化に役立ちます。本章では、機能や特徴が異なるおすすめのチャットボット8選を紹介します。

チャットボット×Microsoft Teamsの活用例

Microsoft Teamsとチャットボットの連携は効果的と理解していても、実際の活用方法がわからず悩む方も少なくありません。そこで、具体的な活用例を紹介します。

Microsoft Teamsでチャットボットを利用することで、問い合わせの面倒さと、複雑な手続きを簡単にできます。例えば、社内の物を外部に持ち出す手続きや、書類の保管場所に関する問い合わせです。企業では、面倒な問い合わせや手続きが複雑なことで、無断で社外に持ち出してしまうトラブルも多くあります。
そこで、役立つのがチャットボットです。チャットボット対応にすることで問い合わせが簡単になり、従業員が問い合わせしやすい環境構築ができます。結果として、無断で外部に持ち出すトラブルの現象が期待でき、実際に減った事例もあります。

チャットボットは、リモートワークやフレックスタイムの普及した社会でも効果的に活用できます。コロナウィルスの蔓延をきっかけに、リモートワークやフレックスタイムを導入する企業が増え、それとともに、従業員からのリモートワークに関する質問が増えています。そのため、ヘルプデスクは対応に追われる問題が起きています。しかし、チャットボットを利用すれば、リモートワークに関する質問を代わりに受けられ、従業員の問い合わせを効率化し、ヘルプデスクの負担を減らすことも可能です。
また、チャットボットは、タイムカードの代わりとして活用できます。出勤の記録を忘れないようにリマインドを行ったり、時間外労働が基準を超えそうな場合に、連絡を入れられるのです。

チャットボットとMicrosoft365を連携させることで、会議室の空き状況を確認できます。また、会議室の予約も同時にできるので、業務の効率化にもつながります。
さらに、Microsoft365と連携すると、会議室の予約状況をスケジュールに反映できることもメリットとしてあげられるでしょう。会議室の予約をスケジュールに反映できておらず、ブッキングが起こってしまう問題もありました。社内でコミュニケーションミスが起き、トラブルの原因となっています。予約状況をスケジュールに反映すると、コミュニケーションミスを防ぐことができます。チャットボットとMicrosoft365を連携させることで、社内トラブルを回避できた事例が報告されています。

チャットボットは、新規ツールの導入や、アップデートの問い合わせ対応にも効果的です。ツールの操作方法や、アップデートの説明書はありますが、従業員全員がうまく説明書を活用できているわけではありません。そのため、ツールを導入するタイミングや、アップデートのタイミングで、ヘルプデスクに問い合わせが殺到します。
そこで、チャットボットを利用し、よくある質問を準備しておくことで、問い合わせに対応できます。全従業員が行う操作に関してあらかじめ学習させることで、質問に対応可能です。ヘルプデスクはチャットボットが対応できない質問対応に集中できるので、業務の効率があがり、従業員の満足度も向上させることができます。

まとめ：社内FAQの活用で更なる業務効率化を図ろう

働き方改革の中、企業は生産性向上や従業員負担の軽減に取り組んでいます。チャットボットはその有効な手段であり、特にMicrosoft Teamsと連携すると作業効率や従業員満足度が向上します。さらにヘルプデスクの負担を減らし、重要な問い合わせに集中できる環境が作れます。

ただし、チャットボットには「AI型」や「シナリオ型」など多様なタイプがあり、導入時の選定は迷うことも多いでしょう。まずは候補を絞りたい担当者の方は、ぜひPRONIアイミツを活用してください。PRONIアイミツでは簡単な質問に答えるだけで、ご希望に合ったチャットボットが分かる無料診断を提供しています。