【2024年最新】オンプレミス型の名刺管理ソフトおすすめ3選

目次
• 名刺管理ソフトとは
• 名刺管理ソフトのメリット
• オンプレミス型とクラウド型の違い
• オンプレミス型ソフトのメリット
• おすすめのオンプレミス型名刺管理ソフト3選
• オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶポイント
• まとめ

名刺管理ソフトとは

名刺管理ソフトとは、名前からも分かるとおり名刺から得た情報を管理できるソフトです。スキャンや写真撮影によって、名刺の情報をデータ化し、まとめて管理することができます。

「いつの間にか名刺の枚数が増えており、管理が追いつかなくなっている」というビジネスマンは少なくありません。しかし名刺管理ソフトを導入しておけば、簡単に情報をデータ化できるため、頂戴した名刺自体の管理を行う必要はなくなります。いつでもデータをスムーズに取り出せる点も、名刺管理ソフトの特徴です。

名刺管理ソフトのメリット

ここからは、名刺管理ソフトを導入するメリットを3つに絞り、簡単にチェックしていきましょう。

名刺管理ソフトを導入するメリットとしてまずはじめにあげられるのが、社内で情報を有効活用できるということ。社員1人ひとりが受け取った名刺を集約して管理できるため、これまでの営業履歴なども気軽に把握することが可能です。「A社のBさんとは、過去に誰かコンタクトしているだろうか？」といった内容も簡単に確認できます。

どのようなネットワークが広がっているのか、過去にどのようなやり取りがあったのかを可視化できるようになるため、その後の営業にも大いに役立つことでしょう。

過去に名刺を受け取った人物の昇進や異動の情報は、紙媒体の名刺では管理が難しいでしょう。情報が古いままで、昇進したことを知らずにお祝いが遅くなってしまった、異動を知らずに昔の部署に連絡をしてしまったなど、ちょっとしたトラブルにも繋がりかねません。

しかし名刺管理ソフトがあれば、そのような心配は無用。データ化した情報が自動で更新されるものや、人事異動などの知らせが届くようなシステムもあるため、常に新しい情報をキャッチすることができます。

名刺管理ソフトのなかには、ほかの営業支援ツールと連携できるものがあります。とりわけオンプレミス型の場合には、自社サーバー上にシステムを構築するため、クラウド型の名刺管理ソフトと比較すると柔軟なカスタマイズが可能。「現在利用しているSFAやCRMなどとデータを連携したい」というニーズにも、難なく応えることができます。

ほかのシステムやツールと連携させることによって、これまでわざわざ手打ちで入力していた情報なども自動化されていくため、業務の大幅な効率化に役立つことでしょう。

オンプレミス型とクラウド型の違い

これまでにも少しだけ触れましたが、改めてオンプレミス型とクラウド型の違いについて確認しておきましょう。

オンプレミス型の名刺管理ソフトとは、自社ネットワーク内で構築・運用される名刺管理ソフトのこと。自社で構築するためカスタマイズ性に富んでおり、第三者による侵入にも強いのが特徴です。

一方で、構築までに多くの時間や初期費用がかかってしまうというデメリットもあります。また、クラウドサービスの場合はサーバーのメンテナンスなどをまとめて任せることができますが、オンプレミス型ではシステムやサーバーの運用も自社で対応しなければなりません。

しかし、セキュリティ面に長けているため法人利用には向いていると言えます。月額利用料のようなランニングコストも抑えられるため、長期的な目線で見たらコストパフォーマンスに優れている製品も少なくありません。

クラウド型の名刺管理ソフトとは、インターネット上のネットワークを通じて利用することのできる名刺管理ソフトです。わかりやすい例をあげるならば、GoogleドライブやGmailなどといったサービスもクラウド型の1つ。つまり、システムやアプリケーションのインストールや、構築などをしなくとも利用できるサービスを指します。

インターネットを利用できる環境であればどこでも使えるだけでなく、構築する手間がかからないため、利用開始までの時間や初期費用を抑えられるのがメリット。しかし、オンプレミス型に比べればセキュリティ性は劣るため、「プライバシーマークを取得している」「システムの監視体制が整っている」など、セキュアなサービスを選ぶ必要があるでしょう。

オンプレミス型ソフトのメリット

改めてまとめると、オンプレミス型の名刺管理ソフトを導入するメリットは以下のとおりです。

オンプレミス型は、インターネット上の外部サービスを用いることなく、すべて自社で完結させることができます。自社で構築し、自社内のネットワークで利用するため、「今利用しているSFAともデータを連携させたい」「CTIシステムと連携させたい」など、それぞれの会社ならではのカスタマイズにも柔軟に対応できます。

クラウド型の場合、外部のインターネットサービスを利用することから、どうしてもオンプレミス型よりは自由度が劣ってしまうもの。クラウド型では難しい要望にも応えてほしい場合は、オンプレミス型の名刺管理ソフトがおすすめです。

クラウド型の名刺管理ソフトの場合、インターネット上のサービスであるため、どうしても外部からの攻撃を受けやすいのがデメリットです。通信を暗号化している、システムを24時間体制で監視しているなどといった対策体制は敷かれていますが、何が起こるかはわかりません。

しかしオンプレミス型の名刺管理ソフトであれば、自社のネットワーク内で完結可能。外部からの攻撃を受けづらいのがメリットだと言えます。情報漏洩などといったトラブルを徹底して防ぎたい場合には、オンプレミス型を導入しておくと安心でしょう。

おすすめのオンプレミス型名刺管理ソフト3選

ここからは、オンプレミス型の名刺管理ソフトの中でも、特におすすめの3選をご紹介していきます。

名刺えびすは、業務効率化を叶えるソフトウェアの開発・提供を中心に行なっている会社、eBASEが開発している名刺管理ソフトです。1ユーザー月額1,000円から気軽にはじめられるクラウド型と、社内規定などでクラウド型が利用できない場合でも選択できるオンプレミス型の両方が提供されています。

オンプレミス型の場合、初期費用は200万円から。年間ライセンス料とサポート費用は30万円からです。すでに自社でeBASEserverを利用している場合は、半額以下で利用を開始することが可能です。知りたい情報にすぐたどり着ける全文検索機能がついているほか、名刺のみならず案内状や葉書、写真などさまざまな紙媒体をデータ化して集約管理できる点も魅力的でしょう。  

オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶポイント

ここからは、オンプレミス型のソフトを選定する際に、どのような点に注意しておくべきなのかを確認していきましょう。

オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶ際には、当たり前かもしれませんが動作環境の確認をきちんと怠らずに行いましょう。万が一、「自社で使用しているPCに対応していない……」というミスを犯してしまえば、新たにPCを導入することからはじめなければなりません。社内PCが統一されておらずバラバラである、といった場合にはより一層注意が必要です。これまでなかなかIT資産の管理を行なってこなかったという企業ではとくに、動作環境をしっかりと確認しておきましょう。

オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶ際には、その操作性も非常に重要なポイントとなります。名刺は、日頃から受け取る機会の多いもの。あとになって情報を確認したいシーンも多いでしょう。そのため、名刺管理ソフトが必要な場面は少なくありません。毎日よく使うツールが使いづらいと、業務効率が下がってしまう可能性も。効果を最大限に享受するためにも、誰でも簡単に使いこなせるソフトを導入するべきです。実際に導入する前に、無料デモやトライアルなどで使いやすさを確かめておきましょう。

オンプレミス型の名刺管理ソフトを選ぶ際には、コストパフォーマンスをきちんと確認しておきましょう。オンプレミス型の場合、どうしてもイニシャルコストが膨らんでしまうもの。100万円以上かかってしまうことが大半です。ランニングコストは抑えられると言っても、多くのコストが割かれてしまうのは間違いありません。そのため、見積もりがあまりにも高いという場合には、導入費用が機能面と釣り合っているのかを忘れずにチェックしましょう。

まとめ

今回は、オンプレミス型の名刺管理ソフトについて紹介してきました。社内規定によって、個人情報などの持ち出しが非常に厳しいという会社は少なくありません。そういった場合、クラウド型のサービスでは頼りないものです。自社内に構築できるオンプレミス型であれば、情報漏洩などのトラブルを徹底して防ぐことができるでしょう。

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