Excel出力対応でおすすめの名刺管理システム9選【2022最新版】

目次
• 1.名刺管理システムとは
• 2.エクセルでの名刺管理方法
• 3.エクセルで名刺を管理するメリット
• 4.エクセルで名刺を管理するデメリット
• 5.エクセルでの名刺管理はシステム・アプリなどのツールがおすすめ
• 6.エクセル形式で出力できる無料の名刺管理システム3選
• 7.エクセル形式で出力できる人気の名刺管理システム3選
• 8.独自の強みをもつエクセル形式で出力できる名刺管理システム3選
• 9.名刺管理システムの選び方のポイント
• 10.【まとめ】名刺管理システム選びで迷ったら

1.名刺管理システムとは

名刺管理システムとは、紙の名刺をデータ化して一元管理するシステムの総称です。電子化した情報をデータベースでまとめて管理することで、名刺整理の時間や手間が削減できるだけでなく、必要な名刺情報の検索が可能となります。また、個人の保有する名刺情報を全社で共有すれば、ビジネスの拡大につながることもあるでしょう。

しかし、ひとくちに名刺管理システムといっても、名刺の整理・管理機能のみが搭載されたシンプルなものから多機能なものまで特徴はさまざま。自社の目的に応じてシステムを選ぶことが大切です。

おすすめの名刺管理アプリを比較した記事も合わせてご参考にしてください。

2.エクセルでの名刺管理方法

それでは、エクセルで名刺を管理する場合にはどのような方法があるのでしょうか。
それぞれの方法について、順番に解説していきます。

・名刺管理に特化したエクセルシートを作成する
はじめに挙げられるのが、名刺管理に特化したエクセルを自身で作成してデータを管理するという方法です。
会社名や氏名、役職名のほか、電話番号やメールアドレスなどそれぞれの項目に沿ってデータを管理します。これまでのアプローチ履歴をはじめとする名刺情報以外のデータもあわせて管理するなど、柔軟な管理が可能になるでしょう。

・名刺管理におすすめなテンプレートを活用する
名刺で情報管理をするためのエクセルテンプレートを利用するのも1つの手段です。
エクセルテンプレートは無料で使えるものも多く、中にはカスタマイズ性に優れたものもあります。はじめから使いやすいものを選ぶか、使いやすくカスタマイズできるものを活用するといいでしょう。

・アプリケーションやシステムを活用する
エクセルでの名刺管理で特におすすめなのが、エクセルへの出力にも対応可能な名刺管理アプリ・システムを利用するということ。
名刺管理アプリやシステムでデータを収集してエクセルにエクスポートすれば、よりスムーズに名刺管理を行えるでしょう。

3.エクセルで名刺を管理するメリット

ここからは、エクセルで名刺を管理することによってどのようなメリットがあるのかを確認していきましょう。
エクセルで名刺管理を行うメリットはいくつか挙げられますが、今回は以下の2つのポイントに絞って紹介します。

費用を抑えられる

エクセルで名刺管理を行うもっとも大きなメリットとして挙げられるのが、費用を抑えられるということです。
名刺管理に特化したアプリケーションやシステムを導入する場合、無料ツールでない限りは月額利用料金がかかります。企業で導入するという場合には1ユーザーあたりの従量課金制となり、予想以上に費用が膨らんでしまうこともあるかもしれません。
一方、エクセルで名刺情報を管理する場合には、無料で使用するテンプレートを活用することにより、費用を抑えながら名刺管理が可能です。
ランニングコストがかかってしまうのはなるべく避けたい、できる限り費用を抑えて名刺情報の管理を行いたいという場合には、エクセルで管理するのがうってつけでしょう。

オフラインでも利用可能

エクセルで名刺情報を管理することのメリットとして2つ目にあげられるのは、オフラインであっても利用できるということです。
名刺管理アプリやシステムはクラウド型で提供されていることが多く、インターネットに接続しない限り名刺情報を管理・参照することができないというケースも少なくありません。
しかしエクセルであればオフライン環境でも利用することができるため、環境に左右されることなくいつでもどこでも名刺情報をチェックできます。オフライン環境でも名刺情報を参照したいという場合には、エクセルでの管理が向いているでしょう。

4.エクセルで名刺を管理するデメリット

メリットだけでなく、デメリットを把握しておくことも重要です。
エクセルでの名刺管理にはどのようなデメリットがあるのか、順番に見ていきましょう。

更新する手間がかかる

エクセルで名刺情報を管理する場合には、基本的に1枚ずつ手動で名刺情報を更新していく必要があります。
クラウド型の名刺管理ソフトなどを利用すれば、名刺のスキャンやスマートフォンによる撮影などで名刺情報をデータ化することができますが、エクセルの場合にはアプリやシステムを併用しない限りそれができません。異動や退職などによって名刺情報がアップデートされた場合も、手入力で新たな情報に更新することになります。
わざわざ手入力で情報を追加・更新する手間がかかってしまうのが面倒という場合には、エクセルでの管理はおすすめできません。

エクセルに慣れていないと管理しづらい

エクセルの操作に慣れていないと管理がしづらいという点も、エクセルでの名刺管理のデメリットと言えるでしょう。
見出し項目やテーブルの設定、振り仮名の自動入力、入力用のシートを別途用意してデータを連動させるなどといった方法は、エクセルの操作に慣れていなければ作業に時間がかかってしまいます。社内でエクセルを活用するシーンがあまりない、担当者があまりエクセルに慣れていないという場合、まずはエクセルの操作に慣れるところから始めなければならないでしょう。
エクセルの操作に慣れていなくともスムーズに名刺情報を管理したいという場合には、名刺管理アプリやシステムを活用する方法が適しています。

5.エクセルでの名刺管理はシステム・アプリなどのツールがおすすめ

ここまで、エクセルで名刺管理情報を管理するメリット・デメリットを紹介してきました。情報を追加・更新する手間がかかってしまう、エクセルに慣れていなければ管理しづらいといったデメリットは、名刺管理アプリ・名刺管理ソフトなどといった名刺管理ツールを導入することによって解決することが可能です。

名刺管理ソフトでは、名刺情報を複合機やスキャナーで読み込みまとめてデータ化して管理できるだけでなく、アプリを起動し名刺情報を撮影するだけでデータ化することも可能です。交換済みの名刺情報がアップデートされれば通知が来る・自動でデータがアップデートされるなどといった機能も利用できるため、わざわざ手入力で更新する手間もかかりません。

また、エクセルへの出力が可能な名刺管理ソフトを利用すれば、エクセルでも名刺情報を管理したい場合にもスムーズにデータをまとめられるでしょう。

6.エクセル形式で出力できる無料の名刺管理システム3選

まずは、Excel形式での出力に対応している無料の名刺管理システムを紹介します。

Excel形式でのデータ出力に対応している無料の名刺管理システムを紹介しました。

ここまで紹介した名刺管理システムは、最低限の機能が揃ったシンプルなシステムをお探しの方におすすめです。機能が豊富な名刺管理システムをお探しの方は、このあとご紹介する有料システムも併せて検討されることをおすすめします。

アイミツSaaSでは、自分にあった名刺管理ソフト選びに関するご相談を受け付けています。
利用料金は無料ですので、以下の「まずは相談する(無料)」からお問い合わせください。

7.エクセル形式で出力できる人気の名刺管理システム3選

続いて、Excel形式での出力に対応している人気の名刺管理システムを紹介します。

Excel形式での出力に対応している名刺管理システムのなかでも、特に人気のシステムを紹介しました。

多くの企業で導入されている名刺管理システムは、セキュリティや操作性などさまざまな面での信頼性が高いと考えられます。ただし、人気のシステム＝自社にぴったりなシステムとは限らないのも事実です。名刺管理システムを選ぶ際は、知名度や人気度だけでなく「自社の求める機能が揃っているか」や「操作がしやすいか」などもしっかりと確かめるようにしましょう。

8.独自の強みをもつエクセル形式で出力できる名刺管理システム3選

続いて、Excel形式での出力対応で独自の強みをもつ名刺管理システムを紹介します。

ご紹介してきたサービスはいかがでしょうか？
今回ご紹介したサービス以外にも名刺管理ソフトはさまざまございます。

「たくさんサービスがありよくわからない」
「自社にあったサービスを見つけられない」

といったお悩みを抱えてる方もいらっしゃるのではいでしょうか。
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9.名刺管理システムの選び方のポイント

最後に、名刺管理システムを選ぶ際のポイントを解説していきます。

セキュリティ面を重視する

名刺には多くの個人情報が含まれているため、その情報を管理するシステムには堅牢なセキュリティが必要不可欠です。

大切な情報の漏えいや紛失を防ぐためにも、名刺管理システムを選ぶ際は各システムのセキュリティ対策をしっかりと確認することが重要です。プライバシーマークの取得や通信の暗号化、データセンターの入退出管理にくわえ、アクセス制限機能やアクセス履歴を確認する機能を備えている名刺管理システムであれば、より安心して利用できるのではないでしょうか。

データの読み取り精度をチェックする

せっかく名刺管理システムを導入するのなら、日々の業務を最大限に効率化したいもの。そこで注目したいのが、名刺データの読み取り精度です。

データの読み取り精度の低いシステムを選んでしまった場合は、データを読み込んでも手作業での修正が発生するため、業務効率化が困難です。そうした事態を避けるためにも、名刺管理システムの選定時には各システムの読み取り精度を比較することをおすすめします。

また、名刺管理システムのなかにはデータの読み取りや修正の代行を提供しているものもあるので、必要に応じて利用してみてもいいかもしれません。

10.【まとめ】名刺管理システム選びで迷ったら

本記事では、Excel形式でデータを出力できる名刺管理システムを紹介するとともに、名刺管理システムを選ぶ際のポイントを解説してきました。

名刺管理システムは、無料で利用できるシンプルなものから多機能なものまで、さまざまなサービスが存在しています。まずは自社で名刺管理システムを導入する目的を明確にして、ニーズをしっかりと満たせるシステムを選びましょう。

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