Excel出力に対応した名刺管理アプリおすすめ9選【無料あり】

目次
• エクセルで名刺管理する方法
• エクセル出力できる名刺管理アプリのメリット
• 【比較】エクセル形式で出力できる名刺管理アプリ
• 【無料】エクセル形式で出力できる名刺管理アプリおすすめ3選
• 【人気】エクセル形式で出力できる名刺管理アプリ3選
• 【独自の強みあり】エクセル形式で出力できる名刺管理システム3選
• 名刺管理アプリの選び方・比較ポイント
• まとめ：名刺管理をアプリとエクセルで効率化
• よくある質問

エクセルで名刺管理する方法

名刺管理とは、ビジネスで受け取った名刺を効率的に整理し、活用するための手法のこと。本章では、エクセルを活用した名刺管理の方法について、詳しく解説します。エクセルを利用することで、低コストで簡単に名刺管理を始めることが可能です。

名刺管理に特化したエクセルを自作することで、効率的なデータ管理が可能です。会社名や氏名、役職、電話番号、メールアドレスといった基本情報を、項目ごとに整理するだけでなく、アプローチ履歴や名刺以外の関連データも一元管理できます。
また、必要な項目を自由に追加したり、不要な項目を削除したりできるため、自分に合った柔軟な管理方法を構築できる点が大きなメリットです。

エクセルの名刺管理向けテンプレートを活用する方法は、効率的かつ手軽に始められる点がメリットです。テンプレートには、会社名や氏名、役職、電話番号、メールアドレスといった基本情報を入力する欄があらかじめ用意されているため、ゼロから作成する手間を省きつつ、名刺情報をすぐに整理・活用できます。
また、多くのテンプレートには検索機能やカテゴリ分けの項目も含まれており、必要な名刺情報を迅速に見つけることが可能です。さらに、無料でダウンロードできるテンプレートも多く提供されており、初心者から上級者まで幅広く利用できます。

自作エクセルやテンプレートを利用した名刺管理は、低コストで始められ、自分の業務に合わせてカスタマイズできるメリットがある一方、手入力の手間がかかり、大量の名刺を効率的に登録・更新するには時間がかかるデメリットがあります。

一方、名刺管理アプリとは、名刺をスマートフォンやスキャナで撮影するだけで会社名や氏名、役職、連絡先といった情報を自動で読み取り、手入力の負担を軽減できるツール。クラウド対応の名刺管理ソフトは、アプリやスキャンで読み込んだ名刺情報を複数デバイスで共有でき、外出先でも必要な名刺情報にアクセスが可能です。
CRMやスケジュール管理ツールなどと連携しており、顧客データを即座に営業活動に反映したり、ミーティングの事前準備を効率化したりするなど、さらなる業務効率化をサポートするアプリもあります。

名刺管理アプリとエクセルを併用すると、アプリやスキャンなどで名刺情報をデータ化した後、エクセル形式で出力し、エクセルの編集機能を活用して自分に合う管理方法を構築できます。

エクセルでは会社名や氏名、役職などの基本情報に加え、アプローチ履歴や特定のメモも管理でき、フィルター機能や検索機能を使えば必要な情報を迅速に抽出可能です。アプリで収集したデータとエクセルの柔軟な機能を組み合わせることで、手軽さと効率性を両立した名刺管理が実現します。

エクセル出力できる名刺管理アプリのメリット

エクセル出力ができる名刺管理アプリは、名刺データをスキャンした後使いやすく整理し、自分に合った管理方法を実現するのに便利なツールです。ここからは、このアプリを使うことで得られる具体的なメリットについて、詳しく解説します。

エクセル形式はビジネス現場で広く利用されているため、名刺管理アプリで出力されたデータをすぐに共有可能な点がメリットです。例えば、営業チーム全員で名刺データをエクセル形式で配布すれば、共通の顧客情報として簡単かつスムーズに活用できます。
また、マーケティング担当者や経営陣へもわかりやすいフォーマットで提供できるため、情報共有のスピードや正確性が向上します。さらに、エクセルデータは顧客分析やリスト作成にも転用できるため、営業活動やキャンペーン計画の基盤としても役立ちます。

新しいツールの導入する際、既存の業務フローとの統合が課題ですが、エクセル出力機能がある名刺管理アプリなら心配は不要です。エクセル出力により、現在利用中の顧客管理ツールやCRMシステムへ簡単にデータを取り込むことができます。
たとえば、エクセルデータをインポートできるCRMを利用している場合、名刺情報を即座に同期し営業活動に反映できます。エクセル形式のデータは既存フローとの親和性が高いため、ツール導入に伴う手間や混乱を最小限に抑えられます。

エクセル形式で出力したデータは、ユーザーが自由に編集できる点も強み。例えば、特定の顧客層を絞り込むフィルタリング機能を使ったり、自社独自の項目を追加してデータをカスタマイズしたりすることが簡単です。また、グラフやピボットテーブルを用いてデータを視覚化することで、営業活動やマーケティング施策の効果分析にも役立てられます。名刺管理の枠を超えた柔軟なデータ活用を実現できる点が大きな魅力です。

名刺データをエクセル形式で出力しローカルに保存すれば、オフライン環境でも利用できます。例えば、インターネット環境が不安定な出先やネットワークにアクセスできない状況下でも、必要なデータを閲覧・編集することが可能。業務が中断するリスクを軽減し、常に名刺情報を活用できる環境を整えることができます。

エクセルデータは、クラウドや外部ストレージに簡単に保存できるため、バックアップの手間が少なくて済みます。また、ローカル環境に定期的に保存しておけば、クラウドサービスのトラブルや名刺管理アプリの不具合に備えることが可能。貴重な名刺情報の紛失リスクを最小限に抑えることができ、安心して運用を続けられる点がメリットです。

【比較】エクセル形式で出力できる名刺管理アプリ

エクセル形式で出力可能なおすすめの名刺管理システムを紹介します。下記の比較表をご覧ください。

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【無料】エクセル形式で出力できる名刺管理アプリおすすめ3選

エクセルで出力できるだけでなく、基本的な機能を無料で利用できる名刺管理アプリを紹介します。

【人気】エクセル形式で出力できる名刺管理アプリ3選

エクセル形式での出力に対応している人気の名刺管理アプリを紹介します。

【独自の強みあり】エクセル形式で出力できる名刺管理システム3選

エクセル形式での出力対応で独自の強みをもつ名刺管理アプリを紹介します。

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名刺管理アプリの選び方・比較ポイント

名刺管理アプリの選び方について詳しく解説します。実際にアプリを導入する際には次の6つのポイントを意識するようにしましょう。

名刺管理ソフトには、クラウド型とオンプレミス型という2つの提供形態があります。クラウド型は、インターネット上のサーバーにデータを保存する仕組みで、システム自体は提供会社が管理します。多くの場合、月額料金を支払う従量課金制で利用できるため、初期費用を抑えられるのが特徴です。ただし、利用を続ける限りコストが発生するため、長期的なランニングコストには注意が必要です。

一方、オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置してデータを管理するタイプです。システムの導入には自社での構築が必要となり、初期費用が高額になりがちで、準備期間も長くなる傾向があります。しかし、自社に最適なセキュリティ基準を設定したり、独自のカスタマイズが可能な点は大きな魅力です。オンプレミス型は、より高い管理性や柔軟性を求める企業に適しています。

現在、クラウド型の名刺管理ソフトが主流ではありますが、オンプレミス型にも独自の利点があります。それぞれの特徴を理解し、自社のニーズや予算に合った選択をすることが大切です。

名刺管理に関する課題は、企業によってさまざまです。また、名刺管理ソフトにはそれぞれ得意分野があるため、導入の際には自社の課題を明確にすることが重要です。例えば、アナログ管理からデジタル管理へ移行したい場合には、データ化の精度や検索機能の充実度を重視するのがよいでしょう。特に、必要な情報を素早く見つけたい場合には、企業名や氏名、名刺交換日など、詳細な条件で検索できるサービスを選ぶと便利です。

一方で、名刺情報を社内で共有したい場合には、外部のSFAやCRMとの連携機能や人脈管理機能を備えたソフトがおすすめ。人脈管理機能を活用すれば、商談履歴を記録でき、異なる社員が同じ顧客に接触する事態を防ぐことが可能です。名刺管理ソフトは対応規模（個人向け・法人向け）や対応言語がサービスによって異なるため、自社の規模や使用する言語に適しているかを事前に確認する必要があります。

名刺をスキャンする方法は、サービスによって異なるため、スマートフォンだけで対応できるのか、それとも専用のスキャナが必要なのかを事前に確認しておきましょう。
また、スキャンの精度にもサービスごとに差があるため、利用頻度に応じた選択が大切です。例えば、名刺交換が月に数枚程度であれば、目視でのチェックでも対応可能です。しかし、数十枚から数百枚に及ぶ場合は作業が追いつかなくなるため、精度の高いソフトの導入を検討しましょう。
特に、高い精度を求める場合には、オペレーター入力サービスを提供する名刺管理ソフトがおすすめです。このサービスはオプションとして追加料金が発生することが多いものの、ミスを減らしつつ迅速にデータ化したい際には有力な選択肢となります。

名刺管理ソフトを導入する際には、コストが発生する点を考慮する必要があります。取り扱う名刺の枚数が多い場合は、効率化による費用対効果が期待できますが、自分で十分管理できる枚数であれば、ソフトの導入を検討しなくてもいいでしょう。

導入を検討する場合は、事前に料金相場を把握しておくことが重要です。サービスごとの機能や価格を比較しながら選定することで、自社に適したコストパフォーマンスの高い名刺管理ソフトを導入することが可能になります。

上記以外にも追加費用が発生するサービスもあるので、事前に把握しておきましょう。例えば、名刺情報を取り込む機器のレンタル費用や、オペレーターによる手入力で名刺をデータ化する費用などがあります。

名刺管理ソフトを選ぶ際は、導入実績や業界シェアを確認することが大切です。実績豊富なソフトは、多様なニーズに対応できる可能性が高く、信頼性の高い選択肢と言えます。また、シェアの高いソフトは、機能の定期的なアップデートやサポート体制の充実が期待できます。

さらに、利用者が多い製品はノウハウの蓄積が進んでいるため、ユーザー間での情報共有が活発です。その結果、業務効率化や改善につながる有益なアイデアを得られることも少なくありません。導入前には、こうした実績や評判を参考に、自社に適したソフトを見極めましょう。

名刺管理ソフトを選ぶ際には、自社で使用しているツールとのデータ連携が可能かを確認することが重要です。例えば、CRMやSFA、メール配信ツールと連携できるソフトを選ぶことで、名刺情報を活用しながら営業活動や顧客フォローの効率化が図れます。
さらに、名刺データが自動的に他システムと同期される機能がある場合、手入力によるミスやデータの重複を防ぐことができます。加えて、API連携に対応したソフトはカスタマイズ性が高く、自社の業務プロセスに合わせた柔軟な運用が可能で、効率性だけでなく業務全体の最適化も期待できます。

まとめ：名刺管理をアプリとエクセルで効率化

本記事では、Excel形式でデータを出力できる名刺管理システムを紹介するとともに、名刺管理システムを選ぶ際のポイントを解説してきました。名刺管理システムは、無料で利用できるシンプルなものから多機能なものまで、さまざまなサービスが存在しています。まずは自社で名刺管理システムを導入する目的を明確にして、ニーズをしっかりと満たせるシステムを選びましょう。

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よくある質問

名刺管理システム（アプリ）について、よくある質問に回答します。

名刺管理システムとは、紙の名刺をスキャン・データ化し、一元管理するシステムの総称です。電子化した情報をデータベースでまとめて管理することで、名刺整理の時間や手間が削減できるだけでなく、必要な名刺情報の検索が可能となります。また、個人の保有する名刺情報を全社で共有すれば、ビジネスの拡大につながることもあるでしょう。