承認Timeの評判と実態

目次
• ＜総評＞承認Timeはセキュアに承認フローを進められるワークフローシステム
• 承認Timeの7つのメリット
• 徹底調査で分かった承認Timeがおすすめの人・会社
• 承認Timeの料金プラン
• 承認Timeの導入実績・効果
• まとめ

＜総評＞承認Timeはセキュアに承認フローを進められるワークフローシステム

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社（東京都港区）が提供している承認Timeは、セキュアに承認フローを進められるワークフローシステムです。クラウド型のシステムと言われると、どうしても気になってしまうのがセキュリティ面。インターネットを通じて利用するため、社内サーバーで稼働するオンプレミス型よりも安心感に欠けると思う方も少なくないでしょう。

承認Timeでは、大手回線業者の信頼に厚いネットワーク回線を用いているのみならず、耐震・免震設備も万全です。万が一の停電が起こった際にも、安心な自家発電システムで稼働します。24時間365日万全のセキュリティ体制を敷いているため、クラウド型であってもセキュアな利用が可能。重要な情報を扱うワークフロー も不安なく利用できます。

承認Timeの7つのメリット

紹介したような特徴がある「承認Time」ですが、活用することで次のようなメリットがあります。

承認Timeを導入するメリットとしてまずはじめにあげられるのが、申請・承認作業をスピーディーに行えるようになるということです。

承認Timeは、さまざまなデバイスで利用できます。パソコンのみならず、スマートフォンからも開くことが可能。iPhoneやiPadのほか、AndroidやAndroidタブレットでも問題なく利用できるうえ、パソコンのOSもWindows・MacOSの両方に対応しています。

また、クラウド型であるため、インターネット環境さえあればいつでもどこでも利用可能。移動時間中などのちょっとした隙間時間を有効活用することで、承認・申請業務をスムーズに進められます。

承認Timeを導入するメリットとして2つ目にあげられるのが、さまざまな申請書類を簡単に電子化できるということです。

「ワークフローシステムを導入したいが、これまでに使用してきた申請書類や報告書をそのまま使うにはどうしたらいいのか？」とお悩みの人も多いかもしれません。

承認Timeであれば、書式設定は自由にカスタマイズ可能です。非常に簡単な操作でこれまでと同様のフォーマットの申請書類や報告書を作成できるため、ペーパーレス化を進めたい場合にはうってつけでしょう。

承認Timeを導入するメリットとして3つ目にあげられるのが、申請書類のほかにもさまざまな書類を電子データ化できるということです。

オフィスのペーパーレス化を進めるにあたっては、申請書類や報告書だけを電子データ化していてもあまり効果的ではありません。その他の書類に関しても電子化を進めていくことでやっと効果が現れはじめます。

承認Timeであれば申請書類や報告書のみならず、見積書や稟議書など、どのような書類であっても電子化可能です。書式を自由に設定できることで、すべての書類をデータとして報告フローに取り込めます。

電子データ化した書類を報告フローに回したあとは、誰がその書類を確認したか／していないかといった閲覧状況も把握可能。ペーパーレス化が進むだけでなく、情報共有もスムーズになるでしょう。

承認Timeを導入するメリットとして4つ目にあげられるのが、導入コストがリーズナブルということです。

「システムの導入では費用面が気になる」と感じている方は少なくありません。しかし、ハイコストとなってしまうのは、基本的にオンプレミス型を導入した場合の話です。社内サーバー上で1からシステムを構築する必要があるオンプレミス型であれば費用は膨らんでしまいますが、承認Timeはクラウド型。

オンプレミス型であれば数十万から、場合によっては数百万もかかってしまうような初期費用がかかりません。月々の利用料金も10ID単位で3,300円（税込）とリーズナブルです。費用面が気になる方でも気軽に導入できるでしょう。

承認Timeを導入するメリットとして5つ目にあげられるのが、承認ルートを細かく設定できるということです。

社内における各種申請では、さまざまな承認ルートが定められているでしょう。ワークフローシステムを導入する際は、これまで通りの承認ルートを反映できなければ意味がありません。

承認Timeであれば、拠点ごとや申請内容に応じてさまざまに承認ルートを設定できます。承認者数はもちろんのこと、全員の承認が必要となる「AND承認」や、1人が承認すれば通る「OR承認」の設定も可能。承認待ちによってフローが停滞してしまうことを防ぐために、飛び越し承認機能も利用できます。

承認Timeを導入するメリットとして6つ目にあげられるのが、ファイル添付も行えるということです。

ExcelやWord、PDFなどさまざまな形式で添付できるため、申請書類や報告書などにファイルを添付したい場合も問題ありません。

加えて、申請書類作成時の手間を抑えるために、過去文書のデータを活用して部分・全体複写、さらには決裁済み文書の添付も可能。申請業務の効率化が大幅に進むでしょう。

承認Timeを導入するメリットとして7つ目にあげられるのが、閲覧・保管権限を細かに設定できるということです。

たとえば、「参照者」は承認プロセスに入ることなく申請書類を確認できるほか、「保管者」はすでに決裁された申請にコメントの追加や書類一覧表をの抽出が可能。「閲覧者」は、一通りの書類やフローを閲覧できます。

それぞれの権限を細かく設定できるため、セキュリティ面でも安心できるでしょう。

徹底調査で分かった承認Timeがおすすめの人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「承認Time」は一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

申請や承認業務をスピーディーに行いたいと考えている人・会社には承認Timeがぴったりです。

ワークフローでは、上司の外出によってなかなか承認が進まないことなどに悩まされることが少なくありません。外出中に承認しなければならない書類が溜まり、その処理に手間と時間を取られてしまうことに困っている管理職も多いはずです。

承認Timeを導入すれば、承認スピードに関する悩みはすべて解決できます。外出中であってもスマートフォンから承認作業を進められるため、フローが滞ることがありません。

外出頻度が多く、あまりオフィスに社員がいない企業では、承認Timeが非常に役立つことでしょう。

承認ルートの設定を柔軟に行いたいと考えている人・会社にも、承認Timeはおすすめです。

まずはチームリーダーの承認を受け、その後にマネージャー、部長、取締役を経て最終的に社長の承認を受けるなど、承認ルートのあり方は企業や申請内容によってさまざま。ワークフローシステムを導入する際には、それぞれの申請ルートを柔軟に変えられることが重要です。

承認Timeでは、申請書類の書式別に承認ルートやステージを選択できます。承認者を定められるだけでなく、グループのうち誰かが承認すれば通過できるOR承認、グループ全員が承認しなければ通過できないAND承認を搭載。さらには承認者が次の承認者を選択できるなど、柔軟にさまざまな設定を行えます。

オフィスのペーパーレス化を進めたいと考えている人・会社も、承認Timeを導入すべきだと言えます。

オフィスのペーパーレス化は今や必須。進めておかないと、さまざまな場面で支障を来たしてしまうこともあるでしょう。たとえば、A社との取引見積もり書をすぐ参照したいという状況になった場合、大量の書類から探すとなると、それだけでも一仕事です。

その点、承認Timeを導入すれば心配はありません。申請書類をはじめ、報告書や見積書、議事録、稟議書など、それぞれのフォーマットにあわせて入力画面をカスタマイズできるため、どのような書類であっても電子データ化が可能です。データ化された書類の閲覧状況を確認できるのも便利なポイントでしょう。

承認Timeの料金プラン

承認Timeの利用料金は以下の通りです。

【基本料金】
初期費用 ：0円
月額利用料（10ID単位) ：3,300円
※1IDあたり330円
※添付ファイル基本10GB込み
※導入支援には別途費用が必要
※201ID以上利用の場合は要問い合わせ

【オプション料金】
添付ファイル追加容量利用料（10GB単位）
初期費用：無料
月額費用：1,100円

多言語翻訳利用料
初期費用：9万9,000円
月額費用：3万3,000円～

※価格はすべて税込

承認Timeの導入実績・効果

ここからは実際に「承認Time」を導入した企業の例を取り上げ、システム導入後にどんな効果があったのかをお伝えします。

承認Timeの導入事例ページ （SBIビジネス・ソリューションズ株式会社 https://shonintime.sbi-bs.co.jp/case/case3.html 参照）によると、生産者支援プラットフォームの開発・運用などを中心に事業を展開しているプラネット・テーブルは、2020年に創業6周年を迎えたベンチャー企業です。社内業務に明確なルールがなかったため、請求書の支払いや決裁プロセスに関しても曖昧なままでした。

請求書の支払いでは、担当社員が内容を把握しているだけで、承認する上長にはきちんと内容が共有されていないなんてことも。情報共有や確認のための作業ロスが生じてしまっていたのです。

会社を拡大させていかなければならないフェーズに差し掛かっていたこともあり、社内決裁に関して明確なルールを設ける必要があると考え、ワークフローシステムの導入を決断。すでに利便性について把握していた承認Timeを導入しました。

承認Timeを導入してからは、支払い稟議をはじめ業務契約や法務系審査など、社内における業務決定プロセスをまとめてカバーできるようになったそうです。曖昧だった決裁プロセスがクリアになったと言います。

承認Timeの導入事例ページ （SBIビジネス・ソリューションズ株式会社 https://shonintime.sbi-bs.co.jp/case/case2.html 参照）によると、宝暦2年（1752年）に創業して以来、260年もの歴史を誇るたち吉では、従業員数が300名を超えています。交通費をはじめとする経費精算や稟議・報告書類の提出、ならびに回覧業務に関して、セキュリティ面に十分配慮しつつ業務を改善させてきました。

承認Timeを導入するまでは、稟議書の作成においてカーボン複写の社内書式を使用。パソコンが普及するにつれてWordやExcelを用いるようになったものの、1人1台パソコンがあるわけではなかったそうです。そのため、複写紙を使用している人もいれば、パソコンを使用している人もいるなど、足並みが揃っていませんでした。また、退職者がいる場合や組織変更があった場合にも、稟議書や報告書をスムーズに引き継げなかったと言います。

曖昧な運用方法をクリアにしていくためにも、クラウドでありながらセキュリティ面が強固な承認Timeを導入。社内文書の統一やフローの明確化などを安心して進められたようです。

まとめ

今回は、クラウド型でありながらもセキュアにワークフローを管理できる承認Timeについてご紹介しました。「社内の承認フローが整っていない」「承認スピードを上げたい」などとお悩みの方は、ぜひ導入を検討ください。

しかし、承認Time以外にもワークフローシステムは多数あり、どれを導入すべきか迷ってしまうでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、ワークフローシステム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったツールが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。