ワークフローシステムで働き方改革！導入するメリット・おすすめシステム5選も紹介

目次
• ワークフローシステムとは
• ワークフローシステムを導入するメリット
• ワークフローシステムによる働き方改革への効果
• 【比較表】働き方改革にも効果的なワークフローシステム
• 働き方改革にも効果的なワークフローシステムおすすめ5選
• まとめ：ワークフローシステムで働き方改革を推進しよう

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、申請・承認・決裁までをシステム内で完結するツールです。そもそもワークフローとは、業務上で発生する申請から承認、決裁までを一連の手順としてまとめたものです。業務を遂行する上では、日々多くの申請作業と承認が発生しますが、これらを別個に対応していては、スムーズな業務遂行と組織的な活動としてのまとまりを獲得することが難しくなります。

ワークフローを導入することによって、こういった業務上の手続きを効率よく、そして確実に実践できる体制を整え、組織活動の生産性を向上できます。ワークフローシステムは、会社内のコンピュータやWeb上で申請や承認を実施できるようにするためのサービスで、ワークフローの実施に伴う提携業務を効率化、自動化してくれます。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することによって、さまざまな恩恵を受けることができます。ここでは、ワークフローシステムがもたらす主なメリットについて6つご紹介します。

ワークフローシステム導入の1つ目のメリットは、業務の効率化です。従来は手動でワークフローを管理していた場合、リマインドの送信や紙を使った申請など、一つ一つのプロセスをこなすのにある程度の時間と手間を必要としていました。

ワークフローシステムによって、申請から承認、決済までの手続きを一つのシステムで管理できる仕組みを構築すれば、多くの手間を削減し、業務負担の軽減につながります。

2つ目のメリットは、ペーパーレス化の促進です。紙媒体を使った業務遂行は、紙を購入するコストや複合機のリース代、そして印刷の手間や印刷した書類の管理に至るまで、多くのコストをもたらす要因となってきました。

SDGsの観点からも控えるよう推奨されている紙媒体ですが、ワークフローシステムがあればデジタル上で業務遂行が実現するため、必然的に紙を使う必要性は大いに削減し、ペーパーレス化につながります。

3つ目のメリットは、多様な働き方を促進できる点です。紙を使った従来の承認ワークフローの場合、申請手続きを進めるためだけに出社する必要があったり、承認を得るために上司と会う必要があったりなど、対面の必要性が大きく、業務遂行を阻害する要因となっていました。

ワークフローシステムの導入によって、これらの手続きをオンライン上で進められるため、以前のような業務負担を強いられる心配はありません。

4つ目のメリットは、申請から決裁までのプロセスの進行がスピードアップし、迅速にプロジェクトを前に進めることができるようになる点です。

1つ1つの手続きの負担が小さくなったことで、スムーズに承認を得られるようになり、結果的に納期内の確実なプロジェクト遂行を実現します。従業員のパフォーマンスを最大限発揮し、働きがいのある組織へと生まれ変わる上でも重要なメリットです。

ワークフローシステムによって、ワークフローを一元的に管理し、徹底した承認プロセスの管理を行き渡らせることができれば、組織のガバナンスにも良い影響を与えます。

これまで承認作業が属人化していた場合などは、プロジェクトごとの権限のギャップが大きかったり、サービスや商品のクオリティが落ち着かなかったりというケースもありました。システムの導入によって、管理体制をアップデートし、組織としてまとまりのある業務遂行を実現できます。

6つ目のメリットは、データ活用の推進です。ワークフローシステムを通じて、組織のあらゆる承認作業は1つのシステムで管理されるため、プロジェクトの進捗管理や予算を一元的に管理できるようになります。

これまで承認作業こそ進めてきたものの、プロジェクトの進捗管理がおぼつかなかった場合や、過去のデータと比較して承認作業を進めることができなかった、というケースには活躍が期待できます。

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ワークフローシステムによる働き方改革への効果

ワークフローシステムの導入は、単なる業務効率化だけでなく働き方改革の推進にも役立てるのが特徴です。具体的な効果としては、以下の3つが挙げられます。

ワークフローシステムの導入によって、まずは労働時間の是正を推進できるのが特徴です。ワークフローの各プロセスにかかる時間を、システムの構築によって大いに短縮できます。従来の申請作業は、紙の書類を用意して、ペンで記入し上司にそれを届け出るのが一般的でした。

またたとえ申請書を提出することができても、書類に不備があったり承認できるような内容ではなかったりした場合、差し戻しが発生します。スピーディなプロジェクトの遂行が求められるなかで、このような負担を強いられるのは企業にも損失をもたらします。

ワークフローシステムがあれば、オンラインですべての手続きを完了できるため、余計な労働時間の圧迫を回避できます。

ワークフローの遂行にかかる時間を大幅に短縮できたことによって、柔軟な働き方を実現することができるのもワークフローシステムの特徴です。従来の承認作業においてはオフラインの作業の割合が多く、オフィスにいなければ手続きを進めることができないケースも珍しくありませんでした。

ワークフローシステムを導入した場合、一連の手続きをすべてオンラインで実施できるようになるため、会社にいなくとも申請を行えます。出張先で承認が必要になった場合や、リモートワーク中でも以前と同様、あるいはそれ以上に正確でスピーディな申請を実現し、ワークフローの改善に貢献し、働きやすい職場づくりに活躍します。

短時間でワークフローの一連のプロセスをこなし、多様な働き方を実現できるようになれば、従業員の業務パフォーマンスを改善し、生産性を向上することにもつながります。

プロジェクトの進行に不可欠な承認作業が瞬く間に進めば、納期までのプロジェクトの完了はもちろん、モチベーションの高い状態で業務を進められるため、迅速かつクオリティに優れるアウトプットを得られるでしょう。

多くの企業では人材不足が深刻化していますが、実際の業務内容を紐解いてみると、必ずしも人を増やすことが最適解であるとは限らないケースも多くあります。1人当たりの生産効率を高め、短時間で多くの成果を得られるような仕組みづくりを進めることで、人件費を削減しながら、業務効率化も実現可能です。

【比較表】働き方改革にも効果的なワークフローシステム

ここからは実際に、働き方改革につながるワークフローシステムを比較します。料金や機能、導入実績数を比較した表をご覧ください。

上記比較表をご覧の通り、働き方改革にも効果的なワークフローシステムは、クラウド型が主流です。上記サービスの多くは無料トライアル、または無料プランを利用できるので、導入前に機能性や操作性を確認しましょう

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働き方改革にも効果的なワークフローシステムおすすめ5選

最後に、働き方改革につながるワークフローシステムおすすめ5つご紹介します。各サービスによって提供している機能や強みは異なるため、自社に合ったシステムを採用し、課題解決へと繋げていきましょう。

まとめ：ワークフローシステムで働き方改革を推進しよう

今回は、ワークフローシステムの導入によって得られるメリットや、働き方改革やどのような影響を与えるかについて紹介しました。単純な提携業務だったワークフロー設計も、システムの導入によって作成はもちろん、ワークフローの管理まで効率化ができます。

とはいえ、数あるワークフローシステムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったワークフローシステムが分かる診断（無料）ができます。