英語に対応している契約書管理システムのおすすめ8選
契約関連の業務効率化が図れる契約書管理システムには、さまざまな種類があります。例えば、海外企業と契約を結ぶ機会が多い場合は、英語に対応しているシステムを導入するのがおすすめです。しかし、具体的にどのようなシステムがあるのか、どの程度英語に対応しているのかなどをいちから調べるのは簡単ではありません。
そこで本記事では、英語に対応している契約書管理システムのおすすめ8選や、システムを検討する際のポイントについても紹介します。自社に適したサービスを導入する際の参考にしてください。
契約書管理システムの概要
契約書管理システムは、契約書に関する情報を一元管理できるシステムです。契約書の作成や電子契約締結、その後の進捗管理などが行えます。OCR機能（紙面上の文字読み取り機能）があれば、紙の契約書をデータ化し、システム上で管理することも可能。契約書管理システムの導入により、契約関連業務の効率化や人為的ミスの削減といったメリットが期待できます。電子契約の普及が進む中、さまざまな企業に注目されているツールです。
英語対応の契約書管理システムの特徴
英語に対応している契約書管理システムは、言語設定機能により、日本語や英語に切り替えできるのが特徴です。サービスによっては、承認フローや契約の締結など、さまざまなプロセスで切り替え可能なものもあります。メールの文面や署名画面が言語指定できるものを選べば、海外企業との契約もスムーズに締結可能です。英語対応の契約書管理システムを導入するメリットとしては、次の2点が挙げられます。
- 契約にかかる時間やコストを削減
- 書類管理が簡単
オンライン上で手続きが完結できるため、国際郵便のコストや郵送にかかる時間が削減可能です。また、契約書を保管する場所の確保や探し出す手間が省ける点もメリット。外国人従業員を雇用している企業、海外企業と頻繁に取引する企業などで活用されています。グローバル展開を視野に入れている企業にとっても、心強いサービスです。
英語対応の契約書管理システムおすすめ8選
ここでは、英語対応の契約書管理システムおすすめ8選について、それぞれの特徴を紹介します。
LegalForceキャビネ
LegalForceキャビネは、契約書の管理をサポートしてくれるシステムです。AIによる自動管理台帳の作成機能、契約更新の通知機能などの管理機能が充実しており、契約書関連業務が効率化できます。契約更新期限をAIが自動で算出するため、期限切れのリスク検出も可能です。また、LegalForceキャビネのすべての機能が英文契約書に対応しているのも特徴。テキストデータ化や台帳作成も、日本語の契約書と同じように自動で行ってくれます。
- AIによる自動抽出
- 契約管理台帳への自動登録
- 管理台帳のダウンロード
- 関連契約書の紐付け
- 管理台帳のカスタマイズ
- 全文検索
- モニタリング
- バージョン管理
- 期限管理
- 権限設定
LAWGUEは、契約書などの作成・検索・レビューを効率化できるクラウドドキュメントワークスペースです。AIがレビューで探している契約書や文例を先回りして見つけてくれるため、書類探しの時間が大幅に削減できます。契約経緯のナレッジ記録、法令遵守を確認できる機能など、契約書関連以外の機能も充実。英語にも対応しており、AI翻訳との連携で、専門用語や自社独自の表現を含む内容もワンクリックで翻訳可能です。条文単位で翻訳結果が保存されるため、過去の契約書から英文ならではの言い回しも、AIが自動で検索表示してくれます。
ドキュサインは、世界で広く利用されている電子契約システムです。カスタムフィールドやワークフローのテンプレート化が可能で、契約書作成における繰り返し業務を削減できます。英語をはじめとする、複数言語での署名や文書送信にも対応。多国籍企業でも、従業員の母国語でドキュサインの電子署名を利用できるのがメリットです。
クラウドサイン
クラウドサインは、国内シェアNO.1の電子契約サービスです。弁護士検索・法律相談ポータルサイトを運営する弁護士ドットコムが提供しており、専門家の意見が反映された「使いやすさ」が特徴。日本語に加え、英語と中国語にも対応しています。スタンダードプラン以上のプランを選択すると、書類のインターフェースを英語に変更して送信可能です。メールや書類確認のガイダンスも自動的に設定言語で表示されるため、取引の相手方もスムーズに扱えるでしょう。
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは、自治体や大企業など幅広い組織で導入される、信頼性が高いシステムです。1回あたりの送信料が他社と比べてほぼ半額に設定されており、コストパフォーマンスの高さも魅力。標準機能やサポートが充実しており、業務効率化を支えてくれます。日本語・英語のほか、中国語・スペイン語・タイ語などの計8か国語に対応。署名依頼先に送信するメールの文面、署名画面の言語指定が可能です。
承認Time
承認TIMEは、中小企業に選ばれるワークフローシステムです。社内文書の電子化し、Webでの意思決定をサポート。スマートフォン・マルチOS対応で、多拠点でもスムーズに申請・承認が可能です。また、クラウド型サービスのため、コストを抑えて最短1週間で導入できます。英語をはじめとする多言語に対応した翻訳機能を搭載。ボタンひとつで自動翻訳されるため、海外拠点や外国人従業員もノンストレスで使えます。
- 使いやすいところです。 それ以外は色々検討中で、社内みんなで共有できることになればもっといいと思うので他部署にも導入していきたいです。
- 画面が直感的で、説明書がなくても使えるところが良い。また、ワークフローを使うのが初めてだったが、簡単に利用できるところ良かったと思います。
WAN-Signは、大企業で多く導入されている電子契約システムです。紙とデジタルの契約書を一元管理することで、必要な情報の検索や閲覧権限の設定などの利便性が向上できます。業界最高水準のセキュリティ体制のもと、承認漏れを防ぐワークフローを設計し、安全性を確保。英語表示機能も搭載され、通知メールと管理画面の言語切替が可能。海外との契約もスムーズに締結できます。
CONTRACTHUB@absonne
CONTRACTHUB＠absonneは、契約書や見積書、請求書などの書類をWeb上で共有・締結できるシステムです。業務効率化に加え、コンプライアンス強化に重要な「契約の見える化」をサポート。各種契約書は法律に則った長期保存にも対応しており、企業の法令遵守にも役立ちます。言語は、日本語と英語の2言語に対応。海外企業との取引時にも活躍します。
英語対応の契約書管理システムを検討する際のポイント
ここでは、英語に対応している契約書管理システムを検討する際のポイントを3点紹介します。
- 機能
- 操作性
- セキュリティ
機能
英語対応の契約書管理システムと一口に言っても、どの程度英語に対応しているかは、サービスごとに異なります。自社がシステムをどのように活用したいのか、目的を明確にしたうえで、必要な機能を備えたものを選びましょう。例えば、外国企業との契約締結を円滑に行いたい場合は、海外の契約レギュレーションに対応したシステムが必要です。契約締結時の法律が日本と異なる国もあるため、外国企業と頻繁に契約を結ぶ企業は、こうした機能を意識して検討しましょう。
操作性
誰もが扱える操作性のよさも重要です。自社に必要な機能を備えたシステムでも、使いにくいと、かえって業務効率を低下させてしまう可能性があります。特に、ITに詳しい人材が在籍していない企業は、システム移行などに時間がかかってしまうケースもあるでしょう。従業員がなるべく直感的に操作できる、「使いやすさ」も意識する必要があります。
セキュリティ
システムのセキュリティ要件についても、日本と比べて厳しい国や企業があるため、注意が必要です。契約書管理システムのセキュリティが、国際基準を満たしているかどうかもチェックしておきましょう。契約内容には企業の機密情報が記載されているため、セキュリティ事故を起こすと、企業の信用を失いかねません。高水準のセキュリティレベルが確保できるかどうかは、特に注目するべきポイントです。
まとめ
本記事では、英語に対応している契約書管理システムのおすすめ8選、システムを検討する際のポイントなどを紹介しました。「使いやすさ」はもちろんのこと、自社の導入目的を明確にしたうえで、必要な機能をチェックする必要があります。海外の契約レギュレーションに対応しているか、セキュリティが国際基準を満たしているかどうかも重要なポイントです。
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PRONIアイミツ編集部
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