契約書管理システムとは？メリットや導入時の注意点を解説

目次
• 契約書管理システムとは
• 契約書管理システムの導入は必要？
• 契約書管理システムの機能
• 契約書管理システム導入のメリット
• 契約書管理システム導入時の注意点
• 契約書管理システム導入の流れ
• まとめ

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、企業が締結する様々な契約書（紙媒体、電子データ問わず）を、作成から保管、検索、更新、廃棄に至るまで、契約書のライフサイクル全体にわたって一元的に管理するためのシステムです。

従来の紙ベースやExcelなどによる管理では発生しやすかった「契約書の紛失」「更新漏れ」「検索時間のロス」「情報共有の困難さ」といった課題を解決し、契約業務全体の効率化と法的リスクの軽減に貢献します。

契約書管理システムの導入は必要？

契約書管理システムが自社に必要かどうかは、企業が抱える課題で判断できます。特に契約書を「必要なときに探し出せない」と感じているなら、契約書管理システムの導入が必要といえるでしょう。

契約書管理システムでは、紙とPDFで保管していた契約書をアップロードできるほか、フォルダ分け・グループ管理などにより、情報の検索性を高めます。

また、契約更新時期が近づいたときの通知機能なども搭載されているため、更新時期の見逃しを防ぎます。さらに、特定の従業員への閲覧権限付与機能などもあるため、セキュリティ面の強化も可能です。

上記のような課題を抱えており、少しでも契約書管理業務に関して煩わしさを感じている企業なら、契約書管理システムの導入はおすすめです。

契約書管理システムの機能

契約書管理システムに搭載されている、契約書を適切に管理するためのさまざまな機能を、一部抜粋して紹介します。

契約書管理システム導入のメリット

契約書管理システムの導入メリットは以下3つです。

1つめのメリットは、電子データによる業務効率化です。紙での管理により、どこにあるかわからない・探すのに時間がかかるといった課題を解決できるため、今までそれらに使っていた無駄な時間を、契約書の作成や売上に直結する重要な業務に充てられます。

2つめのメリットは、契約書管理業務に関わるさまざまな管理コストを削減できる点です。

また、電子契約もできるシステムなら送受信の手間も削減可能です。

3つめのメリットは、閲覧権限によるセキュリティの強化です。契約書管理システムでは、特定の人物や部署だけに閲覧権限を付与できるため、契約書内容の不必要な拡散を防ぎ、機密情報の漏洩リスクを低減します。また、誰が・いつ・どの文書を閲覧したのかも確認できるため、万一の場合責任の所在を明らかにしたうえで、対策の思案にも役立ちます。

契約書管理システム導入時の注意点

契約書管理システムを導入する際の注意点は以下の通りです。

契約書管理システムを導入するにあたり、導入目的を明確にしましょう。導入目的を明確にしないと必要な機能を把握できず、導入後に「必要な機能がない」といったトラブルが起こり得ます。

例えば、部署ごとに契約書を管理したいのであればグループ管理機能が、オンライン上で契約締結を完了したいなら電子契約機能が必要です。このように導入目的が明確にならないと、必要な機能が足りず、システム導入に失敗してしまうので注意しましょう。

法令への準拠は前提として、新法・法改正への対応が迅速かも確認しましょう。新法は新しく決まった法律、法改正は既存の法律内容の変更です。直近で対応が必要な企業法務（契約書作成）に係るものでいえば、「フリーランス保護新法」が挙げられます。

法令への準拠は企業としての責務ですが、法務に係る全てを把握するのは難しいのも実情です。その点、導入するシステムが法令に準拠してくれていれば、自社の従業員が都度、法令を把握する手間が省けるのはもちろん、法務に係る「間違い・見逃しがあってはいけないストレス」からも解放されるでしょう。

契約書管理システムの中には、弁護士が監修しているシステムもあるため、適宜変更される法令への対応のスピーディさを含めて、吟味が必要です。

本格的に導入する前に、無料トライアルやデモ版で実際にシステムを使用できるか確認しましょう。システム乗り換えを検討する要因に機能が足りない・操作性が悪いなどがあります。

これらは実際にシステムに触って確かめないとわからない部分ですが、無料トライアルやデモ版があると、導入前に実務に取り入れて不具合がないか把握できます。無料トライアルやデモ版がある製品を選ぶときは、機能に制限がないかも確認するといいでしょう。

契約書管理システム導入の流れ

契約書管理システムを導入する流れは次の通りです。

特に課題整理に時間をかけましょう。解決したい課題を明確にしないと必要な機能も把握できないため、課題整理がシステム選定の基準です。そのうえでトライアルにて実際に機能を試してから導入すると、スムーズに実務に取り入れられます。

まとめ

契約書管理システムは、煩雑な契約書管理業務を効率化できるシステムです。紙の契約書をアップロードしたり、部署・グループ・担当業務ごとにフォルダ分けできたりと、企業が抱える契約書管理のさまざまな課題を解決します。導入を考えており、選び方やおすすめサービスが気になる方は以下の記事をご覧ください。

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