中小企業におすすめの契約書管理システム5選を紹介

目次
• 契約書管理システムの概要
• 中小企業が契約書管理システムを導入するメリット
• 契約書管理システム導入のデメリット
• 契約書管理システムを選ぶ際のポイント
• 中小企業におすすめの契約書管理システム5選
• まとめ

契約書管理システムの概要

契約書管理システムとは、契約書の作成や電子契約締結の機能、進捗管理機能などを備えたシステムです。契約書に関する情報を一元管理でき、エクセル台帳などで管理するよりも入力漏れや見逃しなどの人的ミスが防げるメリットがあります。

検索機能で必要な契約書を素早く確認できるため、ほかの契約の参考にする場合にも、業務の手間が短縮可能です。電子契約が主流になりつつある中、さまざまな企業で契約書管理ツールの導入が進んでいます。

中小企業が契約書管理システムを導入するメリット

  ここでは、中小企業が契約書管理システムを導入するメリットとして、次の3つについて解説します。 

契約書管理システムの中には、中小企業向けの「IT導入補助金」が使えるシステムがあります。この補助金はITツールの導入で中小企業や小規模事業者の業務効率向上を目的としたものです。補助対象の条件はありますが、中小企業にとって補助金活用は非常に大きなメリットといえます。

IT導入補助金が使える契約書管理システムは、後述の「中小企業におすすめの契約書管理システム5選」で紹介しています。

紙の契約書を扱う場合は、用紙代やインク代、郵送費用などが発生します。また、保管場所として、棚やキャビネットなどの確保も必要です。契約書管理システムを導入すれば、これらの諸経費がかかりません。さらに、電子契約に移行することで「印紙税」が非課税になり、収入印紙代が発生しません。社内のリソースが限られていても、システムを導入することでペーパーレス化を効率良く進め、コスト削減します。

契約書を紙で管理する場合は、紛失や盗難のリスクがあります。しかし、多くの契約書管理システムは高水準のセキュリティで守られているため、情報漏洩のリスクが抑えられます。誰がいつ、どの契約書にアクセスしたのかも確認できるため、トラブルが発生した際にも安心です。高水準のセキュリティ対策をした契約書管理システムの導入は、取引先や協力会社からの信頼性向上にも貢献します。

契約書管理システム導入のデメリット

  次に、契約書管理システムの導入前に確認しておきたいデメリットを2つ紹介します。 

ペーパーレスによる諸経費は削減できるものの、システムを利用するにも一定のコストがかかります。導入の初期費用に加え、月々や年間の運用コストが発生するのが一般的です。導入時には、補助金をうまく活用して予算を抑えることも検討しましょう。

新しいシステムを導入して、契約書管理の運用を移行させるには、一定の時間や労力がかかります。社内になるべくスムーズにシステム運用を浸透させられるよう、マニュアルや協力体制などを整えておきましょう。従業員数が少ないほどシステム導入時の浸透率が良いのは、中小企業のメリットです。

契約書管理システムを選ぶ際のポイント

  ここでは、契約書管理システムを選ぶ際のポイントとして、次の4つについて解説します。 

  契約書管理システムは、製品ごとに得意な機能やオプション機能などが異なります。基本機能も細かくチェックし、自社に適した機能を備えているかを見極めましょう。例えば、契約期間の通知機能で、期限の見逃しを防いでくれるシステムもあります。検索の精度や外部システムとの連携が可能かどうかの確認も欠かせません。また、紙の契約書を残しておく必要がある場合は、書類をデータ化できる機能があると便利です。システムを導入する目的を明確にし、必要な機能を洗い出しておきましょう。 また、業務効率化を目指してシステムを導入する場合、「使いやすさ」も重要なポイントです。誰でも直感的に扱える「操作性のよさ」を重視して選びましょう。 

新しいシステムを導入する際には、どうしてもコストがかかります。製品購入の初期費用やランニングコストだけではなく、ネットワーク環境整備費、他システムとの連携費などが発生する場合も。長期的な費用対効果を分析し、自社に適したサービスやプランを検討するのが大切です。

  契約書管理をデジタル化するなら、大切な情報を漏洩させないよう、セキュリティ機能に注目したシステム選びが重要です。ユーザーごとのアクセス制限、承認ルート設定による閲覧制限といった、セキュリティ機能の充実度を見極めましょう。 また、契約書管理システムを効果的に運用するには、すぐに相談できるサポート環境も欠かせません。中には、ITの専門職が在籍していない企業もあるでしょう。スムーズな導入やトラブルへの対応をサポートしてくれる体制が充分かどうかの確認が必要です。 

電子帳簿保存法は、電子帳簿やスキャナ保存、電子取引を行うすべての事業者に適用される法律です。帳簿や国税関係書類を電子保存する際の要件が定められています。2022年1月の法改正により、特に、電子取引に関する規制や罰則が厳格化されました。電子取引を行う企業は、2024年までの猶予期間の中で、電子帳簿保存法に対応する必要があります。契約書管理システムの導入時には、法律に沿った契約書のスキャナ保存や、電子契約などの運用が可能かどうかも見極めましょう。

中小企業におすすめの契約書管理システム5選

  ここでは、中小企業におすすめの契約書管理システムとして、次の5つを紹介します。 上述の「電子帳簿保存法」「IT導入補助金」「セキュリティ」についてまとめているのでぜひ参考にしてください。

まとめ

  中小企業における契約書管理システムの導入には多くのメリットがあります。コストや移行の手間といったデメリットも存在します。しかし、補助金の活用による導入コストの低減や、システム導入後の浸透率の良さなど、中小企業ならではの導入メリットもあります。システムを検討する際は、機能やコスト、補助金の有無、セキュリティ、法律などを軸に、自社に合う製品を見極めるのが重要です。 契約書管理システムの導入に向けて、より具体的なサービス内容を知りたい方は、ぜひPRONIアイミツにご相談ください。