無料で試せる契約書管理システムを紹介｜エクセルとの比較も解説

目次
• 契約書管理とは
• 契約書管理の2つの方法
• 契約書管理システムの選び方
• 【無料あり】おすすめの契約書管理システム2選
• 契約書管理システムの「フリープラン」と「有料プラン」の違い
• 契約書管理システム導入前に「無料トライアル」で試してみる
• まとめ｜契約書管理はシステムの導入がおすすめ

契約書管理とは

そもそも契約書管理とは、「契約内容・契約者氏名・期日などの情報が記載された契約書を管理すること」です。契約書は当事者同士で合意した内容を明確にする役割があり、トラブルを防ぐために必要な書類です。そのため、「必要な人がすぐに取り出せる状態」にしておくことが重要なのですが、契約書を管理する際に以下のような課題を抱える企業が多くあります。

このように、すべての契約書の把握は難しく、管理が行き届いていないのが現状です。しかし、企業や個人間での信用に関わる書類であるため、確実な管理が必要です。

契約書管理の2つの方法

契約書管理には「エクセルで管理する方法」と「契約書管理システムを使う方法」の2つがあります。ここでは、それぞれの管理方法の特徴をまとめました。

エクセルを使った契約書管理

エクセルを使って契約書の管理をする際は、記載する内容を少なくすることがポイントです。なぜなら、記載する情報が多いと入力に手間がかかるのに加え、契約書が探しにくくなるからです。具体的には、以下の6つに絞ることをおすすめします。

このように、エクセルで契約書を管理する時は、入力・管理の手間となる記載する情報を減らすようにしましょう。

システムを使った契約書管理

契約書管理システムを使えば、契約書を管理する負担やコストの削減が可能です。その理由は、契約書管理に必要な作業が、システム1つで完結するからです。実際に、契約書管理システムには以下のような機能が備わっています。

紙の契約書を電子化

  「紙の契約書を保管している」「紙の契約書と電子契約書が混在している」こんな企業が多いのではないでしょうか。契約書管理システムを導入すれば、紙で保管している契約書の電子化が可能です。過去の契約書も含めて電子化できるので、一元管理が可能となります。中には紙の契約書のスキャン代行も行っているところもあり、電子化への移行も負担なく行えます。 

検索機能

紙での契約書はもちろん、電子契約書でも目的の契約書を探し出すのに手間を感じている方は多いのではないでしょうか。契約書管理システムを導入すれば、契約書の検索が簡単になります。例えば、契約相手の名前や企業名、日付、契約書内に記載された情報など、契約書に記載されている一部のテキストから検索が可能です。過去の契約書の電子化も可能であるため、どんな契約書でも簡単に探すことができます。

契約更新のアラート機能

「重要な取引先の契約を終了させてしまった」「無駄な契約を更新してしまった」など、契約更新にはリスクがあります。しかし、紙やエクセルでの管理では確実な管理が難しいため、契約更新時期の把握を課題としている企業も多いでしょう。契約書管理システムを導入することで、契約書の更新時期をメールなどアラート機能でお知らせしてくれます。重要な契約の終了や無駄な契約更新を未然に防げるため、信用やコストの問題など契約で起こり得るリスクを抑えることができます。

エクセル・システム管理のメリット・デメリット

「エクセルと契約書管理システムのどちらを導入するか迷っている」という方も多いのではないでしょうか。以下にエクセルと契約書管理システムのメリット・デメリットを表にまとめたので、ぜひ参考にしてください。

契約書管理システムを導入する場合はコストはかかりますが、機能が充実しているので業務負担が減ります。また、重要な契約相手の契約終了など信用に関わる問題も解決できるため、契約書管理システムを導入するメリットは大きいでしょう。

契約書管理システムの選び方

ここでは、契約書管理システムの選び方を3つ紹介します。

操作画面は使いやすいか

契約書管理システムを選ぶときは、操作画面が使いやすいものを選びましょう。その理由は、人員の入れ替わりなどから幅広い年齢層が使用する可能性があるからです。例えば、契約書管理のしやすさ、検索のしやすさ、アラート機能の使いやすさなどを確認しておくことがおすすめです。幅広い年齢層が使用する可能性があることから、直感的に使えるサービスを選んでおくといいでしょう。

更新期限などのアラート機能があるか

契約書管理システムを導入するなら、更新期限などのアラート機能があるものを選びましょう。なぜなら、重要な契約の終了、無駄な契約の更新など、契約更新時に起こるリスクを減らせるからです。実際に、契約書管理システムを使用すれば、「契約更新の10日前通知」などの設定が可能です。重要な取引先には信用が必要であるため、契約ミスをゼロにするためにアラート機能がついているサービスを選びましょう。

外部システムと連携ができるか

外部システムと連携ができる契約書管理システムを選びましょう。理由は、契約書の管理以外にもシステムを導入する可能性があるからです。具体的には、契約を締結する際は「クラウドサイン」などの外部サービスを使用することが考えられます。作業の手間が省けるため、契約書管理システムと外部システムが連携できるものを選ぶのがおすすめです。

【無料あり】おすすめの契約書管理システム2選

ここでは、無料トライアル・フリープランがある契約書管理システムを2つ紹介します。

契約書管理システムの「フリープラン」と「有料プラン」の違い

フリープランでは、機能や操作できるユーザー数に制限があります。基本的な機能を最低限の人数で使うことになるため、イメージしていた効果が発揮できないなど、導入後のミスマッチが起きないように注意しながらプランを選択しましょう。

契約書管理システム導入前に「無料トライアル」で試してみる

実際に契約書管理システムの使用感を知りたい方は、導入前に無料トライアルで試してみるのがおすすめです。無料トライアルは、期間限定で有料プランの機能をお試しで使うことができます。実際に操作してみることで導入後の。ぜひ、無料トライアルで体験してみましょう。

まとめ｜契約書管理はシステムの導入がおすすめ

契約書管理はエクセルでも可能ですが、管理や入力などが負担となっているのが現状です。契約書管理システムでは、契約書の一元管理が可能。さらに、紙の契約書の電子化、検索機能、契約更新アラートなどの機能を搭載しているため、契約書管理システムを導入すれば、契約で起こり得るリスクを抑えられます。PRONIアイミツでは、企業に合わせたサービスのご紹介が可能です。サービスの一括比較もできるので、契約書管理システムの選定にぜひご活用ください。