契約書管理システムおすすめ5選！選び方や注意点も解説

目次
• 契約書管理システムとは
• 契約書管理システムの種類
• 契約書管理システムの比較表
• おすすめ契約書管理システム5選
• 契約書管理システムを選ぶポイント
• 契約書管理システムを導入する時の注意点
• まとめ

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、「契約書を電子データとして管理するシステムのこと」です。契約書管理システムを使うことで契約書の一元管理だけでなく、契約書の紛失や更新期限の管理など契約管理で起こり得るミスを防止できます。

主な機能は以下の通りです。

契約管理上のミスを防止するだけでなく、業務効率化も期待できます。

契約書管理システムの種類

契約書管理システムには以下の3つの種類があります。

契約書管理に特化した契約書管理システムとは、「台帳入力や契約書検索などを効率的にするシステム」のことです。例えば、管理台帳への入力情報を自動生成、さまざまな要素から検索、契約更新アラートなどの機能を備えています。業務の負担となっている部分をサポートする機能が充実しているので、契約書の量が多い・過去の契約書まで管理できていないなどの問題がある企業におすすめです。

契約書作成・締結にも対応している契約書管理システムもあります。契約には①契約書作成・②締結・③管理と3つの工程が必要です。契約書作成から対応できるシステムを使用すると、3つの工程を1つのシステムだけで行えるようになります。複数のシステムを使い分ける必要がなく作業負担も軽減されるため、「使うシステムを少なくしたい」「作業効率を上げたい」という企業におすすめです。

「紙の原本が必要な場面がある」「過去の契約書が紙で保存されている」など、紙の契約書の管理に困っている企業は多いのではないでしょうか。この場合は、紙の契約書にも対応している契約書管理システムを使うといいでしょう。契約書をスキャンして電子化することで、電子データとして一括管理が可能となります。また、過去の紙の契約書を代行でスキャンしてくれるサービスもあるので、「紙の契約書が多くて管理に困っている」という企業におすすめです。

契約書管理システムの比較表

ここからは実際に、おすすめの契約書管理システムを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

おすすめ契約書管理システム5選

ここからは、おすすめの契約書管理システムを5つ紹介します。

契約書管理システムを選ぶポイント

契約書管理システムを選ぶポイントは4つあります。

契約書管理システムを選ぶときは、直感的に操作できるような操作が簡単なものを選ぶといいでしょう。なぜなら、人員の入れ替わりや幅広い年齢層の使用が考えられるからです。例えば、管理方法、検索方法、アラート機能の使い方などを確認しておくことがおすすめです。人事異動などがあっても問題なく使えるような、操作が簡単な契約書管理システムを選びましょう。

契約書管理システムを導入するなら、契約更新の時期を知らせてくれるアラート機能が備わっているものを選びましょう。その理由は、「重要な契約を終了させてしまった」「無駄な契約を更新してしまった」などのミスを減らせるからです。

実際に、「契約期限の7日前にメールで通知」などの設定ができるサービスがあります。アラート機能があれば、重要な取引先の信用を失うことがなく、契約に関するミスをゼロに近づけることができます。

外部システムと連携ができる契約書管理システムを選びましょう。理由は、契約する際にさまざまな外部システムを利用するからです。具体的にいえば、電子契約する際GメールやSlack、Chatworkなどのツールを使うことが多いでしょう。これらのツールと連携できれば、コメントやファイルのアップロードなどの手間を最小限にできます。また、契約締結に利用する「クラウドサイン」との連携が可能であれば、締結から管理までが可能となるため業務効率アップが期待できます。

契約書管理システムを導入する際は、自社にあったシステムかを確認しておきましょう。例えば、多言語に対応したシステムか、コストはどのくらいか、サポートは充実しているかなどを確認しておくのがおすすめです。自社で抱えている問題点や予算などを把握しておくと、スムーズな契約書管理システム選びができます。

契約書管理システムを導入する時の注意点

契約書システムを導入する時の注意点は2つあります。

契約書管理システムを導入する前に無料トライアルを試しておきましょう。なぜなら、導入後のミスマッチを防止できるからです。もし、業務負担を減らしたいのに管理のための操作が多ければ業務負担を軽減できません。しかし、無料トライアルを試しておけば、導入後のミスマッチを防止できます。

契約書管理システムを導入する際は、セキュリティの高いシステムを選びましょう。その理由は、機密情報や個人情報が記載されているからです。万が一、外部からのアクセスによって情報が漏洩すると企業の信用問題に関わります。そのため、セキュリティの高さを確認しておくと安心してた契約書管理が可能です。

まとめ

今回はおすすめの契約書管理システム5選と選ぶポイント・注意点についてご紹介しました。契約書管理システムは、管理に特化したものや契約書の作成・締結まで対応しているもの、紙の契約書の電子化に対応しているものがあります。また、サービスによって搭載されている機能が違うため、「自社にはどのサービスが合っているかわからない」という方も多いのではないでしょうか。

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