Web給与明細システムおすすめ9選！電子化のメリットも解説

目次
• Web給与明細のメリット
• 【比較表】Web給与明細システム
• おすすめのWeb給与明細システム5選
• 労務をまとめて管理できるWeb給与明細システム4選
• Web給与明細システムの選び方
• 給与明細を電子化する際の注意点
• まとめ：Web給与明細システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

Web給与明細のメリット

Web給与明細の導入は、企業にさまざまなメリットをもたらすものです。どのような変化・効果があるのか、詳しく解説していきます。

給与を支払う際に会社はすべての従業員に給与明細を発行する必要がありますが、紙媒体で給与明細の作成・発行する場合は当然ながら印刷や封入、郵送といった作業に時間と費用が発生します。従業員の多い企業であるほど、この作業にかかる費用も膨らみやすくなります。

Web給与明細を導入すればデータの作成・配布となるため、担当者の業務負担はもちろん、紙媒体の明細の発行にかかっていた用紙や印刷、郵送費用も削減できます。Web給与明細はメール添付やシステム上での配布が可能なので、従業員の利便性向上にもつながるでしょう。

給与明細の作成・発行の自動化により、ミスを削減できるのもWeb給与明細を導入する大きなメリットです。従業員への配布を自動化できるシステムを利用すれば、送付先に誤りがないか都度確認する必要もありません。また、紙媒体からWeb給与明細へ切り換えは担当者の業務効率化にもつながるため、これまで給与明細の発行や郵送にあてていた時間をほかの業務に活用することができます。

給与明細は従業員の個人情報であるため情報漏えいを防ぐべきですが、紙媒体の給与明細や紛失や破損のリスクがあります。その点、Web給与明細はシステム上でデータとして給与明細を配布・管理するため紛失の恐れがありません。セキュリティ面も充実しているので、不正アクセスによる情報漏えいリスクも抑えられるでしょう。

さらに、Web給与明細なら必要な時にすぐデータを見つけられるので「先月の給与明細を確認したいが、オフィスに置きっぱなしで見られない」といったこともなくなります。

Web給与明細はモバイルからの閲覧に対応しているサービスも多く、従業員はいつでもどこでも自身の給与明細を確認できます。パソコンがなくても気軽に給与明細にアクセスできるので、パート・アルバイトの多い企業でも重宝するでしょう。紙の給与明細は手渡しや郵送で配布しますが、Web給与明細ならその必要もなく、さらに再発行も容易です。Web給与明細の導入は、企業と従業員の双方の利便性向上に貢献するのではないでしょうか。

Web給与明細を導入すると、過去の給与データも管理しやすくなると考えられます。データなら量が増えても保管スペースを必要としないだけでなく、いつでも簡単に過去のデータを探し出すことができます。管理者だけでなく従業員も過去の情報をすぐに閲覧できるので、急きょ過去の給与明細が必要になった場合でも焦らずに対応が可能でしょう。

【比較表】Web給与明細システム

ここからは実際に、Web給与明細システムを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

おすすめのWeb給与明細システム5選

おすすめのWeb給与明細システムを紹介していきます。

労務をまとめて管理できるWeb給与明細システム4選

続いては、Web給与明細と労務をまとめて管理できるシステムを紹介します。

Web給与明細システムの選び方

Web給与明細システムは雇用している従業員全員が利用するシステムのため、使いやすさやサポート対応などを確認して選ぶべきです。システムを選ぶ上で重要なポイントを紹介します。

給与明細は、雇用している従業員全員に配布するものです。Webシステムに変更された場合でもそれは変わりません。このため、システムが誰にとっても使いやすいものであるかどうかは非常に重要なポイントです。マニュアルなどがなくても必要な情報にアクセスできる画面構成か確認しておきましょう。

Webシステムである以上、開発元でなければわからない問題が発生する可能性があります。障害やトラブルが発生した際の連絡先は明示されているか、サポート対応は迅速丁寧なものかという点は大切なポイントです。プラン別にサポート内容が異なる場合もあるため、その点も確認しておきましょう。

クラウド上に給与明細データを預けることになるため、十分なセキュリティ対策を取っているシステムを選びましょう。暗号化通信を採用するなどの外部対策や、IDやパスワード、IPアドレスによって認証やアクセス制限を行えるといった内部対策が取られているかどうかというポイントを確認してください。

給与明細を電子化する際の注意点

給与明細の電子化にはさまざまなメリットが期待できる一方で、いくつかの注意点があるのも事実です。ここからは、実際にWeb給与明細システムを導入する際の注意点を解説します。

給与明細は従業員の個人情報であるため、情報漏えいがあれば企業としての信頼を損ないかねません。デバイスを問わずアクセスできる環境では不正アクセスによる盗み見や情報漏えいの要因となる可能性や、内部不正が発生する可能性も懸念されます。そのため、Web給与明細システムを導入する際はセキュリティ対策や関連する機能をしっかりと確認するのはもちろん、従業員にセキュリティ意識を持たせるための取り組みが必要です。

給与明細の電子化にあたっては、事前に従業員の承諾を得なければなりません。仮に1人でも電子化に同意しない従業員がいれば、その人に対してはWeb給与明細システムの導入後も紙媒体の給与明細を発行することになります。業務効率化を目的にシステムの導入に投資をしても、一部の従業員から承諾を得られなければ負担が多くなるかもしれません。
全社でスムーズに電子化を進めるためには、電子化のメリットを伝えるとともに、操作マニュアルを用意するなど定着に向けた工夫も必要です。

まとめ：Web給与明細システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

Web給与明細の導入は担当者の業務やコスト面の負担軽減だけでなく、従業員がいつでも自身の給与明細を閲覧できる環境づくりにつながります。給与明細の発行業務が負担になっている場合は、導入を検討すべきでしょう。

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