社員管理システムとは？メリットや選び方、おすすめソフト10選を紹介

目次
• 社員管理システムとは
• 社員管理システムの機能
• 社員管理システムを導入するメリット
• デメリット・注意点
• 社員管理システムの選び方
• 社員管理システムの比較表
• 【2025年最新】おすすめの社員管理システム10選
• まとめ：社員管理システム選びに迷ったらPRONIアイミツへ

社員管理システムとは

社員管理システムとは、社員の情報を一元管理できるシステムのことです。人事管理システムとも呼ばれています。企業が継続的に成長を続けていくには、ヒト、モノ、金、情報といった企業の経営資源を適切な形で管理していくことが重要です。企業の経営資源のうち、ヒト、つまり社員の情報を効率的に管理できるのが社員管理システムです。

社員管理システムでは、社員の基本情報や人事異動歴、スキル、研修履歴、評価履歴、キャリアプラン、モチベーションなどを一元管理できます。社員管理システムを導入することによって、重要な経営資源である社員が働く環境を整え、組織全体の生産性の向上につながります。

なお、テレワーク対応や人事DXの必要性が高まったことをきっかけに、人事システムを導入する企業は増加。2016年にHR総研（ProFuture株式会社）が実施した調査によると、約6割の企業が人事管理システムを導入しています。

※出典：HR総研『人事系システムに関する調査』

社員管理システムの機能

社員管理システムの機能は、大きく人材管理の機能と労務管理の機能の2種類に分かれます。

それぞれの機能について、以下で詳しく解説します。

社員管理システムでは、社員の名前・住所といった基本情報の管理から、各々のスキル・サーベイ結果などもデータベースとして蓄積できるので、人材育成・人材配置に役立ちます。

社員管理システムは、各種手続きや勤怠管理、給与計算といった事務作業にも対応しており、労務担当者の業務負担・人的ミスを軽減することが可能です。

社員管理システムを導入するメリット

社員管理システムを導入するメリットは以下の通りです。

社員管理システムの導入は、手作業で行わなければならなかった多くの業務を自動化できる点がメリット。人事管理・労務管理業務の効率化が実現します。たとえば、年末調整の際には、システム上で作成した書類を社員のパソコンやスマートフォンに送り、簡単な質問に回答してもらうだけで手続きを完了できます。従来のように、紙の書類を印刷し、社員に配り、回収する手間は不要です。

また、勤怠管理・給与計算・年末調整などの業務は、社員が増えれば増えるほど時間がかかります。これらを自動化できると労務担当者の負担が減り、採用活動などよりコアな業務に時間を充てられるようになるでしょう。

社員管理システムでは、社員のスキルや資格、能力、キャリアビジョンなどを可視化でき、データベースとして管理できます。このように社員に関するデータが管理しやすくなった結果、戦略人事を実現できる点もメリットです。

そのため、たとえば「マーケティングのスキルがある社員」「ITの資格を持つ社員」など特定の条件で人材を抽出することが可能です。これにより、経営戦略に合った資質を備えた社員を発見し、適切な部署への配置が実現できます。

クラウド型の社員管理システムであれば、インターネット環境とパソコンやスマートフォンさえあればどこからでも利用できるため、テレワークが導入しやすくなる点がメリット。出退勤の打刻や年末調整の手続きも自宅や外出先からでも行えるため、そのためだけに出社する手間や時間が省けます。

現在、テレワークを行っている企業はもちろん、今後テレワークに移行する可能性がある企業にも、社員管理システムの導入はおすすめです。

デメリット・注意点

社員管理システムには数多くの導入メリットがありますが、以下のようなデメリットがあるため注意が必要です。

紙ベースやエクセルでの社員管理の場合、基本的に費用は掛かりませんが、社員管理システムを利用すると初期費用のほか、ランニングコストとして月額料金が発生します。これまで費用を掛けずに社員管理をしてきた企業の場合、この点をデメリットと感じることもあるでしょう。

しかし、社員管理システムを導入することによって業務効率化が実現できれば、人件費をはじめとする社内コストの削減につながります。社員管理システムを利用することで増える費用と減る費用のバランスを考慮して、導入するかどうかを検討しましょう。

関連記事：人事管理システムの費用相場

サービス選定までに時間と労力がかかる点も、社員管理システムのデメリットとして挙げられます。社員管理システムと一口に言っても、搭載している機能や料金、サポート内容はサービスごとに違います。数ある社員管理システムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。

導入する社員管理システム選びに迷った方は、ぜひPRONIアイミツをご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った社員管理システムが分かる診断（無料）ができます。

社員管理システムの選び方

数多くの社員管理システムがある中、どのような基準で導入する製品を選べばいいのでしょうか。以下、社員管理システムを選ぶ際のポイントを確認ください。

自社が必要な機能を搭載している社員管理システムを選びましょう。雇用契約から入社に際しての保険に関する手続き、退職手続き、年末調整の手続き、マイナンバーの収集・管理など、人事・労務業務は多種多様です。これらすべてに対応している社員管理システムがある一方で、一部の業務にしか対応していない製品もあります。

自社が効率化したい業務を洗い出したうえで、その業務に対応する機能を搭載している社員管理システムを選ぶのがおすすめです。

「コストを抑えて社員管理システムを導入したい」という場合は、初期費用・月額料金の比較もポイントです。クラウド型の社員管理システムの場合、月額料金の相場は１ユーザーあたり月額300円～400円程。初期費用は無料のケースが多いです。

一方、オンプレミス型の社員管理システムの場合、100万円以上の高額な初期費用が発生することもあり、安いシステムをお探しの企業にはおすすめできません。

操作性や使いやすさは社員管理システムを選ぶうえで非常に重要なポイントです。ユーザーインターフェースが悪く使いにくい製品や、パソコンの操作に不慣れな人では使いこなせないような製品では、業務効率が向上するどころかかえって悪化してしまう可能性もあるでしょう。

無料トライアル期間に、実際に社員に操作性を試してもらい、社員がより使いやすい社員管理システムを導入するのがおすすめです。

社員管理システムは、ほかの業務システムを連携することでより業務効率が向上しますが、「どのシステムと連携可能か」はサービスによって違います。たとえば、自社の給与計算システムや勤怠管理システムと連携可能な社員管理システムであれば、社員情報の管理から労働時間の集計、給与計算までの工程を一元化できます。自社システムと連携可能か、ほかのシステムで作成したデータを取り込めるのか、といった点は業務効率に直結するため、必ず確認しましょう。

はじめて社員管理システムを導入する場合、サポート体制は必ず確認したいポイントです。導入はもちろん、運用まで手厚いサポート体制を敷いている社員管理システムであれば、使っていて分からないことがあったときや不具合が生じたときなど、迅速に対応してもらえます。

株式会社RevCommが2022年11月に実施した調査によると、継続利用しているSaaSの特徴として1番多いのが「操作性がよく使いやすい」（58.5%）で、「導入後のサポートが手厚い」（54.3%）、「カスタマーサクセスの対応や提案が的確」（42.5%）が続いて多いという結果になっています。

出典：株式会社RevComm『SaaS継続・解約理由に関する実態調査』

24時間365日サポートを受け付けているサービスや、電話やメール、チャットなどの多様なサポート方法を用意しているサービスなら、困った際にいつでも頼れるためおすすめです。

社員管理システムの比較表

ここからは、社員管理システムの機能や料金を比較します。自社の予算と照らし合わせながら、おすすめの社員管理システムをご確認ください。

【2025年最新】おすすめの社員管理システム10選

2025年現在、PRONIアイミツがとくにおすすめする社員管理システム10選を紹介します。それぞれの製品の特徴や強みなどを解説していますので、製品選びにぜひお役立てください。

まとめ：社員管理システム選びに迷ったらPRONIアイミツへ

企業の重要な経営資源は、ヒト、モノ、金、情報の4つですが、そのうちのヒトに関する情報を一元的に管理できるのが社員管理システムです。社員管理システムを導入することで、社員のスキルや取得資格、キャリアプラン、モチベーションなどが可視化できるため、より適材適所の配置が可能になります。

「社員の情報がさまざまな場所に点在しており、いざ閲覧しようと思ったときにどこを探せばいいか分からない」といった課題も社員管理システムを導入することで解決できます。

社員管理システムの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った社員管理システム（最大6社）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。