人事管理システム（HCM）の選び方｜おさえるべきポイントを解説

目次
• 人事管理システム（HCM）とは
• 人事管理システム（HCM）の選び方
• 人事管理システム（HCM）導入時におさえておきたいポイント
• おすすめの人事管理システム（HCM）6選
• まとめ：人事管理システム（HCM）の選び方で迷ったらアイミツヘ

人事管理システム（HCM）とは

人事管理システム（HCM）とは、人的資本管理のサポートを目的とするシステムです。人的資本管理とは、文字どおり社員を会社の資本としてとらえた上で採用や評価などを総合的に管理する手法のこと。近年ではクラウド型の人事管理システムが各社から提供されており、人気を集めています。

人事管理システムの主な機能を紹介します。

人事管理システム（HCM）の選び方

人事管理システム（HCM）選びで失敗しないためには、提供形態や機能、サポート体制など自社のニーズに適したシステムを選ぶ必要があります。ここからは、人事管理システムの選び方について解説していきます。

導入目的に合ったものを選ぶ

人事管理システムに限らず、新たにシステムを導入する際に重要なのが「目的に合ったものを選ぶ」ことです。目的に合わない人事管理システムは導入しても十分に活用されず、コストが無駄になってしまう可能性も。

たとえば、社員の情報を効率的に管理したいのなら「人材管理機能」が充実しているシステム、給与計算の負担を軽減したいのなら報酬管理に強いシステムなど、目的に応じて人事管理システムを選ぶことが大切です。導入前に自社の抱える課題を洗い出しておくとよいでしょう。

無理なく継続できる料金のものを選ぶ

人事管理システムを導入する際は、無理なく使い続けられる料金のサービスを選びましょう。人事管理システムの利用料は、社員数に応じて変動する従量課金制が採用されているケースが多く、サービスによっては段階的な従量制となっていることも。中にはベンチャー企業や中小企業向けのプランが用意されているサービスもあります。

なお、人事管理システムの料金を比較する際はトータルコストだけではなく、従業員1人あたりの費用も確認しましょう。

提供形態が自社に合っているものを選ぶ

人事管理システムの提供形態は「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けられます。双方の特徴やメリット、デメリットを理解した上で、自社に適した提供形態を選ぶことが大切です。

クラウド型は提供元が管理・運用するサーバーを使用するシステムで、インターネット環境があれば場所やデバイスを問わず操作が可能です。アップデートも自動で行われる上にサーバー管理も不要ですが、セキュリティ対策は提供元に依存するため、どのような対策を行っているのかを確認する必要があります。

一方、オンプレミス型は自社で用意したサーバーやパソコンへシステムをインストールして使用する形態で、大切な人事関連データを社内で管理できるというのが利点です。しかし、サーバーやネットワークの管理・運営も自社で担うこととなります。

機能に過不足がないものを選ぶ

人事管理システムの導入を通じて目的を達成するためには、必要な機能を過不足なく備えたサービスを選ぶことが大切です。機能が不足している人事管理システムを導入してしまうと、思うように効果が得られないおそれも。反対に必要以上に多機能なシステムを導入しても余計なコストが生まれる可能性があるだけでなく、システムの操作に不慣れな社員が多い場合は社内で混乱を招くかもしれません。

ニーズにぴったりな人事管理システムを見極めるためにも、導入前に必要な機能や優先度の高い機能を洗い出しておきましょう。

セキュリティが万全なものを選ぶ

人事管理システムでは、社員の個人情報をはじめとする機密性の高い情報を扱います。万が一情報が流出してしまった場合には、社内外からの信用を大きく損なうこととなるでしょう。そうした事態を避けるためにも、人事管理システムを導入する際にはセキュリティ対策も含めてサービス選びを進めることが重要です。

たとえば、通信暗号化対応のシステムなら、データ流出が発生したとしても内容の解読はほぼ不可能。アカウントごとに細かに権限設定ができれば、内部からの不正操作リスクの低減にもつながります。

サポート体制が整っているものを選ぶ

サポート体制が整っているか否かも、人事管理システムを選ぶ際のポイントの1つです。人事管理システムは設定が必要な項目も多く、運用開始までには相応の手間が発生します。人事部門の業務効率化・生産性向上を目的にシステムを導入したにもかかわらず、負担が大きくなってしまうこともあるかもしれません。

よりスムーズに導入・運用するためには、提供元によるサポートを活用するのが得策です。しかし、サポート内容や範囲はサービスによって異なるので、事前にどの程度のサポートが提供されてるかを確認しましょう。

誰にとっても使いやすいものを選ぶ

「すべての社員にとって使いやすいシステムであるか」という点も、人事管理システム選びでは重要です。サービスによっては人事部門の社員だけでなく、休暇申請などで全社的に使用することとなるため、操作のわかりづらいシステムを導入すると業務効率の低下を招く可能性があります。

システムの導入が初めての場合や、操作に不慣れな社員が多いという場合には、できる限りシンプルかつ直感的に操作ができるサービスを選ぶのがおすすめです。また、勤務体系や給与体系が多岐にわたる場合は、カスタマイズの可否も確認しておきましょう。無料トライアルで試せる人事管理システムもあるため、本格導入前に操作性や画面の見やすさを体験したい方は必ず確認しておきましょう。

外部システムと連携できるものを選ぶ

人事管理システムの中には、外部システムとの連携が可能なサービスもあります。人事管理システムのデータを勤怠管理などに活用できれば、業務の効率化が可能に。基幹システムと連携させれば、多くの業務の自動化に役立てられます。大幅な業務効率化を目指すのなら、既存システムと連携できる人事管理システムを選ぶのが得策と言えるでしょう。

また、将来的にほかの業務システムの導入を予定している場合は、関連サービス・シリーズサービスのある人事管理システムを選ぶことをおすすめします。

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人事管理システム（HCM）導入時におさえておきたいポイント

ここからは、人事管理システムの導入後のスムーズな運用や社内への浸透を叶えるためのポイントを解説していきます。

事前に従業員の同意を得ておく

人事管理システムの導入にあたっては、社員の同意を得ておくことも重要です。人事管理システムは人事担当者だけではなく、多くの社員が利用することもあります。

システムの導入・運用を成功へ導くためには、社員の協力が不可欠。導入の背景やメリット、扱う個人情報の範囲、システムの必要性などを社員へ説明し、不安や疑問を払拭しながら導入を進めていきましょう。人事管理システムの概要や現状の課題、期待できる具体的な効果を資料にまとめて共有してもいいかもしれません。

運用ルールを設定する

人事管理システムは、社員の個人情報や異動歴、報酬など機密性の高い情報を扱うシステムです。アカウントごとに操作できる項目や閲覧可能なデータを制限するなど、不正な操作が予防できる運用ルールを設定しておく必要があります。運用開始前に、アカウントやデータの取り扱いに関するルールを明確にしておきましょう。

運用ルールが定まっていない状態では、システムを十分に活用できない可能性も。システム運用の担当者を配置するなど、円滑に運用できる体制を整えておきましょう。

具体的な目標を設定する

明確な目的・目標を持たずに人事管理システムを選定・導入すると、選定基準があいまいになるだけでなく、期待していた効果が得られないおそれがあります。時間や手間、費用を無駄にしないためにも、人事管理システムを導入する際は「システムを使用してどのような目標を達成したいのか」「どのような課題を解決したいのか」を明確にすることが大切です。

「人事部の残業時間を50％削減する」「人事評価の期間を40％短縮する」など、具体的な目標を設定すれば、導入すべきサービスもおのずと見えてくるでしょう。

おすすめの人事管理システム（HCM）6選

人事管理システムの導入を検討しているものの、どの製品を導入すべきか迷っている方も多いのではないでしょうか。数ある人事管理システムの中から、おすすめの人事管理システム6選を紹介します。

まとめ：人事管理システム（HCM）の選び方で迷ったらアイミツヘ

この記事では、人事管理システムの選び方や導入時のポイントについて解説してきました。人事管理システムの効果を最大化させるためには、計画的な導入と実態に即したルールの設計が大切です。自社の抱える課題解決にぴったりのシステムを選べば、大きな成果が得られるでしょう。

多くの人事管理システムを比較検討したい方は、「人事管理システム(HCM)の最新ランキング」もぜひご覧ください。 

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