契約書管理ができるおすすめ文書管理システム9選【2022年最新版】

目次
• 契約書管理ができる文書管理システムのメリット
• 2.契約書管理にもおすすめ！文書管理システム9選
• 3.契約書管理における3つの注意点
• 4.まとめ

契約書管理ができる文書管理システムのメリット

契約書管理のために文書管理システムを導入することで、業務は具体的にどう変わるでしょうか。導入のメリットを見てみましょう。

契約書に紐づく関連資料も管理できる

紙媒体の文書で契約書を管理する場合、ファイルを開いて1枚ずつページをめくらなければなりません。必要な文書がすぐに見つからず、契約書の関連資料も探すと時間がかかります。

文書管理システムは、契約書以外の文書も管理できるうえ、関連資料を紐付けて登録する機能も搭載。一元管理することで、保存や検索がスムーズになり大幅に手間を削減できます。大量の資料探しにかかっていた時間を短縮でき、関連性も一目瞭然です。

最新の契約書がすぐに見つけられる

文書管理システムでは、日時や種類ごとに文書を整理できて、最新の契約書などを素早く見つけ出せます。契約書の内容に改定があった場合、紙の書類では改定前と混同する恐れがありますが、電子文書では確実に最新のバージョンを参照できるのもポイント。

いつ変更されたのか履歴を管理できる機能も搭載されているため、契約書の管理には最適。更新履歴まで把握しきれない悩みを解決します。ペーパーレスで迅速な業務を実現したい方におすすめでしょう。

複数システムの導入費用を抑えられる

システム導入を考えていても、複数のシステムを導入するには費用がかかるとお悩みの方も多いかもしれません。文書管理システムは、セキュリティ対策や情報管理、期限通知など機能が豊富。複数の業務をカバーできるため、複数のシステムを導入する手間なく、費用を削減できます。

さらに、クラウドサービスであれば専用のサーバーが必要ないため、導入の費用も減らせます。有効に活用して、導入コストを抑えましょう。

文書管理システム導入を検討中の方は、まず無料の見積もりから始めてはいかがでしょうか。
アイミツSaaSをご利用いただくと、特に人気の文書管理システムの一括見積もりが可能です。文書管理システム選びの時間も大幅に節約できるでしょう。

文書管理システム選びでお困りの方は、お気軽にお問い合わせください。

2.契約書管理にもおすすめ！文書管理システム9選

ここからは、契約書の管理におすすめの文書管理システムをご紹介します。それぞれの特徴も見ていきましょう。

Ofigo契約書管理

出典：株式会社 CIJ https://keiyakushokanri.jp/

Ofigo（オフィーゴ）契約書管理は、神奈川県横浜市にオフィスを構えるCIJが提供しています。契約書の管理・運用に特化している点が最大の特徴。使いやすさを追求したシステムで、これまで人に任せていた管理業務を効率化できます。

企業が抱えている契約書管理の3大課題「情報共有・期限管理・アクセス制御」に注目。一元管理で必要な契約書をすぐ確認できるうえ、原本データの電子ファイルも添付できます。期限管理には、更新漏れをなくす自動メール通知が便利。さらに、重要な契約書で特に配慮が必要とされるアクセス制御も万全。操作権限と閲覧権限どちらも設定できるため、コンプライアンス強化に役立ちます。充実した検索機能や紐付け管理機能も搭載されており、契約書管理のニーズに対応できるシステムです。

システムディ

出典：株式会社システムディ https://www.systemd.co.jp/

システムディは、京都市中京区に本社を構え、さまざまな業務に役立つサービスを提供しています。組織で管理が必要な文書業務に対して、専門分野ごとにシステムを用意。総合文書管理ソリューションの1つとして「契約書作成・管理システム」を提供しています。

取引契約や個人情報守秘義務など、あらゆる契約書の作成をサポート。webシステムの強みを生かして、各支店へ公開する機能やすばやく文書が見つかる検索機能も搭載。作成は条項を自動で付けられるため、ルールを統一できるのも便利です。内容の確認・修正・承認など一連の管理や履歴閲覧のほか、関連資料の登録も可能。キーワードや契約開始日、契約先など複数の情報を検索に反映できます。パッケージ版とクラウド版が用意され、利用料金は要問い合わせです。

SRIクラウドfor契約書管理

出典：株式会社セキュリティリサイクル研究所 https://www.sri-net.co.jp/

SRIクラウド for 契約書管理は、東京都中央区のセキュリティリサイクル研究所が提供するサービスです。創業以来、機密文書管理の専門会社として文書ライフサイクルをサポート。長年培った機密文書管理の知識を活かした最適な提案を行なっています。

社内で利用している台帳を反映できる台帳管理や、契約書ごとの詳細な履歴管理、利用者管理など必要な機能をカバー。契約書を1つの文書として発生から廃棄まですべて管理します。混同しやすい紙媒体と電子データを一元管理し、複数のサービスを組み合わせられるのも魅力でしょう。部署・支店ごとの状況を一目で確認できるほか、情報漏洩対策やコスト削減、業務効率化など多彩な目的に対応。金融機関や医療機関に向けた文書保管にも精通しているため、契約書管理とあわせて依頼したい場合におすすめでしょう。

MAMORU ONE

出典：株式会社日本パープル https://www.mamoru-kun.com/ehokanlp/

MAMORU ONEは、東京都港区に本社を構える日本パープルが提供する文書管理保管サービスです。無料で始められることが強みで、導入事例は業種を問わず多数。データと原本の管理を簡単にでき、文書管理にまつわる課題解決に寄与します。

直観的な操作で、契約書の検索や登録にかかっていた手間を削減。期限が近いものは、通知と一覧で管理漏れを防止します。クラウド上の共有管理や閲覧制限の細かな設定など、拠点間の管理にも役立つでしょう。表記ゆれに対応した検索、さまざまな形式のファイルアップロードや一括更新などの機能も充実。セキュリティ認証機関が推奨するシステム環境に準拠しているため安心です。課題のヒアリングやお試し環境の提供まで、導入検討中の方を手厚くフォローしるのも嬉しいポイントでしょう。

3.契約書管理における3つの注意点

文書管理システムの導入にあたって注意すべき点を解説します。導入をご検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

セキュリティ体制は万全か

機密事項が多いオフィス文書の中でも、契約書は特にデリケートな情報を扱います。セキュリティ万全の文書管理システムかどうか、しっかり確認することをおすすめします。

アクセス権限の設定はじめ、ユーザーのアクセス履歴やファイルのダウンロード履歴を把握できる機能も存在します。不正な持ち出しによる漏洩を防いで、契約書を厳重に管理しましょう。ファイルの種類に応じて柔軟なセキュリティ設定ができると、より安全です。

契約書の期限管理は可能か

契約書管理において、必要不可欠なのが期限の管理です。更新漏れを防ぐために十分な機能が搭載されているか確認しましょう。

期限管理の代表的な機能は、契約書の更新や期限満了の日が近づいた際の自動通知です。他にも、通知を複数回できる機能や、期限を迎えたら自動的に契約更新できる機能も存在します。詳細な期限管理を行える文書管理システムを選んで活用しましょう。

導入前のトライアルは用意されているか

文書管理システムを導入したくても、自社に合うシステムがわからず不安な方も多いでしょう。いきなり申し込んで、仕様が合わなかったなどの事態は避けたいところです。

トライアル版が用意されている文書管理システムなら、事前に使い心地を試すことができます。管理できるユーザー数など制限はあるものの、画面の見やすさや管理のしやすさ、機能面などを無料でチェックできるため安心。導入後の失敗を減らすためにも、トライアルを活用しましょう。

4.まとめ

今回は、契約書管理ができる文書管理システムをご紹介しました。管理や確認が欠かせない契約書関連の業務をスムーズにできるため、導入する企業は年々増加。紙媒体での管理に費やしていた時間が減り、拠点間の連携もしやすくメリットが豊富なシステムでしょう。

システムの選定に迷っている方は、まず「アイミツSaaS」で資料を請求しましょう。ビジネスに役立ち管理コストを省くことができる契約書管理を、ぜひご検討ください。