【2023年最新】電話自動音声案内システムおすすめ13選！費用や選び方を解説【比較表付き】

目次
• 1.自動音声案内システム（IVR機能）とは？
• 2.自動音声案内システムの利用場面・主な機能
• 3.自動音声案内システムを導入するメリット
• 4.自動音声案内システムの選び方
• 5.自動音声案内システムの費用・料金
• 6.【比較】格安の自動音声案内システム（IVR）
• 7.格安の自動音声案内（IVR）システム3選
• 8.【比較】クラウド型の自動音声案内（IVR）システム
• 9.クラウド型の自動音声案内（IVR）システム3選
• 10.営業・マーケティングに活用できる自動音声案内（IVR）システム3選
• 11.スマホと連携できる自動音声案内（IVR）システム2選
• 12.アフターサポートが充実した自動音声案内（IVR）システム2選
• 13.【参考】自動音声案内ガイダンス例文
• 14.CTIシステムの会社選びで失敗しないために

1.自動音声案内システム（IVR機能）とは？

「自動音声案内システム」とは、あらかじめ設定しておいた録音音声を流す機能のことです。また、英語名の「nteractive Voice Response」を略し「IVR」ともよばれております。

主にコールセンターのCTIシステムに搭載されていることが多い機能であり、最近では中小企業で活用する事例も多くなっています。
主な役割は「取次業務の自動化による、コールセンター業務の効率化」です。例えば「お電話ありがとうございます。～は〇番を押してください」という音声でガイダンスを行うことで、従来であれば人の手によって行われていた取次業務も自動化できます。

また、クラウドPBXにも自動音声案内システムを搭載しているものがあります。CTIシステムはシステムと電話を連携させるシステムですが、クラウドPBXはネットワーク回線を使用した電話という違いがあります。クラウドPBXとCTIシステムを連携させることで自動音声案内システムがなどの機能が利用することができます。

さらに詳しくクラウドPBXについて知りたい方はこちら

さらに詳しくIVR機能について知りたい方はこちら

2.自動音声案内システムの利用場面・主な機能

次に、自動音声案内システムの利用場面や主な機能を紹介します。

2-1.最適な担当者への接続

顧客の問い合わせ内容によって、必要な知識を持った担当者は異なります。自動音声案内システムは、発信者の問い合わせ内容に応じた番号をプッシュしてもらうことで、問い合わせ内容を把握し、担当者に電話をつなげることができるのです。

専属以外、必要な知識・スキルを備えていない担当者にはつながらないようになりますので、いわゆる「たらいまわし」を避けることができます。

2-2.有人対応・無人対応の振分

顧客からの問い合わせ内容の中には、自動音声だけで対応できる内容もあります。担当者につなげずに自動音声だけで対応することで、担当者は別の「人の手で対応しなければならない問い合わせ」に時間を割くことができます。

また新人担当者が多い企業にとっては、無人対応の活用により誤答率を下げられるというメリットもあります。

2-3.営業時間外の問い合わせへの対応

自動音声案内システムを活用することで、営業時間外でも顧客からの問い合わせに対して応答できるというメリットがあります。

これは前述の「自動音声だけで対応できる内容」に限られますが、録音した定型文だけで対応できる内容であれば、担当者が退社した後の時間帯でも顧客からの問い合わせに対応できます。人の手が必要な問い合わせに対しては営業時間外であること・翌営業日の問い合わせを案内することが可能です。

2-4.折り返し電話予約

自動音声案内システムを活用することで、対応できない時間帯を指定した折り返しの電話予約システムを導入できます。

顧客から問い合わせがあるタイミングによっては、担当者の手が空かない場合があり、対応まで待たせることになります。そこで自動音声応答機能を活用し、指定の時間を待たせてしまった顧客に対して、担当者が折り返し電話する案内に切り替え、希望した顧客には後ほど担当者から顧客に電話をかけるという仕組みを構築できるのです。

2-5.スマホと固定電話の連携

自動音声案内システムは、従業員の使用しているスマートフォンやオフィスの固定電話を連携させたい場合にも活用できます。

自動音声案内システムが利用可能なPBXやCTIを導入すると、自社に着信があった際にまずは自動音声で案内し、その後担当者のスマートフォンに直接つなげられます。取次の手間を削減できるのはもちろん、外出中や在宅勤務時でも担当者がすぐ対応できる点は大きなメリットでしょう。

3.自動音声案内システムを導入するメリット

自動音声案内システムを活用することでできることについてわかったところで、それがどのようなメリットをもたらすのかについて解説します。

3-1.業務効率の改善

自動音声案内システムを活用することで、今まで人の手によって行われていた取次業務や応対を、録音しておいた音声による案内で自動化することができます。しかも、顧客がプッシュ番号を間違えない限り最適な担当者に常につながるため、企業側のミスによる手間の増加を防ぎます。

企業の担当者が手掛けなければならない仕事量が減るので、業務の効率化を進めることができるのです。

3-2.コスト・人件費の削減

自動音声案内システムの導入によって、これまでに電話応対に割かなければならなかった人件費をカットできるのは大きなメリットです。

担当ごとの電話番号をわざわざ伝える必要がなくなるため、電話応対の人員を削減できます。また、クラウド型のCTIシステムやPBXを利用する場合には、管理画面から気軽に設定の変更が可能なので、メンテナンスのコストもかかりません。

3-3.顧客満足度の向上

人の手による案内は、時間がかかり、時には間違えてしまうこともあるでしょう。自動音声案内システムを導入することで担当者への接続を効率よく短時間で実現でき、しかも最適な担当者に常につなげることができるのでたらいまわしのリスクを減らせます。問い合わせに関する返答を的確に得られるため、顧客の満足度が向上するでしょう。

3-4.マーケティングへの応用

マーケティングの担当者は、自動音声案内システムによって対応した数多くの顧客の情報を収集し、それを分析できます。未導入の場合と比較してさばける顧客数が多いため、より多くの顧客データを収集しマーケティングに活かすことが可能です。

3-5.オペレーターの離職率の改善

自動音声案内システムを導入することで、オペレーターの負担は改善されます。また、対応しきれない問い合わせは別のオペレーターに振り分けられるため、問い合わせに対して十分に対応できないという心理的なプレッシャーを感じることもありません。

こうしたストレスの原因を取り除くことによってオペレーター業務が嫌になるリスクを減らし、離職率を改善することができるのです。

3-6.電話番号の管理・周知がしやすくなる

自動音声案内を通じてそれぞれの担当者や部署などに電話をつなげられるため、わざわざ部署ごとに電話番号を用意しておく必要がありません。自動音声案内へとつながる1つの電話番号さえあれば柔軟に各所へ取次できるため、管理や周知の手間が省けるでしょう。

4.自動音声案内システムの選び方

次に、自動音声案内システムを導入するにあたってシステムの選び方について解説します。

4-1.利用目的に適した機能の有無

一口に自動音声案内システムを導入するといっても、導入するPBXやCTIごとに付随する機能は異なります。録音機能や分析機能など、付随することで利便性を高められる機能は数多く存在しますが、そもそも付随機能を必要としない場合もあるでしょう。

機能性が高いほど料金も高くなる傾向にありますので、自社の業務に必要な機能を備えており、不要な機能ばかり付随していないことは確認して選定しましょう。

4-2.導入形態（設備導入型・クラウド型）

  自動音声案内システムを導入するにあたっては、導入形態として「設備導入型」と「クラウド型」の2種類があります。

設備導入型は初期費用が高額になり、導入完了までに時間がかかる可能性が高いですが、長期的な理由を想定するのであれば最終的に割安になる可能性が高くなります。クラウド型は初期費用と導入完了までの期間の面でメリットがありますが、長期的なコストについて考慮しなければなりません。  

4-3.導入までにかかる期間

先ほども触れていますが、自動音声案内システムを導入するためには準備期間が必要です。

導入形態やシステムごとに導入期間が異なり、すぐに導入できる場合もあれば時間がかかる場合もあります。業務の関係で急遽コールセンターを立ち上げなければならない場合には、すぐに導入できるシステムを優先的に選択することをおすすめします。

4-4.同時通話数

自動音声案内システムは、システムごとに同時に受けられる着信数が異なります。通話数が多いほど料金面でデメリットが発生する可能性がありますが、着信の取りこぼしを減らすことができます。

例えばテレビコマーシャル等で短期的に着信が集中するケースが多い場合、同時通話数が多いほどメリットが大きくなります。自社の業務スタイルに合わせて同時通話数について注目しましょう。

4-5.無料トライアルの有無

  本格的に利用を始める前に、無料トライアルや無料デモを利用できるのかどうかをきちんと確認しましょう。

いざ導入してみると使いづらく、結局業務効率化につながらなかった、という失敗パターンは少なくありません。事前にトライアルで使用方法を試し、現場の誰にとっても使いやすいかどうかを確かめておく必要があります。  

5.自動音声案内システムの費用・料金

  自動音声案内システムの導入に際してもっとも気になるのは費用ではないでしょうか。ここからは自動音声案内システムの利用料金の相場を解説します。

システム導入時には、初期費用と月額利用料金の2つが発生します。初期費用は3万〜30万円と価格帯が広く、導入形態や利用規模によって左右されます。なかには無料で導入できるCTIシステムやIVRもあるようです。月額利用料金に関しても数千円〜数万円と幅広いですが、3,000円ほどから利用できるシステムも少なくありません。

また、オプションでどこまで機能を追加するのかによっても費用は大きく異なります。自社の電話業務にどういった機能が必要なのかを洗い出した上で比較・検討すると、費用対効果の高いシステムを導入できるでしょう。

6.【比較】格安の自動音声案内システム（IVR）

ここからおすすめの自動音声案内システムを紹介します、まずは、格安で利用可能なシステムからです。ご紹介する格安の自動音声案内システムを料金や代表的な項目で絞り込んで比較表にまとめてみました。

より詳しい比較表はこちらからご確認いただけます。
サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、自動音声案内システム選びの参考にしてください。

7.格安の自動音声案内（IVR）システム3選

格安な自動音声案内システムをご紹介しました。

先述の通り、自動音声案内システムには、クラウド型と設備導入型の2種類が存在します。
それぞれの特徴から考えて、初期費用を抑えたい方におすすめなのはクラウド型ですが、席数や稼働時間によってはパッケージ型よりも費用が膨らんでしまう場合もあります。自社の場合はどちらがコストパフォーマンスに優れているのかを考慮し、最適なシステムを導入しましょう。

アイミツSaaSでは、自分にあったCTIシステム選びに関するご相談を受け付けています。利用料金は無料ですので、こちらからお問い合わせください。

8.【比較】クラウド型の自動音声案内（IVR）システム

次に、クラウド型の自動音声案内システムを紹介します。ご紹介するクラウド型の自動音声案内システムを料金や代表的な項目で絞り込んで比較表にまとめてみました。

より詳しい比較表はこちらからご確認いただけます。
サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、自動音声案内システム選びの参考にしてください。

9.クラウド型の自動音声案内（IVR）システム3選

クラウド型の自動音声案内システムを紹介しました。

・とにかく初期費用を抑えたい
・導入までの時間は短いほうがいい
・基本的な機能のみで問題ない

といった会社であれば、設備導入型ではなくクラウド型がマッチしていると言えるでしょう。あとになって「あの機能がついていれば……」という後悔のないよう、さまざまな会社のCTIを比較するといいかもしれません。

しかし実際に自動音声案内システムを選定するのは大変かと思います。
そこでアイミツSaaSでは、自分にあったシステム選びに関するご相談を受け付けています。
利用料金は無料ですので、以下の「まずは相談する(無料)」からお問い合わせください。

10.営業・マーケティングに活用できる自動音声案内（IVR）システム3選

  ここからは、営業やマーケティングにも活用できる自動音声案内システムを紹介します。営業のサポートやフォローコールなどに自動音声案内を活用したいという場合は、以下のシステムをチェックしてみましょう。  

11.スマホと連携できる自動音声案内（IVR）システム2選

  ここからは、スマートフォンと連携できる自動音声案内機システムを紹介します。スマートフォンの内線化も行いたい場合は以下のシステムをチェックしてみましょう。

12.アフターサポートが充実した自動音声案内（IVR）システム2選

次に、アフターサポートが充実している自動音声案内システム紹介します。

13.【参考】自動音声案内ガイダンス例文

ここからは、自動音声案内ガイダンスを作成する際に参考になる例文を紹介していきます。オペレーターへの振り分けに自動音声案内を使用したい場合と、営業時間外のアナウンスに自動音声案内ガイダンスを使用したい場合の2パターンを紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

13-1.オペレーターへの振り分け

  オペレーターへの振り分けの際には、以下のようなガイダンスを登録しておくといいでしょう。

例文：お電話ありがとうございます。こちらは◯◯社カスタマーサポートセンターでございます。以下で紹介する番号から、ご用件に沿った該当番号を選び押してください。システムの操作方法に関するお問い合わせは1、料金に関するお問い合わせは2、それ以外のお問い合わせに関しては3を押してください。

上記の例文のように、いくつかの選択肢を用意しておき、それぞれのお問い合わせ内容を担当しているオペレーターへとスムーズにつなげるようにコールセンターを構築しておきましょう。ガイダンス内容を作成する際には、大分類に始まり中分類を経て目的としている問い合わせ内容にリーチすることにより、最大限オペレーターの業務負担を低減できます。

13-2.営業時間外

  営業時間外のアナウンスの例文は以下の通りです。

例文：お電話ありがとうございます。◯◯社カスタマーサポートセンターでございます。大変申し訳ございませんが、ただ今の時間は営業時間外でございます。カスタマーサポートセンターの営業時間は、平日8時から17時までとなっておりますので、誠に恐れ入りますが営業時間内に再度お掛け直しくださいますようお願いいたします。この度は、お電話をいただきましてありがとうございました。

いつなら営業しているのかを端的に説明し、電話をかけていただいたことへの感謝を丁寧に伝えましょう。

14.CTIシステムの会社選びで失敗しないために

「顧客満足度を上げるために、コールセンターを設置したい」という方にとって非常に心強いシステムが、CTI（Computer Telephony Integration）です。

CTIシステムとは、コンピュータと電話機能を統合したシステムのことを指します。電話番号をもとに顧客情報を検索できるポップアップ機能や、CRM（顧客管理システム）との連携、掛け間違いを予防する予測発信機能などが搭載されており、今ではコールセンターにおけるマストシステムです。また、自動音声応答システムが搭載されていれば、取次ぎ業務を削減することができるだけでなく、人件費の削減にもつながるでしょう。

CTIシステムを導入することには、

・ポップアップ機能による人的ミスの軽減
・対応時間の短縮
・録音機能によるトラブル防止

といった顧客満足度の向上につながるさまざまなメリットがありますが、気をつけておきたいのが業者選びです。CTIシステムを販売している業者は数多く、なかには保守費用が非常に高いところもあれば、一方でアフターフォロー体制が全く整っていないところもあります。ランニングコストがかさむことはできれば避けたいですし、システムトラブルは素人には直せません。その価格は適正なのか、トラブルの際にスムーズに対応してくれるのかという点をチェックしながら、業者を選ぶといいでしょう。

また、「たくさんの機能が搭載されていて、とても便利そうだ」とすぐに飛びつくのも危険です。多くの機能で充実していても、自社のオペレーションに必要でなければ、無駄な費用が膨らむだけとなります。「どの機能が必要でどの機能はいらないのか」といった点を考慮し、最適なシステムを導入しましょう。

アイミツSaaSでは、自分にあったCTIシステム選びに関するご相談を受け付けています。
利用料金は無料ですので、以下の「まずは相談する(無料)」からお問い合わせください。