給与計算ソフト

作成日:2021-07-08 11:02:23 更新日:2021-07-20 19:21:41

給与計算システムのメリット・デメリットまとめ【2021年最新版】

このページでは給与計算システムのメリット・デメリットについて詳しく解説します。また導入した企業の成功事例の紹介、導入の際に事前に確認すべきポイントなども紹介します。

給与計算システムのメリット・デメリットまとめ【2021年最新版】

現在、多くの企業で活用されている給与計算システム。導入すると煩雑な給与計算の手間を大幅に削減できるため、毎月の給与計算や経理業務の効率化を目指す方にはおすすめです。

しかし、給与計算システムの導入はメリットばかりではなく、いくつかの注意点があります。いざ導入してから「こんなはずではなかった」とならないよう、事前に給与計算システムの特徴を捉えておくことが肝心です。

本記事では、これから給与計算システムの導入をお考えの方に向けて、給与計算システムのメリット・デメリットに加え、導入企業の成功事例や導入時の注意点について詳しく解説していきます。ぜひ給与計算システム選びの参考にしてください。

給与計算システムのメリットとは

毎月の給与計算は非常に手間のかかる作業です。給与計算以外にも、賞与、社会保険料や税金、年末調整などさまざまあります。給与計算に関する作業はミスが許されないため、従業員を多く抱えている会社では毎月に給与計算に多くの時間を割いていることでしょう。

給与計算システムはそうした給与計算の課題を解決するためのツールです。

給与計算システムには給与計算機能、給与明細発行、web振り込み機能のほか、法改正対応、マルチデバイス対応、外部連携などさまざまな機能が搭載されています。

導入後は経理業務効率は飛躍的に向上すること請け合いですが、具体的にどのようなメリットがあるのか、8つに分けて紹介していきます。

給与計算を効率化

給与計算システムを導入すると、第一に給与計算業務の効率化を図れます。

給与計算システムには給与計算機能があり、毎月の給与計算業務をほぼ自動化できます。給与・賞与計算以外に社会保険更新、年末調整、給与明細書発行などの機能もあるため、給与計算に関わる業務をトータルで効率化できるでしょう。

また、正社員や派遣社員、パート・アルバイトなど多様な雇用形態、一般社員と残業代の扱いが異なる管理職といった役職などに対応している製品も多くあります。複雑な雇用形態、役職別の給与計算業務を負担に感じている方には特におすすめです。

法改正に対応

給与計算システムは法改正にも対応しています。クラウド型はベンダー側でアップデートを行っており、税制改正による源泉所得税率の変更や、健康保険・厚生年金の保険料率の変更などにも自動対応しています。頻繁に行われる法改正をチェックするのは大変な作業で、対応が漏れた場合には計算ミスが発生するため、法改正に対応している給与計算システムは重宝します。また、リアルタイムで法改正に対応できるようになればコンプライアンスの徹底に役立つでしょう。

属人化の解消

給与計算業務は経理の専門知識が必要ですが、給与計算システムを導入すれば計算をほぼ自動化できるため業務の属人化を解消でき、標準化が可能です。

かつ給与計算作業を効率化できれば社内リソースを他の業務に充てられるため、全体として生産性の向上を目指せるでしょう。

システム導入は入力ミスの予防にも効果を発揮します。計算業務を自動化することにより給与明細や帳票出力をテンプレ化できるため、人的ミスを解消できるという点も大きなメリットを生み出します。

また、属人化の解消を達成することによって社内にノウハウの蓄積もできます。

コスト削減

給与計算システムの導入はコスト削減にも一役買います。

タイムカードの集計から給与計算まで手作業で行っている場合は、毎月の計算業務だけでも膨大な量になります。担当者が何日もかけて集計を行う光景も珍しくありません。しかし、給与計算システムを導入すれば勤怠情報と紐づけて労働時間も自動計算されるため、面倒な集計作業から解放されます。業務効率化によるコスト削減、またタイムカードや給与明細の廃止などペーパーレスの推進も実現できるでしょう。

社内リソースを見直せる

給与計算システムを導入すると社内リソースの見直しにも役立ちます。

給与計算システムを使えば給与計算にかかる作業の大半は自動化できるため、これまで計算作業に費やしていた時間は他の業務に充てられます。

複雑な法制度への知見が必要な業務を除けば、担当者のリソースを見直すことが可能になるため、余剰人員を重要なコア業務へ配置転換できるでしょう。

各種システムと連携できる

給与計算システムは各種システムと連携できる点もメリットです。

給与計算システムを提供しているベンダーではシリーズ製品として勤怠管理システムや人事管理システムなどもリリースしており、同時に利用することでバックオフィス業務をトータルで効率化できます。また既存のシステムと連携できるシステムもあります。

勤怠管理システムや人事管理システムと連携できれば、タイムカードのデータや交通費などの経費データを自動で紐づけられるため、給与を含めた経費精算の負担を大幅に軽減できるでしょう。

マルチデバイス対応

クラウド型の給与計算システムはマルチデバイス対応ですので、インターネット環境があればどこでも利用可能です。スマホやタブレットからもアクセス可能で、外出先からも作業ができます。スキマ時間を活用して各種申請ができるのは大変便利です。

端末を選ばないためテレワークにも対応でき、多様な働き方を目指す企業にはおすすめです。

セキュリティの強化

給与計算システムを導入すればセキュリティの強化にも役立ちます。

クラウドシステムはインターネット上のサーバーにデータを保存するためセキュリティ面を危惧する方も多いかもしれませんが、多くのベンダーは十分なセキュリティ対策を行っています。外部攻撃に対して幾重もの防御をしているものは、情報漏洩のリスクは低いです。

また、クラウド上のサーバにデータを保存することでバックアップ対策にもなります。紛失リスクのある紙で保管をするよりも安全です。

給与計算システムのデメリット

給与計算システムには多くのメリットがあることがお分かりいただけたと思います。しかし、給与計算システムの導入にはデメリットもあるため、相性を考えて導入することが大切です。給与計算システム導入に伴うデメリットは、どのようなことがあるのでしょうか?4つに分けて解説していきます。

完全には自動化できない

給与計算システムを導入しても、業務を完全自動化するのは困難です。給与計算システムには給与計算作業に関わる機能が豊富に搭載されており、計算から明細発行、振り込みに至るまで多くの部分を自動化できます。しかし、必ずしも自社仕様にカスタマイズできるものばかりではありません。利用中にイレギュラーな対応を要することもあります。また、システムに不具合がでることもあり、そのときに少なくとも担当者は必要です。特に法制度への知見がある、経費精算のノウハウを持っている社員は必要になります。

コストの発生

給与計算システムに限らず、新しいシステムの導入には必ずコストが発生します。給与計算システムの導入形態には大きく分けてオンプレミス型とクラウド型がありますが、オンプレミスでは初期費用、クラウドでは月額料金が発生します。初期費用が高額でもランニングコストを抑えるにはオンプレミス、初期費用を抑えたい場合にはクラウドがベストです。

いずれにしても全く費用をかけないで給与計算システムを導入することは不可能です。また、従業員の多い会社が従量課金制のシステムを導入するなど自社に合わないシステムを導入してしまうと、費用対効果がマイナスになってしまう可能性もあるのでその点も注意が必要でしょう。

オンプレミス:定期の更新が必要

オンプレミス型の給与計算システムを導入した場合、システムは自社構築することになるので、自社仕様にカスタマイズが可能です。しかし、法改正への対応やバックアップのために定期的なアップデートが必要で、その作業は全て自前で行わなければなりません。また、保守・運用についても全て自社対応になるので、社内にリソースがないと導入は困難です。費用面に併せてシステム運用の対応力を必要とするため、導入ハードルが高い点はデメリットと言えるでしょう。

クラウド:カスタマイズが難しい

クラウド型の給与計算システムを導入した場合、クラウド型はベンダー側がシステムを提供するため、オンプレミスと比べてカスタマイズが難しい点があげられます。完全自社仕様のシステムをご希望の方には不向きです。

また、保守・運用についてもベンダーにお任せとなりますが、サポート体制が脆弱な場合は期待通りのサポートを受けられない可能性もあります。

ここまで、給与計算システムのメリットとデメリットについて解説をしてきました。

どんなに評判の良い給与計算システムでも一長一短はありますので、給与計算システムのメリットを得るには自社に合う給与計算システムの見極めが大切です。

次は実際に導入した企業の成功事例をご紹介していきます。

給与計算システム導入の成功事例

ここからは、給与計算システムの導入事例をご紹介します。実際に給与計算システムを導入した会社ではどのような効果があったのか、3社の成功事例を見ていきましょう。

「クラウド会計」を導入した浜崎海運株式会社の成功事例

マネーフォワードの「クラウド会計」を導入した浜崎海運株式会社(株式会社マネーフォワードの導入事例ページ https://biz.moneyforward.com/case/moneyforward-cloud/01033/ 参照)は、給与計算システムの導入により、経理の属人化の解消とペーパレス化に成功しました。

給与計算システム導入以前はPCにインストールするタイプの会計ソフトを使っており、一部の社員のみが利用できる状況でした。経営データの閲覧も限られた社員しかできず、情報の共有が難しいという課題を抱えていました。経理作業も属人化しており、ナレッジの共有ができない状況にあったのです。

社内の情報格差をなくし、ナレッジやノウハウを共有するには新しいシステムが必要であるという結論になり、給与計算システムと会計システムの両方を導入しました。

システム導入後は経理部門のペーパレス化が進み、クラウド上で情報共有ができるようになり業務の属人化が解消されました。

「フリーウェイ給与計算」を導入した有限会社竹隆庵岡埜の成功事例

給与計算システム「フリーウェイ給与計算」の導入により、給与計算にかかる時間が4分の1になった有限会社竹隆庵岡埜(株式会社フリーウェイジャパンの導入事例ページ https://freeway-kyuuyo.net/case/view/620 参照)の事例をご紹介します。

給与計算システムを導入する前は別の会社の給与計算ソフトを使っていましたが、ソフトの提供会社と連絡がとれなくなり所得税や社会保険の法令改正対応を自社でやっていたのです。ほどなくして、所得税や社会保険の法令改正が頻繁に行われるようになり、自社対応に限界を感じ新しい給与計算システムの導入を検討しました。

導入した製品は使いやすさと費用対効果の高さが決め手となりました。またクラウド型の製品を導入したため、アップデートは自動で行われます。バージョンアップの手間が省ける点も魅力でした。

システム導入後はこれまで6時間かかっていた給与計算が1時間半で終了するほど効率化しました。また、給与台帳、算定基礎賃金の届け出なども作成できるので、給与関連の書類を作る時間がほぼゼロになったのです。作業時間の大幅短縮により業務効率化の達成できました。また気持ちの面でもとても楽になりました。

「ジョブカン」を導入した宝塚商工会議所の成功事例

給与計算や勤怠管理、労務管理、経費精算など幅広いシリーズ製品を展開する「ジョブカン」を導入し、勤怠管理と給与計算の連携に成功した宝塚商工会議所(株式会社 Donutsの導入事例ページ https://jobcan.ne.jp/cases/6796/ 参照)の事例をご紹介します。

以前は出勤簿や年次有給休暇取得届などの各種届を全て紙文書で作成しており、内容の確認や有給取得状況など確認に手間取っていました。また、不備があれば口頭で伝え、再提出を促すのにも工数がかかり、効率的とは言えない状況が続いていたのです。

そうした状況を改善すべく給与計算システムと連携可能な「ジョブカン勤怠管理」を導入しました。勤怠管理システムの導入により勤怠データは自動取得可能になり、2つのシステムを同時利用することで勤怠管理データを給与システムに直接流し込めるようになったのです。

システム導入後は出勤簿集計、不備修正の工数が大幅に減りました。また、給与は勤怠データを基に自動計算されるので給与計算業務に手間がかかることもなくなりました。クラウドシステムのため、外出先からもアクセス可能であること活かし、テレワークでも大いに活用しています。

給与計算システムの導入前に確認すべきポイント

給与計算システムを導入したことで、多くの企業が業務効率化に成功しています。しかし、どのシステムでも良いと言う訳ではなく、自社に最適の製品を選ぶことが肝心です。

最後に、給与計算システムの導入前に確認すべきポイントについて解説をします。

機能・規模の明確化

給与計算システムを選ぶときは自社で必要な機能・規模について明らかにする必要があります。

機能・規模についてのニーズが曖昧なまま製品選びに入ると、必要のない機能を持つ製品を選んだり、逆に必要な機能を持つ製品を見抜けないなど何かと支障をきたします。

システム化したい業務範囲や、どの雇用形態の給与計算を対象とするのかを具体化するなど機能や規模を明確にした上で選ぶと、大きな失敗を避けられるでしょう。

社内の業務プロセスも見直す

給与計算システム導入の際は、社内の業務プロセスも見直すことも大切です。給与計算だけでなく周辺業務についても改めて見直すと、どのような給与システムが必要かがクリアになります。給与計算システムを導入するタイミングは、従来までの経費精算業務や社内リソースの割り当てなどを見直す絶好の機会なので、ぜひ有効に活用してください。

他システムとの連携

給与計算システムを導入する際は、他システムとの連携も確認が必要です。

給与計算システムの多くは勤怠管理システムや会計ソフト、人事管理システムとの連携が可能です。既存システムとの連携ができれば今あるデータをそのまま活用できます。
既存システムとの連携ができない給与計算システムは、データ入力業務が発生してしまうため避けた方が良いでしょう。勤怠や給与を紙ベースで管理している場合は、勤怠管理や人事管理などシリーズで提供されている製品を導入すれば情報を一元管理できます。

サポート体制の確認

給与計算システムの導入の際はサポート体制の確認は必須です。

クラウド型の場合はベンダーがシステムを提供しているため、基本的にサポート体制はありますが、電話、メールなどベンダーによって対応が異なるので、内容をしっかり確認しておきましょう。サポート体制についてはレスポンスの早さ、正確さなどトライアルなどを通じて実際に確認しておくと確実です。サポート体制を確認しないまま本格導入をすると後が大変ですので、事前にしっかり確認しておきましょう。

セキュリティ対策

給与計算システムはセキュリティ対策のチェックもしておきましょう。

給与計算システムで取り扱うデータは機密情報です。個人情報が外部流出をした場合は大きな損害が発生するので、情報漏洩は絶対に避けなければなりません。特にクラウドサービスの場合、インターネット上のサーバーにデータを保存するため外部攻撃にさらされる可能性はあります。それだけにセキュリティの信頼性は重要で、どのようなセキュリティ体制を構築しているのかよく確認しましょう。分からないときはベンダーに問い合わせするのもおすすめです。

アウトソーシングの検討も

給与計算システムの導入をしても業務効率が達成できない、また、自社にマッチするシステムがない……という場合はアウトソーシングの検討も必要です。

給与計算システムを導入しても完全自動化という訳にはいきません。給与計算システムの適切な運用をするには法令改正や経理の知識を持った社員は必要です。適切な人材確保が難しい場合は必ずしもシステム導入が良いとは言えません。また、限られた時期のみ給与計算を効率化したいという場合は、恒常的に給与計算システムを導入するのは費用対効果という点で無駄があります。こうした状況では、アウトソーシングした方が却って費用を抑えられるので、システム導入ありきで進めるのではなく、ゼロベースから検討することも大切です。

給与計算システムの導入で業務効率化を目指そう

給与計算システムのメリット・デメリット、導入企業の成功事例や導入時の注意点について解説してきました。

給与計算システムには多くのメリットがあり、導入後は給与計算を劇的に効率化できるでしょう。また、クラウド型なら法令改正も自動でアップデートされます。多くの製品は外部システムとの連携ができるため、社内の既存システムとのデータ共有も可能です。

しかし、給与計算システムにはいくつかのデメリットもあります。失敗を避けるためにも導入の際には機能や規模の確認、サポート体制の有無、セキュリティ体制のチェックなどはしっかり行うようにしてください。

そして、自社に相性の良い給与計算システムを見つけるためには比較が大切です。どのような製品があるのか興味のある方はこちらの記事を参考にしてください。


アイミツ

著者 | アイミツSaaS編集部

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作成日:2021-07-08 11:22:14 更新日:2021-07-08 11:45:13