【例文あり】技術職向け人事評価シートの書き方とは？

目次
• 人事評価シートの作り方のポイント
• 【例文】技術職向け人事評価シートに設定する項目
• 人事評価を行う目的を理解しよう
• 人事評価を行う上で意識すべきポイント
• 人事評価では「上司のマネジメント能力」も評価される
• 効率的な人事評価には「人事評価システム」の活用がおすすめ
• まとめ：人事評価の機会を最大限活用してメリットを享受しよう

人事評価シートの作り方のポイント

まず人事評価シートを作る上で重要となるのは次のポイントです。

人事評価シートは客観的かつ公平に行うため、できる限り数値化できる基準を用いてください。数値を使わない評価を行ってしまうと、「よく動いていた」などあいまいな文言になってしまい、評価結果に説得力が生まれません。

よく数値化できる基準として用いられているのは業績で、評価する側、される側のどちらからみても透明性が高く信頼できる指標として用いられています。例えば業績を指標にするのであれば「売り上げ目標が○○円で、それに対し○○円売り上げた」など具体的な内容を明記してください。対象期間は企業によっても異なりますが、基本的には1年や半年間の数値で見ることが多くなっています。

とはいえ、技術職は営業のような個人業績が明確にあるわけではないため数値化できないものも多くあります。また配属先が偶然数値の成果を出しやすい部署だった場合は、本人の能力以上に高い成績を出すことも可能であることから、数値化だけでの評価には危険性もあります。

そのため数値化と組み合わせて、そこに至るまでの過程を評価することが大切。過程の評価には「評価基準」を利用し、例えば「既存製品の軽量化を行うにはどのような職務行動が必要か」を具体的に書き記したものを評価シートにセットします。これにより、数値化した評価がどれほどの難易度や業務量で達成できるものであるかが客観的に分かるため、正確な評価が下せるようになります。

過程を評価する方法としては、そのほかにも達成すべき目標を基準とした考え方もあります。この方法では従業員が自ら自分が期待されている役割を考え、達成できる目標を設定します。しかし特に新入社員などであれば、従業員本人が自分に何を期待されているかが分からず、目標を設定できないこともあります。その場合は上司と相談を行い、会社が直接目標を決めてしまうことも可能です。

目標設定後は当該の期間が過ぎたあとに達成状況をとりまとめて評価してください。このときも「業務効率を〇%向上させるという目標に対し〇%まで達成できた」など、具体的な数字を盛り込むとより客観的な評価が行えます。

【例文】技術職向け人事評価シートに設定する項目

次に技術職向け人事評価シートを作成する場合、実際にどのような文章を記載すべきか、例文を交えながら紹介します。技術職に求められるのはいかに技術的貢献ができたかであるため、品質の向上や業務の効率化について具体的に記載しましょう。

【例文1】
顧客から製品不良によるクレームが増加したことを受けて製造ラインの確認をしたところ、不良品の検出率が10%増加していることが判明。製造ラインの工程を改めて見直したところ、機械の一部が劣化したことで不良品が発生しやすくなっていた。そこで機械の部品交換を行い、不良品の検出率を去年の水準に戻し、最終チェックを追加することでクレームの発生率10%下げることに成功した。

【例文2】
新製品の製造テストを行ったところ、人件費が既存製品と比べ30%も高いことが判明した。そこで製造の一部に自動化できるシステムを導入。結果人件費をテスト時から40％削減した。またこのシステムを既存製品にも応用し、生産ライン全体で人件費を10%削減できた。

【例文】
ISO9001取得に向け、品質マネジメントシステムの構築を担当。旧マニュアルや自社の基準、ルールの確認と見直しを行いISO9001の規格に沿った新しいマニュアルを、○○会社（外部サポート）の担当者と何度も打ち合わせを重ねながら作成した。また作成したマニュアルを現場に落とし込むため、製造ラインをPDCAサイクルで回しながら3度修正を行った。結果として製造ラインのマニュアルや実際の運用は審査員からISOの要求事項を満たしていると判断され、ISO9001取得の一助となった。外部の会社からのサポートがあったものの、これらの膨大な工程を達成できた功績は高く評価したい。

【例文1】
今期の目標として、開発中の電子機器の60g軽量化と300円のコストカットを掲げた。結果として目標は達成できなかったものの現在20gの軽量化と100円のコストカットに成功したことは評価に値する。また現在も軽量化とコストカットには意欲的に取り組んでおり、来期では今期以上の軽量化とコストカットを目指していく。

【例文2】
月の残業時間を5時間削減することを、今期の目標とした。自身の業務内容を見直した結果、Excelマクロによって自動化できる作業を発見。即座にマクロを組んで導入し、業務の効率化を図ったところ、月の残業時間を平均7時間削減することに成功した。

人事評価を行う目的を理解しよう

人事評価を行う目的としては、以下の3つが挙げられます。

まず人事評価は従業員の昇給や昇進を適切に進めていくために必要なものです。上司による主観的な考えや相性、業務の違いなどで起こる不均衡さを減らし、公平な評価基準で従業員の待遇が決められます。

また客観的で具体的な判断基準があれば、従業員自身もどのような方向性で働いていけばいいかが判断できます。つまり目標を定めやすくなるため従業員のモチベーションを上げた状態での働きに期待できるということです。さらに、評価基準はそのまま企業としての方向性や企業像にも繋がっていくため企業風土が円滑に形成できるでしょう。

人事評価を行う上で意識すべきポイント

次に実際に人事評価を行う上で意識すべきポイントを紹介します。項目の設定と基本的な考え方は同じですが、より従業員に寄り添った評価を行います。では詳しく見ていきましょう。

項目の設定でも紹介したように、人事評価を行う上で最も大切なのは客観的な目線と公平な評価です。高評価をつけたとしても、主観的で具体性に欠ける内容であれば、評価に対する説得力は生まれません。

「私がこう思ったのでこう評価した」と記述するのではなく、「周囲にこれだけの影響を与えたのでこう評価した」と事実に基づく評価を行うことが大切です。その際周囲への影響を客観的な事実として明確に提示できるのが数値化であり、パーセンテージや金額などを引き合いに出すことで評価に説得力が生まれます。もし数値化が難しいのであれば「プロジェクトの進行を〇%まで到達できた」など、達成率を数値として表すといいでしょう。

目標を設定する場合達成できていないのであれば、フィードバックを行います。このとき部下がフィードバックに納得できるよう行動事実に基づいた根拠のあるものになるよう注意してください。

例えば、「製造ラインの改善で製造効率を10%向上させる」という目標が達成できなかった場合「新製品のテスト工程に時間をかけすぎたため既存の製造ラインにまわす時間が無くなり、手が付けられていなかった。今後はテスト工程も効率を考えながら行い、業務全体の時間配分に気を配るといいだろう」と日頃部下の業務で気づいた点などを記載すれば部下からの信頼にも繋がります。この時問題行動などのマイナス評価は、個人的な感情を入れずに記載することが大切です。

人事評価は指導として利用されている側面もあります。そのためもし目標を達成できていなかったとしても、「叱責」ではなく「教育」を意識したフィードバックを行ってください。至らなかった点については、改善するためのプランも一緒に記載することが大切です。

例えば先ほどの文では「新製品のテスト工程に時間をかけすぎたため既存の製造ラインにまわす時間が無くなり、手が付けられていなかった。」だけにすると叱責になってしまいますが次の「今後はテスト工程も効率を考えながら行い、業務全体の時間配分に気を配るといいだろう」という文を付け加えることで指導になります。またいい結果が出た場合はしっかりと認めるなど部下のモチベーションを重視した書き方を意識しましょう。

人事評価では「上司のマネジメント能力」も評価される

どれだけ客観的な事実に基づいて公平に評価し、正しい方向へ導くための指導ができているかどうかは、上司にとっては部下のマネジメント評価にも繋がります。そのため、目標遂行のために発見した能力や課題を分析し、それを今後どう伸ばしていくかを部下と共有していきましょう。

このとき重要となるのがコミュケーションです。上司が部下に対して一方的に話すのではなく、部下の自己評価を聞き、今後の展望について話し合うことでよりよい指導が行えます。しかしこのコミュニケーションは信頼があって初めて成立するものです。そのため普段から部下の業務に気を配り、それを評価することで部下からの信頼を積み重ねましょう。

効率的な人事評価には「人事評価システム」の活用がおすすめ

ここまで人事評価シートの作成について例文などを交えて紹介してきました。しかし評価基準を明確化すること、またその基準に照らし合わせて適切に評価を行うことに難しさを感じている方も多いのではないでしょうか。そんな方におすすめなのが「人事評価システム」です。

「人事評価システム」では目標設定や実績管理など一連の流れをシステムで一元管理でき、評価項目ごとに従業員の評価を比較できるため、人事評価シートを記入する際の強い味方となってくれるでしょう。

まとめ：人事評価の機会を最大限活用してメリットを享受しよう

今回は技術職向け人事評価シートの作成について、設定する項目や記入する時のポイント、注意点などを例文と交えながら紹介しました。難しく感じられる人事評価シートですが、改めて部下とコミュニケーションをとって教育するチャンスでもあり、モチベーションを上げるのにも有効であるため、うまくこの機会を活用して最大限メリットを享受してください。

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